外贸行政工作职责

1、外贸行政岗位职责以保证外贸部各项日常工作顺利进行为基础，以搞好外贸部部门建设为指 导，以协助业务员开展业务为核心， 以更多实现公司利润为目标， 特制定以下岗 位职责制度：日常工作1. 保证外贸部的正常运转，保持办公桌台面的整洁、按时上下班、遵守公司的 相关规定。2. 协助公司领导制定相关的外贸部工作规章，经领导签字之后督促各相关人员 贯彻执行，并逐一收集执行情况，从外贸部的工作实际出发，不断完善公司 的团体组织优势。3. 按有关规定督促落实各岗位工作。4. 负责整理外贸部员工的费用报销单和相关单据，上报公司领导和部门主管签 字，每周五到财务部报销。5. 向行政办公室支取必需的办公用品，例如文件

2、夹、笔记本、黑色签字笔、计 算器等。6. 帮助外贸部其他同事完成相关事宜，保证外贸部工作的顺利开展和改进。7. 准备工作备忘录，确保今日事今日毕。迎来送往 人事接洽1. 负责接听来宾电话，并做好记录备查。对于亟待解决的事情要尽快安排专人 或者通知相关责任人妥善、有效地处理。2. 负责外贸部来访人员接待和指引工作。3. 新入职员工的招聘工作，包括筛选简历、通知面试、上报董事长或总经理、 打电话通知入职等。4. 对新入职人员的培训和接洽工作以帮助新入职员工迅速进入、适应并驾驭好自己的新角色。对内协调 对外联络1. 负责将领导签发的或者公司行政部门下发的相关文件或文件精神传达给外贸 部每一个员工。2

3、. 对于需要邮寄的样品，外贸行政要负责通知相关的取件人员取件、安排邮寄 等事宜。3. 对于来看厂的客户，提前跟厂部结合安排好相关事宜。4. 根据客户的要求，配合品保部，做好产品认证的各项相关工作。5. 安排相关人员协助其他部门处理比较紧急的工作。6. 跟踪工厂对来单产品的生产安排、 生产进度、交货时间、 存在的问题等事宜。7. 负责公司与商务厅或者商务局等相关职能部门公共关系的建立于协调。8. 做好公司中小企业国际市场开拓资金审批、广交会等项目的相关工作。1. 总结每年的参展计划和参展效果，为领导第二年的参展预算提供信息参考。2. 根据领导的批示，做好展会参展计划，并负责每个展会的展位申请工作

4、。3. 参展前协助外贸业务做好展会的参展前的准备工作，包括需要携带的样品、 宣传材料、易拉宝、名片的制作、工装的选择等相关工作。会议记录 工作总结1. 负责公司会议、临时任务、突发事件的组织、协调和处理。2. 根据公司领导相关指示，负责安排外贸部门的各类会议，并做好会议记录。 安排并做好会务工作，组织编写会议纪要或有关的决议，检查会议精神的贯 彻落实情况，并及时编写公司的大事记。3. 领导交办的其他事宜。全面负责公司外贸部的行政事务，制定外贸部每年、 每月和每周的工作计划和总结。4. 负责外贸部各类文档或文件的归档、整理和保存工作5. 领导交办的其他工作。协助业务员开展外贸业务1. 在业务员的配合下，制作相关的业务单据。要求对所制作的单据要和业务员 一起仔细、认真核对，将错误的概率降到最低，将公司的损失降到最低。2. 跟踪工厂订单生产情况， 及时给业务员提供反馈。 做好业务员和工厂的桥梁， 提高工作效率。3. 联系货运代理公司，安排