智能化工程采购管理办法

1、智能化工程采购管理办法XX物业管理有限公司作业指导文件编号VKWY7.5.1-J02-05名称智能化工程采购管理办法页版本D/0第1页共3页编制更改审核批准生效期xx年6月1日1、目的明确智能化工程部工程项目物资采购流程2适用范围智能化工程部工程项目物资采购。3、定义3.1施工材料：包括设备及线材。3.2零星材料：用于项目中的对相关设备、设施进行保护或连接的辅助材料3.3工具：在项目施工过程中需要的相关工具，包括电动工具。3.4办公用品及设施：办公需要而需购买的相关办公用品及设施。4、职责部门/岗位工作内容部门经理负责米购申请、订单及付款的审批。本部事务主管负责协调米购工作按流程顺利执行，负责

2、审批办公用品的米 购申请。施工负责人城市负责人负责对本项目所需物资做出统筹计划，填写采购申请。施工技术组负责对项目组工程物资米购申请技术层面的审核。采购管理员负责对项目组物资米购申请制作、申请、发放订单 ，跟进供 货情况及办理付款手续。部门财务负责审核单价、与供应商对账及资金使用计划物资计划管理员负责编制米购计划、物资调配、跟进供货情况及核对项目组 进仓单。5、方法和过程控制5.1施工材料的采购5.1.1采购计划5.1.1.1项目进场之初，由物资计划管理员根据工程合同及施工细化方案做出智能 化工程物资采购计划发至采购管理员。5.1.1.2由采购管理员在智能化工程物资采购计划填写采购周期后发至项

3、目组， 同时抄送物资计划管理员，现场施工负责人根据采购周期及运输时间做好物资申请计 划。5.1.2物资申请5.121现场施工负责人发出智能化工程项目组物资申请单，物资申请必须有编号， 在邮件主题中也必须写明是“XX项目组采购申请XX号”。5.1.2.2施工技术组根据现场实际情况及技术需要填写意见。5.1.2.3部门物资计划管理员根据各区域及各项目库存情况合理做物资调配。5.1.2.4部门经理审批后发采购管理员采购。5.1.3物资采购5.1.3.1设备及线材类物资由部门统一采购，零星材料和工具一部分由部门采购，一部分由项目组自行在当地供应商处购买。XX物业管理有限公司作业指导文件编号VKWY7.

4、5.1-J02-05名称智能化工程采购管理办法页版本D/0第2页共3页编制更改审核批准生效期xx年6月1日5.1.3.2 采购管理员根据采购申请以项目组为单位编制智能化工程物资采购订单、智能化工程样品借用单；需调拨的物资由物资计划管理员填写智能化工程物资调 拨单。5.1.3.3智能化工程物资采购订单编号原则为：项目地点+项目组名称+期数+流水号。如订单有更改，则原订单相应作废，其编码也相应作废，新订单编码按流水号顺延05.1.3.4金额在50000元以下的订单由部门财务审核、部门经理审批后，盖部门公章发 出。5.1.3.5金额在50000元以上订单需按公司审批流程审批后，盖部门公章后发出5.1

5、36采购管理员在智能化工程项目组物资申请单 中注明此申请的订单编号 拨单号或样品借用单号后发至项目组，抄送物资计划管理员。5.137采购管理员要求供应商必须及时将送货单一式两份发至部门物资计划管理员 及项目组，并在送货单中注明订单号。5.138物资计划管理员依据采购申请及订单，根据供应商交货情况，及时安排发货。 并在收到送货单后，以邮件形式告知项目组 XX订单/调拨单/样品单已发货。5.139施工负责人 城市负责人需及时反馈智能化工程项目组物资申请单完成情 况，物资计划管理员负责跟进智能化工程项目组物资申请单，未及时到货物资需及 时与采购管理员沟通对接。5.1.4借样5.1.4.1各项目组如需

6、向供应商借用样品，需提前填写智能化工程样品申请单。5.1.4.2采购管理员根据智能化工程样品申请单填写智能化工程样品借用单。5.1.4.3采购管理员将智能化工程样品借用单盖部门公章后发至供应商，同时以邮 件形式发至物资计划管理员及项目组，由样品接收人员负责填写智能化工程物资进 仓单。5.1.4.4如在后续采购过程中，订货数量包括已借用样品，则需注明智能化工程样品 借用单单号，以备查对。5.1.4.5智能化工程样品申请单编号规则同智能化工程项目组物资申请单编号 规则，智能化工程样品借用单编号为 J-YP+流水号。5.1.5付款由采购管理员整理出相关订单及其物资申请报告的邮件批复页、发票、附项目组

7、智能化工程物资进仓单，如果订单数量与结算数量有增加或减少，需填智能化工程物 资付款结算单，由物资计划管理员、部门财务、本部事务主管审核、部门经理审批后 报公司财务管理部审批结算。5.2零星材料及工具采购5.2.1项目组采购零星材料及工具，每月底由项目组填写智能化工程项目组零星材料 需求计划，报施工技术组、物资计划管理员审核，部门财务审批后方可采购。在当地 采购的零星材料和工具须在指定合格供方采购。XX物业管理有限公司作业指导文件编号VKWY7.5.1-J02-05名称智能化工程采购管理办法页版本D/0第3页共3页编制更改审核批准生效期xx年6月1日522每月报销时付智能化工程项目组零星材料需求

8、计划及邮件批复页、智能化工程物资进仓单、发票报销。5.3办公用品、家私电器及劳保用品采购5.3.1采购办公用品、家私电器及劳保用品由项目组填写智能化工程项目组办公物 资需求计划报部门财务审核、本部事务主管审批后方可采购；如果采购单价 200元 以上1000元以下的物资需资产管理员审核，单价 1000元以上的家私电器及办公类固 定资产申请由项目/城市负责人填写物资/服务申请报告申请，本部事务主管审核， 经部门经理审批后按公司流程进行。5.3.2每月报销时附智能化工程项目组办公物资需求计划/物资/服务申请报告 及邮件批复页、发票报销。5.4分包工程5.4.1由施工负责人填写物资/服务申请报告（附合同草案）报部门采购管理员，由 采购管理员报部门财务审核，权限内的部门经理审批 ，由采购管理员跟进审批工作。超 过部门经理权限的按公司相关程序执行。5.4.2分包工程结束后，由项目负责人负责组织相关验收工作，并填写验收报告。5.4.3付款时需附：物资/服务申请报告及其邮件批复页、合同、内部验收申请、付 款结算单，由项目负责人整理申请付款。5.4.4分包合同编号规则同订单编号规则。5.5物资采