企业全面预算管理系统研究基于B公司ERP应用的案例分析

1、企业全面预算管理系统研究-基于b公司 erp 应用的案例分析摘要：erp系统是以财务管理为核心、信息技术为基础，通过整合企业资源、集成企业供需链的重要环节，实现对采购、制造、库存、销售、财务、人工等资源的统一计划、控制、管理的系统。erp系统不仅仅是一种信息软件，还是当今最为先进的企业管理信息工具，它可以帮助企业整合资源、强化控制、提高效率，但也给企业管理尤其是财务管理带来了很多影响。erp系统最初在大型生产制造型企业开始应用，其对于大型生产制造企业的管理提升作用非常明显。如今在中小型服务企业里也得到了越来越广泛的应用。由于中小型服务企业进行多元化经营，其对erp的需求不尽相同。本文通过分析e

2、rp与全面预算管理融合的优势，以b公司为例案例，分析了b公司在运用erp系统后，在预算管理中所带来的的一系列良性结果。关键词：erp；全面预算管理一、引言随着现代市场竞争越发激烈，企业面临着机遇与挑战并存的环境。怎样才能逐步降低成本，提供更多元化、更满足市场需求的产品和服务呢？很多企业选择进行信息化改革，利用更加现代化的信息系统来改变企业传统经营管理模式，这种信息系统就是企业资源计划erp（enterprise resource planning）。erp不仅是一种软件，还是一种管理工具。因为传统管理环境下企业的内部分工跟企业内部资源的优化有时不能得到有机的统一，而erp系统运用的是集成化的管

3、理思想，可以进行资源整合及实施集中监控，以达到规模经济并降低风险。所以erp在国内外企业中得到了越来越广泛的应用。erp系统对大型生产制造企业的管理提升作用非常明显，但由于中小型服务企业的企业经营的多元化，对erp的需求不尽相同。 财务管理是erp系统的核心，实施erp系统必定会对企业全面预算管理带来一系列的变革。erp系统与全面预算管理融合具有许多积极的影响。借助先进的erp系统可以使得财务信息及业务信息一体化处理，一定程度上提高了工作效率，实时获取信息来进行实时监控从而进行决策，提高了企业的风险应对能力。 二、erp 与全面预算管理融合的优势为了克服传统预算管理体系反映滞后、处理缓慢等一系

4、列缺陷，越来越多的企业运用erp系统来构建信息化的全面预算管理体系。erp 支持企业全面预算管理方面发挥有着独特的优势，本文总结为以下几点：（一）erp 系统为企业总体预算目标的实现提供了保障erp系统丰富的数据资源和强大的实时控制功能能够弥补传统预算管理中反映滞后的缺点，同时erp系统拥有着丰富的模块功能设计，不仅可供企业的预算编制人员随时分析调用，还可以根据外部的变化随时进行自由扩展，不断充实erp的query查询内容，从而能够为企业制定总体预算目标提供有力的保障。（二）erp 系统能够提高企业全面预算管理的应变能力企业在年初制定的预算指标往往要根据企业在实际运行的实践中不断变化的环境和人

5、为等客观因素进行相应的调整，通过使用erp系统，企业可以实时获得许多重要的相关数据信息，既有历史数据，也有当前数据；既包括财务数据，也包括非财务数据。经过企业的高级财务人员分析整理这些有效数据信息，可以及时修正预算指标，从而促进战略目标的实现。（三）erp 系统能够提高预算编制的准确性全面预算编制不仅需要依靠编制者本身的关注程度，也要需要大量的历史相关数据和对未来期望值的估算。但是往往有些数据难以从单一领域、较短时间跨度内获取，这样大大增加了预算编制的难度，导致编织者难以确定一个既有科学性又有可行性的预算指标。但是编制者通过运用erp系统，可以很轻松获得跨领域、跨时期的大量历史数据，供预算编制

6、者自行筛选使用，从而能够有效提高预算编制的准确性。（四）erp 系统有助于全面预算管理实现企业战略据美国库存控制学会相关统计，erp的运用能够对企业带来巨大的经济效益。使用一个erp 系统，可以为制造业企业带来如下经济效益：1企业的库存平均下降45%，库存投资平均减少1.3倍，库存周转率平均提高45%；2企业的延期交货平均减少70%，准时交货率平均提高 55%，误期率平均降低 35%；3采购提前期平均缩短45%，停工待料平均减少 60%；制造成本降低 12%。三、全面预算管理与erp有机结合的实践与探索本文以b公司为例，探讨全面预算管理与erp在实践中的有机结合，主要从销售预算管理、成本控制预

7、算管理、采购与库存预算管理三方面，探讨b公司在运用erp系统后，在预算管理中所带来的的一系列良性结果。（一）规范了销售预算管理销售预算管理是指在erp系统中，通过规范销售合同签订、依据订单处理、装运处理、发货过账、发票处理的工作流程，来规范整个销售预算的编制、执行、分析和考核的管理过程。销售预算管理往往通过三个步骤来进行，一是维护客户主数据，进行信用和价格检查；二是实现系统自动对销售订单和业务流程进行过程控制；三是用量价考核机制来分析考评业务部门的业绩。客户主数据的维护是销售预算管理的基础。这些主数据包括：客户主数据和订单信息数据（包括信用主数据和价格主数据）等。按照客户性质和业务类型进行分类

8、，按照规范统一的格式在系统中维护录入。每一客户在系统中生成唯一的系统编码，通过这一唯一编码实现数据的查询、统计和控制功能。客户主数据维护完成后，开始进行信用和价格主数据的维护。根据b公司信用管理实施细则相关规定，客户的信用授权必须经过公司信用管理领导小组进行评定，每半年修正一次，形成信用等级的评审意见，交业务部门系统操作员进行系统维护。价格主数据的维护通常依据公司总部和国家发改委执行的价格政策，依据客户的不同性质和分类，由业务部门在允许范围内制定不同的价格政策。在市场价格发生小幅变动的情况下，可以通过设定最低限价的方式来控制系统开票价格。在需要执行特殊价格政策的时候，必须要求业务部门填制特殊价

9、格审批单进行 erp 线外审批，经批准后交由价格管理专员进行系统维护，但需要注意的是，在订单确认后应按照相关规定立即修改为正常价格。实现系统自动对销售订单和业务流程进行过程控制主要涉及以下几个方面：（a）可供货情况（b）定价确认；（c）信贷确认。可供货的确认与库存管理功能相联系。具体销售流程关系如图1所示。物料管理模块销售分销模块财务管理模块生产入库仓库配货发货发货提单销售订单货物进出管理销售订单处理销售发票预收款管理收款结帐应收款管理销售发票处理价格实发量库存状况图1 b 公司销售收款流程在考核机制方面，b公司采用量价考核机制，根据总部考核指标体系，这一体系由销售量、业务利润总额、每吨油毛利

10、润、每吨油成本等一系列指标，设计年度或月度销售量计划，倒算完成该考核指标所应达到的收入和成本水平，并将经营总量指标按照各类品种、各类销售渠道（即直销、分销、零售）分环节进行分解，形成各专业中心的计划草案。分解预算指标时，b 公司依据对未来市场的预测和对过去经营成果的总结，将历史数据进行统计和分类，据此制定出符合实际的科学的指标体系。分解后的预算指标下达到专业中心后，由各中心将年度或月度指标再次细化分解到营业部、加油站等销售网点。erp 系统的作用就是用价格管理来限定最低限价，既实行了分中心、分环节、分客户不同定价,保证客户的利益,又确保完成总的目标利润和分中心的当期计划草案。erp 还通过 s

11、5/s8 两个系统代码对销售量进行监控，只需执行 query 系统查询，就可指导和监督分销业务总量，采取一定措施扩大直销、控制分销，确保增大价差，提高经营利润利润。预算总指标的分解不但要细化到品种，还要细化到各销售网点，为日后的考核评价做好基础工作。销售预算年度指标一经确定，由预算管理的职能部门财务资产处将总指标分解到月度和季度，传达到各专业中心等业务部门。为保证销售预算指标的完成，相关部门必须关注指导价、销售量和信用政策等这几项关键指标。由于指导价格是 erp 系统价格管理专员负责维护控制，未经授权是无法更改最低限价的，可以确保最大限度保证价差和盈利。在销售量的预算管理环节，主要依靠业务部门

12、根据总量计划和网点计划，按月进行落实，erp 系统可通过实时查询，为管理者统计每个任意时点各销售网点、各品号、各销售渠道或各专业中心的完成情况，为分析和考核提供依据。专业中心的预算管理岗可根据既定的销售进度和网点完成量来计算差异，并下达催量通知或提价（在定价许可范围内适当提价）通知等。（二）规范了成本控制预算管理根据b公司实际情况，设置成本中心，并按照一系列内控权限要求进行成本计划的编制、审批、追加和控制。成本计划的制定应按照规定的审批流程进行审批，再由管理会计（即 b 公司的预算管理岗）维护到 erp 的成本中心中。任一审批环节都实现了不同岗位的相互制衡，同时维护了成本计划的严肃性。具体如图

13、2所示职责ctr23业务析员否草稿成本中心费用计划流程开始ctr07成本中心主管审批是否通过审核草稿ctr04预算/计划会计否是结合预算ctr06预算/计划主管是是否批准审核成本中心经营性支出预算ctr05管理会计结束输入成本中心计划图2 成本中心计划指标的审批流程“成本中心主管”主要是进行审核和审批成本中心预算草案；“预算/计划会计和主管”是成本中心的预算会计或预算管理岗，具体负责结合预算草案与未来经营性支出整体情况，审核和审批费用计划；“ 管理会计”则是成本中心核算专员或主数据管理员，其职责是将审批通过的预算方案维护到 erp 系统中，实现系统自动对实际发生情况进行监督和控制。“ 管理会计

14、”通常按照成本要素、分配字段和预算期将预算指标方案分期维护录入到 erp 成本中心，预算期可以是总额控制，也可是月度平均控制。在预算执行过程中，对于一些日常操作性支出项目，鉴于其发生的经常性，往往通过月度平均来进行控制；但对于一些通过预算追加流程审批通过的偶发性费用支出项目，就需要一次性总额控制，或采用线外审批方式作为补充。具体做法是：先根据预算指标将计划成本额按照成本要素和分配字段维护入 erp 成本中心，按照各种分类就可查询到预算指标的明细表；再将相同指标以通知的形式发送到各个部门或专业中心；当实际发生额超出预算指标时，erp 会强制业务终止，并控制过账。预算处理是成本中心的关键功能，为了

15、适应实际情况，这个功能特别增加了“预算超支处理”，用来解决特殊情况下实际超额无法过账的问题。b公司规定，当预算超支时必须履行正常的预算追加审批手续，通常由相关部门重新就超额部分向预算管理委员会提出预算申请，经审批后由预算管理岗将追加的预算指标追加入 erp 成本中心，以保证日常经济业务的正常进行。（三）规范了采购及库存预算管理b公司销售的产品是成品油，具有一定的易燃易爆危险性，其管理难度体现在采购、储存、运输和度量等一系列环节，因此采购及库存预算管理是b成本控制的主体和核心部分。b公司通过多层次的erp库存管理系统，借助灵活的设置从而能够实现不同层次的管理，在此基础上可以进行物品abc分类码的

16、自动计算，库存物品订货数量的自动计算，各种超常规状态的预警等。系统支持多种计量单位的自动转换，并与采购、销售、生产、财务等实现无缝接口，可以从其他子系统中获取或输送数据，保持了数据的一致性。下图3、4 列示了 b 公司的标准采购业务流程。1,月采购需求的确定2,销售事业部核定配置计划3,华北大区公司编制运输计划4,根据运输计划维护采购订单5,确定炼厂发运量6,油库实际收货及损耗处理7,发票校验8,付款采购图 3 标准采购业务流程一采购发票校验采购订单收货库存管理发货转储记账仓库管理销售订单主数据:物料供应商客户库存地点财务模块(f1和c0模块)销售和分销模块(sd模块)图2 标准采购业务流程二

17、b公司的 erp 全面预算管理系统设计了新的流程，大大减少了维持物流体系运转的员工总量、作业环节、作业量。erp系统保证b公司的业务运作与数据采集工作同步进行，各种账目及统计报表自动生成，油库付油信息与加油站进货信息均在一个系统平台自动进行核对，核算人员根据核对信息直接进行移库操作，油库实物库存、客户已售未提、加油站进销存等信息在线实时反馈，无需人工勾对和逐级录入，工作效率显著提高。四、结语展望未来，erp软件的发展方向将趋于更加灵活、更加“本地化”、更加“行业化”、更加偏重管理决策职能开发以及与新信息技术相结合。相信erp软件的发展在未来会更加推动企业管理变革。 erp系统结合了现代管理思想与信息技术，其对于改善企业经营管理、提高企