办公室主任工作总结

1、办公室主任年度工作总结第一章 2010 年工作回顾2010 年可以说是非常不平凡的一年，在这一年当中，中国人经历了很多的事 情，有雪灾、地震、有北京奥运会的成功举办、有眼下正在肆虐的金融危 机等等。作为一名普通的中国人，我们的心伴随着所发生或正在发生的事 情一起跃动；作为一个有社会责任感的企业某某汽车集团，我们为国家经 历的苦难，默默献出我们的爱心，为祖国取得的辉煌成就，我们一起喝彩，一 起欢呼！回顾 2010 ，我们感慨万千；回顾 2010 ，我们倍感骄傲和自豪！我想，作为一名普通的员工，我们个人的能力非常有限，而回馈社会最好、最 朴素的方式就是做好自己的本职工作。我现在代表办公室就 201

2、0 年办公室的工作情况向各位领导、各位同仁做一个 书面汇报，请各位领导批评、指正。一：行政管理工作回顾我们知道，行政管理的广度，涉及到一个企业的全部运作过程；行政管理的深 度，又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管理的重要，是因为它是 领导和各部门、众员工之间的桥梁；行政管理的敏感，是因为它涉及到每个人 的切身利益。行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政人员每天都面临着大量的、 琐碎的、不起眼的事务。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质就是服务，我 们正是按照这一理念推进 2010 年办公室的各

3、项工作的。1：办公室人员结构现状办公室目前有 13 人，其中主任 1 人、文员 1 人、网管员 1 人、司机 1 人、保 洁员 2 人、保安员 3 人、炊事员 3 人、水电工 1 人。从办公室人员的结构来看，目前的人员编制相对合理，基本能够担当起办公室 的所有工作职能，而且能正常运转。从办公室员工的文化层次来看，办公室大专（含）文化程度仅有 3 人，占 23% ，初高中（含）以下文化程度有 10 人，占 77% ，其中还有 4 人是半文 盲。从年龄结构来看，办公室 40 岁以下有 2 人，占 %， 40 岁以上有 11 人， 占%。通过以上人员文化层次、年龄结构来看，我们可以看出，办公室人员结

4、构呈现 出文化程度扁低、素质不高、年龄老化现象。要带领好这样的一支团队，而且要保证各项工作的正常运转，绝非一件容易的事情。这就需要我们把握好员工的心理需求，真正了解员工所思、所想，真诚 坦率，良好沟通，和他们交朋友。我想，要真正扮演好办公室主任这样一个角色，这就需要办公室主任首先要具备“敏于行而慎于言”的素质。“敏于行”即要手勤、腿勤、事事勤快，思维敏捷、考虑周全；“慎于言”即要以高度的责任感管好自己的言语，做好保密 工作，尽量做到该讲的话要讲，不该讲的话不讲，切忌夸夸其谈，言过其实。其次，要具备先做人，后做事的素质。要想成为一名称职的办公室主任，必须 具备“做人”的优秀品质。在做好人的基础上

5、再去认真的做事。由于办公室主任工作接触面较广，对外代表着单位的形象，因此，妥善的处理 一些事务显得非常重要。“做人”反映了一个人的品质，在工作和生活的方方 面面，不仅要吃苦耐劳、爱岗敬业、待人和蔼、与人为善，还要在细节上、小 事上注意自身的言行。2：办公室的日常工作管理办公室的日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、 协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作。具体表现在：行政事务管 理、后勤事务管理、费用管理、制度建设、企业文化建设五大方面。1）行政事务管理a：印鉴管理办公室充分认识到印章管理的重要性和严肃性，按照集团办公室的要求，加强 了印鉴管理。每位印章的管理者都学

6、习了集团印章管理制度，签定了印 章责任书。每枚印章都有专人管理，专人负责。印章管理人员用印前，要求 认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印手续后，在用印本上逐 项登记，经领导审批签字，方可用印。在 2010 年没有发生因为用印不当引发 的责任事故。b :资产管理 在 2010 年办公室会同财务部一道先后两次对公司的固定资产进行了盘店。通 过盘店，建立起了固定资产台帐、低值易耗品台帐，真正了解了自己 的家底到底有多少。对新购置的固定资产，及时办理入库、出库手续，并明确 了资产的维护责任人。在目前，公司的固定资产做到了领用到人，责任到人。C：档案管理档案是公司内部机构在工作活动中形成的各

7、种有保存价值并归档集中保存起来 的文件材料。它包括收（发）文件、会议文件、内部文件、会议纪要、以及员 工个人资料等等。办公室对公司的所有档案进行了分类整理，并建立起档案目录，且由专人负责 管理。随着档案数量增多，有些档案失去保存价值，也会对档案按相关规定和 流程及时进行处理。d :公文管理对于集团下发的各类文件、通知、精神、制度等等各类公文，办公室均能做到 一文一案，及时传递。每个文件都建立起纸制档案和电子版本档案，归档存 放，并由专人负责保管。收文能做到先签阅，后督办完成。发文能做到按权限 签批后按流程传递。我们在公文管理中严格把握以下几点：1：各部门要有专人负责文书处理工作。2：加强对相关

8、人员的保密纪律教育。3：文书传递过程中必须办理登记、签收、注销等手续，及时归档，以防流失。4：简化审批程序，减少传递环节，缩短文件流程。e：车辆管理在车辆管理上，按照集团公司的要求，做到了出车有出车记录，加油有加油记 录。车辆费用台帐在 2010 年也建立起来。车辆的保养和维护工作也比较及 时，车辆的调度使用基本正常。根据集团公司 2010 年 7 月下发的 , 我们严格审核了准 驾人员资格 ,并张贴在保安岗亭 ,严格按规定执行，并在 2010 年 11 月再次组织 准驾人员，学习相关制度，让安全警钟长鸣！f :会议管理会议管理是行政管理的一个重要方面，为了保证各类会议的顺利进行，办公室 积极

9、按照“会前准备、会中事务处理、会后工作管理”三个步骤进行。总经理办公会议在每周一下午准时召开（特殊情况另行通知），每次会议都有 会议纪要，对领导交代的各类事项，办公室一一记录下来，并督办完成。各部门也会根据自己的实际情况，开展专题会议，讨论当前工作中存在的问 题，大家一起协商应对问题的策略及解决办法。会议制度的落实执行，不但解决了工作中的实际困难，增加了透明度，而且提 高了工作效率，大家的凝聚力也增强了。g：安全管理安全管理的主要目的是为了维护公司的正常工作秩序，它不仅是公司自身安全 的需要，而且是保障公司每一位员工有一个安全、舒适的工作环境的基本条 件。安全管理包括治安管理、劳动安全管理、消

10、防管理三方面。办公室在 2010 年 3 月编写了突发安全事故应急预案实施细则。根据集团 公司 2010 年 7 月下发的关于加强夏季安全生产工作的通知精神，又重新 修订了突发安全事故应急预案实施细则，并再次下发给各个部门，组织学 习，贯彻落实。在 2010 年上半年巡检结束后，对集团办公室提出的安全隐患，例如停车场所 杂草较多、消防设施不够等等，都及时的进行了整改。办公室还不定期的会同销售部、售后部一道检查库存车辆停放、生产作业过程 中可能存在的安全隐患，及时发现，及时纠正。h :综合管理在员工的着装管理上，有些员工因为身体素质不好，冬季着装不够规范，但在 夏秋季节，员工基本能按规定着装。高

11、管离司能严格按集团颁发的集团公司高管离司外出管理规定执行。2）后勤事务管理a：食堂管理目前，食堂供应着本店员工、某店员工及客户的用餐，每天用餐人数在 160 人 到 200 人之间。在食堂管理方面 , 办公室本着服务于员工 ,让员工满意的宗旨 ,努力做好食堂的后 勤保障工作。在 10 年各项食品费用上涨的情况下 , 尽力做好费用的控制， 10 年 食堂费用没有超标。由于员工来自各地，饮食习惯不同，加上员工对伙食质量期望较高，而伙食费 用标准有限，很难满足方方面面的要求。因此， 10 年员工对食堂的满意度不高 在 09 年办公室将会围绕“端正服务态度、提高服务质量”这一指导思想，来 提高员工对食

12、堂管理方面的满意度。b:员工宿舍管理目前我店的宿舍是本店员工、某店员工一起居住的，共有大小6 个寝室， 26 名员工居住。需要安排住宿的员工都按流程填写了员工住宿申请单，由办公 室统一安排住宿房间。在宿舍门禁管理、会客规定、宿舍安全管理方面，员工 都比较配合办公室的工作。但在宿舍卫生管理上，是一个老大难问题。由于各住宿员工公司只配备了一张床，没有其他配套的生活设施，再加上住宿 员工大部分来自农村，生活习惯不好，因此各寝室显得杂乱无章，环境较差。在 2010 年要进行重点改善。c: 5s 管理车间 5s 管理在售后部及办公室的共同督促管理下，较以前有很大的改善。员工 在作业过程中，大多数能按作业

13、流程规范作业，有效的维护了车间的环境卫 生，脏、乱、差现象杜绝了。销售部在展厅管理方面均能按照主机厂的要求进 行布置、陈列。办公场所环境卫生的清洁方面，办公室的两名保洁员也做了很 多工作，有效的保证了公司的整体形象和舒适度。d :网络管理 为保证公司业务的正常运转，办公室网管员能做到在第一时间出现在网络故障现场，及时发现网络存在的问题，及时维护修理，并建立起维修记录。对公司2010 年的经营管理数据也及时的刻录光盘，对数据进行备份。3）制度建设任何一个企业都是把提高经济效益和社会效益视为最终奋斗目标，为了实现上述目标，企业都必须建立一套完善的管理方式和方法，这项管理工作主要依靠 建立、健全各项

14、规章制度来实现。通过制度建设，规范员工的行为，为员工的 行为选择提供依据。2010 年是集团公司的制度年，先后制定、下发了一系列的规章制度。办公室 为了培训方便，制作了制度 ppt 版本，还先后多次组织员工学习各项制度，管 理人员还进行了制度考试。办公室在集团公司制订的各项规章制度上，逐步完善了实施细则，先后修订了办公用品管理实施细则、服务明星管理办法、食堂管理办法、员工临时外出登记实施办法、员工宿舍管理实施办法、个人绩效考核实施细则等。办公室不但狠抓制度的学习，也狠抓制度的落实执行。在执 行过程中有什么疑问，及时向集团办公室、人力资源部请教、反馈。4）企业文化建设u 积极参加了集团公司举办的

15、员工联欢晚会。u 举办了我店三周年庆祝活动u 组织员工参加了野外拓展训练活动。u 积极参加了首届岗位技能大赛，取得不错的成绩u 参加了集团组织的第二届 ngl 活动。通过企业文化建设，不但丰富了职工的文化生活，也增强了集体荣誉感，增强 了企业内部的凝聚力。5）费用管理办公室本着开源节流，杜绝浪费的原则，严格控制各项行政费用的开支。对于 开支的各项费用，都按项目建立起相应台帐，费用的开支也严格按审批权限、 审批流程执行。在 2010 年，各项行政费用均在预算范围以内，没有超出预算。办公室采购的 各类物资均在集团公司指定的供应商处采购，有些物资采取招标方式比价采 购。详细费用使用情况见附件。二：人

16、力资源管理工作回顾1：人力资源现状截止到 2010 年 12 月 31 日，我司共有员工 68 人。其中总经理 1 人，占1% ；办公室 13 人，占 19% ；财务部 5 人，占 7% ；销售部 11 人，占 16% ； 售后部 29 人，占 44% ；客服部 4 人，占 6% ；配件部 5 人，占 7% 。性别构成状况：男性员工 43 人，占 63% ；女性员工 25 人，占 37% 。年龄构成状况： 20 岁以下 1 人，占 1% ；21-30 岁之间 37 人，占 55% ； 31 岁-40 岁之间 14 人，占 21% ； 41-50 岁之间 11 人，占 16% ；50 岁 以上

17、5 人，占 7% 。平均年龄 32 岁。文化程度状况：本科 5 人，占 8%；大专 27 人，占 43% ；中专 15 人，占 20% ；高中 11 人，占 11% ；初中（含）以下 10 人，占 18% 。工龄构成状况： 1 年工龄（含）以下 25 人，占 37% ； 1-2 年之间工龄 15 人，占 22% ； 2-3 年之间工龄 10 人，占 15% ；3-4 年之间工龄 11 人，占 16% 。4 年以上工龄 7 人，占 10% 。中层干部状况：副经理以上员工 6 人，占 9% ；主管 6 人，占 9%；员工 56 人，占 82% 。售后车间技术骨干状况：售后车间共有 23 人，其中车

18、间主管 1 人，占 4% ；技 术主管 1 人，占 4%；质检 1 人，占 4% ；洗车工 3 人，占 13% ；学徒工 6 人 （含实习学生），占 26% ；技工 2 人，占 9%；技师 9 人，占 40% 。员工流失情况： 2010 年，我司员工流失率为 %。详细流失人员情况见表格，流 失原因以前也做了一个详细的分析，上报给了审计部，下面只做一个简述。2010 年员工流失汇总表序号1月2月4月5月6月7月8月9月合计12345合计3115231117备注：员工流失率达 %2：人力资源构成分析 通过以上数据我们可以看出：1）我司的人员构成相对合理，能够满足产品销售、生产经营的需要。2）从年龄

19、构成来看，平均年龄 32 岁， 40 岁以下的占 77% 。这说明我司是一 支年轻的团队，年轻人接受能力较强，愿意接受新鲜事物，思维比较活跃，富 有朝气和活力。3）从文化程度的构成情况来看，专科以上人员占%，公司员工文化程度较高，整体素质良好。4）从工龄情况来看，两年以上的员工占 41% ，三年以上的占 26% ，这说明我 们的员工流失率（ % ）相对较大。员工流失主要原因在于有些员工好高骛远，希望在短时间内获得成就；有的希望通过个人创业实现自己的人生梦想；有的员工职位满足程度得不到实现，例如对加工资、晋升、上司同事的关系不和 谐，当这些自认为合理但不切合实际的需求得不到满足时，员工流失了；有

20、的 员工因为不能适应集团的管理制度而离职。5）从中层干部的比例来看，主管以上人员占 18% ，员工占 82% ，说明我们的 管理构架比较合理，属扁平式结构，没有出现“管的人多，干的人少”现象。6）从售后车间技术骨干状况来看，技术骨干占 52% ，这就有效的保证了整体 的技术水平和维修质量。3：人事行政管理回顾1）招聘管理办公室能按照集团招聘管理制度要求认真履行招聘义务，对公司各部门提出的用人需求，按照招聘流程逐级上报审批，且能在最短的时间里能满足各用 人部门需求。在此感谢集团人力资源部给予的大力支持。2）人事档案管理在 2010 年办公室与全体员工都签定了劳动合同，全体员工在入职时都建立了 人

21、事档案，档案资料按规定填写，并对重要岗位进行了从业背景调查。3）培训管理尽管每位员工的成功标准各有不同，但追求成功却是每位员工的终极目标。因此，培训不仅是员工追逐的个人目标，是员工梦寐以求的福利享受，也是企业义不容辞的义务和责任，更是企业激励员工的颇为有效的激励手段。给员工成长的空间和发展的机会，是企业挖掘员工潜力，满足员工需求的重要表现。办公室根据各部门的培训需求及企业的整体需要建立了企业年度培训计划，从 基础的安全培训、企业文化培训、管理制度培训，到销售技巧培训、服务质量 管理培训、团队合作培训等等来满足企业的需要。内训：办公室要求各部门在每月底上报次月的培训计划，并负责督促检查各部 门培

22、训计划的落实执行。各培训部门对培训效果均按实际情况给予考核、评 分，作为绩效考核依据，考试试卷留办公室存档。外训：对于主机厂或培训机构组织的培训，办公室按流程操作，先审核培训通 知，与被培训员工签定培训协议，员工接受培训后进行转训，最后方可报销差 旅费用。4）薪酬与绩效管理以业绩为导向，既是公司的经营目标，也是人力资源管理的重要环节。企业 是：“考核什么，就得到什么”。对股东而言，要的是利润；对经营者来说， 要的是业绩；对员工来说，要的是个人成就和个人发展。而这一切的基础都取 决于公司的经营业绩。因此，公司对业绩的考核，对考核目标的设定，对考核 标准的选择，对考核内容的要求均严格按集团下发的绩

23、效考核管理制度以 及考核办法严格执行。我们在绩效考核中把握以下几点原则：a：制定切合实际的考核方案。b :建立完善的绩效考核实施细则C：尽量量化考核标准，细化考核内容 d :增加考核工作的透明度。e：将绩效考核结果反馈给员工。早在 2010 年年初，各部门负责人均和公司签定了 2010 年经营管理责任 书，明确了各部门的 kpi 指标，各部门也将 kpi 指标层层分解、落实。大家 目标明确，责任到人，按设定的目标前进。在实践中，我们通过对岗位业绩、员工素质、工作态度和工作能力多方面的量 化考核，取得了较好的效果。办公室为每位员工都建立了绩效档案，每月公布 了绩效考评结果，并将绩效作为奖励、晋升

24、、提拔的重要依据。5）社会保险管理截止到 2010 年低，我司 68 名员工，有 41 人参加了养老保险，全员参加了工 伤保险。之所以全员参加工伤保险，是我们有很强的风险意识，员工一旦出现 意外伤害，我们将风险就合法的转嫁给了保险公司。第二章： 2010 年工作中的不足行政工作琐碎、繁杂、工作量大、有些指标不好量化的特性，决定了我们的工 作很难达到完美。在 10 年实际的工作中，我们也留下了很多不足和遗憾，主 要表现在以下几个方面：1：培训方面：a：副经理以上员工管理观念的更新、管理技能的提高等方面的培训不够，成为公司整体培训工作的软肋。b :各部门在组织内部员工的培训，记录不完整或没有记录

25、改进方法：a：建议集团公司加强对副经理以上人员的培训力度，尤其是加强管理技能方面 的培训。b :完善各部门培训记录。2：招聘方面：由于各子公司没有设立人力资源专员这一岗位，现有工作人员也没有进行系统 的培训，导致在人力资源管理上不够专业。改进建议：建议在各子公司设立人力资源专员，专业的人做专业的事情。3 ：企业文化建设办公室出于经费的考虑，在 2010 年组织员工文化、体育活动不够，员工业余 生活比较单调。改善措施：采取自费方式组织员工开展文化、体育活动，丰富员工业余文化生 活，提高员工的凝聚力和向心力。例如：组织球赛、掰手腕比赛、 k 歌、郊 游、拔河赛等等。4：后勤管理方面a：食堂管理存在

26、一定问题，员工满意度不高，意见较大，需要改进和提高。b :员工宿舍的环境卫生时好时坏，不能有效、持续的保持良好的环境卫生，管 理没有到位。改善措施： a：在09年办公室将会围绕“端正服务态度、提高服务质量”这一指导思想， 来提高员工对食堂管理方面的满意度。b :持续关注宿舍环境卫生保持状况，适当改善员工居住条件，加大管理力度和 处罚措施。5：安全管理方面存在隐患我司目前的监控系统由于老化等原因，有些监控摄像头已经没有维修价值，失 去效用，存在安全隐患。改善措施：本着节约费用的原则，能维修的设备以维修为主，对的确没有维修 价值的设备，采取比较采购方式，更换新的设备。第三章 2010 年工作思路一

27、： 2010 年行政管理工作思路办公室不象业务部门一样能给企业带来直接的经济效益，但它担负着企业行政 管理的组织实施、具体操作，是行政管理工作中的一个重要环节。所以，办公 室为达成 09 年工作目标将遵循以下原则：1：办公室要依然兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导和员工 从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来。这样他们就可以集中精力、 轻装上阵，研究市场形势，考虑公司的发展，实施公司的经营方针，解决公司 所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。2：建立健全和认真执行集团公司的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序、 工作流程等，从而建立起办公室良好的工作秩序。3：努力培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍。4：办公室还必须在 管理、协调和服务 三方面再上一个档次。从管理方面来说，办公室不能仅仅满足于在日常事务的层次上做好领导的参 谋和助手，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业文化、用人政策等重大 问题上有自己的见解，并且在实际工作中加以贯彻落实，成为