会议供应机构课件

1、会议供应机构,1,第四章会议供应机构,第一节 一的定义 是英语Professional Conference Organizer 的缩写，是指通过为客户组织，经办会议而获取收入的专业的会议组织机构,会议供应机构,2,二的工作,会议的促销宣传，新闻报道工作 各种印刷品的制作安排 会议地点和会议场所的选择 会议住宿（宾馆）的安排 会议餐饮的安排 会议预先注册和现场注册工作 会议财务管理工作，包括会议预算，会议资金筹措，会议成本控制，会议现金管理等,会议供应机构,3,会议临时员工的招聘和培训，管理工作 会议翻译（口译和笔译）人员的安排 会议技术设备和人员的安排 会议社会活动，学术访问活动的安排 会议

2、旅行，游览等活动的安排 会议附设展览活动的安排（包括国际会议国外参展商的展品报关等） 帮助有关机构进行国际会议的申办，申报,会议供应机构,4,与海关协调参加国际会议的国外代表入境签证事宜 协调，处理与当地政府机构包括公安，消防和海关等部门的关系,会议供应机构,5,三的收费方式,一）包价式 即帮助组织，运作，管理好一个会议一次性总共收取一笔费用，不管参会者人数的多少 （二）基本费参会者人头费 即帮助客户完成一个会议，除了收取一笔基本费用外，再根据参会者人数每个人提取一定的费用,会议供应机构,6,三）参会者人头费 即完全根据参会者人数的多少每个人提取一定的费用，不再收取基本费 （四）按小时收费 即

3、完全按照为社团组织或企业安排，组织会议的工作时间来收费，而不管参会者的多少，也不再收取基本费,会议供应机构,7,第二节会议中心,一基本场地，设施和服务 具有固定座位和技术设备的剧场（礼堂）式大会议厅 有各种大小的隔音性强的中小型会议室 会议厅，室具有照明，空调等基础设施，设备 会议厅，主要会议室拥有话筒，音响，放映设备，投影银幕等必须的会议技术设备如果是国际会议中心，还必须拥有同声翻译设备,会议供应机构,8,拥有大堂和其他公共区域（作为会议登记，咖啡茶歇等的地方） 具有适当的餐饮场地，设施设备和服务能力 有办公室（可供会议组织者办公使用） 有可以提供水，电，英特网接口等的展厅（供举办会议附属展

4、览活动使用） 有存放展品的储藏室 有（展品）装卸场地和设备,会议供应机构,9,二其他方面的要求,良好的可进出性 有效的导向系统 训练有素的专业会议服务与管理人员 周围，附近有足够的宾馆和餐饮场所 配套服务设施齐全 配有符合标准安全，消防设施，设备，会议期间有充足的安全保卫人员,会议供应机构,10,第三节会议宾馆,一会议场地，设施与服务 拥有各种大小，类型的具有隔音效果的会议室 每个会议室都有可以独立控制的灯光，空调等基本设施 主要会议室拥有话筒，放映设备，投影银幕等必需的会议技术设备,会议供应机构,11,有足够大的前厅和公共空间 有供会议组织者办公的房间 有超过最大会议接待人数的住宿，餐饮供应

5、能力 有充足的停车场地 有清晰的馆内外导向系统 有适当的可供举办会议附属展览活动使用的空间 有可以存放展品的储藏空间,会议供应机构,12,有现代化的通讯系统 有专业的电话接线员 有适当的安全保卫人员和设备 能小时提供下列服务 （）大厅里有复印服务 （）通讯服务 （）会议技术支持 （）清洁卫生 （）会议室 （）急救服务和其他医疗服务,会议供应机构,13,二会议管理机构 三提供会议客户需要的信息 各个会议室的平面图 每个会议室的面积 会议室的布置形式和相应可以安排的与会人数 可以使用的技术设施，设备 所有会议场所，设施，设备和服务的价目表 专业会议服务员工数量及其服务经历,会议供应机构,14,第四

6、节旅行社 第五节交通运输商 对指定交通运输商的好处 （）会议给其带来大量的客源，提高其交通工具的利用率 （）其名字被写入会议的各种宣传促销资料中，会议组织者帮其做了免费广告，提高其知名度，树立其在社会公众中的良好形象 （）使用其交通工具的会议参加者都是可列入其客户档案，成为其未来促销对象,会议供应机构,15,二对会议组织者的好处 可以从指定交通运输商那里获得一定数量的免费或折扣交通工具使用权 可以通过指定交通运输商的销售网络或交通工具做促销宣传,会议供应机构,16,第六节翻译公司 第七节会议局 一会议局的性质 会议局是一个非营利性的组织机构，它负责对一个城市或国家的会议业进行规划和管理，为一个

7、城市或国家对外进行会议业的整体营销宣传，并为所在城市或国家争取到尽可能多的会议在那里举行会议局可以是一个政府机构，也可以是一个非官方机构或半官方机构,会议供应机构,17,二会议局的特点 非营利性 中立性 以会议客户为中心,会议供应机构,18,三 会议局的工作,1 对所在城市或国家的会议业进行行业管理 2 代表所在城市或国家政府参加相关的国际会议组织,加强与各国会议组织机构和会议专业机构的联系. 3 规划,投资和管理所在城市或国家的会议基础设施,塑造会议目的地良好的整体环境,会议供应机构,19,4 制作所在城市或国家会议业的整体宣传促销,展示会议目的地的美好形象. 5 支持所在城市或国家的会议企

8、业或会议主办者针对潜在的会议参加者的宣传促销活动. 6 为所在城市或国家争取会议在那里举行. 7 把争取到的会议客户介绍给所在城市或国家的PCO, 会议中心或其他的会议供应商,会议供应机构,20,8 为外地(国)会议客户或PCO提供会议方面的咨询,提供所在城市或国家政府的有关规定和流程(如税法等) 9 帮助外地(国)会议客户或者PCO预选所在城市或国家的会议场所和会议供应商. 10 邀请,组织,帮助外地(国)会议客户或PCO到所在城市或国家进行会议地点的考察. 11 支持所在城市或国家有关部门或机构进行会议的申办工作,会议供应机构,21,第八节 政府,一 财政政策 1 在税收上给予会议企业各种

9、优惠 2 给在本城市(国家)召开的会议本身以外的补助. 3 给带来会议的机构或者个人以奖励. 二 规定 为会议的顺利召开提供便利,会议供应机构,22,三 规划 四 工作效率 开辟绿色通道,减少审批手续,缩短审批时间. 五 安全保障,会议供应机构,23,第五章 会议的申办活动,第一节 国际社团组织会议申办的报批 一 国际社团组织会议的审批制度 (一) 我国审批国际社团组织会议的基本要求与程序,会议供应机构,24,1 举办国际社团组织会议必须办理报批手续 2 举办国际社团组织会议的机构必须具备一定的资质 3 申请举办国际社团组织会议的程序 (二) 国际社团组织会议审批的权限和时限 1 国际社团组织

10、会议审批的权限 2 国际社团组织会议审批的时限,会议供应机构,25,二 国际社团组织会议的报批程序,一) 报批前的准备工作 1 会议的申办者和承办者 2 我国的学术水平 3 会议经费平衡 4 举办城市 5 举办时间和会期,会议供应机构,26,二) 研究国际社团组织的有关文件 (三) 办理报批手续 1 会议名称 2 会议时间 3 会议地点 4 会议组织者 5 预计会议人数,会议供应机构,27,6 会议宗旨,目的,背景, 做简单的介绍 7 会议经费来源 8 会议附设展览会 9 会议联系人 (四) 国际会议的批件 (五) 申报国际会议时注意的问题 1 国际社团组织的会议的再次申报 2 国际社团组织会

11、议的变更,会议供应机构,28,第二节 国际社团组织会议申办的准备,一 建立申办机构 (一) 组织委员会 1 人员组成 2 主要职责 (二) 程序委员会 1 人员组成 2 主要职责,会议供应机构,29,三) 会议秘书处 1 人员组成 2 主要职责 (四) 与PCO联合申办 二 制定申办计划 三 编制申办预算,会议供应机构,30,一) 申办文件制作费用 1 会议申办报告 2 辅助申办材料 (二) 出国费用 1 国际旅费是最大的支出 2 国外食宿费用也是一笔不小的数目 (三)活动费用 1 宴请费用 2 礼品费用,会议供应机构,31,四) 接待费用 1 食宿费用 2 宴请费 3 国际旅费 (五) 其它

12、费用 四 筹措申办经费 (一) 申办资金属于风险投资,会议供应机构,32,二) 申办活动要有足够的经费 (三) 申办经费的主要来源 1 行政事业费 2 PCO 3 旅游机构,会议供应机构,33,第三节 国际社团组织会议的申办报告,一 申办报告的主要内容 (一) 邀请信 1 必须有以主办单位负责人的名义签发的邀请信 2 最好有以主办单位的上级主管单位负责人的名誉签发的邀请信 3 也应该有以会议举办城市市长的名誉签发的邀请信 4 以会议承办单位负责人名誉签发的邀请信,会议供应机构,34,二) 学术内容 1 中国在该学科领域的背景 2 拟定的会议学术主题 3 拟定的会议讨论的学术范围 4 初步的学术

13、计划 (三) 中国的介绍 (四) 主办城市的介绍 (五) 大会会址的详细介绍,会议供应机构,35,六) 宾馆的介绍 (七) 旅游景点,参观, 购物地点的介绍 1 当地城市旅游资料 2 会伴活动的去处 3 中国其它著名旅游城市的旅游景点 (八)交通和通讯 (九) 初步预算 1 会议收入,会议供应机构,36,会议的收入主要来自注册费的收入 会议的收入还应包括会议附设展览的收入,企业赞助和广告收入 有的国际社团组织希望申办国的政府也对会议赞助,表示对该会议的重视 2 会议支出 (1) 筹备期间的费用,主要是印刷费,邮寄费和常设秘书处的办公费用,会议供应机构,37,2) 接待国际社团组织有关人员的现场

14、考察 (3) 会议邀请特邀报告人的费用 (4) 学术筹备的支出,论文审定,论文印刷 (5) 会议期间的支出,会场和设备的租金,招待会和宴会 (6) 上缴国际社团组织的金额 3 预算结果,会议供应机构,38,十) 组织机构 1 应将该国家所有在该领域内的世界上有一定影响的人士都列在申办书中, 以显示国家的团结 2 可用框图的形式表示出会议的组织机构, 包括会议程序委员会, 组织委员会, 秘书处领导下的学术部, 会务部, 财务部, 展览部,会议供应机构,39,二 申办报告的制作和提交 (一) 申办报告的制作 (二) 申办报告的提交 三 辅助申办材料,会议供应机构,40,第四节 国际社团组织会议的现

15、场申办,一 现场申办人员 (一) 现场申办人员的组成 (二) 现场申办人员的条件 (三) 现场申办人员的出国经费 (四) 申办人员的出国手续 二 现场申办活动,会议供应机构,41,一) 公关活动 1 与国际社团组织的联系 2 宴请 3 私下交谈 (二) 参加理事会 1 陈述报告 2 回答问题 3 表决 (三) 参加全体代表大会,会议供应机构,42,第五节 企业会议的竞标,一 企业会议策划的原则 (一) 社会性原则 (二) 科学性原则 (三) 实效性原则 (四)创新性和可操作性的原则,会议供应机构,43,二 企业会议的程序及分工 (一)立项阶段 1 主题是否具有迫切性 2 能否有足够的预算支持会

16、议的开展 3 会议进行具有基本的可行性 (二) 调研阶段 (三) 策划阶段 包括拟定活动内容和形式,安排会议流程,确定会议时间,拟定活动布置方案,制定预算和落实工作分配的计划等,会议供应机构,44,四) 实施阶段 会议的前期运作是指以会议策划方案为根本,细致的安排策划方案上的工作,在根据工作的情况适当的调整会议方案. 现场实施包括会议当天的场地布置,人员工作情况,执行整体流程的工作. (五) 评估阶段 包括会议运行过程中出现的问题和会议的完成情况,最终取得的成果,产生差距的原因等,会议供应机构,45,三 企业会议的竞办过程 (一) 招标 招标企业编制招标文件,企业发出的投标邀请信包括: 1 招

17、标企业的介绍,招标会议的背景 2 投标人须知: 一些重要名词的定义和解释,投标文件的编制要求,投标文件的递交方式和地点,以及截止日期,开标的时间和评标的方法,投标费用和中标服务费等,会议供应机构,46,3 用户要求: 会议的名称,会议招标内容,会议所要达到的目的,报价要求,策划书提交或提供服务的时间等. 4 投标人有关资格和资信证明文件 5 企业规定的其他的应当说明的事项 (二) 投标 会议的承办企业在规定的时间,地点递交合格的投标文件,会议供应机构,47,三) 开标 按照招标文件的规定举行开标仪式,当众宣读投标文件中开标一览表内容,记录后各投标人确认签名. (四) 评标 会议小组按照要求对投

18、标文件进行评审和比较,根据最后的评标结果,向主观部门提出书面报告,推荐合格的中标候选人,会议供应机构,48,五) 定标 集中会议小组和上级主管部门的意见确定中标人. 由招标企业发出中标通知书. (六) 中标 企业按照招标文件的规定和中标结果与中标公司签订书面合同并履行合同. 四 企业会议承办人的审验标准 1是否具有法人资格并能够旅行和承担相应的会展活动民事责任. 2审核公司的实力和专业水平,会议供应机构,49,第六章 会议筹备管理,第一节 会议初期筹备 一 会议组织机构的建立 (一) 秘书处下的工作小组 1 学术组 起草确定征文通知书中的全部学术部分的内容 接收会议论文,会议供应机构,50,3

19、) 组织论文的审稿会 (4) 编辑,校对和出版论文集 (5) 起草注册通知书中的全部学术部分的内容 (6) 制定会议期间的详细学术日程 (7) 提出会场, 设备使用计划 (8) 安排学术参观活动 (9) 组织会后编辑会中的学术内容,会议供应机构,51,2 会务组 各轮公告的编辑和印刷 论文集的印刷 各轮公告的邮寄 各轮公告反馈表的搜集和制作数据库 会场和设备的保障 所有社会活动的安排 代表注册用品的准备 现场注册 工作人员的管理,会议供应机构,52,3 公关宣传组 4 接待组 会前预定宾馆,预测宾馆房间数量,协商价格 会前将代表住店信息提供给宾馆,协助宾馆安排代表用房 安排国内代表的返程机票和

20、车票 安排会议代表的就餐,会议供应机构,53,5 财务组 编制会议预算 收取代表的各项费用 支付会议的各项开支 轻快发生变化时调整预算并及时向会议各级领导汇报 会议结束后,完成财务报告,会议供应机构,54,6 筹资组 编制筹资文件 搜集可能给会议提供赞助的个人和企业的名单 与可能的赞助个人和单位联系,协商 签到筹资合同 催要赞助款 7 附设展览组,会议供应机构,55,8 交通组 9 旅游组 提供通知书中的有关旅游部分的内容 联系国外旅游机构安排代表的国际旅游 安排会议期间的旅游参观活动 组织会前, 会后的旅游活动 安排会议期间的会伴轰动 10 安保组,会议供应机构,56,二) 确定会议对外公布

21、的联络人 1 通信地址和联系人 2 电子邮件 3 会议网页 4 电话 5 传真,会议供应机构,57,二 制定会议工作计划 (一) 会议的阶段划分 1 初期筹备阶段的主要工作 2 征集论文阶段的主要工作 3 代表注册阶段的主要工作 4 会议举行期间的组织工作 5 会议的后续工作,会议供应机构,58,二) 重要日期的确定 1 开始征集论文的时间 2 论文投稿的截止时间 3 论文接受通知书的发出 4 注册通知的发放时间 5 预先注册的截止时间 6 宾馆和旅游预定的截止时间,会议供应机构,59,三 发布会议第一轮通知 四 选择 PCO 五 编制会议预算和落实会议筹备经费 六 初步挑选会议场所和会议住宿,餐饮场所或供应单位,会议供应机构,60,第二节 会议