商务信函的写作须知

1、我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”（摘自丹尼尔 ?肯尼迪方法：推销信创造的奇迹 ）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“ 7c” 原则：completeness（完整） concreteness（具体）correctness（正确）conciseness（简洁）clearness（明晰） courtesy（礼貌）conscientiousness（诚意）商务 信函的写作重点应始终放在“效率” 二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思

2、。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。 信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述， 要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。 让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。一、 压缩篇幅，删繁就简。（一）3w 式结构。一封商务信函的全文结构可以用3w 来表示，即： why do you write th

3、e letter? (第一部分 ) ；whats the detailed reason?第(二部分 ) ；what do you expect your reader to do? 第(三部分 )。我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。1、第一部分（ why do you write the letter?）：在 信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：例（）：i am replying to your lette

4、r of april 15 asking us to clear our march payment.这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4 月 15 日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。例（）：it was a long time since i saw you in qing dao 3 months ago.这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这

5、是一封朋友之间相互问候的私人信件。.因而将它搁置一边， 待自己较为空闲时再看， 很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。2、第二部分（ whats the detailed reason?）：即商务 信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如：例（）：i apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of mrs. lund, our

6、 accountant. we are not able to settle any of our outstanding balance.简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话， 既解释了未按时付款的原因，又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。3、第三部分 (what do you expect your reader to do?)：结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话， 因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表

7、达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：例（） :please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.短短的一句话就告诉了对方两层意思：随信附上了100 万美元的支票； 受到支票后请通知写信人。以上例（）、（）、（）构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。 ”，可谓商务英文信函中的上佳之作。当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没

8、有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。（二）避免客套罗嗦、语义重复。如果可以用 40 个字写完一封信 ,却花了 100 个字作长篇累牍的叙述 ,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话（ clich ）和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的

9、罗嗦的字句。如：.例（）：we would like to know whether you would allow us to extend the time ofshipment for twenty days. and if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us yourreply by fax without delay.（我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。）本句由个单词组成，要求将交货日期延迟二十天。 表达上的过分客气使得句子冗长而不清

10、楚。而且，“ to extend the timeof shipment for twenty days. ”这一表达在意义上也很含糊，为了更好的表达主要意思，这句可以改写为：please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment untilapril 21.(如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日，请速电复。)例（）: with reference to your request for an extension on your note under date of march 20,we hav

11、e considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.这段话只有一个重点， 那就是写信者很乐意多给读信者 90 天的时间来支付 3 月 20 日到期的货款。可就在这段话中有两句多余的话。第一句“ with reference to your request for an extension on your note under date of marc

12、h 20”纯属多余，因为这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限， 读信者就一定知道是关于何事。第二句是 “we have considered thematter carefully and”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会慎重考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。在这里写出来不仅显得多此一举，而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思，极其不礼貌。根据以上分析，原稿可以修改为：we are pleased to allow you an additional 90 days to payyour note dated ma

13、rch 20.你会发现原稿（英文）一共用了46 个字，而修改后的只用了17 个字。如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。二、给“臃肿”的段落“瘦身” 。 在商务英文 信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思（aparagraph for each

14、 point is a good general rule）.”（摘自周邦友英语应用文大典第页）如： 例（）： it is reported in a domestic newspaper that the iranian central bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from.the 3rd may for financial reason of foreign currency. although it is sa

15、id that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of deve

16、lopment of this new arrangement especially in connection with import from france. 以上这封信只有一段，共有两句话。第一句 39 字，第二句 66 句。 读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。而且看起来臃肿，信的内容大体有三点： 伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证； 这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消； 希望对方随时告知有关情况。按照这三点，适当地划分段落，把信重新改写如下：it is reported that the iranian central bank ha

17、s instructed the commercial banks to suspend their issuing new letters of credit as from the 3rd may because of its decreasing foreign currency funds.furthermore it is said that the suspension seemsa temporary one and will be released with establishment if a new import policy.we are much concerned,

18、however, about the outcome of this movement toward restriction of import to iran. we, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from france.修改过后的段落并没有增加或者减少任何一个词语，也没有改变原来句子的意思或者表达方式，只是按照意思将其恰当地划分了段

19、落。较之原文，修改后的信函读起来比较清楚易懂，看起来也很简练，更加容易让人接受。三、 句子精练，避长就短。句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。（摘自檀文茹实用商务英文写作第页。）一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员stephen young 每次受到邀请参加会议、 宴会、演讲时，他的回信只有四个字： i will be there (我会到 ).简单明了。也曾经有人打趣说“ 商务英语 信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙越短越好”。通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对

20、开门见山、长话短说、直接切题的信.函特别欢迎。而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。想要做到句子的简洁，必须作到以下几种情况：由于以前存在盘里的丢失，只能自己从新打一份出来。今天上午就打出这么多。先贴出来看看大家的反应，不管有没有人看，自己费心费力写出来的东西，我会坚持发完！（一）按照意思拆分复合句。长的复合句也能表达清楚所要表达的意思，但是会让人看起也比较吃力。 如果我们按照

21、意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如：例（）： regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the abc company, scheduled to be given all the next eight saturdays beginning on

22、 january 24 or by taking approved correspondence coursesselected from a list available in the staff development office.这是一个专与过长的从句，我们可以按一下方法将其改写为简单的句子：、添加标志性词语。如 first, second 等这些序数词。 regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways. first

23、, they mayenroll in the special courses to be offered by the abc company, scheduled to be given all the next eight saturdays beginning on january 24. second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the staff development office.、用项目符号来划分。regardless of this seni

24、ority, all employees who hope to beprompted will continue their education in one of the two ways: by enrolling in the specialcourses to be offered by the abc company, scheduled to be given all the next eight saturdaysbeginning on january 24 ,orby taking approved correspondence courses selected from

25、alist available in the staff development office.（二）将一些支离破碎的简单句整理组合。一般地来说，我们不主张写长的句子。但这也并非绝对的，因为“简洁句并不是简单句，而是只用简洁的文字把意思表达清楚。 ”（摘自郝邵伦 大学英语应试写作与应用写作第页）。有些时候我们会在商务信函中看见很多的结构相近、意思表达连贯的单句。在这种情况下， 如果把这些单句整理组合成一个或者两个结构并不复杂的复合句，合理地使用.一些连词或者代词，就会使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，还能使句子在意义上更加连贯，结构上更加紧凑。如：例（）：we have received

26、your samples you sent the samples to us on november 20. thank you very much. thats just what can fulfill our order plan.so we arepleased to place an order.and we have enclosed our order sheet with this letter.这些单句在表达上并没有什么问题，而且也非常连贯，可是我们不难发现它们的结构不够紧凑。我们可以将其整理组合为一个复合句如下：thank you for your samples you

27、 sent to us onnovember. we are pleased to place an order as specified on the enclosed order sheet.原来的五个单句共用了44 个单词，而合并后的两个结构并不复杂的复合句仅用了25 个，压缩掉了19 个词。可能对于一篇小说或者散文来说19 个词并不算什么。可是，对于讲求效率的商务信函来说，压缩掉19 个单词，可以使得篇幅至少要压缩一行。(三 )使用简洁的词来代替冗长累赘的短语。例（）：wordy: in the sense of his speech he talked on the question

28、 of securities.concise: during his speech he talked about securities.例（） wordy: during theproceeding year, the company was able to accelerate productive operations.concise: lastyear, the company was able to accelerate productive operations.例（）和例（）中wordy 的句子里 in the sense of 可以用 during 来代替，同为在里的意思； o

29、n the question of 可以用 about 来替代，同为有关 ，关于同理 ,例（）中 wordy 的句子里的 during the proceeding year也可以用 last year 来代替。没有改变原来句子要表达的意思，而且显得更加简洁，更加直白，在口语中更加常用。会使得读信人更加容易理解。既然如此，商务信函写作者为什么不用这些简洁、明了、清晰的常用词来代替那些冗长、累赘、空洞的短语呢？四、词汇运用，力求简明。词汇是商务英语信函的基本构成单位，所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身”、精练语句来说意义重大。写作者在拟就一封商务信函时，要做的到以下几点： 用简单常见的短单词代

30、替复杂生僻的浮华表达；善于运用动词，而不是那些“make 类动词 +名词”的表达方式；尽量避免意义重复的修饰词；避免使用陈旧的商业术语；善于运用缩略词和缩略语。下面我将从这几个方面用实例对商务英文信函写作中词汇的简洁运用做出论述。（一）用简单常见的短单词代替复杂生僻的长音节词。英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。 写作者写作商务信函的目的是为了将信息准确有效地传递给对方，.那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长，而且给读信人有效地理解信息带去麻烦。所以有的信函作者喜欢用一些浮华的长音节词，借以显示自己的英语水平，这是不可取的。如：例（12）：we will endeavor t

31、o utilize this kind of computer on approximatelymarch 15,so we place this order of 100 sets.(我们公司大约从三月十五日起用这种电脑，所以这次我们向你方订购100 台。 )如果此句中的 endeavor用 try 来代替 ,approximately（大约）用 about 来代替， utilize 用 use 来代替。即使不删减任何一个单词，只是用这些简单常见的词来代替原句中的多音节词，就会减掉 17 字母。或许有人认为这17 个字母对于通篇来说不算什么，并不会占用很大空间。可是，大家要知道，这只是一句话

32、可以节省的，如果每句话都能减掉17 个字母一片商务信函就至少要缩减掉一行。 而且由于这些替换词较之被替换掉的单词而言，更加常见，是大家都比较熟悉的，对于读信人来说，更加易于理解。（二）善于运用动词。笔者在前边已经提到过， 能用一句话来表达清楚的事情，绝对不用两句话来说，所以我们在书写商务信函时要尽量避免在以-ion, -tion, -ment, -ant,-ent, -ance, -ence结尾的词前面加上make 类的动词来表达，而是直接用这些词的动词形式来表示，使句子简洁有力。如：例（ 13）：we have made shipment of your order no.632.（我方已经

33、交运你方的632 号订货）例（14）：he put forward the suggestion that she draftthe document.(他建议她起草那份文件 )例 (13)中的 made shipment 可以用 shipped代替都是 用船运输 的意思 ,ship 名词可以作动词用 .例(14)中 putforward the suggestion和 suggest意思相同 ,suggest还比 put forward to 更加常用，所以用 suggest来代替会显得更加简单 .（三）避免不必要的重复。必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是，不必要的重复，特别是毫无

34、理由的对同一事实的重复，不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，容易理解。例（）：we have begun to export our machines to the foreigncountries.(我们已经开始向外国出口机器。)例（）：samples willbe sent andoffers will be made upon receipt of your specific enquires.（一俟收到你方的具体询盘，我方将发盘，并且将寄出样品。 ）例（）中 export 一词指的是“把机器卖往国外”

35、，如果在本句末尾你还另加一个to the foreign countries（向外国），不必要的重复不知不觉就出现了。所以，本句应改成：we have begun to export our machines（.我们已经开始出口我们的机器。）例（ 16）是一个复合句，第二分句中“willbe”的重复使用使得句子繁.冗累 。一般来 ，第二分句中与第一分句相同的成分 当省略。 个句子就可以改成：samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquires仅. 么一改，例（）就 掉了 4 个 ，例（ 16）由原

36、来的 15 个 到了修改后的 13 个。（四）避免使用 旧的商 （commercial jargon）。每个行 都有自己的 用 ， 些 在同行之 交流更加准确，更加 有效。商 英 也不例外，也有自己的 用 。然而， 些行 并非放之四海皆准的。英 的行 “ jargon”，既可以指 ，也可以指“含糊不清、 以理解的表达” （牛津英 典第 ），例如“ thats a jargon to me”.意思是“ it s hard for me to understand”. 而且“ jargon”往往是多个 拼出来的 性很 的复 的意思表达。 于外行来 很 理解其确切意思， 商 信函的内容表达又没有什么

37、 的帮助。因此写作者在 就一封商 信函的 候，一定要看准 象，尽量避免使用 旧的商 ，不要把 英 中学到的某些 用 用在一般的商 来往信函中，不要从句套从句，写出 是“jargon”的文章。例（ 17）：we take liberty to approach you with the request that you would be kind enoughto introduce to us some exporters of cotton textile in your city. 在 个句子的 境中我 可以推 出来 take liberty to approach you with the request that可能是一种礼貌客套的表示， “麻 您”或者“ 您” ，基本上相当于“ please”。可是如果把它 独立地分出来，恐怕即使是英 的人也不一定都知道其确切含 ，更何况那些 然能看得懂一般的商 信函，其 并没有很深的英 言功底的人？既然 ，写作者 什么不用既 又容易理解的 please来代替生 的冗 的take liberty to approach you with the request 呢？修改后的句子 ：please introduce to us s