XH-CX-001文件管理程序

1、江阴鑫辉太阳能有限公司文件管理程序编号：XH-CX-001版本：A/0编制人/日期：审核人/日期：批准人/日期：2010-08-16 发布2010-08-28实施江阴鑫辉太阳能有限公司发布文件制/修订记录表制/修订日期制/修订后版本号制/修订内容制/修订人审核人2010-8-16A/0初次制定口牡 吴芳陈斌需要参加培训部门：会签部门生产部工艺部设备部质量部动力部生 产 计 划研发部人 力 资 源 部采 购 部物流部安环部销售部行政部网络信息部财务部企管部1目的为建立对本公司关于质量管理体系 /环境管理体系/职业健康安全管理体系文件的管理，使所用的相关文 件均能被有效的控制，达到文件对实际操作的

2、适宜性、文件管理的一致性、文件更改的可追溯性等目的，从 而实现质量管理体系/环境管理体系/职业健康安全管理体系的政策与目标，确保其有效进行。2范围本程序适用于质量管理体系 /环境管理体系/职业健康安全管理体系的所有文件，其编制、审核、会签、 批准、下发、更改、作废、销毁、管理及保存等作业，按照本程序执行。3相关文件4定义4.1 DCC : Document Control Center （文件控制中心）英文首字母缩写简称。4.2 手册：质量管理体系/环境管理体系/职业健康安全管理体系的范围，质量管理体系/环境管理体系/职业健康安全管理体系方针和目标，以及质量管理体系/环境管理体系/职业健康安全

3、管理体系职责和权限。4.3 程序：为完成某项活动所规定的方法。4.4 程序文件：描述程序的文件称为程序文件。4.5 作业规范：在各程序运行中使用的操作规范、材料技术规范、作业指导书、控制计划等。4.6 表单：用来作为工作内容、测试结果、改进措施和效果等的记录。4.7 外来文件：供应商/顾客提供的资料等。5职责5.1 最高管理者负责质量管理体系/环境管理体系/职业健康安全管理体系手册的批准。5.2 管理者代表负责组织质量管理体系/环境管理体系/职业健康安全管理体系程序文件的会签。5.3 各部门负责相关文件的编制、签核、更改和使用等流程。5.4 DCC负责有关文件的受控、下发、回收、销毁等管理流程

4、。6环境无7职业健康安全1/68.1 文件分类以及编制8.1.1 管理体系文件分类体系文件由四个层次组成，即：管理手册、程序文件、作业文件和记录。8.1.1.1 管理手册是对江阴鑫辉太阳能有限公司管理方针及管理体系的整体描述，是实施和保持体系的正常运行应长期遵循的纲领性文件。8.1.1.2 程序文件是实施管理方针、目标、指标的具体措施，是对产生质量/环境/职业健康影响的活动进行策划和管理的基本文件，是管理手册的支持性文件。8.1.1.3 作业文件是实施程序文件所涉及的具体活动的描述，是程序文件的支持性文件。8.1.1.4 记录是验证管理体系的运行结果是否达到预期目标的客观证据，是体系有效性的可

5、追溯证明文件。8.1.2 文件的编制8.1.2.1 各部门根据质量管理体系/环境管理体系/职业健康安全管理文件的要求，为确保过程的有效策划、运行和控制而编制文件。8.1.2.2 编制部门在编制文件之前填写文件增减/更改申请表批准后，方可编制文件。8.1.2.3 文件的编制格式根据DCC合出的模板，参考文件编制模板，由DCC统一管控。8.1.2.4 文件的编号体现出该文件的类别、层别、所属要素，具体编号方法如下。8.1.2.4.1 管理手册的编码规则XH-SC- XXXXI发布年份I管理手册鑫辉太阳能有限公司8.1.2.4.2 程序文件的编码规则顺序号（三位数字）鑫辉文件能有限公司作业文件的编码

6、规则XH-CX- XXX8.1.2.4.3XH-XX-XXX顺序号（三位数字）部门代码鑫辉太阳能有限公司顺序号（三位数字）部门代码鑫辉太阳能有限公司电池部XHC-XX- XXXXHM-XW XXX顺序号（三位数字） 部门代码鑫辉太阳能有限公司组件部8.1.3 部门代码NO.部门代码NO.部门代码1动力部FC9设备部EQ2行政部AD10生产部MF3安环部SE11销售部SM4采购部PU12财务部FN5工艺部PE13物流部LG8网络信息部IT14人力资源部HR7研发部RD15质量部QA8企管部EM16生产计划PP8.2 记录的编码规则8.2.1 记录编号由文件的编号加顺序号两部分构成。文件名-RXX

7、I 顺序号（两位数字） 定义记录的文件名（手册，程序或作业文件）（例：文件管理程序文件的编号为XH-CX-001，则该文件规定的第一份记录的编号为XH-CX-001-R01）8.2.2 每份记录的编号都是唯一的，如果两个文件都对同一记录的使用进行了规定，记录编号由发行时间较早的文件规定。8.3 文件的版本号8.3.1 文件的版本号由两个部分构成，版本号/修改号。其中版本号由大写英文字母充当，修改号是用阿拉伯数字表示，每份文件的修改号修改了四次就升级版本。（例：A/0表示A版，初次制定；A/1表示A版，第一次修改 A/4表示A版，第四次修改；B/0 表示B版的初版 ，B/4表示B版，第四次修改；

8、C/0表示C版的初版，C/4表示C版，第四次 修改以此类推。）8.4 文件的签核序号文件级别编号编制部门/编制人员审核部门/ 人员会签部门/ 人员批准人DCC受控备案1管理手册XH-SC-XXXX体系/经理管理者代表各部门/分管总监最高管理者V2程序文件XH-CX-XXX责任部门/主管/工程师编制部门/上级领导至经理各部门/分管总监及管理者代表编制部门/总监V3作业文件XH-XX-XXX责任部门/主管/工程师编制部门7上级领导至经理涉及部门/经理编制部门/总监V4作业文件XHC-XX-XXX责任部门/主管/工程师编制部门/上级领导至经理涉及部门/经理编制部门/总监V5作业文件XHM-XX-XX

9、X责任部门/主管/工程师编制部门/上级领导至经理涉及部门/经理编制部门/总监V注：作业文件的批准人经最高管理者批准，部门经理可以代签，并且在名字后面加上“（代）8.5文件的下发和管理8.5.1 文件发布时由DCC管理人员在文件清单登记，编制部门在 xx部文件清单登记相关信息，DCC按照文件的内容或部门需求下发文件，下发时由文件签收部门人员在文件发放/回收记录表上签收，DCC负责保管原件。8.5.2 需要对外发送给供应商或顾客等文件时，申请外发部门填写文件领用审批表，外发的文件在收到回执后生效，DCC备案。8.5.3 文件使用人员应保持文件的完整和清晰，不得涂改、复印。8.5.4 当文件丢失、破

10、损、增发时应说明原因，填写文件领用审批表申请补发。8.6 文件的更改8.6.1 文件若有需要更改时，更改部门填写文件增减/更改申请表批准后，编制部门讨论修改，修改完成后交DCC，申请再次签核、生效，并记录最新的版本号。在文件封面上显示文件修订的 历史记录。修改的地方用红色字体标识出来。8.6.2 DCC核对修改文件有无发送给供应商或顾客等，若曾有外发的，原申请部门应根据需要提出重新对外外发申请，DCC根据其申请进行重发，收到回执后生效、备案。8.6.3 旧版的文件由DCC收回，以确保有效文件的唯一性。8.7 文件的失效、作废8.7.1 文件编制者提出文件的失效和作废申请，DCC在原版文件（含批

11、准依据）上加盖“作废文件”，半年后销毁，并登记文件销毁记录，作废文件的文件编号在销毁后方可再被使用。8.7.2 所有失效和作废文件副本须及时从所有使用场所撤出，并登记文件发放/回收记录表；失效和作废文件副本由 DCC回收后统一进行销毁。8.8 外来文件的管理8.8.1 供应商或客户的外来文件，由接收部门提交至DCC统一保管，并由 DCC登记外来文件清单c8.8.2 相关部门应进行评审，如有客户需求转化给内部需求，应提交文件增减/更改申请表对内部文件进行更新。8.9 文件评审8.9.1 文件的评审周期为一年。8.9.2 由DCC组织部门进行文件评审，对于不需要修改的文件，现场继续使用；需要修改的文件，走文件更改流程。对于评审结果汇总在文件评审记录表，DCC保留评审记录。8.10 文件培训8.10.1 新文件下发或文件更改下发，文件编制人须提出需要参加培训的部门。8.10.2 文件编制人安排培训并填写文件培训记录，统一交给人力资源保管。9 客户特殊要求 无10 记录10.1 记录清单文件增减/更改申请表XH-CX-001-R01文件发放、回收记录XH-CX-001-R02文件清单XH-CX-001-R03XX部门文件清单 XH-CX-001-R04文件销毁记录XH-