采购配送2017版操作手册 饮食通餐饮管理系统.doc

饮食通采购配送操作手册第一章总体说明11、软件实现流程图111、门店模式2、取申购1、审核审核采购订单部门申购数据发给供应商收货手工填写订单转入库112、配送模式2、取申购1、审核取订单审核代送货中央厨房加工转配送库门店上传订单填写外部订单加工领料外部订单部门申购数据发给供应商收货手工填写订单采购订单出库及销售送货审核出库审核外部订单送货门店收货单返回配送中心12、软件操作注意事项半成品或成品A、操作采购配送相关数据时，首先选择单据管理页面，确定单据类型，再选择操作日期，这样就可以选择增加按钮进行新单据的录入工作了；B、在所有单据的录入过程中，数据输入完毕后，需要按回车键进行确认；C、对单据的修改、删除和打印，首先要选择对应的单据号，然后再进行相关操作；D、在主界面左边的日期列表里面，当你选定单据号的时候，按鼠标的右键，系统会弹出相关操作菜单，比如修改、删除、打印等。具体小图标解释如下表示已经审核的订单表示已收货或送货或日结的单据表示正常填写的单据表示上传外部订单表示通过读取外部订单填写的订货单表示手工填写外部订单表示通过读取申购单据填写的订货单13、订单说明订单分为以下几种A、采购订单，就是配送中心或门店向供货商填写的采购单据。单据号的第七位为0，在审核以后可以供上传、收货使用，如0901010001；B、外部订单，又分为上传订单（门店通过网络传上来的，需要做接收处理，考虑两边物料代码的不一致，系统通过集团物料代码关联，然后转为本地代码）和手工填写订单（门店订货数据通过传真发到配送中心，然后由配送中心相关操作员手工填写），在审核以后，可供送货和配送中心把外部订单数据直接转为采购数据。上传订单单据号的第七位为2，如0901012001，外部订单单据号的第七位为1，如0901011001；C、取申购订单通过取部门申购数据来填写的订单。订单要进行下一流程的操作，必须先经过审核。审核过的订单不能修改，除非取消审核。订单在操作采购、收货、送货的时候，如果某些数据要放弃了，请你操作强制完成功能或日终处理功能。第二章参数设置21、设置打印模板及其他参数功能说明供操作员设置加工、订货、收货、送货等相关单据的打印模板及显示、打印的相关顺序，编辑远程SQL执行方式、系统使用模式、智能配货周期数、采购取订单默认日期天数、审核单据是否更新最新价格等，管理配送送货系统自动出库的对应部门。界面及操作说明当鼠标单击【辅助工具】下的设置打印模板及其他参数菜单项后，屏幕上立即弹出设置程序运行时的相关参数窗口。具体操作界面如下1、智能配货周期数设置填写采购订单的时候，选用智能配货取数样本的周期数；2、系统使用模式（配送模式、门店模式）配送模式表示全部模块都可以使用，门店模式外部订单管理和加工不能使用；3、采购取订单默认日期天数在填写采购订单的时候，可以把指定日期内的外部审核过的订单数据作为数据来源，直接转入采购单，这里设定的天数作为默认日期范围；4、配送中心WEB地址在填写的时候，如果端口号不是80，则需要填写“”“实际端口号”，如1921682002088080。本地址的作用是在填写收货单的时候，系统可以通过输入送货单号，来读取配送中心对应送货单的数据，再通过集团代码（考虑两边物料代码不一致）关联本地物料编号，然后自动填写收货单。5、送货发生数据时对应订单强制送货完成每笔订单记录，只要有送货系统是否自动执行“强制送货完毕”的选项。6、单据显示排序方式A、按类别编号物品编号排序B、按单据的自然序号排序C、按指定序号排序用户有时在使用软件的时候，喜欢根据自己的喜好打印相关单据，那么操作员可以在这里通过点击相关按钮制作自己的单据格式。如果想要系统默认的单据格式，那么操作员可以通过操作相关清除按钮恢复系统默认格式。有上传订单未接收，系统自动进行提醒的检查间隔时间。每笔订单记录，只要有送货系统是否自动执行“强制送货完毕”的选项。7、审核采购送货单时是否更新最新采购送货价格就是在审核采购订单的时候是否更新供应商的最新供货价格和审核送货出库单的时候是否更新订货商的最新销售价格，协议价格不更改；8、远程SQL执行方式A、在WEB中执行，普通模式，响应速度比较快，不适合执行大数据；B、在后台服务中执行，响应速度较慢，需要设定等待时间，单位时间为秒，系统默认为600，当设置为0的时候，表示无限期等待。9、送货出库部门设置配送中心在操作送货审核的时候，系统会自动办理出库，此时，系统把这里设置的部门作为默认出库部门，在实际操作送货审核出库的时候，出库部门还可以根据实际情况进行更改；10、订单上传时是否自动更新供货商价格对于门店，订货价格基本上都是由配送中心来决定的，由于价格经常变化，门店会存在来不及修改的情况，如果这里设置了“是”，那么门店在上传采购订单的时候，系统会根据配送中心的送货价格来自动更新本地的对应供货商的供货价格；11、接收上传订单检查间隔时间秒有上传订单未接收，系统自动进行提醒的检查间隔时间；12、采购订单保存备注是否自动增加部门在门店订货的时候，很多用户都是由各自的部门自己进行订货的，为了区别，各订货部门会在备注里面加入部门信息。如果这里选择“是”，相关人员在保存订单的时候，系统会自动把当前操作员所属部门自动添加到备注里面；13、填写外部订单可用智能配货主要用于配送中心在填写外部订单的时候，订货数量是否可以通过智能配货取数。用于在配送中心把需要加工的物品设置最低数量，当数量不够的情况下采用补仓生产。这时，加工部把自己模拟成一个外部订货商，根据“补齐下限”智能配货方式，获取需要加工的数量填写外部订单，再通过加工领料数量参考功能获取生产这些物品需要领取的原材料参考。此时，根据界面提示进行相关操作，选择保存按钮时，系统只保存选项部分，凭证的编辑和清除在操作完毕的时候立即生效。22、设置物品模板功能说明供操作员设置订货的物品模板，便于简化操作，提高录入速度和减少输入出错率。界面及操作说明当鼠标单击【辅助工具】下的设置物品模板菜单项后，屏幕上立即弹出设置物品模板窗口。具体操作界面如下操作时，首先选择新增模板按钮，输入模板名称，选择对应模板的物品明细（在选择物品类别的时候，如果单据显示排序方式为“按指定序号排序”，这里也按相应的顺序排列。“物料指定序号”在库存模块里面设置），你可以根据选择上移或下移按钮对所选物品明细进行排序，然后选择保存按钮进行保存。修改时，首先选择模板名称，然后对所属明细进行编辑，最后选择保存按钮进行保存。如果只修改模板名称，则请你选择修改名称按钮，具体操作界面如下根据界面提示，输入对应模板名称，然后进行保存。当然，如果你想删除某个模板，请您首先选择要删除的模板，然后选择删除模板按钮进行删除操作。如果你想把当前设置的模板进行输出，那么，请你选择“导出EXCEL”按钮。如果你的电脑安装有EXCEL软件，此时，系统会把当前设置好的模板全部导出到EXCEL系统，然后你根据自己所掌握的电子表格知识对相关数据进行编辑、打印等。23、设置供货商资料功能说明供操作员设置供货商的相关资料。界面及操作说明当鼠标单击【辅助工具】下面供货商管理下的设置供货商资料菜单项后，屏幕上立即弹出设置供货商资料窗口。具体操作界面如下待选物品，按住“CTRL”或“SHIFT”键，然后点击鼠标左键进行多项选择，再选择加入按钮进行加入。输入物品编号或拼音助记码，查找相关物品。选择类别，对相关物品进行过滤。已选择对应模板的物品明细，按住“CTRL”或“SHIFT”键，然后点击鼠标左键进行多项选择，再选择删除按钮进行删除。根据界面提示，选择相关按钮进行增加、修改、删除操作。选择增加按钮，具体操作界面如下需要说明的是，这里填写的编号是系统自动产生的，以“2121”开始；所属店名一般情况下不填写，只有分店在编辑配送中心资料时填写，且不允许多家供货商使用同一家店名。在这里，你也可以设置“所属分区（可以直接输入，已经设置过的分区下次进入的时候，可供选择）”，便于在统计报表的时候进行统计。例如统计“北京区”供货商的相关定单。24、设置订货商资料功能说明供操作员设置订货商的相关资料。界面及操作说明当鼠标单击【辅助工具】下面订货商管理下的设置订货商资料菜单项后，屏幕上立即弹出设置订货商资料窗口。具体操作方法和界面类似“设置供货商资料”，填写时，系统自动生成“1131”开始的编号。所属店名一般情况下不填写，只有配送中心在填写分店资料时填写，且不允许多家订货商使用同一家店名。因为分店向配送中心上传订货信息时，是上传分店所属编号，而配送中心在接收上传数据时，根据分店编号取出对应订货单位资料。同时，在设置订货商的时候，还需要设置对应的销售毛利率，在送货的时候，如果对应订货商没有协议价格和最近送货价格，则系统自动填写送货价格1销售毛利率/100X最新入库单价。同时，在设置订货商的时候，还需要根据实际情况设置“所属分区”，这样，配送中心在填写订单取外部订单的时候，选择“所属分区”，系统会自动把所属分区的订货商所定物品自动分解出来。因为对于连锁企业，可能存在多个分区，某些物品需要就近采购。比如蔬菜，北区的订货商订的货，配送中心为了保证产品的新鲜度，可能就直接找北区的蔬菜供货商采购。25、设置供货商协议价格表功能说明供操作员设置供货商的协议价格表，以便采购员在订货的时候使用。界面及操作说明当鼠标单击【辅助工具】下面供货商管理下的设置供货商协议价格表菜单项后，屏幕上立即弹出设置供货商协议价格表窗口。具体操作界面如下首先选择供货单位以及对应供应商能供的物品，输入供货价格，确认好对应顺序，然后选择保存按钮进行保存。编辑时，在查找供货商处输入供货商的编号或拼音助记码的部分内容，对订货商进行过滤查询。供货客户编号一般是以“2121”开始的。对于相关物品的供应商，如果更换了，而价格基本上相同，此时，你可以操作价格复制按钮进行价格复制，把原来供应商的价格复制到新的供应商上面。26、设置订货商协议价格表待选物品，按住“CTRL”或“SHIFT”键，然后点击鼠标左键进行多项选择，再选择加入按钮进行加入。功能说明供操作员设置订货商的协议价格表，以便相关操作员在处理送货的时候使用。界面及操作说明当鼠标单击【辅助工具】下面订货商管理下的设置订货商协议价格表菜单项后，屏幕上立即弹出设置订货商协议价格表窗口。具体操作界面如下设置时，先确定订货客户，然后输入送货项目和销售价格，最后进行保存。在设置价格的过程中，如果你觉得没有确定价格的依据，那么，你首先输入全部送货项目，然后选择取参考价按钮，具体操作界面如下根据此界面，把供货商能供对应物品的最大价格通过加收一定的比例，把它自动变为送货价格。如果不同的物品类别设置加收的比例不一样，那么在设置的时候，通过改变“加收百分比”和“物品类别”进行反复操作。对于门店客户，当你设置好一家的销售价格后，其它家的价格你可以通过价格复制来进行操作。选择价格复制按钮，具体操作界面如下选择“复制方式”，其中“复制方式”分为1、增量复制指把指定订货商没有在选定订货商协议价格里面出现的价格进行复制；2、全部复制就是把指定订货商的全部协议价格复制到选定订货商。然后选择要复制的订货商，最后通过确定按钮进行保存。设置完毕以后，最后选择确定按钮进行复制。27、制定供货商协议价格计划功能说明对于连锁运营的客户来讲，供货商特别多，经常会碰到部分物品的采购价格频繁变动，如果等到了具体哪一天，再去手工修改价格，那么就存在工作量大，短时间内不能完成的情况。为了减轻相关人员的负担，可以通过执行相关价格计划来完成。界面及操作说明当鼠标单击【辅助工具】下面供货商管理下的制定供货商协议价格计划菜单项后，屏幕上立即弹出制定供货商协议价格计划窗口。具体操作界面如下具体操作步骤如下1、选定“供货商”；2、选择“新计划日期”，也就是哪天生效；3、设置计划内容；4、选择保存按钮进行保存。设置完成相关价格计划以后，如果还有其它供货商有相同的计划需要设置，则可以选择复制计划按钮进行复制。具体操作界面如下首先确定新计划日期和参与复制供货商，然后选择确定按钮进行复制。注意只复制项目相同部分，也就是二个供货商，只复制协议价格项目相同的部分。例如A供货商供应白菜和青菜，B供货商只供应白菜，那么从A复制到B的时候，只复制白菜的价格计划。注意价格计划到期执行有二种方式一、系统在登录的时候，如果有价格到期计划，系统出现如下界面本界面显示全部到期计划，要想使计划生效，请你选择执行按钮使之生效，否则选择退出按钮返回。28、制定订货商协议价格计划功能说明对于连锁运营的客户来讲，门店特别多，经常会碰到部分物品的销售价格频繁变动，如果等到了具体哪一天，再去手工修改价格，那么就存在工作量大，短时间内不能完成的情况。为了减轻相关人员的负担，可以通过执行相关价格计划来完成。界面及操作说明当鼠标单击【辅助工具】下面订货商管理下的制定订货商协议价格计划菜单项后，屏幕上立即弹出制定订货商协议价格计划窗口。具体操作界面和方法请你参考制定供货商协议价格计划。29、加工配方管理功能说明供操作员设置配送中心的加工配方表。界面及操作说明当鼠标单击【辅助工具】下的加工配方管理菜单项后，屏幕上立即弹出加工配方管理窗口。具体操作界面如下增加新的配方，则选择增加按钮，具体操作界面如下首先输入配方名称及选择所属部门，其次输入原材料，注意在输入原材料的时候，要确定基准物料；然后输入制成品，金额系数之和必须等于100。最后选择保存按钮进行保存。如果你想修改或删除配方，则首先选择要操作的配方，然后再选择相关操作按钮进行操作。如果对应配方已经有单据，则不允许删除。配方名称，在操作修改或删除时，首先要选择加工名称，然后再操作。如果对应配方已经被使用，则系统不允许删除。配方原材料，这里需要设置基准物料，便于分析加工的合理性。配方制成品，金额系数之和必须等于100。需要注意的是配方采用的是配方规格，在实际填写加工单据和数据分析的时候，系统换算成库存规格进行处理。具体举例分析说明如下1、配方基本表配方序号配方名称01加工羊肉串2、配方原材料表配方序号序号材料编号数量基准物料标志0110201羊肉5是0120202竹签100否3、配方制成品表配方序号序号成品编号数量制成品金额系数报警系数0111201羊肉串6060100221202肉筋4040104、加工统计表标准出成数量配方数X倍率（原材料为基准物料的加工数量之和原材料为基准物料的配方数量之和）。1201羊肉串标准出成数量60X（105）1201202肉筋标准出成数量40X（105）80实际出成率100X（实际出成数量标准出成数量）实际出成偏差率实际出成率100是否报警绝对值（实际出成偏差率）报警系数，如果是负的为偏小，正的为偏大，小于等于报警系数为正常。210、设置操作员禁止使用的物品模板功能说明在门店，如果采用各部门自己订货，那么各自制订自己的定货模板（建议模板命名的时候，前面加上部门名称以示区别），这样的话模板就会特别多，在订货选取模板的时候就会特别不方便。为了解决这些问题，管理员可以通过本功能设置各自部门订货员能查看的具体模板。实际出成单据号日期配方序号配方名称序号编号名称物料数量标准出成数量数量偏差出成率偏差率报警系数报警10201羊肉1020202竹签20031201羊肉串120100208333166710是偏小02加工羊肉串41202肉筋80100201252510是偏大界面及操作说明用鼠标单击【辅助工具】下的设置操作员禁止使用的物品模板菜单项，具体操作界面如下首先确定操作员，然后选择设置按钮，具体操作界面如下根据界面提示，选择禁止使用的模板，然后选择保存按钮进行保存。211、执行协议价格计划功能说明手工执行到期的协议价格计划，显示的是全部价格计划，只是到期和未到期的显示图标不同。界面及操作说明用鼠标单击【辅助工具】下的执行协议价格计划菜单项，具体操作界面如下根据界面提示，选择执行按钮，使到期的价格计划生效。211、设置采购批订量功能说明采购部在填写订货单的时候，供应商经常要求某些物品订货数一次不能少于某数量，少了不给送货。在这种情况下，引入批订量的概念，先把对应物品不能少于某数量的情况设置好，采购部在订货的时候，系统给予提示。如果是智能配货，当补货数量小于批订量的时候，系统自动取批订量。界面及操作说明用鼠标单击【辅助工具】下的设置采购批订量菜单项，具体操作界面如下设置的时候，先选择“设置类别”，然后在界面的左边选中要参与设置的物品，再输入批订量，最后选择设置按钮进行设置。第三章主界面说明主界面说明在系统的主界面，你可以通过选择相关条件，操作相关按钮，编辑单据信息，查看对应数据。操作时，首先选择单据管理页面，确定操作月份，选定操作日期，然后选择单据类型，具体操作界面如下用鼠标左键点击日期，系统在日期下面显示其所有单据编号，在右边则显示对应日期下面的所有单据列表。鼠标左键点击日期下面的单据号或双击右边列表的单据，则系统在右面显示对应单据明细。鼠标右键点击日期下面的单据号，系统弹出如图31里面的操作菜单。增加新的单据时，首先要选择对应的操作日期，然后选择增加按钮，填写新的单据信息。当然，在修改数据的时候，首先是选择要修改的单据号，然后选择修改按钮进行修改。需要注意的是如果对应单据都已经审核或办结，则不允许修改和删除。正常情况下，如果是配送中心使用，系统会根据设定的时间间隔定期检查是否有新的上传定单如果有，系统在右下角弹出如下提醒界面如果点击对应提示，在有权限的情况下，系统进入接收窗口。如果没有接收订单需要处理，此时系统会进一步检查相关门店的订单是否够，不够系统给予以下提示这里显示的数据为采购单据列表，单据号第七位为0的单据为采购订单，为1的是手工填写的外部订单，为2的是上传的外部订单。双击鼠标左键，系统显示对应单据明细。用鼠标点击对应提示，系统出现图32界面图31图32本分析结果是配合每家门店每周每天需要提交多少张订单来进行分析的，有本系统提示，配送中心的订货员工作就会变得相对轻松。因为在下班之前，他可以知道那些门店的采购订单还没有及时传上来，好及时通知。单据明细数据，左边的图标是系统根据对应数据的状态进行改变的。通过此菜单，你可以对相关单据进行修改、删除、审核、打印、以及操作强制收货完成（就是操作员在操作收货时，因为某种原因，只选用了对应单据的部分数据，以后再收货时，剩余未收货完毕的数据希望不再参与收货，那么你可以通过操作本功能来实现）。外部订单有“强制送货完成”功能，所有采购订单要执行下一步操作，必须先审核。里面有申购、采购、收货、送货和加工单据。要打印单据时，首先选择单据号，然后操作打印按钮。第四章采购单管理采购管理功能说明采购订单分为两种一种是因为自己需要而填写的采购订单，直接给供货商发传真完成订货；另外一种是外部订货单，来自于各个分店，他们把订货数据通过传真发过来，然后手工帮他们填写，或者直接通过网络发送过来（前提是要求符合配送数据规范，即与集团物品清单建立了对应关系的物品才可以网络传送）。41、填写采购订单功能说明供操作员填写店内采购单据，本单据主要供收货使用，单据的组成年年月月日日0序号（三位，不够用0补齐），如0901010001。界面及操作说明当鼠标单击【采购管理】下的填写采购订单菜单项后，屏幕上立即弹出填写采购订单窗口。具体操作界面如下首先确定供货商，然后填写订货物品。价格的具体输入方式为A、如果跟供货商签订有协议价格，则系统自动取出协议价格且不允许修改；B、没有协议价格，则取当前供货商最近供货价格，价格可以修改；C、如果没有最近供货价格，则取最近入库价格，价格可以修改。在填写订货物品的时候，有三种方式一、有目的的，则可以在“增订物品”处直接输入订货物品的相关信息，如果订货信息里面已经有对应的物品，则系统自动定位到对应物品上面，反之，系统出现如下操作界面取订单按钮只有在填写新的采购订单的时候才出现，操作本功能的作用是把经过审核的外部订单数据直接转为采购数据。操作时，通过选定日期和供货商，系统自动对各个店的数据进行分解。同供货商的关联是通过供货协议价格来实现的，如果没有协议价格，取订单里面的供货商选择为空，系统启用本界面设置的供货商。此时，系统的右边显示可供货的商家和他们对应的供货价格，根据界面提示输入订货数量（注意批订量，输入数据建议大于等于批订量）、订货价格、备注（填写一些特殊需求，如计数数量，包装等），然后保存。手工填写的同一种物品在一个单据里不允许多次出现。二、无目的的，就是不知道要采购哪些物品以及相关数量，需要电脑帮助，那么，请你选择读模板按钮，具体操作界面如下首先选择模板名称，然后确定“配货方式”1、手工填写根据模板，直接输入订货数量；2、补齐下限系统根据当前最大日结日期，自动计算出库存数量，再通过库存设置的物品库存下限，算出耗用差额部分，作为订货数量。比如下限为10，库存存量为4，则订货数量（104）X系数6X系数；3、耗用补仓根据当前订货日期和配货天数，计算耗用，然后把耗用数量X系数作为订货。例如订货日期20090108，配7天的货，则系统计算20090101至20090107的耗用数量，倒退计算的日期不包含订货日期当天，因为当天没有结束，计算不准确；4、周期智能分析周期数在“设置打印模板及其他参数”里面设置，以四个周期举例说明A、指定配货日期，输入配几天的货，然后计算出这个时段有几天星期一、几天星期二几天星期日，再计算出最近四个星期一平均每天的耗用、星期二平均每天的耗用星期日平均每天的耗用，最后数量（星期一平均每天的耗用X星期一天数星期二平均每天的耗用X星期二天数星期日平均每天的耗用X星期日天数）X参考系数。B、比如备货日期（20081023），备9天，参考系数1，列表如下日一二三四五六232425262728293031星期日星期一星期二星期三星期四星期五星期六天数平均数天数平均数天数平均数天数平均数天数平均数天数平均数天数平均数12011019112213214115数量1X201X101X91X122X132X141X15X1120注意最近耗用计算日期范围是按当前日期之前倒算，不包含当前这天。如果你选定了2、3、4配货方式，则还需确定系数一般情况下为1，特殊情况（遇到天气变化、节假日、庆祝活动等）可以自己输入相关数值，最后选择“智能配货”按钮进行配货。在输入完相关数据以后，选择保存按钮进行保存。如果你操作的是“填写外部订单”，则智能配货功能不能使用，因为你是根据门店订货要求直接填写数据。如果你要查看当前已经填写的采购物品最近七次的采购价格参照，则请你选择“取参照价”，系统自动取出对应物品最近七次的采购价格，以供参照。注意如果物品有计数规格，则备注的底色用红色显示。三、把申购数据直接转为采购订单，操作本功能的前提条件是1、必须是填写采购订单；2、申购单据必须经过审核；3、申购数据不是加工数据，因为加工数据是自己加工的，所以申购的加工物品，系统在生成采购订单的时候，不对相关数据进行统计。操作时，选择取申购按钮，系统根据指定申购日期进行取数。四、把外部订单的数据直接转为采购订单，操作本功能的前提条件是1、必须是填写采购订单；2、外部订单（手填的和上传的）必须经过审核；3、外部订单数据不是加工数据，因为加工数据是配送中心自己加工的，所以门店订购的加工物品，系统在生成采购订单的时候，不对相关数据进行统计。最后在操作的时候，请你选择取订单按钮，具体操作界面如下根据系统界面提示，选择供货商，填写订货数量，然后选择“确认”按钮进行操作。需要注意的是在选择订单的时候，如果你只想把某个分区的几家门店的订单选择到某个供货商，则请你选择“所属分区”，所属分区在设置订货商的时候进行填写。订单在最后保存之前，如果你想打印单据，则选择打印按钮，具体操作界面如下这里的默认日期范围为系统设置的，自己还可以调整，如果订货明细有供货协议价格，则系统自动把能供当前订单物品的供货商列出来。订货时首先选择供货商，系统会自动把当前没有订完的外部订单数据根据当前选定的供货商，通过协议价格进行关联，自动产生采购订单。如果一件物品有多个门店订了，则系统自动进行分解，备注为分店名称原来备注。如果对应物品没有关联，则请你把供货商选择为空。订货数量可以修改，没有订完的数量可以继续订货。需要注意的是如果同一物品在同一单据里面多次出现，则系统会自动加小计，因此，打印自定义模版自己定义合计选字段的时候，要选择求合计的字段，求合计的字段名称是在原来的基础上增加了“合计”2个字，如原来的SUM金额需要修改成SUM合计金额。同时需要注意取外部订单的时候，需要加工的物品不出现。也就是说，订购的物品如果出现的加工配方制成品里面，则表示是配送中心生产，不需要订购。一般情况下，门店可能都是按部门进行订单填写，对填写的采购订单以示区别，你可以在备注里面加上部门名称。批量备注加部门的方式为1、系统配置里面设置了订单（在填写外部订单的时候不生效）保存自动增加备注的功能，则在保存订单的时候，系统会在每件物品的备注里面自动加上当前订货员所属的部门；2、选择加备注按钮，具体操作界面如下如果是填写采购订单，系统自动默认为当前订货员所属的部门，在这里你可以选择具体部门，或者手工直接输入批量增加备注内容。需要提醒的是如果同一内容连续操作二次，其实第二次是把前一次增加的内容取消。需要注意的是采购部在填写订货单的时候，供应商经常要求某些物品订货数一次不能少于某数量，少了不给送货。在这种情况下，引入批订量的概念，采购部在订货的时候，尽量参考“批订量”进行订货。如果是智能配货，当补货数量小于批订量的时候，系统自动取批订量。42、审核采购订单功能说明在填写采购单以后，要想使订单生效，然后进行下一流程的操作（比如上传、收货、送货等），必须进行审核。界面及操作说明首先把单据类型选择为“采购订单管理”，然后确定要审核的单据，再按鼠标右键选择“审核订单”或用鼠标单击【采购管理】下的审核采购订单菜单项。具体操作界面和操作方法请你参考填写采购订单。单据在审核以后就不允许修改了，如果想修改，在订单没有进行后续流程操作的情况下，选择“取消订单审核”功能，取消审核。43、上传采购订单功能说明本功能为门店使用，操作员做完采购订单经过审核以后，还需要做后续处理，一种是把订货单打印出来直接发传真给供货商，另外一种是通过计算机远程网络技术，把订货单直接发送到供货商（配送中心）。界面及操作说明当鼠标单击【采购管理】下的上传采购订单菜单项后，屏幕上立即弹出上传采购订单窗口。具体操作界面如下系统具体操作过程是一、取出集团服务器连接地址（本地HOTELOPTION表里面的URL、FTPPORT字段内容），HTTP/地址/CANYINNET/WEBQUERYASP，如HTTP/1921682002088080/CANYINNET/WEBQUERYASP；发送地址你可以选择，也可以手工输入，需要注意的是，本店在对应配送中心已经创建订货商信息。这里出现的单据必须是经过审核且为上传的采购订单。二、根据集团服务器连接地址连接上集团服务器，取出发送地址（配送中心连接地址）；三、确定上传单据，选择发送地址HTTP/地址/CANYIN/WEBQUERYASP，如HTTP/1921682002088080/CANYIN/WEBQUERYASP，确保上传物品明细都有集团代码。正常情况下，如果供货商和发送到地址对应的单位名称相同，则系统会自动进行定位匹配；四、配送中心和本地互联网网络保持通讯畅通，最后选择发送按钮进行发送。需要注意的是如果配置选项里面设置了“订单上传时自动更新供货价格”，那么系统在执行上传功能的同时，也会把对应供货商的最新供货价格自动进行更新。44、采购收货管理功能说明各个供货商根据订货单送货上门之后，需要进行收货处理。收货处理环节是仅针对采购订货单的后续处理环节，该环节包括验货确认和收货入库两个部分。单据的组成年年月月日日6序号（三位，不够用0补齐），如0707016001。界面及操作说明操作时，首先把单据类型确定为“采购收货管理”，接着选择收货日期，再用鼠标选择增加按钮或用鼠标单击【采购管理】下的采购收货管理菜单项后，屏幕上立即弹出填写采购收货窗口。具体操作界面如下操作时，先选择供货商，系统弹出收货填写界面，如下图划线上面的供货商表示有货需要供，划线下面的为没有订货单需要执行的供货商。制作收货单据的时候，首先选择有货要供的供货商。本功能是根据订货单来制订收货单的，所以，首先你要选择订货单，然后系统根据你所选的订货单据自动填写收货信息。此时，你需要根据收货的实际情况填写收货单据，如果计数规格不为空，建议还要填写计数数量，最后选择确认按钮进行保存。如果你要对收货信息里面的部分数据进行修改或删除，则首先需要通过鼠标或键盘选中要操作的数据，然后选择相关按钮进行操作。所有操作完毕以后，选择保存按钮进行保存。同时，需要注意的是有很多订单都是通过取申购来直接制作采购订单的，申购数据来自不同的部门。当收货的时候，又需要根据各个部门的申购情况做成对应的收货单。此时，操作员在填写收货单的时候，先选择订货单，然后在备注过滤里面选择输入对应申购部门，系统自动过滤出对应申购数据。收货部门选择对应的部门，这样，在库存操作转入的时候，系统会自动填写收货部门，简化操作。当然，在填写收货单的时候，你也可以通过操作读送货单功能让系统自动填写相关数据。具体操作界面如下具体操作步骤为1、保证已经运行“设置打印模板及其他参数”功能，设置好了配送中心WEB地址；2、保证外网畅通；3、输入配送中心的送货单号（单据太多，选择输入不方便），然后选择确定按钮。收货时，首先选择正确的订货单。选择订货单时，系统根据订货单情况，自动填写收货单，此时，你根据实际情况填写收货数量、单价、金额和库存数量。需要注意的是订货、送货、收货等数量全部按供货规格执行，而库存数量是按库存规格执行的，在填写收货数量的时候，系统会自动换算填写库存数量。注意如果有协议价格，则不允许修改价格和金额。收货时，如果你不想自己填写相关数据，而是想直接把配送中心的送货单数据取过来，则可以操作此功能。系统通过配送中心地址、送货单号、取出配送中心对应送货单据的数据，再通过集团代码（考虑两边物料代码不一致）关联本地物料编号，自动填写当前所选订单，生成收货数据。注意在库存模块，操作员可以把收货单据的数据直接转成入库凭证。强制收货完成就是操作员在操作收货时，因为某种原因，只选用了对应单据的部分数据，以后再收货时，剩余未收货完毕的订货数据希望不再参与收货，那么你可以在主界面里面，选择相关订货单据按鼠标右键，系统弹出菜单，然后通过鼠标左键点击“强制收货完成”功能强制对应订货单据完成收货。45、收货日终处理功能说明本功能是“强制收货完成”的加强版，系统首先根据供货商进行分组，分别列出各自要供货的单据，然后你可以对整个单据或单据的部分数据进行强制收货完成。界面及操作说明用鼠标单击【采购管理】下的收货日终处理菜单项后，屏幕上立即弹出收货日终处理窗口。具体操作界面如下系统按供货商对采购订单进行排列，操作时，首先选择要操作的单据，然后选择要强制收货完成的物品，最后通过执行“强制完成”按钮进行处理。当然，你也可以选择批量处理按钮进行批量处理，具体操作界面如下如果你选中的是“供应商”，则进入本界面的时候，系统会把所有单据全部选中；如果选中的是单据，则系统把当前单据和上面的单据全部选中。根据界面提示，选择要操作的单据，确定处理方式，最后选择处理按钮进行处理。46、外部订货日终处理功能说明就是配送中心在填写采购订单的时候，把外部订单和上传外部订单数据直接转为采购数据，因为某种原因，只选用了对应单据的部分数据，以后再订货时，剩余未订货完毕的外部订单数据希望不再参与订货，你就可以通过本功能来实现。界面及操作说明用鼠标单击【采购管理】下的外部订货日终处理菜单项，具体操作界面和方法同“收货日终处理”。47、申购订货日终处理功能说明就是采购部在填写采购订单的时候，把各个部门直接填写的申购数据直接转为采购数据，因为某种原因，只选用了对应单据的部分数据，以后再订货时，剩余未订货完毕的申购单数据希望不再参与订货，你就可以通过本功能来实现。界面及操作说明用鼠标单击【采购管理】下的申购订货日终处理菜单项，具体操作界面和方法同“收货日终处理”。48、订货收货到期提醒功能说明采购部在订货以后，接着的任务就是收货，如果到了计划收货日期，对应订单还没有收货，系统就给予提示。当然，系统在每次登录的时候，也自动进行检查。界面及操作说明用鼠标单击【采购管理】下的订货收货到期提醒菜单项，具体操作界面如下系统按供应商自动列出到期未收货的订单，订单后面紧跟“计划到货日期”。选择订单，界面右边显示供应商的联系方式和对应订单的详细信息。第五章外部订单管理外部订单管理功能说明一般来讲，订单有二种一是自己店需要采购而填写的采购订单，主要用于收货；另外一种就是门店或加盟商传过来的外部订单（又分门店发传真过来手工帮他们填写的和门店直接通过网络传过来的），主要用于送货，辅助参与采购订货。51、填写外部订单功能说明供配送中心（中央厨房）操作员填写分店或其他单位发传真来的订货单据，本单据主要供送货使用，单据的组成年年月月日日1序号（三位，不够用0补齐），如0909011001。界面及操作说明首先在单据类型处选择“采购订单管理”，然后确定日期，当鼠标单击【外部订单管理】下的填写外部订单菜单项后，屏幕上立即弹出填写外部订单窗口。具体操作界面和操作方法请你参考填写采购订单，有区别的是，这里填写的是订货单位，而不是供货单位。同时，系统不会出现“取订单”按钮，智能配货功能不能使用。52、接收上传订单功能说明供配送中心（中央厨房）操作员接收分店的上传订货单据，本单据主要供送货使用，单据的组成年年月月日日2序号（三位，不够用0补齐），如0909012001。界面及操作说明当鼠标单击【外部订单管理】下的接收上传订单菜单项后，屏幕上立即弹出接收上传订单窗口。具体操作界面如下操作时，首先选择单据号，然后需要确认对应分店是否已经在当前配送中心建立了订货商信息，以及上传物品有没有全部根据集团代码找到对应物品，最后选择接收按钮进行数据接收。注意对没有关联的物品，你可以在明细显示处按鼠标右键进行删除；同时，系统会根据给对应订货商的销售价格重新更新上传订单的订货价格和金额。53、填写送货单据功能说明送货处理环节仅用于配送中心。配送中心可以接收到各个分店通过网络发来的订货单，也可以收到客户传真之后，直接进行外部订货单的录入（填写外部订单）。汇总各个客户发来的订货单之后，需要组织货源，制订价格并进行送货。因此，送货的数据来源是手工填写的外部订单和门店上传上来的订货单据，并且已经经过审核。当外部订单经过审核以后，你就可以操作送货功能了。本单据最后还需要进行审核，单据的组成年年月月日日7序号（三位，不够用0补齐），如0909017001。注意送货单只能读取当前选定日期或者之前日期的订货单数量。界面及操作说明当鼠标单击【外部订单管理】下的填写送货单据菜单项后，屏幕上立即弹出填写送货单窗口。具体操作界面如下分店向配送中心上传的订货单据信息。分店在配送中心对应的订货商信息，如果为空，系统不让接收数据。比如0099秀色山川，那么在配送中心订货商信息里必须创建一个对应的订货商，如1131099秀色山川，所属分店0099秀色山川，这样系统通过分店关联，自动找到1131099订货商。配送中心必须为相关物品设置集团代码，要不然在接收数据的时候找不到对应物品编号。如果编号为空，则系统不允许接收数据。在输入订货商或供货商的时候，你可以在左边输入对应编号或助记码的部分进行模糊查询选择。选择订货商，如果有物品需要送，那么系统自动进入填写送货单流程，具体操作界面如下在当前界面，系统列出当前选定订货商所有需要送货的相关信息，如果你不想要系统此处为订货商，划线上面的订货商表示当前他们有订货需要送。填写送货单时，首先选择订货商，然后根据实际情况填写送货数据。这里为供货商，一般情况下不需要填写，如果送货单相关数据是由配送中心的供货商直接送的，那么就需要填写，这样，在操作送货审核出库的时候，系统不光自动制作出库单，还自动生成入库单据。需要强调的是一张单据不能交叉填写相关数据，即一部分是供货商送的，另外一部分是自己送的，如此情况，应该分成二张单据。当然，如果选择了供应商，那么系统会根据对应供货商供货价格关联自动过滤送货物品。1、请你根据实际送货情况填写相关数据，按回车键进行确认，如果当前选定订货商有协议价格，那么系统自动填写单价。2、选择了供应商则送货数据自动根据对应供货商的价格关联进行过滤。3、送货数据取订单的合计改成取明细，这样可以随意挑选订单，订货标识前六位为日期，同一物品如果有多条，则打印的时候，系统自动加小计。4、系统列出的订单明细，如果你想让他以后不再参与送货，则首先选择订单记录，然后操作本功能。注意本按钮只有在填写新的订单的时候出现。5、增加新选项，送货的时候不管送多少，对应订货记录可以强制送货完毕。默认的数据，则请你选择全清按钮清除全部数据。正常情况下，一般是按订货单来安排送货的，此时请你选择相关订货单号；如果你还想把某张订单的实际明细按备注（比如部门）来进行分解，请你输入备注过滤条件。价格的具体输入方式为A、如果跟订货商签订有协议价格，则系统自动取出协议价格且不允许修改；B、没有协议价格，则取当前订货商最近订货价格，价格可以修改；C、如果没有最近订货价格，则取最近入库价格X1销售毛利率，价格可以修改。此时，请操作员根据实际送货情况填写送货数据。如果物品有计数规格，则还需要填写计数数量，最后选择确认按钮进行保存。注意；这里显示的订货数量为对应物品的合计数量，在保存数据的时候，是按客户订货（经过审核的手工填写的外部订单和接收的上传订单）填写的先后顺序把送货数量分解到各个订货明细的。如果你填写的部分送货数据你不需要了，请你首先在送货信息处选择需要删除的数据，然后选择删除按钮进行删除。如果你想打印单据，则选择打印按钮进行操作，不过建议你在保存之后进行打印，因为考虑网络多人操作，系统在保存的时候会检查当前单号是否已经存在，如果存在，会重新生成。最后，选择保存按钮保存当前送货单据。如果你想修改送货信息，请你首先在送货信息页面里面选择要修改的物品，然后双击鼠标左键，具体操作界面如下根据界面提示，输入送货数据、价格（没有建立协议价格的情况下才允许编辑）、金额、计数数量（有计数规格的情况下才允许输入）等，然后选择确认按钮进行保存。54、送货审核出库功能说明操作员在填写完送货单后，操作流程并没有完成，他还需要根据送货人的送货结果确认送货单，办理实际出库程序。界面及操作说明当鼠标单击【外部订单管理】下的送货审核出库菜单项后，屏幕上立即弹出送货审核出库窗口。具体操作界面如下操作时，首先确定审核单据，输入出库日期，选择出库仓库，填写备注，然后根据送货反馈结果填写审核数量、单价、金额。如果你当前选中的送货单据有供货商，那么，你还需要填写入库单价和金额，对于有协议价格的物品，则系统根据协议价格自动填写入库单价和金额。最后选择审核出库按钮，系统自动生成出库单据（审核的价格和金额作为销售价格和销售金额，出库价格和金额由系统进行价格处理的时候自动填写），产生应收账，对于有供货商的送货单据，系统还自动产生入库单据，产生应付账。对于没有协议销售价格的订货商且为代送货的送货单，如果你想用入库价格加收一定的比率自动填写送货价格，则请你选择进价改售价按钮，具体操作界面如下根据界面提示，输入相关参数，然后选择确定安钮自动填写价格。注意本功能对有协议价格的物品不生效。领料部门默认值由系统自动取“设置打印模板及其他参数”里面设置的“送货出库部门”，操作员可以根据实际情况选择更换。出库仓库，审核出库时必须选择。根据送货反馈结果，填写实际送货数量和金额，如果送货单据设置了供货商，则还需要填写入库单价和金额。55、取消送货审核功能说明操作员在填写完送货审核以后，发现有错且相关数据没有做其它处理，则可以通过操作本功能进行取消。界面及操作说明首先选择“单据管理”页面，然后确定单据类型为“送货单据管理”，再找到要取消审核的单据，按鼠标右键操作“取消送货审核”或用鼠标单击【外部订单管理】下的取消送货审核菜单项来完成相关操作。56、送货日终处理功能说明就是操作员在操作送货时，因为某种原因，只选用了对应单据的部分数据，以后再送货时，剩余未送货完毕的订货数据希望不再参与送货，你就可以通过本功能来实现。当然，你还可以在主界面里面，选择相关订货单据按鼠标右键，系统弹出菜单，然后通过鼠标左键点击“强制送货完成”功能强制对应订货单据完成送货。界面及操作说明用鼠标单击【外部订单管理】下的送货日终处理菜单项后，屏幕上立即弹出送货日终处理窗口。具体操作界面和方法请你参见“收货日终处理”。57、设置门店每周订单数量功能说明订货中心的订货员每天在处理各个门店的订单，直到把所有门店的订单处理完毕以后才能下班。在门店多的情况下，订货员很难确定是否全部门店的订单都已经发送，这种情况下，订货员不能确定自己是否可以下班了。鉴于这种情况，订货员通过本功能，设置好每家门店每周每天的订单数量，如果门店每天发送的订单数量不够，到时系统会自动给予提示。界面及操作说明选择【外部订单管理】下的设置门店每周订单数量菜单项，具体操作界面如下根据每家门店的实际情况，填写星期一到星期日每天的订单数量，然后选择保存按钮对输入的数据进行保存。第六章加工管理61、填写加工单据功能说明供操作员根据加工配方，填写加工单据。界面及操作说明首先选择“单据管理”页面，单据类型为“加工单据管理”，确定加工日期，最后点击增加按钮或用鼠标单击【加工管理】下的填写加工单据菜单项后，屏幕上立即弹出填写加工单据窗口，具体操作界面如下根据界面提示，选择加工配方，输入实际加工数据，然后选择保存按钮进行保存。需要注意的是原料的金额之和成品的金额之和必须等于0，因为配方采用的是配方规格，而这里填写的数据是按库存规格进行的，换算过来数量比较小，系统只能保存2位小数，所以原材料和制成品必须各有一种物品数量不为0，其他理论上可以输入0。正常情况下，制成品的金额是系统自动计算的，等于数量X配方金额系数。62、加工领料数量参考功能说明加工中心要加工什么物品，加工多少，根据什么配方，生成什么样的半成品和成品，该怎样领原材料，本功能刚好可以提供参考。因为本功能可以根据外部订单情况，对需要加工的物品，结合配方表和库存情况，自动统计出1、加工需求表，需要加工什么物品，数量是多少；2、列出要加工出这些物品，需要处理那些配方，包含了那些中间环节，每个配方该下多少料，因为有些物品需要多个配方逐级加工才能产生；3、产生详细领料表，系统自动优化配料顺序，比如要产生G，配方GEF，而ECD，如果库房有E，则优先考虑库存的，不够部分才领C和D来加工生成E；另外，如果本次还要加工T，而HR可能生成T和E，则优先考虑生成的E。界面及操作说明用鼠标单击【加工管理】下的加工领料数量参考菜单项后，屏幕