合同档案管理制度(20142

1、编亏：文件编码XZ-ZD-008版本A修改状态0名称合同档案管理制度页数1/4第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的二、囂囂哪合縊掘三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订

2、的合同。五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用丁外部测试的协议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。八、九、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。十、综合合同：区别丁上述类别的其他合同或协议。第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。北京博

3、兴宝信息技术有限公司说明：本介同资料适用r约定双方经过谈判、协商而共同承认、共同遵文件编码XZ-ZD-008子的责版本A修改状态0义名称J时阐述确定的时间卩哈岡档i案管理制度档可僅接下载或时诂卸讪史円伸彥改，使用页数2/4二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。第四章文件合同归档要求、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。基本模式:ST - 2004XS 0001 HT公司号年度号分类号顺序号部门代码年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指

4、文件材料形成的年度。2.分类号：分类号是档案号的主体，分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。3.顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ，表示公司当年某一类合同的序号。4部门代码：部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称;二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并 按月将合同的所有档案资料提交完整。四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，

5、填写档案移交单，双方签字认可，管理专员归档。五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计岀各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的活单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各 部门须将合同北京博兴宝信息技术有限公司文件编码XZ-ZD-008版本A修改状态0名称合同档案管理制度页数3/4按要求归档。六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作合同档案汇总表提交经营管理部，并填制档案归档单归档。七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。第五章合

6、同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年;合同金额在100万元（不含）以下的保存15年;合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年;合同金额在5000万元以上的永久保存。三、档案销毁1.任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。2.3.4.各档案管理人员应定期对档案进行检查。合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合 同文档的安全。凡是超过保管期限乂确无保存价值的档案应在档案销毁活单上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由档案销毁活单立卷永 久保存。第六章

7、档案借阅一、公司合同原件，一般不予借出。二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门 经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准 方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。三、借出档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内 仍不归还者。四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。北京博兴宝信息技术有限公司文件编码XZ-ZD-008版本A修改状态0名称合同档案管理制度页数4

8、/4第七章责罚制度一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期 上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书而检查外，各罚款 200元，并予以通报批评。二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或 未经经营管理 部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200- 1000元，并予以通报批评；三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令 其当事人写出书而检查，并对借阅人进行绩效处罚100元； 一般档案资料若出现丢失、损坏、缺贞等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办于

9、续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘 密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追 究其相关责任。不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。 对借阅公司档案用丁非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。四、五、六、第八章附则本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规 定可以依据实际情况进行随时或定期修订，修订的版本获得总经理办公 会批准后生效，且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的 规定。本制度自下发之日起执行三、附件附件1附件2附件3附件4档案移交单档案借阅单档案销毁清单合同登记本档案移交活单仃4档案编号档案名称移交日期贞数移交人接受人说明附件2:档案销毁清单仃4档案编号档案名称销毁日期贞数销毁原因审批人档案借阅单仃4档案名称小计：共借阅日期：