协同办公(OA)系统(全员培训).ppt

1、2011年11月,协同办公(OA)系统培训课件,目录,一、OA系统简介 二、运维阶段OA系统服务支持 三、用户端初始设置 四、登录OA系统 五、 OA系统具体应用,一、OA系统简介,一、办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION) 就是采用互联网技术，以工作流为核心，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地在一个平台上协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据,构建了一个无纸化企业办公平台 明确并规范了企业的各种规章 对企业各种分散存在的资源进行整合，实现了信息的共享，从而发挥企业资源最大的价值 提供了一个统一

2、的管理平台和畅通无阻的管理“通道” OA协同办公系统集成所有企业需要的要素：人,财,物,知识,事件,流程,客户 ；并将它们关联互为支撑，真正实现企业内部的协同管理和协同工作,二、运维阶段OA系统服务支持,OA系统关键用户 为本业务单元的的OA系统最终用户提供操作指导和一线技术支持，帮助最终用户解决系统操作中遇到的问题 本公司OA门户建设，信息管理工作 参与协同办公系统中与本部门/公司相关的系统配置工作 与系统管理员进行沟通，解决系统的需求变更、设置变更和系统Bug等问题,二、运维阶段OA系统服务支持,系统管理员/技术支持团队 解决关键用户反映的系统问题， 提供培训支持 根据中心/一线解决方案，

3、在系统中搭建审批流程 对系统的基础设置进行维护，包括文档管理的一级目录结构、企业的信息发布页面 创建和维护协同办公系统用户，设置用户的安全权限 协调软硬件供应商，解决系统级的软硬件的问题 负责系统软硬件环境的维护，包括：系统性能监控、备份,三、用户端初始设置,一）使用协同办公系统前的准备工作 1、安装并使用IE 6.0-8.0版本浏览器; 2、 使用OA协同办公系统前,请先将网址“http/:8000”，加入”受信任的站点”。 3、将自定义级别中的Active类控件全部设置为启用,点击IE “工具栏”，点击 该菜单“Internet 选项”，系统将弹出Internet 选项卡,3）将 OA 协

4、同办公系统网址:“http:/:8000”“添加到区域中”，点击“添成为用户的“受信站点”，点击确定,一）总部内网专线登录方式 打开一个IE（Internet Explorer）窗口， 在地址栏中输入OA 协同办公系统网络地址： http:/:8000；可进入系统登陆界面。 并在登录框内正确输入用户名及密码，点击“登录”按钮后，即可进入系统的主界面(默认用户上次离开时界面,二）VPN登录方式：详见首创置业VPN 系统使用说明: VPN登录地址：https:/,四、登录OA系统,登录界面,点击登陆,五、OA具体应用,OA系统总体功能说明,一）系统首页及初始设置,三）流程管理（公文审批、留言,二）

5、文档管理,四）门户管理（信息发布,五）学院、ERP系统集成,一）系统首页及初始设置,常用工具栏,个人工作区（左侧菜单,信息显示区,常用的快捷菜单，如： 系统退出 ，主页,日常工作使用的主要区域，如： 发起公文，审批公文、上传文档等,显示系统相关信息的平台：如 新闻、规章制度等,修改密码,1）在左侧个人工作区中点击“密码设置”下的“密码修改”，进入密码修改界面； 2）修改登录密码，填写旧密码、并输入新密码确认后点击右键“保存,一）OA密码修改,一）系统首页及初始设置,1）进入主界面后，点击“信息化门户”，进入信息化门户； 2）在“常用软件”元素下，点击“5.0版本插件”及“flashplayer

6、10,一）系统首页及初始设置,插件下载,信息化门户下载,常用工具栏下载,在安装过程中请关闭IE浏览器。 安装方法详见关于5.0版本OA系统插件及相关Flash player插件安装方法,一）文档管理操作要点,二）、文档管理,1、如何新建文档,2、如何查询文档,一）文档管理操作要点,1） “文档管理”下的“新建文档”，进入文档目录页面,2）点击右键菜单“展开”按钮，将显示用户有权限创建的全部文档目录（每个用户所显示的文档目录根据用户权限有所区别,3）点击文档二级目录（分目录），展开三级目录（子目录）后，点击子目录进入新建文档页面,二）、文档管理,1、如何新建文档,一级目录,二级目录,三级目录,一

7、）文档管理操作要点,完成选择文档类型、填写文档标题及文档内容等操作后点击右键菜单中的“提交”按钮发布文档。（用户可以在系统中创建HTML 类型、WORD 类型、EXCEL 类型等的文档（系统默认是HTML 类型文档），其他类别文档JPG、 PDF 文档可采取附件上传形式,文档标题为必填项，先输入文档标题,编辑文档前，请先选择文档类型，如在文档编辑过程中，对文档类型进行调整会造成文件丢失,其他形式文档可采取上传附件的形式,二）文档管理,1、如何新建文档,操作完成后点击“提交,文档管理操作要点,点击左侧个人工作区“文档管理”下的“查询文档”，进入查询文档页面；填写主题、关键字搜索条件后，点击右键菜

8、单“搜索”按钮，搜索出系统内相关文档信息,点击”我的文档”查询创建人本人创建的文档,如果需要查询文档的部门、创建人等其他内容， 请点击“高级搜索”查询相应文档,二）文档管理,1、如何查询文档,在快速搜索栏中，选择文档选项，输入文档名称后，点击快速搜索栏右侧的 键，同样可以实现文档查询功能,三）流程管理（公文审批,公文审批整体过程说明,发起公文,公文审批,公文归档,流程管理 待办事宜,流程管理 新建流程,流程管理 办结事宜,流程管理操作要点,三）流程管理,1、如何新建流程,2、如何处理流程,3、如何查看、跟踪流程,4、如何进行流程代理,流程创建节点以一线公司对内（含总部）发文为例,流程管理操作要

9、点,二）流程管理（公文审批,1、如何新建公文（流程）,流程创建节点以一线公司对内（含总部）发文为例,Step1：在流程对应目录下创建正文及附件，其中正文为“word”文档，且套用模板,1.3再于此处选择“发文模板,1.2先将文档文档类型选择为“word类型,1.1填写文档标题,三）流程管理（公文审批,1.4编辑文档,1.5保存文档,流程创建节点以一线公司对内（含总部）发文为例,Step2：在表单中正确填写流程标题及相关内容，选择正文及附件,2.1补充完成流程标题填写，标题格式为“一线公司对内发文XX-发起人2010-X-X”形式,2.2添加文档，正文及附件。点击此框，并点击“选择”会出现右图网

10、页对话框。选择对应的文件，并点击右键菜单“确定 ”完成文件抓取,2.3完成表单填写。 表单填写规则： 1）填写必填项：各节点需填写表单必填项，流程创建人在表单“正文”或“附件”处选出相关文档，流程经过节点可根据流程赋予的权限可编辑或查看； 2）“表单核稿人”处须选创建人所属一线公司综合管理部经理； 备注：其他流程操作细则请参考OA 协同办公系统操作手册,表单填写符号说明： 1）其中“！”为表单中的 必填项. 2)“ ”表示浏览框， 如本地附件上传，选择目录下的相关文档、相关流程、相关人员等,二）流程管理（公文审批,流程创建节点以一线公司对内（含总部）发文为例,Step3：选择“下一步操作”出口

11、，填写相关选项，提交流程,3.1选择“下一步操作”出口， 并对相关浏览框进行填写“主管领导”处仅可选择一位领导， “会签部门”可同时选择多个部门，同时到达,3.2完成流程后，点击右键菜单“提交”流程,3.3点击右键菜单“确认”，提交流程,三）流程管理（公文审批,流程管理操作要点,查看“待办事宜”方法一: 点击左侧个人工作区 “流程管理”中的“待办事宜”进入待办事宜界面，该界面以“（新提交未被查看的待办流程个数/总待办流程个数）”的形式显示；待办事宜呈时间倒序排列，即是新到达的流程排在最前面，未查看的待办事宜在流程名右端有红色“New”的标记，点击流程种类进入流程链接界面,查看“待办事宜”方法二

12、: 在个人门户中查看“待办事宜”或“待办审批”及“待办联络单及阅知流程”元素 ，待办事宜呈时间倒序排列，即是新到达的流程排在最前面，未查看的待办事宜在流程名右端有红色“New”的标记；点击流程链接，进入该流程处理界面,2、如何处理流程,三）流程管理（公文审批,23,流程管理操作要点,提交流程：用户填写“签字意见”后，如有“下一步操作”下拉菜单，需对出口进行选择，并必填项进行填写，点击右键或顶部菜单”提交”,页面将跳出“确认是否提交”的对话框，点击“是”选项，完成流程提交,流程转发：如用户在此节点需征询其他人员意见，可点击右键或顶部菜单“转发”该流程，进入流程转发界面,点击转发接收人，系统跳出网

13、页对话框，选出需要转发的人员，点击“确定”按钮，点击右键菜单“提交”选项，并于 “确认是否转发”对话框中选择“确定”选项，完成流程转发,1)提交流程,此处填写”签字意见,2)转发流程,2、如何处理流程,三）流程管理（公文审批,流程管理操作要点,1）通过左侧菜单查询流程,用户已处理的流程,所有流程节点已处理完成并已结束的流程,用户本人创建的流程,用户有权查看的处于各种状态下的流程,2）通过“个人门户”查看流程,3）通过“快速搜索栏”查看流程,输入流程种类关键字查询,3、如何查看、跟踪流程,三）流程管理（公文审批,流程管理操作要点,通过点击“左侧菜单”“查询流程”进行流程查询页面，可通过选择流程类

14、型与名称查看相应流程。如果需要通过创建人所属分部、创建人、文档（即流程审批时的文档）、创建时间等要素查询流程，请采用“高级搜索”方式,在标题中输入流程标题或流程种类（体现补充流程标题必要性,通过其他方式查询流程,3、如何查看、跟踪流程,三）流程管理（公文审批,流程管理操作要点,流程图查看流程处理情况： 点击流程底端的功能按钮的 界面会显示出相关流程图如下,3、如何查看、跟踪流程,二）流程管理（公文审批,流程状态查看流程处理情况： 点击流程地段的功能按钮流程状态 界面显示流程参与人的状态如下,流程管理操作要点,第二步：选择流程被代理人和流程代理类型等保存后，在有效时间内，流程会流转到代理人处，但

15、被代理 人具有对该流程查看的权限。被代理人可将流程的创建权限及待办事宜权限代理给其他用户,第一步：左侧菜单： 流程管理流程代理 点击右键菜单“新建”按钮,代理权限的收回：点击左侧个人工作区“流程管理”中的“流程代理”， 进入以下界面，“当前操作人代理情况”项下，点击“立即收回”进行批量流程收回，或点击该页面中“列表”选择相关流程逐条对流程进行判断并收回,4、如何进行流程代理,三）流程管理（公文审批,什么情况下会使用流程代理 当因出差或其他原因：某段时间不方便登录OA系统时，希望别人代替您来审批OA中的流程,28,公文管理流程 (一线,一线对内发文,一线 对内收文,一线工作联络单,一线 文件阅批

16、,一线 文件 传阅,一线 对外发文,一线 对外收文,文件 备案流程,红色,指“涉及商业事业部及各项目公司的流程,PS,黑色,指“涉及总部流程,三）流程管理（公文审批,29,29,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,一线公司对内（含总部）发文,流程用法： 1.用于商业地产事业部及各项目公司各部门发布的通知、通告、通报、规章制度、决定、决议、会议纪要等公文的审批； 2.用于商业地产事业部及各项目公司向总部上报的请示、报告等文件的审批,三）流程管理（公文审批,30,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,一线公司对内（含总部）发文,流程用法： 1.用于商业地产事业部内部及各项目公司各部门发布

17、的通知、通告、通报、规章制度、决定、决议、会议纪要等公文的审批； 2.用于商业地产事业部及各项目公司向总部上报的请示、报告等文件的审批,三）流程管理（公文审批,31,31,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,一线公司对内收文(由总部对内发文触发,流程用法： 1.用于商业地产事业部及各项目公司接收总部所发出的红头文件,三）流程管理（公文审批,32,32,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,一线公司对内收文(由总部对内发文触发,流程用法： 1.用于商业地产事业部及各项目公司接收总部所发出的红头文件,三）流程管理（公文审批,33,33,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,一线公司工

18、作联络单,流程用法： 1.用于商业事业部及各项目公司部门间的业务沟通及办公协同。由部门经理签发生效。原一线公司工作联络单流程关闭,三）流程管理（公文审批,34,34,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,一线公司工作联络单,流程用法： 1.用于商业地产事业部及各项目公司部门间的业务沟通及办公协同。由部门经理签发生效。原一线公司工作联络单流程关闭,三）流程管理（公文审批,35,35,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,一线公司文件阅批,流程用法： 1.用于商业事业部及各项目公司内部报送请示、建议、方案、计划等文件的审批,三）流程管理（公文审批,36,36,OA系统（二期）一线公司流程解

19、决方案简介,一线公司文件阅批,流程用法： 1.用于商业地产事业部及项目公司内部报送请示、建议、方案、计划等文件的审批,三）流程管理（公文审批,37,37,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,一线公司文件传阅,流程用法： 1.用于商业地产事业部及项目公司各部门常规性业务报告（如各专业月报、行业研究报告）等一线公司内部文件的传阅,三）流程管理（公文审批,38,38,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,一线公司文件传阅,流程用法： 1.用于商业地产事业部及项目公司各部门常规业务报告（如各专业月报、行业研究报告）等一线公司内部文件的传阅,三）流程管理（公文审批,39,39,OA系统（二期）

20、一线公司流程解决方案简介,一线公司对外发文,流程用法：用于商业地产事业部及各项目公司对首创置业系统外单位发文的审批,二）流程管理（公文审批,40,40,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,一线公司对外发文,流程用法：用于商业地产事业部及各项目公司首创置业系统外单位发文的审批,三）流程管理（公文审批,41,41,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,一线公司对外收文,流程用法：用于商业地产事业部及项目公司接收首创置业系统外单位的收文审批（纸质文件需进行扫描,三）流程管理（公文审批,42,42,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,一线公司对外收文,流程用法：用于商业地产事业部及各项

21、目公司接收首创置业系统外单位的收文审批（纸质文件需进行扫描,三）流程管理（公文审批,43,43,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,文件备案流程,流程用法： 1.用于商业地产事业部及各项目公司向置业总部上报归档、备案资料的流程。 2.根据商业地产事业部及各项目公司自身需要，用于内部文件的备案,三）流程管理（公文审批,44,44,OA系统（二期）一线公司流程解决方案简介,文件备案流程,文件备案流程,流程用法： 1.用于商业地产事业部及各项目公司向置业总部上报归档、备案资料的流程。 2.根据商业地产事业部及各项目公司自身需要，用于内部文件的备案,三）流程管理（公文审批,四）留言操作要点,留言

22、功能是系统自带工作流程之一，功能类似员工间互发的邮件，是一种非正式形式的沟通与讨论，所有讨论内容都做有明确记录，方便查询。只有留言人、被留言人及该流程中的被转发人可获知留言信息内容,点击左侧个人工作区选择“ 流程管理”中“新建流程日常工作”下“留言”选项,三）流程管理（留言,1、留言的功能,2、如何创建留言,三）流程管理（留言,2、如何提交、转发留言,三）流程使用注意事项,使用恰当的公文用词 对文件传阅流程报送批示“已阅”或“阅”等明确意见 对审批类流程批示“同意”、“不同意”或“退回，补充*材料”等明确意见 未填写意见或仅表明“收悉”等审批类意见的，OA系统无法智能识别，将视为“同意”处理

23、未对退回文件批示原因或者未列出需要发文单位提供资料的审批类意见，OA系统无法智能辨别，将视为“同意”处理,二）信息发布功能要点,四）门户管理（信息发布,1、如何查看公共门户信息,2、如何对个人门户进行个性化设置,二）信息发布功能要点,说明： 公司门户是发布各种公司级别新闻、通知、制度文件的平台。该门户发布的信息对公司内部所有人公开。 点击标题行“公司门户”即可进入该门户，浏览相关信息,说明： 中心/一线公司是各中心/一线公司发布各种业务文档、业务制度、汇报、业务资料等信息平台。各中心/一线公司门户发布信息对公司内部所有人公开。 点击标题行“XX中心”/“XX公司”即可进入该门户，浏览相关信息,四）门户管理（信息发布,