公文收文处理五个“雷区”共享

1、公文收文处理五个“雷区”共享 公文收文处理五个“雷区”共享 作为办公室工作人员，每天收到的公文没有十个，也有八个。虽然现在提倡减少发文数量，但是一些工作还是需要通过文件（电子公文）进行说明和通知。面对数量大、情况多、业务专，所涉事项有轻有重、有缓有急的情况，作为进行公文处理的机要人员，如何有效的处理？ 很多人不以为意，认为文件处理就是找领导签签字，领导让干啥就干啥，其实这也是一种误区，在这里一般的收文程序就不多赘述，笔者总结了几点收文处理过程中的五个“雷区”，以供参考。 “雷区一”：默默等待，不敢督促领导。 其中既有领导因工作繁忙而不能及时阅看等客观因素，也有因催还对象是领导而不予催还或不敢催

2、还等主观原因。一个文件领导签了两三天，或者一个文件耽误了一两天。这会直接影响公文的继续运转，影响了文件处理的效率，影响了工作的正常开展。 症因：这里暴露出的是公文传阅缺乏限时归还的规定或有规定却执行不到位或机要工作人员责任意识不强等问题。 “扫雷决”： 一是要在收文的第一时间做好记录，利用公文处理系统或建立公文管理数据库对收到的公文进行详细登录，或者简单建个 word 文档，把来文单位、字号、主要内容、完成要 求、时间节点进行备案整理记录；二是分类处理，对于一般的仅有通知要求，如参加会议的，可等着领导阅办完毕带着意见离开；对于篇幅较多，时间较长的，可以提醒下时间节点，或者是说一小时后在进行调度

3、；三是要掌握催办的技巧，比如利用下次公文传阅机会询问上次传阅的公文（间隔不能长），或是将公文传阅夹放在醒目位置，领导自会明白；四是尽量选在领导办公室没有其他人或者工作不忙的时间，比如有的领导工作特别忙，文件就不能放在他的办公室里等他阅批，而应该主动掌握领导活动规律，抓住领导开会的间隙或下班后离开单位前的空闲时间找领导签文件，否则领导马上去开会、出发，回来就可能把文件给漏了。 “雷区二”：给领导提处理意见。 主要体现在，机要人员提前浏览了文件，在领导阅办的时候给出了自己的意见，可能是好意提醒，但是毕竟有“越位”之嫌。 症因：没能正确认识自身岗位职能，认为自己给的意见很中肯，没有摆正好自身的位置。

4、 “扫雷决”： 一是领导阅办文件的时候最好静心等待，领导有自己的工作思路；如果领导确实是一时记混了负责人员，应该给业务科室的给了办公室，这时可以及时的建议一下；二是领导要是问起文件涉及相关的情况，要提前做好准备，客观、如 实回答；三是在一把手签完后，其他分管领导在看一把手的处理意见时，会问到“有没有说其他的”之类，这时候要想清楚，不涉及工作的最好不要说。 “雷区三”：领导的处理意见石沉大海。 主要体现在当领导签批了落实的具体意见，承办部门也阅知签字了，公文也处理结束归档了。但是时间一长没有回音，也没有给领导反馈结果，造成办文与办事的脱节，造成上级或其他单位进行催报，影响单位形象。 症因：缺少相关的结果反馈或缺少处理结果备案记录，也存在部分人员多一事不如少一事的不负责任态度，无人跟踪督办。 “扫雷决”： 一是选择责任心强、工作细