办公室事务管理》复习要点

1、1,办公室事务案例分析,会说 会写 会做事 会做人,2,一、案例分析,会说 会写 会做事 会做人,1、项目一办公电话管理犯错的陈丽 陈丽大专刚毕业，应聘到利达公司销售部，办公室文员一职。某一天，经理外出了，陈丽正在公司打字，电话铃响了，陈丽与来电者的对话如下: 来电者:“是利达公司吗?”陈丽:“是。” 来电者:“你们经理在吗?” 陈丽:“不在。” 来电者:“你们是生产塑胶手套的吗?” 陈丽:“是。” 来电者:“你们的塑胶手套多少钱一打?” 陈丽:”1, 8美元。” 来电者:1. 6美元一打行不行?” 陈丽:“对不起，不行的。” 说完，“啪”挂上了电话。 上司回来后，陈丽也没有把来电的事告知上司

2、。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1. 4美元一打卖出，订购1100万打。陈丽脱口而出:“啊呀，上星期有人问1. 6美元一打，我说不行的。”上司当即脸色一变说:“你被解雇了”，陈丽哭丧着脸说:“为什么?”上司说:“你犯了五个错。” 问题：陈丽被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在办公电话礼仪方面还犯了哪些错?,3,一、案例分析,会说 会写 会做事 会做人,1、项目一办公电话管理犯错的陈丽 要点 （）该问的没有问（指对方情况，手套的需要量） （）该记的没有记录（对方的姓名、公司、电话号码） （）该说的没有说（没有及时向上司汇报） （）不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司

3、请示） （）不懂得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地） （）电话礼仪方面，铃响了没有自报家门 （）不等对方说完，就“啪”挂上电话,4,会说 会写 会做事 会做人,2、项目二办公邮件处理马虎的小邓 上司让助理小邓负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，小邓正忙着打电话，她让送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。 打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。小邓拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：”，她

4、意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。 她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。 这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓丽按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上左角，把公司的地址打印在右下角。 问题：你认为小邓处理邮件是否正确，请指出4处错误的地方并说明正确的做法。,一、案例分析,5,会说 会写 会做事 会做人,2、项目二办公邮件处理马虎的小邓 要点： (1)收领邮件应该把以前的信件另外放开以免混淆； (2)应在清点后才能签字； (3)首先应分类，请示上司哪

5、些邮件能拆封，哪些不能拆； (4)不能把回信地址剪掉； (5)检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去； (6)拆错信，应在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他(她)道歉； (7)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把邮件分成最急件、次急件和普通件； (8)打印寄往美国的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。,一、案例分析,6,会说 会写 会做事 会做人,3、项目三印章和介绍信管理印章管理 赵辉在一家公司做总经理办公室主任。由他管理公司大大小小十几枚印章，平时他把印章就放在

6、办公室的抽屉里，未把管理印章的事看得那么重要。一次，公司销售部有大量的文件需要盖章，赵主任因手头工作任务很多，就把单位公章借给工作人员，并允许该人把公章带走，赵主任又有事外出，就没催销售部还回公章。过了好几天，总经理拿着文件来找赵辉盖章，赵辉手忙脚乱地找了半天，后来才想起公章被借走了。 问题： 赵主任对印章的管理是否正确？简单说明印章的管理方法。,一、案例分析,7,会说 会写 会做事 会做人,3、项目 印章和介绍信管理印章管理 要点： 1、印章必须由单位的领导指派专人负责保管，保管人不得擅自外借或委托他人代管； 2、印章平时要存放在保险柜或带锁的抽屉里，随用随取，使用过后应立即收回，锁好，以防

7、被盗或丢失； 3、印章要经常保养，保持印文清晰； 4、如果他人用印，保管在场监印，不得擅自离开。,一、案例分析,8,会说 会写 会做事 会做人,4、项目四领导日程安排 某领导某一天的工作日志如下表所示： 领导的日程表是否合理，存在哪些问题？,一、案例分析,9,会说 会写 会做事 会做人,4、项目四领导日程安排 要点： 安排不合理。 1、时间安排不科学，太紧密，恐怕无法按计划完成，没留出弹性时间； 2、事务安排不合理，太多太杂； 3、地点安排不合理，太分散，没有考虑交通和用车安排情况； 4、浪费领导时间和体力，无法抓重点。,一、案例分析,10,5、天龙公司总经理出差外地了，指定一副总经理主持工作

8、。公司的一件重要事项急需三位副总协商决定，但在商量时三位副总发生了分歧，开了一上午的会议，还未达成统一意见，事情又十分紧急，这使具体经办人行政助理张助理苦恼万分。会后，好心的张助理分别再向三位领导请示，三人仍固持已见，每位副总经理都要求张助理传话给其他两位，听话的张助理均如此照办，但事情最终未办成。总经理回来后，召集再次开会，三位副总经理的情绪更坏，隔阂更大，而且都表明自己的原话或说话的真正意思不是传话的那样，是张助理在传话时加进了自己的意思，使原话走了样。这样一来，张助理真是“猪八戒照镜子里外不是人”。 问题：三位副总经理的隔阂是如何形成的？行政助理遇到此类情况时，正确的做法是怎样的？,会说

9、 会写 会做事 会做人,11,分析要点： 张助理不该多头请示。他应在会后只向受总经理委托在家主持工作的那位副总请示，如有分岐由这位副总经理去协调，形成一致意见，再遵照办理即可。 重要原则：领导人之间对同一问题意见不一，应建议当面解决，形成统一意见后照办，或按主要领导人意见办。这一过程中秘书特别不应该在领导人之间来回传话。 相互有意见的人，在未撕破脸面前，当面对话时会顾及对方的接受程度，而通过第三者说话会随便些，秘书即便按照原样传话，也会引起更大误会。 当面对话同与第三者谈话不同，某种情况下一些人“当面对质”时也可以不承认自己说过的话，领导人也如此，这是为维护其尊严的需要。所以秘书在这种情况下往

10、往处于困境。,会说 会写 会做事 会做人,12,二、应用写作介绍信,会说 会写 会做事 会做人,请你以江门职业技术学院办公室助理的身份给江门市广发证券股份有限公司写一份介绍信。内容是我院2009级金融管理专业10名学生于2011年11月25日12月25日拟到其单位实习的事宜。,13,二、应用写作介绍信,会说 会写 会做事 会做人,介绍信 广发证券股份有限公司： 兹介绍我院2009级金融管理专业等拾位 同学于2011年11月25日12月25日前往贵公司进 行毕业实习，请给予指导为盼。 江门职业技术学院（公章） 二一一年十一月八日 （有效期叁拾天） （附：具体名单）,14,三、情景分析,会说 会写 会做事 会做人