光华投资公司行政管理制度

1、行政管理制度起草部门批准（签字）批准时间执行日期编号企管中心一、会议管理二、车辆管理三、档案管理四、文件管理五、实物资产管理六、办公用品管理七、印鉴管理八、证照管理九、办公环境管理 十、办公电话管理、会议管理、会议种类：1、运营协调例会会议时间：每周六 参会人员：总经理、各中心经理、总经理秘书；2、专项工作会议：包括董事长、总经理、各部门召集的涉及多部门的专项会议如：“战略规划会”、“年、月度经营计划会”、“临时办公会”等。、会议组织1、运营协调例会由企管中心组织。2、专项工作会由会议召集部门拟制会议通知单，提前一天报企管中心安排通知。3、企管中心负责会议会议签到、记录、起草纪要、纪要执行情况

2、的跟踪和执行结果 的上报。会议纪律1、参会人员迟到、早退扣罚100元/人次；无故缺席视为旷工，依人力资源管理制度处 理。2、会议期间，与会人员必须关闭手机或将手机调到振动状态。附表1：会议通知单二、车辆管理（一）车辆管理范围1、集团董事长、总经理专用车辆的日常管理。2、集团其他车辆管理（两辆捷达）。（二）车辆证照、维护、保养管理1、非车辆必带的证照，统一由企管中心保管。2、董事长、总经理专用车辆，由秘书或司机负责办理年检手续、保养、维修、清洁及 相关费用的报销等工作。3、加油卡由行政部行政专员负责冲值及保管，并做好加油卡领用及车辆行驶里程记录。4、车辆必须到指定的4S店保养、维修。（三）车辆借

3、用1、公司各部门借用车辆，由部门填行政事务申请单经企管中心审核交总经理审批 后使用（或确定使用范围）；2、长期借出车辆，由借车人办理年检、保养、维修、检验、清洁及相关费用的报销等 工作。3、借车人员要按交通法等相关法律规定使用，否则造成经济损失由借车人承担 附表4：行政事务申请单三、档案管理（一）管理范围1文件档案：在用的或不在用但需要保留备查的公司文件（红头）、会议纪要（运营会纪要）。2、要件档案：公司证照、固定资产、设备证照、技术资料、保修卡、法律文书等。3、合同档案：在用的和备查的销售、采购、服务等合同。4、人事档案：员工基本情况表、劳动合同及附件、考核情况表、培训档案、社保 资料等。5

4、、财务档案：包括账簿、凭证、报表、相关财务留存的批件等。6、特殊介质档案：包括记录公司经营管理活动的音像资料以及奖杯、奖状、纪念 品等实物类档案。7、其他档案：由使用人提出需要归档管理的重要文件、材料等。（二）归档管理1、文件档案由企管中心管理专员在定稿后一周内交行政专员归档。2、要件归档，由行政专员在办理相关手续后归档，需随资产、设备同行的要件， 需到行政专员处登记备案后使用。3、合同档案归档，由行政专员在合同签订一周内收回合同原件，以传真件为原件 的，合同中必须注明“传真件有效”字样，否则视为无效原件。4、人事档案归档，由人事专员在正式手续办完（或发放完）后一周内归档。5、财务账簿、凭证、

5、报表及财务的相关文件，按季度送档案室归档。6特殊介质档案，应由责任部门在形成后 1个月内移交档案室归档，档案管理人 员应随时收集具有保存价值的声像资料及其它实物类档案。7、其他档案由使用人在档案原件注明“需要归档备查”字样，送档案室登记归档。8、行政专员负责对上述档案归档按时跟踪、收集、催要，审计部负责按月审计归 档情况，未按上述要求归档，每项扣罚 50元。（三）档案保管1、行政专员负责档案室及档案的管理，各类档案必须分类分柜保管，其中：人事 档案、财务档案设专柜保管，专柜钥匙由人事部和财务指定专人保管，行政专员负责其 他箱柜钥匙及档案室门钥匙的保管。2、无论专用箱柜还是普通箱柜中的各类档案，

6、在归档时必须填写档案移交收进 登记表，由归档人与行政专员签字确认。（四）档案的借阅1、查、借阅档案的审核按以下程序执行：查阅本部门所属档案，需填写行政事务申请单，经查阅部门经理签字后方可查 阅。查阅非本部门所属档案、或需要借出的，需填写行政事务申请单，总经理审批后执行。2、查、借阅档案不得圈划、涂改、增册、抽页、剪裁、折叠、损坏、丢失、违者 每项处以100元以上罚款；3、行政专员负责对查、借阅档案的回收做验收、记录，档案发生丢失、坏损、找 不到责任人时，由行政专员承担。（五）档案保存期限与销毁1、人事档案、财务档案的保存期限，以人力资源中心、财务中心要求为准；2、其他档案的保存期限，由行政专员

7、每年与档案所属部门确认一次，如无保留必 要，列清单经所属部门经理签字确认、报请企管中心审核、总经理审批后销毁。附表2:档案移交收进登记表、附表4行政事务申请单四、文件管理（一）范围1、规章制度、管理办法、实施细则、通知、公告；2、业务流程、设计文件、操作手册；3、填报的各种报表、纪要、记录等。（二）文件的制定管理1、各类文件的制定，由归属部门起草、企管中心统一组织讨论通过，经总经理审 批后执行2、各类文件的审批流程按 0A中文件审批流程执行。（三）文件的编号管理1、“规章制度、管理办法、实施细则”等，按 0A编号原则编号；2、“业务流程、设计文件、操作手册”按 ERP编号原则编号；3、 填报的

8、各种报表、纪要、记录等，属 0A中流转的，按0A编号执行；属ERP中 流转的按ERP编号执行；OA ERP以外的报表、纪要、记录参照 OA ERF执行。（四）文件的传达、使用管理1、规章制度、管理办法、实施细则、通知、公告、纪要文件的传达由企管中心负 责。2、OA ERP中各类文件均实行级别权限查阅。五、实物资产管理（一）范围：1、使用年限在一年以上，单价在 2000元以上的实物资产，即固定资产。2、单位价值在2000元以下，100元（含）以上，并且使用年限在一年以上的实物 资产，即低值易耗品。3、固定资产及低值易耗品以下统称为实物资产。（二）实物资产的购置管理：1、需要添置资产的部门依据标准

9、，于每月 25日前向企管中心提报计划，填写资 产购置申请。办公用品为季度采购，每季度末月 25日报下季度需求计划，未准时报计 划的部门，不能在下一季度内采购配备。2、经企管中心审核确定为必须添置资产，列入下月资产采购预算，预算经总经理 审核后由企管中心于下月10日前完成实施采购。3、企管中心采购人员根据采购计划，在当地选择三家供应商，开展询价和比价，与最终确立供应商签署合作协议，长期合作及采购标的超过5000元的供应商，需签署采购合同，并提供供应商资质文件。询价单经总经理审批后，方可执行。4、审计部负责对采购价格情况进行暗访调查并取证，一旦证明采购人员有谋取私 利情况，除罚没违归收入外并给予开

10、除处分。（三）资产的验收、入库及出库1资产验收由采购人员会同库管人员、使用部门人员（必要时请有关技术部门） 共同验收，并在入库单上签字，否则出现问题由采购人员负责。2、资产验收后随带的保修卡、说明书等资料原件交档案室归档，使用部门可保留 说明书复印件。3、资产使用人及所属部门负责人在出库单上签字后方可领取资产。（四）资产的使用、调拨、报修管理：1使用：资产使用人是资产的第一责任人，其部门经理对其负有管理责任，如发 生丢失、坏损（如操作不当、火烧、水淹、砸坏及其他非自然损耗）必须由第一责任人 负全责，部门经理承担管理失职责任。2、调拨及异动：企管中心有权对各部门使用的资产进行合理调拨；员工离职或

11、岗 位异动时，要到企管中心办理资产交接手续。3、报修：由使用部门填写行政事务申请单报企管中心统一安排维修，资产维 修后由库管人员在资产管理台帐上做相应记录。（五）资产的盘点1资产盘点，采取月抽盘、半年和年全盘的方式。2、月抽盘由财务中心、审计部按月每类抽取不少于10%勺资产，与企管中心人员一 同进行实物盘点。3、全面盘点由财务中心打印固定资产清单，与审计部、企管中心人员一同进行实 物盘点。4、盘点后财务中心、审计部、企管中心和使用部门根据实际清查结果出盘点报告， 对出现盘盈、盘亏要共同拿出处理意见，经总经理审批后处理。（六）资产的报废、出售管理1资产使用年限到期或在使用中出现无法修复的情况，可

12、以申请报废。2、对于停用或闲置的资产可申请出售。3、固定资产报废、出售程序按系统流程执行，低值易耗品由企管中心填写行政 事务申请单，报财务中心审核，总经理审批后执行。4、企管中心凭行政事务申请单将资产处置出售的收入交财务部。（七）以上未尽事宜参照财务管理制度相关条款。附表4:行政事务申请单，附表5资产购置申请单六、办公用品管理（一）范围本制度所指办公用品是指，全公司范围内由公司统一采购控制的日常办公用品、用 具等。（二）办公用品分类及配备标准1非易耗类：如剪刀、裁纸刀、订书器、计算器、清洁用具等，该类办公用品均 为在增设新部门（独立办公室）或开设新公司时领用，使用期三年，在使用年限内不再 配给

13、；到达使用年限的以旧换新。2、易耗类：笔类、笔记本、文件袋、文件夹、曲别针、胶棒、透明胶带、涂改液、 印刷品等，此类办公用品以中心（公司）为单位，根据部门实际需求设定办公用品配置 标准，每季度（年）按既定标准发放。3、打印耗材类：纸张、硒鼓、碳粉、色带等，此类办公用品由企管中心按标准采 购，并根据实际用量控制发放。（三）办公用品采购发放1办公用品每季度采购一次，由行政专员于每季度第一个月的5号前负责采购，10号前按标准配置发放至各部门；分公司办公用品采取集团配送的方式发放， 由分公司 指定人员验收。2、除纸张、印刷品及各类打印耗材外，其他办公用品一律不留库存。七、印鉴管理（一）印鉴种类及保管人

14、1、公章：行政专员保管。2、法人名章：行政专员保管。3、合同专用章：行政专员保管。4、法人章：财务核算经理（子公司财务部经理）保管。5、财务专用章：财务出纳人员保管。6、业务专用章：业务部门经理指定专人保管。（二）印章的使用管理1、公章、法人名章、合同章的使用须填写印鉴使用 /借用申请单，由所属部门 经理签字后，由申请盖章部门报总经理审批后方可使用。其中如下情况有部门经理签字 即可：办理五险一金的表单及介绍信，劳动合同备案；ERP审批结束生成的销售、采购合同（合同上已生成电子印鉴的）；销售报价单2、业务章的使用必须有本业务部门经理签字才能使用。3、印鉴保管人员未按上述要求用印，每次处罚 500

15、元，造成损失的由保管人承担, 直至追纠法律责任。（三）印鉴刻制、移交、遗失与报废1印鉴的刻制由发起部门填制行政事务申请单，报公司总经理批准。2、印鉴的交接要办理交接手续，填写行政事务申请单留印模，经保管部门经 理及保管人在交接记录上签字确认后交接。3、印鉴如发生丢失、损毁、被盗时，保管人与印鉴保管部门通知行政专员组织挂 失、刻制事宜。对造成丢失、损毁、被盗的责任人（查不清责任人，保管部门经理为责 任人）处以不低于办理挂失、刻制发生费用总额的罚款。4、公司印鉴如需永久停止使用，由印鉴保管部门提出销毁申请，经公司总经理批 准，在公司企管、法务部门、保管部门共同监督下销毁。附表3:印鉴使用/借用申请

16、单，附表4:行政事务申请单八、证照管理（一）管理的范围及管理部门1管理范围包括法人营业执照、组织机构代码证、国、地税登记证、房屋租赁证、 房产证、土地使用证、进、出口报关登记证、及其它资质证件的办理、保管、使用、年 检、变更、注销的全过程。2、国、地税登记证由财务中心负责保管及相关手续的办理，企管中心留存证件复 印件，并按月对原件进行盘点；其他证照由企管中心负责管理。（二）证照的办理、保管、使用、年检、变更、注销1上述各类证照的办理、年检、变更、注销，必须由证照的管理部门依公司审批 文件进行，无审批文件，不能办理上述手续2、各类证照由企管中心登记造册，如出现损坏或丢失，企管中心要立即向总经理

17、报告，并办理证照的挂失和补办手续，同时追究相关责任人责任（不能确定责任人，部 门经理为责任人）处以不低于补办手续费用的罚款。3、各类证照的借用，按档案借用规定执行。九、办公环境管理（一）管理范围1 、办公纪律管理2 、办公室卫生管理（二）办公纪律管理1、不得在办公时间内吃零食；2、不得在办公室内及走廊内吸烟；3、不得在办公楼内大声喧哗、嬉笑，或做与工作无关之事；4、不得将不相关人员私自带入办公楼；5、各办公室的门应与墙面保持平行；6、不得使用公司办公设施打印、复印私人材料；7、办公室无人的情况下应锁好门窗，下班后应关闭所有不用的电源。（三）办公室卫生管理1、各部门负责各自办公室的卫生清洁工作；

18、楼内公共场所的清洁由保洁员负责；2、各部门须随时保持办公桌的清洁、整齐、有序；3、不得随地吐痰，乱丢纸屑、烟头、垃圾和杂物或其它有损环境的行为；4、每周周一，各部门须对办公室进行彻底清洁，包括对地面、窗台、以及各类办 公设施的擦拭等。（四）管理措施1、企管中心行政部负责公司环境卫生的管理与监督，并不定期进行检查。2、对第一次违反上述规定的部门及个人，行政部将下发整改通知单；整改不及时或再次违反同样规定的部门及个人，行政部将下发处罚通知单，处罚金额每人30元-50元，从当月工资中扣除。十、办公电话管理制度（一）为使公司电话发挥最大效益，且尽可能节省话费，特制定本制度。（二）本公司的电话，主要是作为工作与外界沟通、方便开展业务之用，不允许员工在公司内拨打私人电话、声讯电话、充值类电话等。（三）公司所有电话均应控制在15分钟内。员工打电话，用语应尽量简洁、明确, 以减少通话时间。（四）公司加班人员、值班人员、保安等不得利用加/值班时间在公司拨打私人电 话。（五）行政部将不定期对通话记录进行抽查，重点抽查：非工作时间拔打、频繁 拔打、主叫时长超过15分钟以上等，经抽查如发