03高效能简报技巧.ppt

1、高效能简报技巧,2,了解听众 架构内容 组织信息 彩排练习 编制讲义 有力开讲 回顾完善,目录,3,了解听众,udience 听众 urpose 目的 ction 行动 one 语调 兴趣话题 禁忌 态度 信仰 价值观 其它,4,了解听众,听众的基本信息 性别、公司、工作、职位、年龄等 与简报内容建立关系 听众的特性 为什么会来听我们演讲？ 想从演讲中得到什么？ 简报内容能否符合其需求？观众人数有多少？ 听众对主题的熟悉程度 所有人都熟悉，还是只有部份人熟悉？ 背景、教育程度、工作性质之同质/异质性,5,了解听众,愈了解简报的对象，简报成功的机会就愈高。 观众是谁？他们在乎谁的意见？为什么？

2、观众为什么来听这场简报？目的为何？ 对于简报的主题，观众了解多少？ 观众的同构型为何？异质性为何？,6,简报准备听众分析,听众的背景 听众的心理 听众的需求 听众的接受能力 是客户，还是合作伙伴、大客户、主管、同事？,7,架构内容,正文 架构: 清晰 文本: 多用数字,图形,每页不超过8行 形式: 举例,名言,幽默,8,架构内容,结论 简短破题 过程互动 圆满结束,9,架构内容 原则：KISS (Keep It Simple and Stupid),文字的使用 字体大小 标题的使用 缩写的使用 数字的使用,关联信息的使用 图表的使用 动画的使用 信息来源,10,架构内容,简报设计的原则是KIS

3、S (Keep It Simple and Stupid)。其实准备简报内容和写文章是一样的，订好题目后，先列出大纲，把重要的观念和关键词的关连性架构出来，接下来再加上创意，以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。,使用了大段的文字,11,架构内容,简报设计的原则 KISS ：Keep It Simple and Stupid 订好题目 列出大纲 架构重要观念和关键词的关连性 加上创意 以视觉工具辅助说明 数据 图表 动画,改进后的效果,12,直接贴PDF档,13,直接贴网页,14,Claude Shannon,The Father of Modern Information Theory P

4、ublished a”A Mathematical Theory of Communication” in 1948: Before Shannon, it was commonly believed that the only way of achieving arbitrarily small probability of error in a communication channel was to reduce the transmission rate to zero. All this changed in 1948 with the publication of A Mathem

5、atical Theory of Communication, where Shannon characterized a channel by a single parameter; the channel capacity, and showed that it was possible to transmit information at any rate below capacity with an arbitrarily small probability of error. His method of proof was to show the existence of a sin

6、gle good code by averaging over all possible codes. His paper established fundamental limits on the efficiency of communication over noisy channels, and presented the challenge of finding families of codes that achieve capacity. The method of random coding does not produce an explicit example of a g

7、ood code, and in fact it has taken fifty years for coding theorists to discover codes that come close to these fundamental limits on telephone line channels. Created the idea that all information could be represented using 1s and 0s. Called these fundamental units BITS. Created the concept data tran

8、smission in BITS per second. Won a Nobel prize for his masters thesis in 1936, titled, “A Symbolic Analysis of Relay and Switching Circuits”, it provided mathematical techniques for building a network of switches and relays to realize a specific logical function, such as a combination lock. Created

9、the idea that all information could be represented using 1s and 0s. Called these fundamental units BITS.,勿顶天立地,15,Claude Shannon,The Father of Modern Information Theory 1948 Published ”A Mathematical Theory of Communication” Created the idea that all information could be represented using 1s and 0s.

10、 Called these fundamental unitsBITS. Won aNobel prizefor hismasters thesisin1936, titled, “A Symbolic Analysis of Relay and Switching Circuits,勿顶天立地,16,架构内容,善用PowerPoint的简报设计模板 统一字型、色彩、版式 变换背景、色彩做强调 设计专属模板,17,架构内容,字体大小 字体要大、行数要少字体大，行数自然少，当然符合Magic Seven原则！ 字型：标楷、细明San serif type（细线体） Arial, Verdana,

11、 Tahoma Times New Roman(the font for this presentation is Times New Roman),18,简报字体要多大,这是12点的字，您看得到吗？ 这是14点的字，您看得到吗？ 这是16点的字，您看得到吗？ 这是18点的字，您看得到吗？ 这是20点的字，您看得到吗？ 这是24点的字，您看得到吗？ 这是28点的字，您看得到吗？ 这是32点的字，您看得到吗？ 这是36点的字，您看得到吗？ 这是40点的字，您看得到吗？ 这是44点的字，您看得到吗？ 这是48点的字，您看得到吗？,19,大标题用44点粗体标楷体,标题1是32点，加粗，很清楚 标题2

12、是28点，加粗，也很清楚 标题3是24点，加粗，还算清楚 标题4用20点，加粗，再小就看不到了 标题5用18点，加粗，快看不到了 标题4用20点，改用细明体，加粗，好一点 标题5用18点，改用细明体，加粗，勉强可以,20,架构内容,善用标题 标题是每张投影片的主轴 简洁有力地传达每张投影片的重点 最好以59个字说明 投影片是大小标题的组合，是概念的串连,21,架构内容,少用标点符号 投影片是大小标题的组合 以项目符号、字型字体等分段组织 大标题勿用括号 标题上若加上括号就好像在大庭广众咬耳朵一样 大标题中有加括号的必要，放到次层标题中,22,RFID,无线射频辨识系统Radio Frequen

13、cy Identification ,23,架构内容,缩写的使用 英文缩写可以让简报内容更精简，更专业 缩写的效果只有对非常熟悉主题的人才有用 听众专业多元时 第一次出现时略加解释 在投影片固定地方做名词解释,TQM (Total Quality Management):全面质量管理,24,架构内容,数字的使用 数字会说话 善用数字来支持我们的观点或论证 投影片中宜以精确数字呈现 口述时，宜使用近似值，因为近似值容易记忆容易联想,25,数字的魅力,如果把全球人口压缩成只有100人的部落 57个亚洲人，21个欧洲人，14个美洲人，8个非洲人 52个男人，48个女人 30个白种人，70个非白种人

14、30个基督徒，70个非基督徒 89个异性恋者，11个同性恋者 6个人将拥有全部财富的59%，这6个人全部来自美国 80个人居家生活不甚理想， 50个人营养不良, 1个人即将死亡，1个人即将生产 70个文盲， 1个人拥有大专学历， 1个人拥有计算机,26,架构内容,关联信息的使用 信息透过时间和空间的关联，更具意义 流程图、组织图、时间表、timelines，都可以让信息更为生动 善用Visio等辅助工具,27,架构内容,图表的使用 表胜于文，图胜于表 图表自己就能说故事 图表只须标题，勿再加上文字解释图表 重要的信息，要讲的内容打在备忘稿,28,德国的结婚率,29,将文字适当地转化成图像可以使

15、图表更活泼,30,图表设计原则,Simple 简明 Audience-specific 顾众导向 Visual attractive 视觉魅力 Economic 经济,31,表格的制作,观察变项或分类变项放在左边（横列） 统计量放在上面（直栏） 目的 比较 自明,32,表格的制作,数字 表格中的数字必须靠右对齐 千位以上的数字一定要用三位数撇节法 例：12,345,678 表格中所有数值都是以千或百万计时，省略零同时在栏标题注明,33,表格的制作,数字 表格中的数字必须靠右对齐 千位以上的数字一定要用三位数撇节法 例：12,345,678 表格中所有数值都是以千或百万计时，省略零同时在栏标题注

16、明,34,表格的制作,小数位数 让同一张表中的所有小数字数保持一致 相互比较的数字，小数字数要相同 不要在同一栏内改变量测的单位或小数字数,35,图的制作,要传达的是什么样的概念？ 真的一定要用图吗？ 那一种类型的图最能达成简报的目的？,36,圆饼图制作的规范,一圆饼图所比较的项目应该在5项以内 各区块应该由大到小依序呈现 最大的区块由12点钟方向开始，顺时针方向显示 其它列为最末项 各区块由浅色到深色依序标示强调差异 图饼图总和=100,37,Parents Underestimate Their Influence,Teens:Who Most Influences Your Decisi

17、ons About Sex?,Parents:Who Most Influences Teens Decisions About Sex?,With One Voice 2003: Parents Underestimate Their Influence,Parents,Friends,38,雷达图,39,简报设计模板,深色背景 浅色字 浅色背景 深色字 从计算机屏幕到投影颜色变化 随机效果的风险 不是所有的设计都适合采用,40,架构内容,信息来源 应尊重智能财产权，注明资料来源 引用信息的权威性 彰显专业性 建立自己的风格，将信息来源固定安排在投影片的固定地方 采用标准书目格式,41,组织

18、信息,开场白（introduction） 预告（Preview） 说明主要的和次要的概念（讲给听众听） 这些概念对听众有什么意义（利益） 回顾：告诉听众我们讲过了什么 结论：听众现在该知道什么或做什么 别忘了说：谢谢！,42,组织信息,开场 好的开始是成功的一半！ 第一张投影片要充份彰显占简报成功关键58的态度和形象 提供下列完整的信息 会议名称 演讲主题 演讲者、职称、服务单位、连络方式 日期,43,组织信息,预告（preview） 告诉听众我们接下来要讲什么 以一张投影片标示内容大纲 图示更念人印象深刻 研究成果发表，可以研究流程做Preview 两、三个小时的演讲，可以此preview串

19、场，帮助观众掌握进度,44,组织信息,说明主要概念和次要概念 要用讲的，就像是说故事一样，切勿念稿 从很久很久以前开始，然后，从此王子与公主过着幸福快乐的日子。 突显核心概念 这些概念对听众有什么意义（利益） 回顾：告诉听众我们讲过了什么 结论：听众现在该知道什么或做什么,45,讲义,讲义提供 演讲是无形的服务，讲义是有形的强化 从彩色到黑白，遗漏了什么 填空设计 发送时机 演讲前 演讲后 清楚易读 每页二、三张为原则,46,开讲,投影机透明片 电子简报 开场白 谢谢主持人、致意重要听众 建立游戏规则 建立主题与听众的关联性 永远说我们，而不要用你们 例子和经验,47,充足的事前准备,幻灯片 清楚的提示重点和难点 便于讲解 充当手稿 每张讲两