办公室印信管理.ppt

1、办公室工作实务,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,办公室日常事务,学习目标 知识点 了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求 能力点 掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力 素质点 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,会说 会写 会做事 会做人,办公室 印信管理,Company Logo,情景案例,案例1 李强是宏利公司总经理助理，管着公司大大小小

2、十几个公章，平时就堆放在办公室的抽屉里，因为这个企业的注册公司有N家，有的是业务需要形式上注册的，有的是性质不一样，实实在在的。一个公司又分业务专用章、合同专用章等，于是管理这堆公章也成了李强的责任。最开始的时候，李强对管公章这样的事情不怎么上心，觉得无所谓，但后来出了几个差错，令李强小心起来。 那次是宏利公司收购某家企业，谈了很久了，后来进入实质性阶段。某天，负责项目谈判的经理跑来找李强盖章，那是一份“补充协议”，李强每天接触的盖章文件实在太多了，也没有怎么在意，虽然这份文件上没有我方代表人签字，这个经理解释说不用签字，李强犹豫了片刻，还是盖上去了。过了几天，他和公司的律师一起又过来，拿着上

3、次盖章的文件，说要交给老总签字，李强觉得奇怪，明明事先说好不用签字的，怎么又变了。于是李强还是把已经加盖公章的文件送给老总。老总看了文件后把经理叫去问了情况，然后老总说，这个我不签，你们自行解决事情到这里，李强还没有警觉，任他们2人把文件带走，也没有要回那份文件。直到后来，李强才明白事情的来龙去脉，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很简单的真相,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,情景案例,宏利公司和他们收购的企业谈判条件，对方见索高价已经不可能，就附加一些比较苛刻的收购条款（为此宏利公司要多付款上百万元）项目经理求胜心切，主张同意。文件盖了章就有法律效力，但财务部门不同意付款，

4、认为这次收购不合理，于是才有要老总补签一事。公司后来做了相应的处罚，李强挨了个不大不小的处分，损失了一个月的工资。 祸不单行，这事没多久，有一天，公司另外一个部门，要给大量的文件盖章，就把公司公章借走了，李强忙着有事外出，也没催他们还。就这样过了好几天，老板拿着文件来找李强盖章，李强手忙脚乱地找了半天，后来才想起来被借走了，搞得老板好几天没给李强好脸色。 后来又有一次，办公室被盗，办公桌的锁很容易就被打开了。值得庆幸的是，只丢了几百元的现金，公章一个没少。但李强还是惊出了一身冷汗，想想就后怕,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,情景案例,案例2 汪华是科庆公司经理秘书，某日他

5、高中时的一位老同学林某找到他，告诉汪华说自己有一笔好买卖，但他是个人身分，不如公司签合同方便，想借用科庆公司的名义，让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完后就还给科庆公司，并给汪华数目可观的报酬。汪华应允后，林某利用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆公司业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同，骗取了东信公司价值一百万元的钢材。林某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事件给科庆公司造成了信誉和财产上的损失,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,项目任务,1、如果你是宏利公司的总经理助理李强，你将在办公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改进？ 2、汪华

6、在办公室介绍信的 管理工作中要吸取什么样的教训,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,任务分析,经过了这几件事后，宏利公司的经理助理李强在办公室印章的保管、使用等管理工作中应该要吸取教训，做一些改进，如单位的公章应该要放置在保险柜里，这样比放在办公桌的抽屉里相对来说要安全些；对于公司的合同章，李强应坚守一个原则：必须要有财务和法律顾问的亲笔签名，否则，无论如何也不给盖章，盖公司章，一定要认真审核内容，不符合盖章条件的，应坚持原则，无论如何也不能盖章；如果单位领导不在，就应让申请盖章者当着自己的面电话请示领导，领导发指令同意后，才能盖章。如果确因工作需要，别的部门借公章，李强应让

7、他们履行严格的手续，并提醒他们按时归还，稳妥起见，还可以印发一些用印申请章，来提醒自己不要疏忽，申请单应复印一份，留作存档。 认真负责的工作态度，是单位公章管理者必须具备的职业道德，李强在以后的工作中，应不断强化这个职业素养，保证印章的管理工作不出差错,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,任务分析,科庆公司经理秘书汪华因一己之贪欲，私开公司介绍信加盖公章后交给林某使用，结果造成公司重大经济损失，汪华的教训是深刻的。在一般情况下，介绍信由单位印章管理人员负责掌管。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印章的介绍信才能起到凭证的作用，因此，介绍信的管理与印章的管理同样重要，来不得半点马虎

8、，否则，出了事故，当事人要负责任。在介绍信的管理中，一定要坚持原则，不为利诱，不为情动，按公司相关规定办事,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,印章的概念,会说 会写 会做事 会做人,印与章 印章是“印”和“章”的合称。“印”和“章”都是信物。在古代，帝王所用的称为“玺”，官吏所用的才称为“印”，而私人使用的则称为“私印”。 而就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都称为“印”，相应的领导人则用“章”。涉外单位和“三资”企业也一样,Company Logo,印章的概念,会说 会写 会做事 会做人,权力的象征! ! 职责的标志!,印章 向下代表权力 是机关职能的

9、 合法代表,向上则要代表责任 凡是有公章或签章的文件 领导要负一定的责任 均要用印才合法有效,Company Logo,印章的种类,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,印章的种类,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,印章的种类,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,印章的管理和使用,正式行文通告公司 全体员工或有关 客户、机构、部门,准备刻章申请 等相关材料,到注册所在地公安局 办理手续,到其指定或授权的 刻字社刻制,将印模交原审批的 公安部门备案,会说 会写 会做事 会做人,刻制与启用的步骤,

10、Company Logo,印章的管理和使用,会说 会写 会做事 会做人,领导 审核签名或 授权审签,秘书审核,登记 用印,印章使用程序,对需留存的材料应在加盖印章前，留存一份，立卷归档,Company Logo,用印登记表,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,印章的管理和使用,会说 会写 会做事 会做人,亲自把印、严禁委托他人代为用印、杜绝以印谋私,位置正确、端正、清晰，一次成功,态度,方法,Company Logo,小技法,印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要“骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑

11、缝线上，以备查考,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,印章的管理和使用,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,谨记！ 管理和使用 三要点,01,02,03,借用公章需严格履行相关手续 制作用印申请单,做好印章保养工作 衬垫一定弹性的硬橡胶或厚纸 及时清洗印章，确保印迹清晰,秘书保管 严禁代取代用 放入专门保险柜， 随用、随取、随锁,Company Logo,印章的管理和使用,用印申请单,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,介绍信的管理和使用,2007年长沙民政职业技术学院I

12、SAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,秘书要学会开具介绍信,介绍,证明,书信式,印刷式,介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双重作用,Company Logo,书信式示例,介绍信 公司： 今介绍我公司、两位同志前往贵公司洽谈有关产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。 此致 敬礼 （印章） 年月日 （有效期天,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,介绍信的管理和使用,印刷式 是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般

13、都由持出联和存根两部分组成,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,印刷式示例,No 公司介绍信（存根） 介字第号 ： 兹介绍我公司 等 位同志前往你处联系 事宜。 年月日 (有效期天) No 公司 介绍信 ： 兹介绍我公司 等 位同志前往你处联系 事宜，请予接洽。 此致 敬礼 （印章） 年月日 (有效期天,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,介绍信的管理和使用,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,谨记！ 管理和使用 三要点,0

14、1,02,03,领用介绍信者须经有关领导批准，严禁擅自开具发放 要登记，领用人要履行签字手续。可在存根上或专用登记表上签字,秘书亲自填写，存根、持出联内容一致 若涂改，涂改处加盖公章 加盖企业公章，分别在右下方日期栏和存根线上（骑缝章）方为有效,秘书保管，不得缺页或丢失 严禁在空白介绍信盖章后交给领用人 不得委托他人自己填写盖章,Company Logo,示例,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,小技法,介绍信的文字要简洁明确，使接洽单位一看便知派出人员前去的目的。不要含糊笼统地仅仅写上“前去联系工作”、“商洽有关事项”等等。

15、介绍信开出后，如因故没 有使用，应说明原因，立即退 回，并将其粘贴在原存根处,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,介绍信的管理和使用,介绍信发放登记表,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,印信管理注意事项,1、秘书在保管和使用印信时应极其认真负责，讲原则，不循私情； 2、建立和规范印信管理制度，一切按规定办事； 3、不得随意放置，要妥善保管，防止丢失被盗。印信若遗失，应立即通过新闻媒介公告作废，同时采取紧急补救措施，以避免造成任何损失,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,

16、Company Logo,相关链接,印章小知识 印章是“印”和“章”的合称。“印”和“章”都是信物。在古代，帝王所用的称为“玺”，官吏所用的才称为“印”，而私人使用的则称为“私印”。而就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都称为“印”，相应的领导人则用“章”。涉外单位和“三资”企业也一样。所以从某种意义上来说，印章是权力的象征和职能的标志。 我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等金属铸成，帝王则用珍贵的玉质，象征其地位。现代印章则多用橡胶和塑料刻制。我国机关单位的公章一律为正圆形，外资企业则有圆形和椭圆形或方形之分。椭圆形或方形为国际公章。公章的印文按规定使用国务院公布的规范

17、简化汉字，字形为宋体，自左向右环行排列。一般用全称，如法定名称字数太多，为印文清晰可见，也可用简称,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,相关链接,国际公章印文应用外文，也可中外文并刻，如并刻中外文印章，一般是外文居右上方，中文居下方，且须有繁体字。民族自治机关的公章应并列刊有汉字和当地民族文字。国内公章有三种图案，县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位刊有国微；党的各级机关印章刊有党微；企事业单位公章则刊有五角星图案。圆形公章的规格有明确规定，国务院的公章，直径为6厘米；省、部级政府机关的公章，直径为5厘米；县市一级政府机关的公章，直径为45厘米；其他企事业单

18、位公章，直径一律为42厘米。国家行政机关和企事业单位、社会团体的其他专用印章（包括经济合同章、财务专用章等），在名称、式样上应与单位正式印章有所区别，经本单位领导批准后可以刻制,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,课堂讨论 1、单位专用公章能代替公章使用吗？为什么？ 2、印章使用的规范过程中有何要求？ 3、带存根的介绍信上要盖几次章方为有效,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,案例分析 1、某公司新聘的秘书小徐，刚到任的第一件事就使她不能听命。原来是公司总经理要她马上到街上去刻一枚公司改换名称后的新印章，并要求她把原来这枚旧印章立即就地销

19、毁。 2、新达公司巩秘书因公出差，临走时把印章交给了分管业务的熊科长代为保管。第二天，新达公司与一外商就联合开发的项目达成协议，熊科长为提高工作效率，在双方意见基本一致的情况下，就在合同上盖了章。五天后，巩秘书回到公司，看完合同大吃一惊，该合同让新达公司损失了50多万元。面对这样的后果，巩秘书瘫在椅子上，半天没回过神来。 3、小李因公出差，需开具介绍信，找到办公室秘书小贺办理此事。小李要求小贺为其多开几份空白介绍信并在事先准备好的空白信笺上盖上单位公章，说是外出方便一些，以备急用。为此，小贺感到有些为难，但经不起小李的再三恳求与保证，还是按小李的要求做了,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,4、 金芬是公司的总经理秘书，平时工作积极认真，很得总经理信任。总经理把公司的公章交给她保管，从来没出过差错。一天，小金正在做事，一个久违的老朋友打电话过来了。小金知道总经理不在，就放心地跟朋友聊起来。正聊得开心，一位部门经理秘书小柳拿着文件来找她盖章。她舍不得放下电话，就随手从抽屉里拿出公章，让小柳自己盖章。小柳走到旁边的沙发旁，在茶几上盖上了公章；见她用完了，小金随口说，你先放在那儿吧。于是小柳把公章