院办公室的职能和职责

1、院办公室的职能和职责院办公室岗位责任制 CSWMDCXXX2000 中国市政工程西南设计研究院 SOUTH-WEST MUNICPAL ENGINEERING DESIGN & RESEARCH INSTITUTE OF CHINA (CSWMD)质 量 体 系 作 业 文 件 院办公室岗位责任制 SWMDCXXXX-2000 编 写 人：贯标办公室2000年04月25日 审 核 人：2000年04月28日 批 准 人：2000年04月30日2000-04-30 批准2000-05-01实施中国市政工程西南设计研究院发布 作业文件 院办公室岗位责任制 版次:A/0 CSWMDCXXX-2000

2、第1页共1页 文件更改一览表 更改页 章节号 更改通知单号 更改内容 日 期 批准人1.目的 通过对院办公室的基本职能和各岗位职责的确定，确保质量体系的持续有效性。2.适用范围 适用于院办公室各岗位。3.院办公室的基本职能： 发挥参谋.助手作用，更好地为院领导服务，为全院各部门服务，为全院职工服务；发挥综合协调与综合办事机构的作用，不断提高工作质量和办事效率，有力地促进全院的经济和发展。院办公室的主要职责是：负责全院行政工作的组织协调，起草重要行政文件，制定综合性规章制度，审核各类对外文件，收信和传递综合信息，负责全面质量管理.文秘.接待和相应的服务工作和综合治理工作。具体如下： a. 负责院

3、务会议.院领导办公会议.专题会议等的准备工作，包括准备文件. 材料，通知与会人员，布置会场，会议记录和整理会议纪要等；协助院领导组织会议决定事项的实施。b . 协助院领导审核和组织起草以院.院办公室名义发布的重要文件，制定综合性规章制度。c . 研究院属各部门请示院领导的问题，提出审核处理意见，报院领导审批。根据院领导的指示和办理文件的需要，组织协调有关部门的工作；对有争议的问题提出处理意见，报院领导决定。协助院领导组织处理需由院直接处理的突发事件和重大问题。d . 配合处理群众来信，接待群众来访，及时向院领导报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题。e . 督促检查各部门对院决议和院领导

4、重要批示的执行情况，并向院领导报告。根据院领导的指示，组织有关调查研究，及时反映情况，提出建议。f . 负责外单位来院人员的日常工作接洽和联系接待，并按院领导的指派，参与重要客人的接待工作。g . 负责办理院介绍信.法人授权书，按规定保管和使用院行政章和院办公室行政章。h . 负责院级各种文件.电报.内刊.简报.资料.公务信函的统一签收.登记发送.中转传递.机要交换.收集整理.立卷归档等；依照档案法.保密法以及有关规定妥善管理和使用档案。i . 做好行政事务工作，办理院领导交办的其他事务。j . 负责院综合治理工作，保证院领导正常的工作秩序。4.院办公室的各岗位职责： a. 主任（副主任）：

5、负责办公室的全面工作。负责院务会议.院领导办公会议等的文件.材料准备工作，会议记录和整理会议纪要；协助院领导组织会议决定事项的实施，协助院领导起草以院名义发布的重要文件，协助院领导制定综合性规章制度；研究各部门请示院领导的问题，提出审核处理意见，报院领导审批；根据院领导的指示和办理文件的需要，协调有关部门的工作，对有争议的问题提出处理意见，报院领导决定；协助院领导处理需由院直接处理的突发事件和重大问题；接待群众来访.来信，及时向院领导报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题；根据院领导的指示，组织有关调查研究，及时反映情况，提出建议；负责外单位来院人员的日常工作接洽和联系接待，并按院领导的

6、指派，参与重要客人的接待工作；办理院领导交办的其他事务。b . 机要秘书： 负责院办公室的文秘工作，协助完成办公室的全面工作。协助完成文件起草和制定综合性规章制度；协助接待群众来访.来信；协助接待外单位来院人员的日常工作接洽和联系，并参与重要客人的接待工作；负责办理院介绍信.法人授权书，按规定保管和使用院行政章和院办公室行政章。负责院级各种文件.电报.内刊.简报.资料.公务信函的统一签收.登记发送.收集整理.立卷归档等；依照档案法.保密法以及有关规定妥善管理和使用档案；办理院领导交办的其他事务。c . 事务员： 负责院办公室的日常事务工作。负责院领导办公室和会议室的日常管理，负责院领导文件.报刊.信件等的发放；负责院务会议等的通知，并布置会场，协助接待外单位来院人员，办理院领导交办的其他事务。d . 通讯员： 负责院办公室的通信工作。负责每周两次到省建委领取文件（每天和省建委联系一次），负责院办公室信件的发送，文件.资料.公务信函的中转传递.机要交换，协助接待外单位来院人员，办理院领导交办的其他事务。e . 行政员： 负责院综合治理工作，保证院领导正常的工作秩序，负责院领导通