办公文件管理制度

1、办公文件管理制度XX有限公司行政办公室【办公文件管理制度】办公文件管理制度一、目的第一条 为了提高文件处理工作的质量和效率，使之规范化、科学化、制度 化，结合公司实际工作需要，特制定本制度。第二条 公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度，指导商洽工作，交流 信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。二、适用范围第三条 本制度适用于公司各部门。三、文件管理范围第四条 文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的文书。本 制度中，文件特指公司内外部发文文件，包括上级下发文件、公司各类制度文件、 外部收发文件、政策指导文件、各类合同文件等。四、发文管理第五条

2、各类制度文件由行政人事部负责起草，相关部门配合编写，定稿文件 由总经理核准、签发。第六条 根据文件内容、性质，需要对外发文的文件由相应部门负责起草，行 政办公室负责底稿审核，审核无误后方可打印，打印后送回起草部门校对，校对无 误方可正式打印。建立打印责任制，办公室为第一责任人，起草部门为第二责任 人。第七条 正式的对外发文由办公室负责填写正式对外文件发文簿，起草部 门提供相应的信息，注明发文名称、发文部门、发文时间、发文责任人、文到单 位、是否签章及其他信息等。第八条 办公室对各部门发来的文件均需认真审查，对别字、格式不符、排版 混乱的文稿应认真修改。第九条 所有文件需按照文件规定格式进行编写

3、，特殊情况可进行合适调整。五、收文管理第十条 外单位来文由办公室专人负责，根据文件性质，分送至各部门 ; 签收和 拆封时注意检查封口和邮戳，对开口和邮票撕毁函件应查明原因，情况严重则拒绝 签收。六、文件的传阅和公示1XX有限公司行政办公室【办公文件管理制度】第十一条 密级文件的传阅须由总经理审批，方可进行传阅学习。第十二条 行政办公室人员负责一般性文件的传阅，并对文件的传阅进行跟踪 管理，准确掌握文件流向。第十三条 传阅人阅完文件后退还行政办公室人员，由办公室人员交给下一个 传阅人，个人阅读一般不超过两天。第十四条 传阅文件应严格遵守保密规定，不得将密级文件私自携出公司，也 不得将文件转借他人

4、阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容 ; 阅读时不得抄录 全文，不得任意取走文件内的任何附件，如因工作需要，须办理借阅手续，以防止 泄密。七、文件存档第十五条 凡文件管理范围的文件均属于归档范围。第十六条 各类制度文件、内部公开文件由行政人事部负责存档，各类合同文 件、部门资料由各部门负责存档，重要的密级文件由行政人事主管负责保管。第十七条 归档时，按时间、内容、部门等信息分门别类进行整理，附件、批 件、定稿等份数齐全。第十八条 坚持平时整理与年终整理相结合，月底一小清，季度一中清，年终 一总清。第十九条 各部门定期对文件进行清理，保证纸质文档与电子文档的同步保 存，办公室汇总整理出所有文件

5、并填写文件目录清单。如发现文件丢失，必须 及时查明原因，如实上报处理。八、文件借阅与清退第二十条 各部门因工作需要借阅一般性文件，需填写文件借阅登记表后 方可借阅 ; 对有密级程度的文件，须行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。第二十一条 借阅人必须做好保密工作，不得抄录和复印，不得转借他人，绝 密文件在指定地点阅读，按时归还。第二十二条 对已借出的文件，进行限期收交清退，及时清点文件。如发现文 件丢失，及时查明原因和责任人，如实汇报。九、文件的销毁第二十三条 根据文件的保存价值及保存期限，对文件进行销毁，各部门均需 填写文件申请销毁单，由总经理批准后，方可销毁。第二十四条 文件销毁应到指定

6、场所进行，由两人以上监督，保证不误销、不 漏销。十、 处罚XX有限公司行政办公室【办公文件管理制度】第二十五条所有成员严格遵守此制度，若有违反者，则视情节进行相应处分。第二十六条 文件的起草、收文、发文由制度中规定相应人员负责，各部门相 互配合，按照制度中的规定开展相应工作，若不按流程随意收文、发文、起草文 件，轻者在会上批评，重者扣除当月奖金。 第二十七条 所有文件未办理手续不得 私自摘抄。一般性文件私自复印及摘抄者通报批评，多次重犯者扣除当月奖金; 重要及机密文件私自复印者扣除当月奖金。第二十八条 文件在借阅和传阅过程中需妥善保管，若文件丢失或损坏，则通 报批评，若文件相当重要或涉及机密，

7、则给予降级或罚款处分，罚款视情况严重 定。第二十九条 各部门按照文件类型进行分类存档，妥善管理，若因工作疏忽造 成文件丢失或损坏者，则通报批评，若文件相当重要或涉及机密，则给予降级或罚 款处分，罚款视情况严重定。 第三十条 各部门文件未填表、未经总经理同意，不 得随意销毁文件，否则视情况给予罚款处分。 附则第三十一条 本制度由行政办公室制度，解释权归办公室。第三十二条 根据实际需要办公室有权对本制度进行修订。第三十三条 本制度自颁布之日起执行。行政办公室二零一零年八月附表:表一: 正式对外文件发文簿表二: 文件目录清单表三: 文件借阅登记表表四: 文件申请销毁单XX有限公司 行政办公室【办公文件管理制度】表一：正式对外文件发文簿NO. 发文部门 文件名称 发文时间 文到单位 是否签章 发文责任人 备注 表二 ：文件目录清单文件类别 ?合同类 ? 制度类 ? 工作指导类 NO. 文件编号 文件名称 页数 日期 备注表三：文件借阅登记表文件编号 文件名称 借阅人 借阅时间