办公室岗位任务说明书

1、办公室岗位任务说明书二 OO 二年十一月办公室部门职责说明书编号：YD/BG1基本资料:部门名称办公室直接上级总经理主要岗位主任、副主任、律师、秘书、信息管理员、保卫干 员F事、后勤管理员、档案管理员、文管理权限协调各部门工作，行使公司日常行政管理权限。部门职能负责公司综合管理、计划制定与协调、行政文书、信息管理、法律事务、企划公关、 治安保卫、后勤保障等工作以及对子公司相关工作的检查、指导。2、主要职责:1、起草公司的规章制度、工作计划、工作总结。2、负责公司会议决议督办、计划落实和任务完成情况检查等综合管理工作和部门之间关系协调。3、负责公司信息系统建设和信息管理工作。4、负责公司的公文处

2、理、会务安排、档案管理、公关接待。5、负责公司的后勤保障工作、安全保卫工作、房产管理工作。6、负责公司法律事务工作。7、负责公司的企划宣传工作。8参与子公司管理工作。3、主要工作内容：1、协助总经理室制定公司的年度工作计划、公司的基本规章制度和管理办法，编写工作总结，制定公司行政管理方面的各项规章制度和本部门内部的工作计划、管理制度，经总经理审批后组织实施。2、及时与各部门沟通、协调，贯彻总经理室的指示，做好上下联系与沟通，做好各部门之间的综合协调，负责各项工作计划落实情况、任务完成情况的督办和检查。3、建设、维护信息系统，保障信息系统的正常运行。4、收集、整理、汇报公司的经营管理信息，并按照

3、领导要求，对有关信息组织专项调查研究，为领导研究工作和决策提供综合信息资料，做好领导的参谋和助手。5、起草公司行政管理方面的公文、撰写领导讲话稿，办理公司公文的打印、收发、登记、传阅、催办工作。6、负责公司办公例会、生产经营工作会议以及各种专题会议的会务准备、资料准备，做好会议记 录和整理会议纪要，必要时行文下发，并贯彻、检查会议精神的落实情况。7、负责并指导公司各类公文、财务与技术档案等资料的收集、整理、归档、立卷管理以及销毁等 工作。8组织公司重要活动，做好公司的接待工作，处理公司公共关系。9、承办公司的企业形象设计和对外宣传工作。10、负责公司行政印鉴的使用和管理。11负责公司办公通信设

4、备的购置和维护，办公、劳保用品及礼品的采购和管理，负责各类标志、 信笺的印制、管理。12、负责公司相关法律事务的处理。13、组织做好安全教育，落实公司内部治安保卫、消防安全工作。14、做好机关固定资产、房屋产权管理工作。15、 协助总经理审定和完善子公司的章程；定期收集、整理子公司的经营管理信息，并及时向总经理报告；落实总经理办公会决议，并检查子公司决议执行情况。16、编写公司大事记，编写情况交流等公司的内部刊物。17、负责公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工作。18、做好行政信访接待工作。19、做好公司机关的卫生、绿化、午餐供应等后勤保障工作，做好车辆使用管理

5、工作。20、搞好部门建设，不断改建内部管理工作，提高员工综合素质和部门工作绩效。21、完成公司领导交给的其它任务。4、主要工作要求：1、工作计划、总结1.1准确理解总经理对年度工作计划、工作总结编写的目标和要求，为制定年度工作计划、 总结准备必要的资料供领导参考，根据领导的要求起草工作计划和总结，报总经理审阅修改后， 仃文实施。1.2在每月第一个工作日，每季度首月的第三个工作日内，制定部门工作计划并检查落实情 况。每年1月15日前，制定出本部门的年度工作计划，上报总经理，经审批后组织实施；工作 计划的制定要及时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按计划开展各项工作，要及时跟 踪计划实施情况

6、，发现问题立即处理；要根据实际工作需要及时修改工作计划，并做修改记录。 工作计划要有落实、有小结，与考核挂钩。2、制定制度2.1全面了解公司的生产经营情况，根据公司总体管理要求，组织制定公司的基本规章制度 和管理办法，经有关部门会签后，报领导审批，行文下发、组织实施并跟踪检查落实情况。及时 反馈检查意见。2.2制定并完善公司行政办公制度、文件收发制度、档案管理制度、办公用品管理制度、清 洁卫生管理制度、安全保卫管理制度等行政管理方面的相关制度，经总经理审批后组织实施，并 跟踪检查落实情况。3、综合管理与协调3.1保持与各部门之间的协调与沟通，及时了解各部门工作任务完成情况，并将有关情况和 问题

7、向总经理室汇报。3.2协助总经理室处理部门工作中所反映的问题，针对要解决的问题进行深入的调查、了解 和跟踪，与相关部门或人员交流、协商，必要时组织召开协调会，寻求最佳解决方案，对于超出 职能范围的情况，如实向总经理汇报，并提出参考意见请总经理室裁定。4、信息管理4.1制定公司的信息管理制度，规范计算机系统应用行为，明确公司信息管理的分工、信息处 理的程序、信息存储和使用的要求，经总经理室审批后组织实施。4.2提出公司信息化建设方案，制定部门和全公司信息投资预算方案、信息设备采购方案，报 总经理批准后组织实施。4.3调查、了解计算机软、硬件的性能和市场行情，收集相关供应商的资料，负责与供应商联

8、系、洽谈，为领导做出引进先进信息技术的决策提供参考意见。4.4每月对公司的电话、传真等信息设备和计算机应用系统进行一次全面的检查和维护；对计 算机硬件设备进行维护、保养，对软件使用情况进行跟踪检查和维护、升级；对于各部门在计算机系统应用中反映的问题要立即解决处理，不拖延、推诿。4.5及时检查计算机防病毒情况，做好防毒软件升级，在病毒爆发日前要提醒各部门注意防毒， 做好防止黑客入侵的技术工作，确保公司计算机应用系统的安全性和计算机信息资料的保密性。4.6组织计算机应用知识的培训，提高员工应用水平。4.7收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息，及时掌握公司相关的经营、管理信息， 每月向总经理室

9、汇报一次；遇有重要信息，立即汇报。4.8为公司重大决策事项提供信息支撑和专项研究报告：根据领导交办的工作或公司管理中需要解决的重点问题， 广泛收集相关信息， 必要时确定调研项目， 做好调研前基础工作， 明确调研的 目的和任务，制定调研计划，联系调研单位和有关人员，做好调研记录，认真整理、分析资料，撰写书面报告呈送领导参考审阅。5、公文处理5.1收到上级的机关文件、通知、明传电报、传真、电话指示；下级单位的请示、报告、传真； 平行单位的函件、传真，必须按照准确、迅速、安全的原则和公文处理的规定，进行拆封、登记、 阅读，按照公文的时间、内容和要求及时分转、注批注办、传阅、催办、拟稿、审核、呈批、清

10、退、 打印、校对、分发、立卷、存档，并做好记录。5.2凡是从公司机关发出的一切有关公务的文件、电报、信函及其他文字材料，都必须按照发 文规范做好拟稿、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、用印、封发、立卷、归档工作，并做好记 录。5.3根据领导的要求，协助领导起草会议讲话稿等有关文件，做到工作及时，文稿质量符合领 导要求。6、会务工作6.1有组织、有秩序地做好会前准备、会中管理和服务、会后办结事宜。掌握会议的时间、地 点、内容、出席人员、议程，布置会场、安排食宿、调度车辆有条有序，做到承上起下、联络左右、 内外照应，妥善应对临时出现的事项。6.2做好会议的录音、摄像、记录，做好会议记录、纪要的拟定

11、，必要时形成内参后发文。6.3贯彻会议精神、决议，检查落实情况并及时做好汇报工作。7、档案管理7.1制定公司档案管理规定，明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、归档案 卷的质量要求。7.2用现代档案管理技术整理、保管档案，及时做好档案的收集、鉴定、整理等工作；履行保 密职能，按要求及时收发、登记、保管、销毁保密文件。7.3对其他部门及直属单位进行档案管理的业务指导，检查督促重要档案的收集、归档情况。&接待与公共关系8.1内宾接待：事先或迅速了解来访人员的基本情况和来访目的，热情接待来访人员或联系有 关人员接待；对重要客人来访，要迅速向领导汇报，商定接待方案，落实相关人员参加接待并准

12、备 好相关会谈资料。8.2外事活动：了解外事活动基本要求，按外事礼仪确定接待规格，制定日程，严格掌握抵达、离开时间，落实专人负责迎送和相关人员参加接待，提供相关资料。做好接待工作小结。8.3领导公务活动：提前做好准备，落实时间、地点、出席人员，必要时准备相关资料，落实 专人负责全程服务。8.4公司商务活动：事先制定计划，确定时间、地点、出席人员，安排活动场地，发出请柬， 落实迎送、接待人员，必要时准备相关宣传资料。8.5上述活动要做到组织有序，接待诚恳、热情、周到、细致，符合礼仪规范，体现公司形象。8.6妥善协调、处理公司的对外事务，协调公司的公共关系；及时拜访有关单位和人员，妥善 办理相关事

13、宜；及时安排适当的人员参加外部相关会议和活动。8.7承办公司的企业形象设计事项，联系CIS设计单位，审核设计结果，组织导入CIS系统。8.8做好公司形象的新闻宣传，以及相关公关资料、图片、录音、录像、题词等收集、整理、 记载存档工作。8.9建设、维护公司网站，及时更新网页、发布信息。8.10注意收集影响本公司形象、声誉、关系的因素和事件的信息，分析其后果，及时做出应对 处理，重要事件要提出处理意见报总经理室决策。9、后勤保障9.1保持办公场所的整洁干净，绿化、美化办公环境，办公场所公共部位要做到整齐、清洁、 明亮、无异味。9.2制定午餐伙食标准，确定供应商，保证卫生、营养合理。9.3根据办公用

14、品、劳保用品、礼品库存及消耗情况，及时编制采购计划，实施采购。保证采 购价格合理，质量优良，严格掌握发放范围，不积压浪费。采购完毕要凭货票清点入库，单据、账目、手续齐全、清楚。要建立发放、领用制度，做好记账、核算工作。94租赁车辆，按时结算租赁费用，做好车辆使用调度。10、固定资产管理10.1对办公室管理的固定资产要列明清单、造册登记。10.2购置办公用固定资产前必须编制采购计划或定货计划，在充分利用原有设备的基础上确 定增添，不盲目米购。10.3对超过使用年限，或确已丧失效能需报废的固定资产，经技术鉴定后履行批准手续，被批准报废的固定资产，经市场寻价后处置，其变价处理的残值，上缴财务部后做销

15、账记录。10.4统一房屋产权管理，做到产权来源清楚、房源清楚，造册登记。房屋坐落、结构、面积、 建造年份、维修变动资料齐全。及时收集新建、扩建办公用房和场址的竣工资料、图纸、水电管线图纸、通讯网络线路图纸，整理归档保管。11、安全保卫11.1维护公司内部治安秩序，以“预防为主”为中心，通过宣传教育增强职工法制观念和安全意识。配合公安部门做好防火、防盗、防毒、防治安事故的“四防”工作，及时、妥善地调解处理 内部治安纠纷。11.2对公司的重点部门、 要害部位加强安全防范措施，及时发现隐患，采取有力措施整改， 确保陆上单位安全生产无事故。11.3管理公司常住人口、 外来人口、临时人口户籍资料， 及时

16、清理离职人口的户籍；办理边防证、通行证、身份证等证件。12、法律事务12.1、开展法律教育、宣传，及时、热情地为相关部门和人员提供法律咨询服务。12.2对公司的重要文件、重要合同等管理和经营过程中的法律性文件的制定、颁布、签署等进行严格审查，对公司的重要活动进行法律指导，提出法律方面的意见和建议，保证公司行为的合法性，保护公司的合法权益。12.3处理公司的法律事务。联系有关单位开展调查取证工作，组织或参加外出调查、收集证据材料；根据领导指示起草诉讼状、上诉状、代理词、答辩状；联系律师和司法部门；进入司法程序后密切与司法部门保持联系，关注办案进展情况，及时向总经理室汇报；结案后要及时做好总结，

17、及时整理资料，归档保管。13、子公司管理13.1参与对子公司经济目标责任的确定和考核，提出合理的意见和建议，并说明理由。13.2每年5月中旬至6月下旬，参与对子公司的工作检查，了解子公司的经营管理活动完成 情况、执行公司章程和法律要求情况等，并做工作汇报。13.3定期收集、整理子公司的经营管理信息，并及时向总经理报告。13.4及时办理总经理办公会决议中关于子公司运营管理方面的事项，并检查子公司执行会议 决议的情况。14、其他14.1将公司重要事项及时编入大事记；定期编辑情况交流。14.2及时做好公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工 作。14.3做好行政信访接待工

18、作，调查了解信访实际情况，及时处理答复。14.4规范公司行政印鉴的管理和使用。14.5搞好部门员工队伍建设，组织部门员工的学习、培训、考核，不断提高员工业务素质。14.6根据领导要求牵头组织或参与公司企业文化建设。14.7定期检查本部门计划完成和规章制度执行的情况，做好工作总结，形成书面报告，按时向总经理汇报。14.8按时、按量、按质完成公司下达的各项考核指标和总经理室交办的其他任务。办公室主任岗位任务说明书编号： _YD/BG/001 拟 制：核准：生效日期:、基本资料部门名称办公室岗位名称主任直接上级总经理所辖人员本部门员工、工作说明1、主要职责1、主持办公室全面工作。2、组织起草公司的规

19、章制度、工作计划、工作总结。3、负责公司会议决议督办、计划落实和任务完成情况检查等综合管理工作和部门之间关系的协调工作。4、负责组织信息管理工作。5、指导或办理公文处理、会务安排、档案管理、公关接待工作。6、指导公司的后勤保障工作、安全保卫工作、房产管理工作。7、负责组织公司的企划宣传工作。8参与子公司管理工作。2、主要工作内容1、协助总经理室制定公司的年度工作计划、公司的基本规章制度和管理办法，组织撰写公司工作总结；制定公司行政管理方面的各项规章制度、制定本部门工作计划、管理制度，经总经理审批后组织实施。2、 及时与各部门沟通、协调，贯彻总经理室的指示，做好上下联系与沟通，做好各部门之间的综

20、合协调，负责各项工作计划落实情况、任务完成情况的督办和检查。3、 组织收集、整理、沟通公司的经营管理信息，掌握公司主要活动情况， 根据工作要求对有关信息组织专项调查研究，为领导研究工作和决策提供综合信息资料，做好领导的参谋 和助手。4、组织起草公司行政管理方面的公文、撰写领导讲话稿，指导公司公文处理工作。5、 负责组织公司办公例会、经济工作会议以及各种专题会议的会务准备、资料准备，做好会 议记录和整理会议纪要，必要时形成内参后发文，并贯彻、检查会议精神的落实情况。6、督办档案管理工作，加强保密教育，检查保密工作情况。7、组织公司重要活动，做好公司的接待工作，处理好公司公共关系。8组织公司的企业

21、形象设计和对外宣传工作。9、 组织做好公司办公设备的购置、维护和办公智能化建设，规范办公用品、劳保用品、其他工作用品及礼品的供应、采购和管理，统一标志、信笺的印制、管理。10、 检查指导后勤管理员做好固定资产、房产管理、车辆租赁与调度工作和完成卫生、绿化、午餐供应等日常工作。11、组织做好安全教育工作，落实公司内部治安保卫、消防安全工作。12、协助总经理审定和完善子公司的章程；并及时向总经理报告子公司的经营管理信息；落 实总经理办公会决议，并检查子公司决议执行情况。13、组织编写公司大事记、情况交流等公司的内部刊物。14、指导文员做好公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报

22、刊审 定工作。15、做好行政信访接待工作。16、负责公司行政印鉴的管理、使用。17、负责公司办公费用的使用和控制。18、搞好部门建设，不断改进内部管理工作，检查员工各项工作完成情况，做好部门工作总 结，指导、培训、考核本部门员工，提高员工综合素质和部门工作绩效。19、完成公司领导交给的其他任务。3、主要工作要求1、工作计划、总结1.1准确理解总经理对年度工作计划、工作总结制定的目标和要求，为制定年度工作计 划、总结准备必要的资料供领导参考，根据领导的要求组织编写工作计划和总结，报总经 理审阅修改后，行文实施。1.2在每月第一个工作日每季度首月的第三个工作日内，每年1月15日前，制定出本部门的工

23、作计划，组织实施、检查。年度计划上报总经理，经审批后组织实施；工作计 划的制定要及时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按计划开展各项工作，要及 时跟踪计划实施情况，发现问题立即处理；要根据实际工作需要及时修改工作计划，并做 修改记录。2、制定制度2.1全面了解公司的经营情况，根据公司总体管理要求，组织制定公司的基本规章制度 和管理办法，经有关部门会签后，报领导审批，行文下发、组织实施并跟踪检查落实情 况。2.2根据公司实际，及时制定、修改公司行政办公制度、文件收发制度、档案管理制 度、办公用品管理制度、清洁卫生管理制度、安全保卫管理制度等行政管理方面的相关制 度，经总经理审批后组织实施，

24、并跟踪检查落实情况。3、综合管理与协调3.1保持与各部门之间的协调沟通，及时了解各部门工作任务完成情况，并将有关情况 和问题向总经理室汇报。3.2协助总经理室处理部门工作中所反映的问题，针对要解决的问题进行深入的调查、 了解，与相关部门或人员交流、协商，必要时组织召开协调会，寻求最佳解决方案，对于 超出职能范围的情况，如实向总经理汇报，并提出参考意见请总经理室裁定。4、信息管理4.1审核副主任组织制定的信息管理制度，提出修改意见和建议，修改后报总经理室审 批，检查制度执行情况。4.2检查、督促副主任和信息管理员按时做好系统维护工作。4.3督促、考核计算机应用知识的培训工作。4.4组织部门专职人

25、员收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息，及时掌握公司 相关的经营、管理信息，每月向总经理室汇报一次；遇有重要信息，立即汇报。4.5组织部门专职人员，为公司重大决策事项提供信息支撑和专项研究报告：根据领导 交办的工作或公司管理中需要解决的重点问题，广泛收集相关信息，必要时确定调研项 目，做好调研前基础工作，明确调研的目的和任务，制定调研计划，联系调研单位和有关 人员，做好调研记录，认真整理、分析资料，撰写出书面报告呈送领导。5、公文处理5.1建立公文处理规范，指导秘书和文员按照准确、迅速、安全的原则和公文处理的规 定完成公文的收发、处理。5.2根据领导的要求，协助领导起草或安排秘书起草会议

26、讲话稿等有关文件，控制文稿 质量和定稿的时间，做到工作及时，文稿质量符合领导要求。6、会务工作6.1组织安排会务，有秩序地做好会前准备、会中管理和服务、会后办结事宜。掌握会 议的时间、地点、内容、出席人员、议程，指导布置会场、安排食宿、调度车辆等工作， 做到有条有序，能够承上起下、联络左右、内外照应，妥善应对随时交办的事项。6.2安排专职人员做好会议的录音、摄像、记录及会议记录的整理、纪要的拟写；认真 审核、修改记录和纪要，控制质量，做到格式规范、内容和用语准确；必要时形成内参后 发文。6.3贯彻会议精神、决议，检查落实情况。7、档案管理7.1组织制定公司档案管理规定，明确公司资料、文件归档的

27、范围、归档时间、保管期 限、归档案卷的质量要求。7.2及时检查、指导档案管理员的工作，确保档案管理妥善、井然有序。&接待与公共关系8.1内宾接待：指导部门员工热情接待来访客人，亲自接待比较重要的客人，重要客人 来访前要及时向领导汇报，商定接待方案，落实相关人员参加接待并准备相关资料，必要 时安排食宿。8.2外事活动：了解外事活动基本要求，按外事礼仪确定接待规格，制定日程，落实接 待细则（接送、住宿、陪同、洽谈、会场、宴会、票务、车辆、时间、路线等）。严格掌握抵达、离开时间，落实专人负责迎送和相关人员参加接待，提供相关资料；遵循外事纪 律，应对突发情况，做好接待小结。8.3领导公务活动：提前做好

28、准备工作，落实时间、地点、人员，准备相关资料，必要 时落实专人负责全程服务。8.4公司商务活动：事先与有关部门商定计划，确定时间、地点、出席人员，安排活动 场地，发出请柬，落实迎送、接待人员，准备相关资料。8.5上述活动要做到组织有序，接待诚恳、热情、周到、细致，符合礼仪规范，体现公 司形象。8.6妥善协调、处理公司的对外事务以及公共关系；及时安排人员或亲自拜访有关单位 和人员，妥善办理相关事宜；及时安排恰当的人员参加外部相关会议和活动。8.7组织承办公司的企业形象设计事项，联系CIS设计单位，审核设计结果，组织导入CIS系统，力求CIS方案达到具有系统性、可行性，符合公司经营理念和文化，能够

29、塑造 公司形象的要求。8.8组织员工做好公司形象的新闻宣传，公司有重要活动时要联系有关新闻单位参加， 并做好接待和资料准备工作；要及时督促秘书、文员和档案管理员做好相关公关资料、图 片、录音、录像、题词等的收集、整理、记载存档工作，以便在需要时展示。8.9督促副主任和信息管理员建设、维护公司网站，及时更新网页、发布信息，对拟发 布信息内容进行审核，提出修改意见。8.10注意收集影响本公司形象、声誉、关系的因素和事件的信息，分析其后果，迅速做 出有效的应对处理，重要事件要提出处理意见报总经理室决策。9、后勤保障9.1检查、督促后勤管理员做好卫生、绿化工作，保持办公场所的整洁干净，绿化、美 化办公

30、环境，办公场所公共部位做到整齐、清洁、明亮、无异味。9.2定期审核午餐伙食标准、就餐人员，确定供应商，保证卫生、营养合理。9.3审定办公用品、劳保用品、礼品采购计划，检查采购质量，审批账单，控制费用， 指导制定办公用品管理制度。做到采购及时、质量优良、费用节约、管理有序。9.4确定租车数量、规格，审核车辆租赁费用；指导做好车辆租赁、费用结算和调度工 作。10、固定资产管理制定固定资产和房产的管理细则，明确工作程序和要求，指导检查后勤管理员按规范 管理，建立台账，做到资料清楚、完整，管理井然有序。11、安全保卫组织开展安全教育工作，以“预防为主”为中心，通过宣传教育增强职工法制观念和 安全意识；

31、定期检查安全工作落实情况，及时、妥善协调处理安全工作中存在的问题，杜 绝安全隐患，确保陆上单位安全生产无事故。检查、督促安保人员做好证件办理等工作。12、子公司管理12.1参与对子公司经济目标责任的确定和考核，提出合理的意见和建议。12.2每年5月中旬至6月下旬，参与对子公司的工作检查，主要了解、检查子公司的经 营管理活动完成情况、执行公司章程和法律要求情况等。12.3定期收集、整理子公司的经营管理信息，并及时向总经理报告。12.4及时办理总经理办公会决议中关于子公司运营管理方面的事项，并检查子公司执行会议决议的情况。13、其他13.1确保公司重要事项及时编入大事记；组织编辑情况交流，保证质量

32、。13.2及时检查公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退情况和机关订阅报 刊情况，保证工作的及时性。13.3做好行政信访接待工作，深入调查了解实际情况，及时处理答复。13.4管理公司印鉴，制定印鉴使用规定，严格掌握用印范围，了解用印用途，遇有疑问 及时向总经理或分管领导请示，用印后及时做好登记。13.5统一公司各类信笺、标志的印制，制定印制规格，规范印制标准，合理控制费用， 检查管理、领用、发放情况。13.6搞好部门员工队伍建设，组织部门员工的学习、培训，不断提高员工业务素质。13.7根据领导要求牵头组织或参与公司企业文化建设，做到组织有序、工作有效。13.8按照工作要求组织部门内考

33、核，在规定时间内完成评分工作，做好被考人面谈沟通工作；每年要编制本部门的培训计划、用人计划，递交人力资源部；对员工的奖惩要公正、 适当，要能够充分地调动员工的工作积极性，形成良好的团队氛围，提高部门工作绩效。13.9定期检查本部门计划完成和规章制度执行的情况，及时调整不适应的工作环节，做好工作总结，形成书面报告，按要求汇报。13.10按时、按量、按质完成公司下达的各项考核指标和总经理室交给的其他任务。三、任职资格因素细分因素等级限定资料知识学历B经济管理类或航运类专业本科以上学历或相当程度。行业知识B熟悉航运行业知识，对行业发展趋势的把握基本准确。专业知识B熟悉公司安全管理体系； 熟悉公司生产

34、经营管理情况；熟悉党和政府有关改革开放、经济建设、交通运输等方面的 方针政策；掌握行政管理知识；掌握各种应用文书的写作 知识，熟悉礼仪知识。能力领导能力B能够掌握管理技巧，合理分配、控制、检查、评估所负责 管理的各项工作，及时指导、检查下属工作，严格管理， 公平客观地对待下属，保持所领导的团队的协调性。组织协调能力A能够正确组织下属开展本部工作，协调本部门内部和部门之间的关系，能够妥善处理各种人际关系。事务处理能力B能够合理安排工作计划，及时、正确的完成各项工作，能 够解决突发事件。理解能力A能够准确把握本身职务定位、工作内容；准确、迅速的理 解上级的指示、意图和所布置的工作；对于所学的知识和

35、 技能能够迅速理解和掌握，反应机敏，能够举一反三。决策能力B能够科学地进行预测和分析，全面权衡利弊关系， 及时选择出切实可行的方案。判断能力B能迅速、准确的判断各种问题，掌握其实质，能较为准确 的判断从未遇到的问题，找到解决的办法。开拓创新能力B能够较迅速地接受新事物，具有较强的创新意识， 能够在工作中提出切实可行的新思路、新观点、新方法。表达能力B表达内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚；表达能 够达到特定的预期效果， 具有较强的感染力、 说服力和鼓 动性。经验行业工作经验D在航运类企业工作 3年以上。相关工作经验C从事企业行政管理相关工作5年以上并从事本企业行政管理工作3年以上，或担任同

36、级副职 2年以上。其他条件身体条件身体健康，精力充沛，能够胜任本职工作。职业素质具有较强的事业心和高度的责任感，组织纪律观念强，擅长人际沟通和组织、协调、公关，了解公司整体经营状况，具有整体经营意 识。计算机运用能够运用计算机处理日常业务。办公室副主任岗位任务说明书编号： _YD/BG/002 拟 制：核准：生效日期:、基本资料部门名称办公室岗位名称副主任直接上级主任P所辖人员本部门员工、工作说明1、主要职责1、协助主任做好各项工作。2、负责做好计算机系统建设、维护工作。3、协助分管后勤保障、房产管理工作。4、做好公司信息管理工作。2、主要工作内容1、参与部门管理，提出部门建设意见。2、积极主

37、动的协助主任做好综合协调、会务安排、后勤保障等管理工作。3、制定公司计算机应用和信息管理工作计划及其费用预算，经部门讨论，报领导批准后组织实施。4、制定公司信息化建设的系统方案，并进行可行性论证。5、 制定公司计算机管理制度、操作程序和规范，经审批后执行；制定公司信息管理方案和有关细则，经批准后实施。6、组织收集相关管理软件的供应商资料，负责与供应商联系、洽谈，提出购买参考性意见。7、提出公司计算机大型硬件设备购买意见，负责与供应商联系、洽谈。8开展对公司办公自动化设备的维护保养和内部局域网络的软硬件维护。9、跟踪、检验公司信息化管理软件的应用情况，并进行维护和升级完善。10、 组织计算机防病

38、毒和防黑客入侵等工作，负责公司计算机应用系统的安全和计算机信息 资料的保密工作。11、建设和维护公司网站。12、对公司员工进行计算机知识和操作技能的指导或培训，提高员工计算机应用水平。13、负责公司电话系统的管理与维护。14、根据公司管理需要，组织应用软件的开发。15、根据主任授权，主持完成各项管理工作。16、保持与各部门的沟通和协作。17、完成上级交办的其他工作。3、主要工作要求1、工作计划、总结1.1在每月第一个工作日，每季度首月的第三个工作日前，制定本职岗位的月度、季度 工作计划，自查落实的情况；每年 1月15日前，制定公司计算机应用和信息管理方面的工 作计划，制定部门和全公司信息投资预

39、算方案、信息设备采购方案，报批后执行。工作计 划的制定要及时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按计划开展各项工作，要及 时跟踪计划实施情况，发现问题立即处理；要根据实际工作需要及时修改工作计划，并做 修改记录。1.2协助主任制定部门工作计划，要求能够综合平衡协调。1.3按计划完成工作并做好和工作小结、年度工作总结。2、制定制度2.1以公司现实情况为依据，及时制定、修改公司计算机系统管理制度，明确计算机应 用系统的有关操作规范和维护保养的要求等，交主任审核后报送总经理室审批，经总经理 室审批后组织实施并跟踪检查。2.2及时制定、修改公司信息管理制度，明确公司信息管理的分工、信息处理的程序、

40、 信息存储和使用的要求，交主任审核后报送总经理室审批，经总经理室审批后组织实施并跟 踪检查。3、信息化建设3.1根据公司的实际情况，提出公司实施信息化管理的建议。3.2掌握先进信息技术的应用情况，充分了解同行业信息化实施状况，结合公司的实际 情况，制定公司信息化方案，明确费用的预算、实施准备工作要求、实施程序的安排等， 进行充分的可行性论证，经批准后组织实施。3.3组织调查、了解计算机软、硬件的性能和市场行情，收集相关供应商的资料，建立 供应商档案，明确供应商的信誉、服务和所供应软硬件的性能优缺点。与供应商联系、洽谈,货比三家，综合考虑价格、性能、实用性等因素，为领导做出引进先进信息技术的决策

41、提供4、系统维护4.1掌握计算机硬件、软件系统的性能和配置，进行正确的安装调试。4.2每月会同信息管理员，对公司的电话、传真等信息设备和计算机应用系统进行一次 全面的检查和维护；对计算机硬件设备进行维护、保养，对软件使用情况进行跟踪检查和 维护、升级；对于各部门在计算机系统应用中反映的问题要立即解决处理，不拖延、推 诿；对违反操作规定，损害设备的行为要提出处置意见，对超出费用的情况及时协调，特 殊情况要向总经理室汇报，提出整改意见。5、系统与信息安全及时检查计算机防病毒情况，安排做好防毒软件升级，在病毒爆发日前要提醒各部门 注意防毒，做好防止黑客入侵的技术工作，保证公司计算机应用系统的安全性和

42、计算机信 息资料的保密性。6、网站建设6.1制定公司网站建设方案，确定网站的容量、功能的区分、页面的设计等内容，经审 批后组织实施。6.2组织网站的维护和网页的设计和更新。及时处理网站的系统问题，及时组织收集所 要发布的信息，并对内容进行严格的审查把关，每月至少更新一次网页，有重要信息要立 即发布，保持网站的新颖性和信息的准确性。使网站不断完善，力求做到功能齐备，页面 美观。7、培训7.1在日常工作中随时为公司员工提供计算机应用知识方面的指导和帮助。7.2配合有关部门，开展对公司员工计算机知识和操作技能的培训，精心安排培训内容，做好充分的准备，使培训达到良好的效果。&信息管理8.1协助主任组织

43、做好收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息工作，及时掌握 公司相关的经营、管理信息，每月初做书面报告递交主任共同研讨，遇有重要信息，立即汇 报。8.2为公司重大决策事项提供信息支撑和专项研究报告：根据领导交办的工作或公司管 理中需要解决的重点问题，广泛收集相关信息，参与专项调研。9、其他9.1注意平时与各部门的联系、沟通，当其他部门需要协助时， 不推诿、扯皮，积极做好协调配合。9.2积极主动地协助主任做好综合管理工作，了解情况、参与协调，提出解决问题的办 法。9.3 了解和熟悉办理会务及各类公务活动的具体细节，办理小型会务，分担大型活动的 组织和落实工作。9.4分工管理公司机关内部环境建设

44、，检查指导后勤保障工作，综合处理通信、网络线 路、水电管线排布，环境卫生管理。9.5协助主任做好部门内部的协调、管理，及时检查、指导员工的工作，努力调动员工 的工作积极性，力求形成良好的团队氛围，提高部门工作绩效。9.6主任外出时，根据主任的授权，完成交办的工作，遇到重大问题要及时加强联系， 向其汇报和请示，必要时要请示总经理室。三、任职资格因素细分因素等级限定资料知识学历B计算机或相关专业大学本科以上学历或相当程度。行业知识B熟悉航运行业知识，对行业发展趋势的把握基本准确。专业知识A掌握计算机软硬件知识和网络技术，掌握信息管理知识， 熟练运用专业知识。能力领导能力C要能够起到表率作用，能够合

45、理安排工作，能够指导、关 心下属。组织协调能力B综合协调能力较强，能协调处理与上级、 冋事之间的工作 联系。能够妥善处理各种人际关系。事务处理能力B能够合理安排工作计划，及时、正确的完成各项工作，能 够解决突发事件。理解能力B能够准确把握本身职务定位、工作内容，比较准确的理解 上级的指示、意图和所布置的工作； 对所学知识能够较为 迅速的理解和掌握。决策能力C决策时要能够考虑比较全面，方法比较科学，方案具有准确性和可行性。判断能力B能迅速、准确的判断专业性问题，掌握其实质，能较为准 确的判断从未遇到的问题，找到解决的办法。开拓创新能力B能够较迅速地接受新事物，具有较强的创新意识， 能够在工作中提

46、出切实可行的新思路、新观点、新方法。表达能力B表达内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚。经验行业工作经验D在航运类企业工作 3年以上。相关工作经验D从事相关工作3年以上，在本企业工作 2年以上。其他条件身体条件身体健康，精力充沛，能够胜任本职工作。职业素质具有高度的责任感， 工作严谨，对计算机有浓厚的兴趣， 有较强的 逻辑思维能力和实际动手能力。办公室信息管理员岗位任务说明书编号： _YD/BG/003 拟 制：核准：生效日期:、基本资料部门名称办公室岗位名称信息管理员直接上级副主任/主任P所辖人员/、工作说明1、主要职责1、做好计算机系统建设、系统维护工作。2、做好公司的网站建设和维护工作

47、。3、做好公司信息管理工作。4、协助副主任做好计算机应用知识培训。5、收集、整理计算机信息管理资料。2、主要工作内容1、对公司计算机系统管理、信息化建设和信息管理提出参考意见。2、协助副主任开展信息化建设工作。3、 收集相关硬件和软件的供应商资料，与供应商进行初步联系、洽谈，并提出是否购买的参考意见。4、做好公司计算机系统的应用、维护与保养。5、做好计算机防病毒和防黑客入侵等工作。6、协助副主任做好公司网站的建设与维护，负责及时更新网页。7、协助副主任对公司员工进行计算机知识和操作技能的指导或培训。8关注信息行业动态，收集公司计算机信息管理方面的相关信息，整理后及时向副主任汇 报。9、具体办理

48、公司电话系统的管理与维护。10、协助副主任开发应用软件。11、完成领导交办的其他任务。3、主要工作要求1、意见、建议对公司计算机应用和信息管理的工作计划、管理制度的制定提出意见和建议；对信息化 建设方案提出意见和建议；对公司购买大型硬件和软件提出意见和建议，供副主任参考。意 见、建议要合理可行，说明理由。2、信息化建设2.1调查先进信息技术的应用情况，调查同行业信息化实施状况，汇总、整理有关信息 并向副主任汇报，协助副主任制定信息化方案。2.2调查、了解计算机软、硬件的性能和市场行情，收集相关供应商的资料，并分门别 类的归档管理，分析供应商的信誉、服务和所供应软硬件的性能优缺点，汇总、整理后向

49、 副主任汇报。2.3协助副主任与供应商联系、洽谈，货比三家，综合考虑价格、性能、实用性等因素， 提出购买的参考意见。3、系统维护3.1掌握计算机硬件、软件系统的性能和配置，进行正确的安装调试。3.2关注各部门计算机的使用状况，对于各部门在计算机系统应用中反映的问题要立即 解决处理，不拖延、推诿，提供优质服务。3.3每月会同副主任，对公司的电话、传真等信息设备和计算机应用系统进行一次全面 的检查和维护；对计算机硬件设备进行维护、保养，对软件使用情况进行跟踪检查和维护、 升级。4、系统与信息安全及时检查计算机防病毒情况，安排做好防毒软件升级，在病毒爆发日前要提醒各部门注 意防毒，做好防止黑客入侵的

50、技术工作，保证公司计算机应用系统的安全性和计算机信息资料的保密性。5、网站建设5.1收集企业网站建设的资料，学习他人的成功之处，协助制定公司网站建设方案。5.2协助副主任建设和维护公司网站，及时处理网站的系统问题；督促有关人员做好资 料准备，及时收集所要发布的信息，并将信息整理后报副主任审查；及时发布信息、更新 网页，保持网站的新颖性和信息的准确性。使网站不断完善，力求做到功能齐备，页面美 观。6、培训6.1在日常工作中随时为公司员工提供计算机应用知识方面的指导和帮助。6.2协助副主任开展对公司员工进行计算机知识和操作技能的培训，协助副主任精心安 排培训内容，按照要求做好相关准备；承担部分培训

51、内容的讲授，力求使培训达到良好的 效果。7、信息管理7.1负责收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息和公司相关的经营、管理信 息，督促各部门和子公司及时提供有关信息或录入计算机；将信息资料进行汇总整理，每 月编写书面报告交副主任；遇有重要信息，立即汇报。7.2及时从网站上查收公司电子邮件，及时向有关部门、人员传递。7.3根据领导的要求广泛收集、整理专项信息，参与专项调研。7.4完成本职工作月度、季度工作计划和工作小结、年度工作总结。三、任职资格因素细分因素等级限定资料知识学历C计算机专业专科以上学历或相当程度。行业知识C了解航运行业知识，了解行业中先进的管理经验。专业知识B能掌握并熟练运用

52、计算机软硬件知识、网络技术知识等本专业知识。专业基础知识面较宽，掌握的较好。能力组织协调能力C协调能力较强，能协调处理与上级、冋事之间的工作联系。 能够妥善处理各种人际关系。事务处理能力B能够合理安排工作计划，及时、正确的完成各项工作。理解能力B能够准确把握本身职务定位、工作内容，比较准确的理解 上级的指示、意图和所布置的工作； 对所学知识能够较为 迅速的理解和掌握。判断能力B能迅速、准确的判断专业性问题，掌握其实质，能较为准 确的判断从未遇到的问题，找到解决的办法。开拓创新能力C能够接受新事物，具有创新意识，能够在工作中提出切实 可行的新思路、新观点、新方法。经验行业工作经验/相关工作经验F

53、从事相关工作1年以上。其他条件身体条件身体健康，精力充沛，能够胜任本职工作。职业素质工作认真负责，对计算机有浓厚的兴趣， 有较强的逻辑思维能力和 实际动手能力。办公室秘书岗位任务说明书编号： _YD/BG/004 拟 制：核准：生效日期:、基本资料部门名称办公室岗位名称秘书直接上级主任/副主任P所辖人员/、工作说明1、主要职责1、负责公司文稿起草。2、负责公司公文处理。3、参与会务工作。4、负责内刊编辑工作。5、协助主任做好会议接待和公共关系处理，企划宣传等工作。6、收集、整理综合信息，参与调研。2、主要工作内容1、负责起草公司工作计划、工作总结、职代会工作报告等文稿。2、协助起草公司重要的管

54、理规章制度。3、对公司发文进行文字、内容方面的规范和校对，规范文件种类、发送形式、标准印制格 式，及时完成文件阅办、催办工作。4、接收外单位文件，并及时进行登记、转发；办理公司发文、登记。5、协助主任做好会务安排，参加公司各类管理性工作会议以及子公司的董事会会议，做好 会议资料提供、会议录音、记录和整理会议记录、纪要；及时收集会议落实情况资料。6、 了解公司职能部门的工作计划、目标、任务、进度和公司各项管理动态，协助检查督促各 部门、子公司执行行政决议和指令性任务的情况。7、编辑公司大事记、情况交流等公司内部刊物。8协助主任组织公司的有关活动，协助主任做好企划宣传和文化建设以及公共关系处理工

55、作。9、协助做好来信来访接待。10、收集整理有关政策法规、行业信息等综合信息，及时了解公司相关经营管理信息，参加 调查研究，编写调研材料。11、完成主任布置的其他工作。3、主要工作要求1、文稿起草1.1准确理解领导对年度工作计划、工作总结制定的目标和拟写要求，为制定年度工作 计划、总结准备必要的资料，根据领导的要求及时起草工作计划和总结，初稿交主任审核 修改，终稿经公司领导审阅后行文执行。1.2根据公司的实际情况和领导拟写要求，起草公司制度性文件，协助领导起草讲话稿 等，制度拟写后及时交主任审核修改、报批、执行。领导讲话稿交直接领导审阅修改后打 印。1.3文稿起草前要广泛收集资料，起草后要认真修改，力求文字、标点无错误，篇章结 构清晰，语句精练优美，内容完整准确。2、公文处理2.1收到上级机