X金属材料公司的的案例教学教材

1、X 金属材料公司的的案例案例目录X金属材料公司的详细调查1实例一：组织机构与业务功能2实例二：业务信息处理流程3实例三：数据调查6实例四：处理逻辑调查13实例五：查询与决策要求16实例六：基于3NF的数据模型逻辑设计方法17实例七：合同管理逻辑模型的设计20X金属材料公司的详细调查作为管理信息系统的开发实例，本部分将结合分析与设计过程介绍X金属材料公司详细调查的过程及资料。使读者具体领会各种技术、方法、图表的使用。限于篇幅，本例对一个实际系统作了压缩和简化。X金属材料有限公司是原x市物资局下属的金属公司于2001年底转制成立的。公司目前的注册资金3000万人民币，其中90%为国有资产，10%为

2、经营者群体持股。公司继承了原公司的大部分经营业务，主要任务是对x市及周边地区的所需钢材、有色金属等原材料进行采购、进货，销售及存储管理，并且还负责把客户定购的货运送到目的地。公司性质属于流通企业，业务范围主要是通常所说的进销存管理。公司改制后，实行一体化管理和非独立核算，有效降低了经营成本，业务量稳步扩大。成立的五年多来，经营品种已达250多个大类、数千种规格，现有职工237人，进货客户及销货客户总共达到2000多家。2003年初，公司购买了“金碟”的财务软件，在财务部配备了一名财务软件系统管理员，率先实现了公司的财务管理信息化，近年来，随着经营业务的不断扩大，仅仅在财务管理方面实现信息化，而

3、进销存业务管理仍然是手工作业，已不能满足业务的需求，公司迫切希望应用信息系统进行全面的辅助管理，以提高经营管理水平，客户服务水平和市场占有率。2006年1月，公司委托W信息技术公司着手x金属材料公司MIS的开发工作， 公司成立了领导小组和项目开发小组，领导小组的成员是:公司总经理任超，副总经理胡斌及各部室的业务主管。公司还筹建了信息中心，信息中心的主任陈华也是领导小组的成员，在信息中心成立之前他是财务部财务软件的系统管理员。项目开发小组由信息技术公司的项目经理杨林率领的6名系统开发人员和x金属材料公司信息中心2名工程师、各部室业务主管和业务骨干组成联合开发小组。2006年3月，开发小组完成初步

4、调查和可行性分析，进入详细调查阶段。这一阶段，他们首先调查了公司经理对信息系统的需求，然后开始进入各部室，调查小组与各部室的主管和业务员进行面谈，事先发给调查提纲，对公司和部室的业务范围、人员分工、工作目标、业务流程、存在问题、部主管职责、查询和决策要求等作了调查。下面是开发小组所列的一份面向部室主管的详细调查提纲： 请介绍你部室的职能范围，与哪些部门有工作联系? 你部室有多少人，如何分工? 请简要介绍你部室的业务工作流程。 部室业务的指导性文件是什么? 你们部室的工作目标是什么?有哪些具体指标? 部室业务中常需了解什么方面的信息? 部室工作存在什么问题和困难? 你的工作职责是什么?常需要什么

5、信息帮助你决策? 你希望信息系统帮助你部解决什么问题?从主管那里了解了各部室的概貌以后，系统分析员便分头与业务员联系对他们分管的业务作更细致的了解。调查过程常常反复进行，直至彻底搞清。下面是详细调查后用S A方法整理的资料。实例一：组织机构与业务功能x金属材料公司设有办公室、业务部、市场部、物流部、财务部和信息中心等部门。每个部下还设有若干职能部门或职能岗位。公司的组织机构如图15.4所示。图15.4 x金属材料公司组织机构图各部室的业务范围如下：（1）办公室负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安排），行政考核，后勤管理等。（2）业务部是x公司经营钢材的核心部门，负责金属材料的进销存业务

6、，具体职责有:采购员6人，他们的职责是根据市场需求和库存情况，负责钢材的现货和期货的采购，包括提出采购申请、与供应商签订进货合同，与供应商保持业务联系，进行合同督催等。合同员2人，其职责是负责登记采购员送来的进货合同,并完成每月的合同统计与分析。 核价员1人，其职责是负责金属材料到货后的进价核价及入库单处理。销售员4人，负责金属材料的销售管理，如销售开票，保持与客户的业务联系等。 统计员2人，负责全公司的物资进销存统计报表的制作与上报工作。（3）市场部负责各地区的市场开发工作。（4）物流部负责钢材的运输和仓储工作，如钢材仓库负责钢材的验收、入库、存放、保管、保养及物资出库工作，车队负责送货和取

7、货。（5）财务部负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种帐务及资金管理，进行财务分析， 编制财务报表等。（6）信息中心是以财务部的机房管理人员为基础新成立的部门，负责公司的信息化规划和信息系统的建设。现行系统的业务功能，可以用分层描述的现行系统功能图进行抽象，建立现行系统的功能模型。以业务部为例，如果把业务部的工作用功能图抽象出来，可建立如图15.5的业务部现行系统功能模型。图15.5 金属材料公司业务部功能图实例二：业务信息处理流程根据图15.4的组织机构图和15.5的业务部功能图，系统分析员对公司的业务流程进行详细调查，识别业务信息处理流程，得到图15.6至图15.10的现行系统信息流

8、程模型， 该模型用分层的现行系统DFD描述，DFD的层次及编号与图15.5现行系统业务部功能图是对应的，其中第一层的处理逻辑被分解为第二层的2.1合同管理、2.2进货管理、2.3销售管理三个处理逻辑，这三个处理逻辑又分解成三张第三层数据流程图。进货合同明细2物资发货单业务部进销存业 务6业务台帐供方发票图15.6 业务部进销存业务第一层DFD进货合同明细供方发票 合同进/销价供方发票物资入库单业务台帐图15.7 业务部进销存业务第二层DFD进货合同明细进货合同留底合同完成可供资源表情况汇总表 业务合同完成主管情况明细表供方发票物资入库单核价员合同员供方发票合同进/销价图15.8 处理逻辑2.1

9、“合同管理”的细化DFD发票目录2.2.1供方发票登记发票目录合同进/销价核价员图15.9 处理逻辑2.2“进货管理”的细化DFD2.3.1合同物资入库单员做业务台帐销售员J6业务台帐（入库单）发货单客户客户购货要求 付款能力2.3.2核实购买能力销售员合格购货要求 2.3.3预开票销售员发货单仓库不合格购货要求可供资源表2.3.7做可供资源表 销售员业务台帐J7J62.3.6修改库存 销售员 发货单暂存发货单暂存发货单图15.10 处理逻辑2.3 “销售管理”的细化DFD实例三：数据调查表15.3到表15.13是系统分析员根据实例二的现行系统业务部业务DFD收集的凭证， 单据和报表。表15.

10、14是根据收集的信息汇总所得的信息调查分析表。在一个以人工信息处理为主的系统中，所有的信息载体样式和信息汇总表组成了现行系统的数据模型。表15.3 进货合同XXI750 v: 400381 : 8223T68: 8223T80-=r: 0 230014 200770 110728. 5AYE-4FYB 18 95 1 Q0 50 表15.4 供方发票表15.5 进货合同明细之一合同案引表15.6进货合同明细之二合同执行情况表15.7可供资源表表15.8合同统计表之一表15.9 合同统计表之二表15.10 物资入库单表15.11 业务台帐（物资入库单）表15.12 发货单表 15.13 发票目录

11、除以上所列的凭证，单据以外，DFD上还有二个数据流:购货要求、付款能力，它们的取值和含义如下: 数据流名称:购货要求，组成：品名十规格十型号十数量数据流名称:付款能力，组成：付款方式十金额，付款方式的取值/含义：汇票，现金，支票等。表15.14是系统分析员根据收集的数据和信息制作的现行系统信息调查表。此外，详细调查过程中，分析员还将有关数据的特征：数据项取值类型、长度、取值范围等，记录在空白表的相应栏目上，如在表的“品名”项下填上“最长5个汉字”，在表的“数量”项下填“范围为100kg1000吨”等。表 15.14 信息调查表实例四：处理逻辑调查详细调查更细致的工作是将现行DFD的基本处理逻辑

12、用小说明的形式表达出来，下面给出了图15.8到图15.10DFD的小说明。小说明用类似于结构化的语言，决策树等进行混合描述。对于一个系统分析员来说，要想正确地用结构化语言表达一个处理逻辑，不是一件容易的事，尤其是一个人工系统的描述。阅读本实例时，务必注意要与实例二的处理逻辑编号和名称对应起来，并且参阅实例三的相应数据载体。金属材料公司业务部进销存业务DFD基本处理逻辑说明：（1）处理逻辑2.2.1 进货合同登记合同员根据采购员送来的进货合同，按供货单位分类登记，形成“进货合同明细”， 并将原始合同整理留底。其中：“进货合同明细”由“合同索引”和“xx年金属合同执行请况”两部分组成。“合同执行情

13、况”中收货记录暂不填。（2）处理逻辑2.1.2 注明合同价根据财务处送来的“供方发票”，查“进货合同单留底”，在供货发票角上空白处注明合同价。（3）处理逻辑2.1.3 做到货记录根据“供方发票”，在“进货合同明细”的“XX年金属合同执行情况”中填收货记录。（4）处理逻辑2.1.4 合同统计合同员每月、季、年末、都要进行合同统计:根据“进货合同明细表”以及物资入库单联，（进货合同明细上的到货记录来自供方发票，此时还无法断定是否正式入库，要等到入库单返回才能说明这批货正式入库。）按大类:钢材、生铁、有色金属，和按供货单位进行统计。制作“月/季/年合同完成情况明细表”或“月/ 季/年合同完成情况汇总

14、表”。（5）处理逻辑2.2.1 登记发票目录根据“供方发票”，在“发票目录”上作登记。（6）处理逻辑2.2.2 核对价格将供方发票价与合同价进行核对。若不相符转2.2.3，若相符转入2.2.4。（7）处理逻辑2.2.3 编拒付理由书因发票价与合同价不相符，则根据发票、托收（实际进货单据中还包括托收凭证等，此处做了简化），并征求业务主管的建议编制拒付理由书（全称为：托收承付结算全部或部分拒绝承付理由书，此表式省略）送交财务。（8）处理逻辑2.2.4 产生物资人库单若供方发票价与合同价相符，核价员填入库单6联。其过程：根据“供方发票”数据填“入库单”的供货单位、结算方式、合同号码、品名、规格、型号

15、、单位，其中应收数量、进价、进货金额和运杂费发票中的数量、单价、金额和运杂费（不考虑税）。承付日期以后由财务填，质保书略。根据制单时间填制单日期。根据制单人姓名填制单。（9）处理逻辑2.2.5 填实收数量核价员根据仓库返回的，填有实收数量、库位及件数的入库单联，在入库单联上填上相应数据，其中入库单被仓库留下。（10）处理逻辑2.3.1 做业务台帐销售员将合同员送来的入库单联（即“业务台帐”）按物资的品名、规格型号归类， 形成“业务台帐”。（11）处理逻辑2.3.2 核实购买能力将顾客购货所持的款额与购货应付金额比较，如果顾客所持款额数足够（付款数 物资单价x购货数量）则允许开票，转2.3.3。

16、否则拒绝开票。（12）处理逻辑2.3.3 预开票开“发货单”7联，预开票的过程如下：根据开票时间填发货单的开单日期；根据“购货要求”填购买单位、规格品名；根据“ 业务台帐”填库位、编号（即入库单号），根据客户要求填通知过磅数，实发数暂不填，待结算开票时填。销售员预开票时还需填“含税单价”确定物资单价的过程如下：销售员根据顾客所购物资的品名、规格、型号，在“可供资源表”中查物资市场价；根据客户的等级，所购物资的类别及单次购买的数量确定此次交易给予客户的销售折扣率，以螺纹钢为例销售折扣率的决策树如图15.11所示；最后根据折扣率确定销售单价： 含税销售单价=物资市场价（1-销售折扣率r）（1税率）

17、。税率设17左右。 发货单上其他栏目暂时不填。购货额800吨销售折扣10%A 类客户购货额800吨销售折扣 8%X金属材料公司 销售折扣B 类客户C 类客户购货额800吨购货额800吨购货额800吨购货额800吨销售折扣 6%销售折扣 4%销售折扣 2%没有折扣图15.11 x金属材料公司销售折扣注：客户类别根据客户与公司业务往来的年限及信誉评定：A类客户为高级客户，是与公司有长期业务往来且信誉良好的优秀客户；B类客户为中级客户，是与公司业务往来较多，且信誉良好的客户；C类客户为普通客户，通常为新客户或与公司业务往来较少的客户。（13）处理逻辑2.3.4 销售登记预开票以后，销售员必须在“业务

18、台帐”上登销售记录:填月,日，供应单位，通知过磅数。其中，实发数和结存数暂不填。（14）处理逻辑2.3.5 结算开票仓库返回的发货单有仓库填写的实发数，销售员进行结算开票时，在“发货单”上，填写以下栏目：实发数（等于“发货单”的实发数） 含税金额=含税单价实发数运杂费（含税）按实际发生值填写。填合计人民币（大写）及合计金额=含税金额十运杂费（含税）。（结算方式及购买方开户银行和帐号以后由财务填）“发货单”送财务，“发货单”经财务盖章送回销售员。销售员将”发货单”留存，每月25日交统计。（15）处理逻辑2.3.6 修改库存结算开票后，在业务台帐同一销售记录上:填实发数。填结存数=上一记录的结存数

19、一实发数其中:第一条销售记录的结存数=入库单验收数量一实发数（16）处理逻辑2.3.7 做可供资源表根据“业务台账”做“可供资源表”每周做一次。其中的单价为该物资当时市场价，由销售员根据市场行情决定。数量为业务台帐上该类物资的当前结存数总和。实例五：查询与决策要求下面是公司经理为制定长、短期公司经营计划和决策而经常需要做的各种主要查询。（1）本年度公司的各项计划经济指标值，主要指标有: 金属各大类进货额、销售额及进销差价； 流转费用及费率； 上缴税金； 销售利润， 定额流动资金平均占用； 流动资金周转天数。（2）每月查以上各项指标执行请况 本月完成数； 累计完成数； 完成全年计划的百分数； 与

20、去年同期完成情况相比。（3）季度经济指标执行情况分析查询 进、销额增减原因； 利润增减原因； 费用增减原因； 定额流动资金平均占用结构及增减原因； 流动资金周转快慢原因。（4）未来期指标预测 下月、季、年各大类物资进、销额预测； 下年度其他各项经济指标预测； 市场价格走势及预测。（5） 外部信息 省市金属材料消费情况； 省市金属材料库存情况； 省市工业总产值； 省市金属材料销售网点设置情况； 行业信息。实例六：基于3NF的数据模型逻辑设计方法本实例以实例二、三、四的调查资料为基础，用基于3NF的设计方法建立业务部合同管理业务的局部概念模型，给出设计过程示范。具体做法如下：1. 阅读每种单据，确

21、定应规范化的对象规范化的目的是提高数据存贮及访问的效率、去除数据冗余、提高数据存取的可靠性。规范化的第一步是阅读现行系统的DFD，并且考虑需要加入的新信息源，确定哪些单据需要规范化。一般来说，凡是原始凭证必须要参与规范化，不能从其他单据派生的单据或帐册需要规范化，而二次派生的单据是不需要规范化的。以图15.8合同管理业务的DFD为例，阅读结果如下：(1)进货合同（数据流，见表15.3）进货合同是生产企业向业务部提供原材料的协定，是重要的基础数据和原始凭证，是规范化的对象。目前由于各厂使用的合同格式不统一，在设计数据存贮时，需要统一合同数据的存贮内容。(2)进货合同单留底（数据存贮编号J1）进货

22、合同单留底是合同员将进货合同原始凭证按照合同索引的编目顺序装订而成， 内容同进货合同，不需要规范化处理。(3)供方发票（数据流，见表15.4）是供货单位向金属材料公司提供一批物资后开出的收款凭证，应参与规范化。(4)进货合同明细（存贮编号J2，见表15.5，表15.6） 由二部分组成: 合同索引，是一个目录，无须规范化处理。合同执行情况，记录各供应商的合同执行情况，是合同员为方便统计而设计的表单，表上的数据来自供方合同和供方发票，不需要规范化处理。(5)可供资源表（存贮编号J3，见表15.7）用来向客户公布本单位可以供给的金属材料名称、数量及市场价格（市场价是原始数据），须规范化处理。(6)合

23、同完成情况明细表（数据流，见表15.8）是一份统计表，每月/季/年由合同员统计，由于其中数据均属派生，即都可以从现有存贮中得到，无须规范化处理。(7)合同完成情况汇总表（数据流，见表15.9） 同上，无须规范化处理。(8)物资入库单（存贮编号J5，见表15.10和表15.11）是记录一批物资进货入库信息并办理入库手续的凭证。单据上的信息大部分摘抄于其他单据，少量是自身业务产生的，需要规范化处理。由上分析，只须对表（1）、（3）、（5）、（8）进行规范化处理，问题变得简单许多。有人也许担心，判断失误怎么办？凡不需要规范化的单据被判断成参与规范化了，不会影响最后结果，但应该规范化的单据不能漏掉。2

24、. 确定每一种单据需要存贮的数据元素（1）这一步要去掉规范对象中的非基本的或多余的元素，加入检索、分类、处理所需的以及满足新功能要求的新元素。例如：供方发票中有货物的数量、单价、金额。由于金额单价数量，所以金额是非基本的，不必在数据库中存贮。又如：为了便于合同完成情况的统计，在人工系统中，由人识别金属材料的大类，而用信息系统处理时，必须设置新元素物资代码。（2）为基本数据元素统一存贮标识。人工系统中使用的数据常存在以下情况：同一数据元素在系统中具有不同的标识。例如入库单中的“入库单号”，在金属材料发货单中被称为“编号”，这种情况下，系统分析员必须给它们统一的存贮标识。不同的数据元素却有相同的标

25、识，如“价格，有的指进货价格，有的指合同价格。这种情况应合理命名，予以区分。3. 决定数据元素之间的关系，对每一组数据元素，导出3NF关系实际使用的单据常常存在组合项或重复组项，多般是非规范化关系，为了进一步规范化，应首先消除组合项或重复组项，将其转换成lNF关系,然后分析lNF关系中各数据元素的函数依赖，将它们分解成3NF关系，关于规范化理论请参阅第6章。下面是合同管理规范化过程的示范：（l）“进货合同”的lNF的数据元素是：合同号+签定日期+订货单位码+订货单位名+电话+传真+收货单位码+收货单位名+电话(收)+传真(收)+收货地址+结算单位码+结算单位名+结算地址+开户银行(结)+帐号(

26、 结)+供货单位码+供货单位名+供方地址+邮编(供)+电话(供)+传真(供)+开户银行(供)+帐号(供)+运输方式+物资码+ 品名+规格+型号+技术标准+交货期+合同数+合同价+备注其中，标上*的属性是关键字，一张合同只对应一种物资。分析属性间的依赖关系（如函数依赖、传递依赖），规范后得到以下6个3NF关系， *订货单位码十订货单位名十电话十传真 *收货单位码十收货单位名十电话十传真十地址 *结算单位码十结算单位名十地址十开户银行十帐号 *供货单位码十供货单位名十地址十邮编十电话十传真十开户银行十帐号 *物资码十品名十规格十型号*合同号十签订日期十订货单位码十收货单位码十结算单位码十供货单位码

27、十物资码十运输方式十技术标准十交货期十合同数十合同价十备注*发票号十发票代码发票日期十供货单位码十供货单位名十纳税人识别号（供）十地址（供）十电话（供）十开户行（供）十帐号（供）十结算单位码十结算单位名十纳税人识别号（购）十地址（购）十电话（购）十开户行（购）十帐号（购）十物资码十品名十规格十型号十计量单位十单价十数量十运杂费十税率十合同号（2）供方发票的lNF数据元素是：注：设一张发票只对应一种物资。考虑实际情况中合同与发票上的物资、单价、数量等不一定相同，因此合同只能决定供货单位和收货单位，发票决定了所进物资的物资码、单价、数量等。规范成3NF关系： *供货单位码十供货单位名十纳税人识别号

28、十地址十电话十开户行十帐号 *购买单位码十购买单位名十纳税人识别号十地址十电话十开户行十帐号 *物资码十品名十规格十型号*发票号十发票代码发票日期十合同号十物资码十计量单位十单价十数量十运杂费十税率*合同号十供货单位码十结算单位码（3）可供资源表的lNF数据元素是：*日期十*物资码十品名十规格十型号十可供数量十市场价其中，“市场价”指可供资源表上的“单价”。规范成3NF关系：*物资码十品名十规格十型号*日期十*物资码十可供数量十市场价*入库单号供货单位码供货单位名承付日期制单日期验收日期结算方式合同号质保书物资码品名规格型号应收数量进价发票号运杂费（4）物资入库单的1NF数据元素注：填写入库单

29、的依据是供方发票，数据主要来自发票，因此在入库单1NF里需要增加发票号，应收数量指发票上的数量。规范成3NF关系：*入库单号发票号承付日期制单日期验收日期结算方式质保书实收数量库位件数*发票号十合同号物资码数量（应收数量）单价（进价）运杂费*供货单位码十供货单位名*物资码十品名十规格十型号*合同号供货单位码4. 3NF关系的归纳和综合将上述四张单据规范生成的18个3NF关系，按照相同的关键字进行合并和综合。（1）供货单位。由基本3NF、 16 合并，综合成：供货单位 =*供货单位码十供货单位名十邮编十电话十传真十纳税人识别号十地址十开户行十帐号（2）收货单位。由基本3NF得到：收货单位 =*收

30、货单位码十收货单位名十电话十传真十纳税人识别号十地址十开户行十帐号（3）结算单位。由基本3NF关系和综合得到：结算单位 = *结算单位码十结算单位名十地址十开户银行十帐号（4）订货单位（设包括购买单位）。由基本3NF得到：订货单位 = *订货单位码十订货单位名十电话十传真在实际业务中，同一单位在某个场合是供货单位，在另一个场合也许是订货单位； 某些情况下，收货单位和结算单位是同一单位。由于以上四个关系内容相似，我们把供货单位、收货单位、结算单位、订货单位一般化，合并成一个“往来单位”关系，以上四个关系通过各自的单位码与“往来单位”发生联系。继续其余12个3NF关系的合并过程，最终形成以下6个3

31、NF关系，其中，等号左边为关系名，等号右边为组成该关系的属性。（1）往来单位（D1）=*单位码十单位名十电话十传真十纳税人识别号十地址十开户行十帐号（2）物资（D2）= *物资码十品名十规格十型号（3）进货合同（D3）=*合同号十签订日期十订货单位码十收货单位码十结算单位码十供货单位码十物资码十运输方式十技术标准十交货期十合同数十合同价十备注（4）发票明细（D4）=*发票号十发票代码发票日期十合同号十物资码十计量单位十单价十数量十运杂费十税率（5）可供资源 = *日期十*物资码十可供数量十市场价（6）入库单 =*入库单号发票号承付日期制单日期验收日期结算方式质保书实收数量库位件数其中:“物资”

32、由3NF关系、 12 、 17 合并而来；“进货合同”由、 11 和 18 合并而来；“发票明细”由、 15 合并而来；“可供资源”即3NF关系 13 ；“入库单”即3NF关系 14 。以上六个关系是由合同管理的业务数据综合来的，它是企业全局概念模型的一部分，这种在一个业务范围内的概念模型称为局部概念模型，对企业整体来说，局部概念模型中的综合3NF还不是最终形式，还须和其他业务领域的局部概念模型再次综合。例如:合同管理局部概念模型与进货业务、销售业务的局部概念模型综合，最终得到企业全局的概念模型。规范化的目的是将数据的存贮与使用分开，提高存贮访问的效率和可靠性，但是对于某些比较复杂的查询，可能

33、要求对若干第三范式的数据存贮进行联接，如果这类查询比较多，为了减少查询的响应时间，2NF甚至、1NF的存在也是必要的。例如将供货单位码加入“发票明细”关系，使其成为2NF:“发票明细（2NF）=*发票号十发票代码发票日期十合同号十物资码十计量单位十单价十数量十运杂费十税率”，便可简化合同统计的处理工作。系统分析阶段，数据模型的逻辑设计应尽量按3NF原则进行，以尽可能简单的形式表达数据元素之间的关系。应该指出，数据库设计很大程度上依赖于系统分析人员的水平和经验，特别是对业务的了解，设计结果很难得到唯一的答案。实例七：合同管理逻辑模型的设计受篇幅所限，本实例仅介绍XJSHU一MIS合同管理子系统的逻辑模型，供读者参考， 它包括以下内容： 合同管理子系统功能图:功能建模 合同管理子系统分层新DFD：信息