XXX煤矿档案管理办法

1、 专业技术文件 / Technical documentation 编号： XXX煤矿档案管理办法Through the process agreement to achieve a unified action policy for different people, so as to coordinate action, reduce blindness, and make the work orderly.编制：_日期：_XXX煤矿档案管理办法温馨提示：该文件为本公司员工进行生产和各项管理工作共同的技术依据，通过对具体的工作环节进行规范、约束，以确保生产、管理活动的正常、有序、优质进行。

2、本文档可根据实际情况进行修改和使用。 某某煤矿档案管理办法第一章 总则第一条根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求, 为进一步加强企业档案工作, 更好地为公司改革发展和项目建设保存优质、完备的原始档案资料, 特制定本办法。第二条公司档案是公司在各项生产活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体, 包括计划统计、经营管理、物资供应、财务管理、劳动工资、人事、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。第三条公司档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分, 是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。第四条公司档案工作要坚持集中统一的管理原则。第二章 文件材料的形成与

3、归档第五条公司根据国家法规和有关部门的规定, 制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、生产(施工)、技术、经营等项工作(以下简称生产活动)和文书处理的程序。第六条公司生产(施工)经营活动中形成的科技文件材料(含照片, 录音、录像和光盘、软盘、磁带等, 以下同), 由技术项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。各项管理工作中形成的文件材料, 由各职能部门按其业务范围, 指定有关人员负责积累、整理后归档。第七条文件材料归档的基本要求。1、归档的文件材料必须完整。2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。3、归档的文件材料

4、必须层次分明, 符合其形成规律。第八条公司文件材料的归档范围。公司文件材料的归档范围主要有以下几个方面:1、基本建设方面。有工程设计、施工工艺、安装图样和技术文件, 工程项目验收和生产调度工作中形成的各种文件材料等。2、经营管理方面。有企业经营决策管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料。3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件, 设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料, 设备仪器的运行、维修记录, 设备改进、改装和报废的文件材料等。4、技术管理方面。有质量管理、科技创新、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。5、计划统计方面。有

5、各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。8、财务管理方面。有财务管理中的各种账册、报表、凭证和文件等。9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料, 企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。11、科学技术研究方面和工程建设方面, 按有关规定执行。12、其他具有利用和保存价值的文件资

6、料。第九条归档时间1、基建工程或其他技术项目, 在任务完成后或告一段落时, 要将应归档的文件材料组成保管单位, 由项目负责人审定后, 移交档案管理部门归档。2、各项管理工作中形成的文件材料, 在第二年上半年内, 要将应归档的文件材料组成保管单位, 由各职能部门负责人审定后, 移交档案管理部门归档。第十条公司各类文件材料一般归档一式一份, 比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。第十一条公司各种文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序;列入生产、科技创新、基建和经营等各项活动的工作计划;列入有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。第十二条公司基建工程竣工

7、验收, 必须有档案管理人员参加。文件材料不完整、不准确、不系统, 不能进行鉴定、验收。第十三条公司项目工程创优、科技创新成果评奖, 归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容, 档案管理部门不签署意见不得申报成果。第十四条公司新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时, 有关专业部门应会同档案管理部门检查验收文件材料, 并及时归档。第十五条公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议, 收集获得的文件材料要按照归档范围的规定, 及时移交档案管理部门归档。第十六条公司档案管理部门定期对公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。第三章 档案管理第十七条公司档案管理

8、列入企业的经济责任制体系。第十八条档案分类1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定, 编制档案分类编号方法。2、分类编号要遵循文件材料的形成规律, 并且要便于保管和提供利用。3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。4、常用的分类方法有:(1)按产品型号分类;(2)按设备型号分类; (3)按科研课题分类;(4)按工程项目分类;(5)按专业性质分类;(6)按组织机构分类; (7)按时间分类。第十九条档案编目与编制检索工具1、编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。2、根据需要编制档案检索工具, 并且进行档案著录工作, 著录方法按照国家

9、标准GB3792.5一85档案著录规则执行。第二十条档案保管1、接收档案必须认真验收, 并办理接交手续。2、存放档案必须有专用柜、架, 排架方法要科学和便于查找。3、底图除修改, 送晒外, 不得外借。修改后的底图入库, 认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。4、缩微胶片、照片、磁带等的保管:(1)存放胶片、照片、磁带、光盘要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等, 按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放;(2)胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢, 二氧化硫等有害气体和物理性污染地段, 库房内应设有防火和空气调节设施, 温度、湿度应符合规定的要求。5、要定期进行库

10、藏档案的清理核对工作, 做到账、物相符, 对破损或载体变质的档案, 要及时进行修补和复制, 库藏档案因移交, 作废、遗失等注销帐卡时, 要查明原因, 保存依据。6、档案库房的一般要求:(1)保存档案必须有专门的库房, 并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施;(2)档案库房建设要列入企业基本建设计划, 库房建筑设计按照档案馆建筑设计规范执行。第二十一条图纸的修改、补充1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。2、修改内容较小时, 可直接在图画杠改、刮改或者发送变更通知单, 采用杠改、刮改时应在修改处 标注修改标记。3、修改内容较多时,

11、 应另出新图代替, 原来图纸作废。新图列入原图纸目录, 并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号, 根据需要另行保管。4、整个保管单位内图纸作废, 由新图代替时, 应重新编制保管单位, 并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后, 根据需要另行保管。第二十二条档案鉴定1 、公司要根据国家或上级有关部门的规定, 编制档案保管期限表, 档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是:(1)对企业有长远利用价值的档案应永久保存:(2)对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;(3)凡是介于两种保管期限之间的档案, 其保管期限一律从长。2、鉴定工作

12、要组织由公司领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组, 直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告, 在保管单位备考表中注明鉴定意见, 由小组负责人签名, 并且注明鉴定日期。3、鉴定工作应该定期进行, 具体由公司根据实际需要确定。4、档案通过鉴定, 要求达到划定保管期限准确, 保管单位质量达到标准规定, 鉴定中发现档案不准确、不完整, 公司应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。5、销毁档案必须严格掌握, 慎重从事, 销毁前要造具清册, 提出销毁报告, 经公司领导审批, 并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。第二十三条档案统计1、公司档案管理统计数据以原始记录为依据, 做

13、到准确、可靠。2、档案统计主要有档案管理基本情况统计, 档案数量统计, 档案提供利用及其效果的统计等。第二十四条档案管理现代化是公司现代化管理的组成部分, 要列入公司现代化管理的整体计划中统筹考虑, 逐步应用电子计算机为主, 包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。第二十五条档案管理经费按照财政部、国家档案局(1980)财企字第629号文关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定执行。第二十六条公司要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。第四章档案管理体制第二十七条公司档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门, 应由一位公司副总经理分工领导, 并且列入公司领导议事日常, 作为考核干部业绩的一部分。第二十八条要加强和充实企业档案管理机构, 集中统一管理公司档案工作。第二十九条公司档案部门是公司档案、资料的贮存基地和利用中心, 负责统筹、协调、组织、管理公司的档案、资料工作。第三十条档案管理人员1、公司要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员, 并且应有一定数量的专业技术人员。2、企业档案管理人员享受专