办公室管理文件1.0

1、部门权责直接上级：董事长、总经理1. 行政文件的发放行政命令包括指示、命令、规定、人事制度，管理制度，奖惩考核等。内容及要求：所有行政命令都要以书面形式下达生效，管理制度、人事任命、 嘉奖惩处等重要行政命令的下达，要由董事长和总经理签字认可，并注明生 效日期，未注明生效日期的次日生效。2. 规章制度的健全规章制度包括公司的人事制度，考核制度，管理办法，纪律要求等在内的管理制度。内容及要求：负责制度的编写和推行并监督完善。各行政命令或会议中提及 的新的管理制度要及时更新，逐渐健全公司的制度体系。制度生效以总经理 和董事长签字日期次日生效。3. 管理文件的归档管理文件指公司范围内的流转文件，部门工

2、作文件报表等，包括办公室的 职能文件。内容及要求：部门管理文件由各部门归口管理，办公室负责对各类文件分档 排号，定期梳理各部门的管理文件，检查文件的完整性正确性。具体实施为部门管理月计划，管理月内集中对该部门管理文件集中梳理，结合部门意见调整文件内容及流转方式。更新后的表格等管理文件要求 重新纳入管理程序中，由公司总经理签字认可后执行。4. 外联业务的办理外联业务包括各类证照（公司证照、人员证件）的办理及维护年检、公司资 质的维护、年度平均性工资申报及社保公积金基数调整、安全标准化工地办 理、公司办公各类行政费用的缴纳，外联接待等。内容及要求：及时处理公司对外的行政业务，对每个业务的办理时间清

3、晰明 确，并定期核查办理或更新时间，确保所有外联业务在相应的节点及时完 成。关系到公司其他部门工作的相关信息，要第一时间通知部门负责人。5. 人事管理的执行人事管理包括人员招聘解聘、培训、考核、薪酬、劳动关系的管理。内容及要求：确保所有人员的劳动关系清晰合法，明确双方义务责任，负责 公司人员对劳动关系及工资组成保险缴纳的解答工作。制定并执行与考核结果相关的薪酬管理制度。每月工资发放日前将所有 人员工资准确造册。总经理审批后，申请财务工资发放。所有人员的任命及解聘要由公司总经理的审批，办公室秉持公司利益不受 损的原则办理相关事宜6. 公司会议的组织公司会议包括每周例会，月度例会等。内容及要求：负

4、责组织落实有关会务准备工作，会议前，将公司的会务安排、 会议主体、会议要求以书面传达各部门，会后两天内将会议纪要发送到与会 人员，便于各部门梳理会议提出的待完成项及下阶段工作要求。另外，办公室对公司例会的纪律及要求要有统一的文件约束，如会议中处理来电，例会中各部门需要反应的工作重点，公司例会的各个环节说明等。7. 印鉴文印的管理印鉴文印包括公司法人章、合同章、公章以及文印资料企业资料。内容及要求：企业基本资料提供复印件，特殊原因原件需带出的，需获得总 经理的批准，办公室方可借出。公司用章实行审批制，如合同审批流转表，其他情况要向公司总经理请示， 征得同意后，用章人登记使用事项签字确认。重大事项

5、要按权限必须经公司 董事长或总裁同意并签字，方能用印。因特殊原因，签章或资料需要带出的, 征得总经理同意后，写明原因签字叫办公室留存至印章还回。8. 行政用品管理行政用品包括实现一切行政管理事务所需的固定资产及办公室耗材。内容及要求：包括行政办公用品的采购、保管和发放工作。以及定期对各部 门行政资产进行清点。制定办公用品的发放办法，大型物品的发放要有总经理签字。小型用品 填写发放登记表，领用人签字。定期整理分析用量，提出新的采购计划和数 量，提高采购效率。9. 文件的收发管理 这里的文件收发包括信件、报刊及传真文件内容及要求： 办公室负责各类文件的收发，公司各类传真文件关系各个部门的 工作，不

6、能有任何遗漏，由办公室负责收取，再通知个部门相关事宜，文件 的发出也由办公室统执行。10. 公司用车管理公司用车指人员因工作需求使用公司车辆。内容及要求： 所有用车需在办公室备案，并登记随车的行驶记录表，每月办公 室要根据行驶记录核对公里数。11其他事务管理包括企业协会会费缴纳、公司节假日礼品采购、公司活动安排、公司人员体检 安排、车辆维修管理、来宾招待、办公区卫生维护等，以及总经理下达的临时 任务等。人员设定岗位名称岗位人数岗位主要职能描述办公室主任1人综合管理、人力劳资文秘1人行政事务及后勤管理办公室主任1. 全面负责制定办公室年度工作计划并在实施中检查、落实，以确保公司年度管理目标的实现

7、。管理制度文件的管理和修改；2. 全面负责办公室职能范围的各项工作，做好各类文件、资料的起草、打印、 校对、整理、存档；3. 全面负责办公用品、低值易耗品的采购、发放、登记按制度执行，每月登记 台账，做到账物相符；车辆使用按制度执行，无重大（主责）交通安全事故； 上报统计报表及时准确，无明显差错；4. 组织协调部门各岗位员工按相关制度实施、监督检查视实施情况；5. 具体负责统计局、建设部的统计报表的及时申报工作；6. 具体负责各类证照的年检、复证、换证得协调，配合相关部门做好申报工作；7. 具体负责公司印章、合同章、法定代表人章的保管、使用，防范法律风险；8. 合理安排公司车辆的使用，加强对驾驶员及车辆的管理，控制车辆使用成本;9. 负责组织办公室档案、台账、统计工作和公司内外部的报批、报审工作；10. 严格按照贯标要求，全面、认真、及时地做好本职相应贯标资料的制作、收集、整理、汇总工作；11. 完成公司领导交办的其他工作办公室文秘1. 协助办公室主任努力完成公司年度项目管理目标；2. 协助办公室主任做好会议日程安排，通知落实，会议记录，会议文件的拟定 打印，发放；3. 外来文件的收发、登记、传阅、保