浅谈会计基础工作与会计电算化

1、浅谈会计基础工作与会计电算化一、会计电算化与会计基础工作的相互关系，当今是科学技术高速发展的时代，信息技术不断渗透到会计领域，计算机和网络技术已广泛应用。会计电算化后，会计人员从繁重的体力劳动中解脱出来，大大加强了会计基础工作，可以说，会计电算化是强化会计基础工作的重要手段和措施。但同时也对会计人员提出了更高的要求，要求输入数据规范化，处理过程规范化，因此做好会计基础工作就变得更为重要，这是计算机输出及时、准确、完整信息的保证。过去财政部关于会计基础工作做了规范性的规定，但会计电算化后，由于所面临的工作环境不再是人与人之间，而是人与计算机之间，因此对会计电算化后的基础工作有必要进行再认识。会计

2、电算化是一种完成会计核算操作任务的手段，是以电子计算机为基础的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。它是一个用电子计算机代替人 工记账、算账、报账 ,以及替代部分由人脑完成的对会计信息的 处理、分析和判断的过程。会计电算化是采用计算机替代手工 记账、算账、报账及对会计资料进行电子化分析和综合利用的 现代记账手段，是以计算机为主的电子信息技术在会计工作中 的应用。会计电算化促进了会计工作职能的转变，引起会计人 员知识结构的变化和会计人员素质的提高。二、会计电算化后的基础工作1 、 理顺工作岗位，严格权限控制会计电算化后，会计岗位应做相应的调整，根据财政部财会 1996 17 号文件可分为

3、会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计 档案管理等工作岗位； 而电算化会计岗位设置应包括电算化主管、 软 件操作、审核记账、电算维护、电算审核等，岗位的设定可结合本单 位所使用的会计软件系统内业务流程和模块的功能，进行相应的设 置，岗位确定后要明确各岗的职责范围， 建立电算化会计岗位责任制， 切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。设置 岗位时应根据职责分离的原则分配岗位， 如凭证输入与复核不能由同 一个执行，出纳人员不允许进行系统的操作等等。为确保系统安全、 有效地运行，防止会计信息被盗、篡改等现象的发生，建立权限控制 制度。在会计电算化相当完备的大型企业，应设置三层密吗：第一

4、层 是开机密码，第二层是进入系统密码，第三层是自己权限密码，目的 是防止财务机密外泄和蓄意计算机作案。 权限要有监控机制除电算化 主管外，其他岗位不得直接打开库文件进行操作， 不得随意删除数据、 源程序和库结构， 电算化主管有权监控每个岗的操作内容， 各岗的密 码要定期更换， 由电算化主管统一管理。 值得一提的是由于出纳人员 无权进入系统， 建议系统外建立一个数据库由出纳人员管理， 有关现 金、银行存款的每笔收支出纳确认后输入计算机，每天结出发生额、 余额，与系统现金账和库存现金账核对，月末与银行账核对，这样既 做到了账实相符，又起到相互都督的作用。2 、 创造良好的会计信息系统运行环境良好的

5、会计信息系统环境是会计电算化运行的保证，会计住处系统运行环境按内容划分为会计数据采集规范性、 会计数据处理的 阶段性、会计信息归集、存储、输出的系统性。（1 ） 数据采集规范性数据采集是指将计算机加工处理的会计数据进行手工准备的过 程。垃圾信息的产生不处有两点，一是工作疏漏，二是舞弊行为，为 确保系统提供会计信息的正确、 可靠，道德所有凭证不论是手工编制 的还是机制的都要有操作员、财务主管共同签章后才能过入有关账 户。其次，录入的会计凭证除手工秕所有的信息如摘要、会计科目、 金额、经手人审核等外，还应包括科目代码等。为便于计算机的识别 处理和提高运行速度，编制代码工作也是一项不容忽视的基础工作

6、。 编制代码时要注意它的唯一性、 有效性和可扩展性， 录入科目时是以 代码的形式录入，因此，代码输错则输出的自然也是错误信息，所以 要特别注意， 再次要对凭证分批记录张数及数量金额总数， 防止已编 凭证的丢失或插入未经授权的凭证或未经授权随意改动有关数据等 问题，最后要建立工作日志，详细记录凭证编制日期、经手人、凭证 传送的手续和时间。（2 ） 加工处理管理数据输入计算机中，不象手工随时可结账， 是分批进行处理的， 而且数据的存储是以二进制代码形式， 数据记录 具有不可见性，数据修改也不留痕迹，中间处理是不可见的 “黑箱操 作”，所以首先要加强接角控制，杜绝未经授权人员进行越权操作，严格密码权

7、限管理。 其次应设置必要的稽核检查， 同时作好工作日志， 以防止和及时发展对经处理的数据非法篡改。（3 ） 会计信息输出的管理输出是计算机系统数据处理的最终结果，如账簿、报表。为 确保及时、安全地送到有权使用者手中，可建立输出文件分送清单， 设专人负责传送， 设置工作日志等。 由于会计电算化后会计信息是以 各种数据文件的形式记录在磁性介质中， 这些是肉眼看不见的， 很容 易被篡改或删除或由于误操作等诸多原因而使文件丢失， 因此衽备份 制度，对数据文件要进行日备份，月备份，并按财政部规定的档案管 理办法由专人负责归档，作好防磁、防火、防潮、防尘工作，同时定 期进行复制，防止磁性介质损失，保证按要

8、求生成各种档案，保证各 种档案的安全与保密，保证种种档案得到合理、有效的利用。当然，以上三个方面的前提条件是计算机硬件、 软件的安全运行， 因此，制定相应的软硬件管理制度也是一项尤为重要的基础工作， 如 建立机房管理制度、软件使用、维护及保管制度、上机运行秕的管理 规定、修改会计软件的审批及监督制度等，这些制度的建立和实施， 是创造良好的会计信息秕政党运行的外部保证。3 、 加强预算编制工作会计电算化后，会计工作已由核算型向管理型转化，因此会计基础工作的范围与手工相比范围更广， 要求更高。 预算是计算机会 计进行预测、分析的依据， 是评价经济效益的标准，因此制定一套科 学合理的预算是确保会计信

9、息真实、可靠的依据。道德要求及时。有 些单位往往是时间过半了， 预算还未编完， 这种工作拖拉作风严重影 响会计信息质量。其次要及时调整预算使之做到科学、合理，只有这 样才能据此进行分析，向决策者提供宝贵的会计信息。4 、 提高会计人员的业务素质实行会计电算化后，除要求有较高的专业知识水平外，掌握 计算机基础知识已成为当务之急。 由于计算机在会计领域的应用时间 还不是很长，一些老会计入门很慢，在上机时经常出现误操作，致使 系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。为确保系统安全有序运行，充 分发挥计算机的潜能， 提高会计人员的计算机水平刻不容缓， 要制定 具体措施， 抓出成效， 使之成为即精通会计又精通

10、计算机的复合型高 素质人才是我们有待解决的问题。三、会计电算化系统存在的安全隐患。随着网络经济时代的到来 , 在给企业带来无限商机的同时 , 也给企业带来隐患。会计电算 化系统下 , 会计信息在传输过程中就可能出现安全问题， 数据保 密性、安全性差。很多时候 , 财务上的数据 , 是企业的绝对秘密 , 在很大程度上关系着企业的生存与发展 , 但几乎所有的软件系 统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋 , 却没有几家 软件认真研究过数据的保密问题。这就要求我们的操作员在处 理业务时，要增强防范意识，新增操作员时还要注意自行添加 密码，在操作中牢牢把握会计信息系统的安全性、 保密性： (1)

11、制定并实施计算机安全法律 , 在全社会加强对计算机安全的宏 观控制； (2) 建立健全内部控制制度； (3) 增强网络安全防范能 力；(4) 加强数据的保密与保护。 如需要上机操作的会计不只一 个,则应增加操作员 , 并为每个用户确定相应的权限 ,新增加的 操作员的密码须由新增操作员自行输入 , 以便分清责任。此外 , 由于会计数据主要是保存在计算机的磁盘或 U 盘, 一旦磁介质 由于受热、受潮、折损等原因出现损坏 , 保存的会计数据将会 丢失, 势必严重地影响到企业的会计工作。 因此，做好磁盘文件 的定期备份和清理十分必要。综上所述，会计电算化的普及应用 , 对会计和会计工作的影 响是多方面

12、的 , 也是十分深刻的。会计电算化不仅改变了会计核算方 式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提 高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术， 推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善， 促进了会计管理制度 的改革， 是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。 我国的 会计电算化虽然取得了很大的进步， 但是与国外相比之下， 还存在着 一定的差距，所以要加大发展的力度，培养高科技的计算机人才，来 开发计算机软件， 要提高会计人员的电算化水平， 培养一批既懂计算 机又懂会计的人员， 要加大对会计人员的管理力度， 废除会计法规中 的一些不符合会计电算化的制度， 会计电算化制度中的一些法规和条 例应该不断改进和完善， 来适应会计电算化的发展。 提高会计人员的 整体水平， 在我国电算化事业中要吸取国外的一些先进经验， 不断总 结、不断进步，为尽快与国际接轨打下坚实的基础 , 使我