某国企公文处理办法

1、某国企公文处理办法某国企公文处理办法第一章总则第一条 为做好某公司（以下简称“公司”）公文处理工作， 使之科学化、制度化、规范化，参照XX年党政机关公文处理工 作条例（中办发（xx） 14号）、xx年党政机关公文格式 （GB/T9704-XX）以及国投集团相关规定，结合公司实际，制定本 办法。第二条公司的公文（包括传真、电子文件等）是公司在管理 过程屮形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和 国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示 和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具，是依法进行 公司各项活动的重要工具。第三条公文处理工作是指公文收发、办理、管理等一系列相

2、互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高 效、安全保密的原则。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规及公司 保密工作条例规定，确保国家秘密和公司秘密的安全。第六条 公司综合部是公司公文处理工作的归口管理部门，并 负责指导各部门的公文处理工作。第二章公文种类第七条公司的公文按种类主要包括：决议、决定、规定或办 法、通知、通报、请示、报告、议案、批复、意见、函、会议纪 要。（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关 单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）规定、办法“规定”适用于对某项

3、工作或活动作出安 排，提出具体管理措施和行为规范。“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单 位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和 告知重要情况。（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。公司各部 门向公司领导请示、报告重要事项用签报。（七）议案。适用于向有关会议提请审议事项。（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法，答复 对方征求对某项工作的意见。（十）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十一）函。适用于

4、不相隶属机关之间商洽工作、询问和答 复问题、请求批准和答复审批事项。（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第三章公文格式第八条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文 机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说 明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、 印发机关和印发日期、页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份 号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉 密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密” “机密”“秘密”和 保密期限。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程 度，紧急公文应当分别标注“特急”

5、“加急”，电报应当分别标 注“特提” “特急” “加急” “平急”。（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以 单独用主办机关名称。（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组 成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全 称、规范化简称或者同类型机关统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

6、（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的 日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。（十三）印章。公文有发文机关署名的，应当加盖发文机关 印章，并与署名机关相符。联合发文，各联合发文单位都应当加 盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。当 公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、 字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识 “此页无正文”的方法解决。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送机关。除主送机关外需要执

7、行或者知晓公文内 容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关 统称。（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。第九条公文的版式按照某公司公文格式执行。第十条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点 符号等，按照有关国家标准和规定执行。第十一条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公 文用纸幅面，根据实际需要确定。第四章行文规则第十二条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操 作性。第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。-般不得 越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机 关。第十四条公司对外行文按照规范化、集中化原则由综合部统 一管理

8、。各部门一般不得对外直接行文，确因工作需要对外行文 应经公司领导同意并报综合部备案，各部门以公司名义对外行文 时，应代拟发文文稿，在0A协同办公系统中填写发文签批卡 报综合部审核，经总经理或董事长同意后，按公司发文程序办 理；对不符合规定或质量不高的发文文稿，综合部有权驳回。另 外，以公司名义发文，必须使用公司统一印制的文件头。第十五条公司相关部门就业务工作对内行文时，须使用部门 文件，经部门负责人审核签发。业务工作具体包括：部门在其权 限范围内向其它部门通报情况，组织召开一般性会议或活动、介 绍经验及通知日常事务等。第5页共17页第十六条公司领导讲话可以发往公司内网平台专栏，由公司 综合部统

9、一编号；党政联席会议、董事长办公会议、总经理办公 会议及其它各类专业会议可制发会议纪要。第十七条公司内部Z间对有关问题未经协商一致，不得行 文。对不符合公司有关精神的行文，公司领导或综合部可责令纠 正或撤销。第十八条同级单位、合作伙伴可以联合行文。公司和煤矿不 得联合行文。第十九条“请示”应一文一事，原则上填写一个主送单位， 如需同时送相关上级单位和同级单位的，应当用抄送形式，但不 得同时抄送下级单位。对可行性研究报告、初步设计审核意见等 业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可 抄送有关单位。不得在报告等非请示性公文屮夹带请示事项。第二十条除上级单位负责人直接交办事项外，不得

10、以本单位 名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上 级单位报送公文。第二十一条如公司在某具体事项上受双重领导，向其中一个 上级单位行文，必要时应当抄送另一上级单位。第二十二条向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送 其另一上级单位。第五章公文办理第二十三条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第二十四条 收文办理主要程序是：（一）签收。收文包括登记、审核。1、凡通过机要交换、邮政、快递投递到我公司的机要、挂 号、信件、电报以及发至公司的传真、电子邮件等上级文件，均 由公司综合部专人统一签收、拆封、登记。如遇其他人员代收、 代签传递，应及时转交公司综合部处理。2、署名公司各

11、部门的信件由各部门拆封；署名公司负责人以 及群众来信，由综合部拆封、登记后分送有关领导或部门。3、公司收到的各类文件、传真等时，应检查公文是否齐全， 并由综合部负责编号，按来文机关及内容进行登记，接到特急 件、急件要加盖“特急”、“急件”章。4、各部门直接收到外单位主送或抄送公司的文件，应送综合 部登记、办理，保证文件的正常运转。5、公司领导或有关人员外出开会带回的属公司收文范围的文 件或收到的重要文电、领导批示，应交公司综合部按收文办理程 序处理。6、公司各部门对综合部批分的文件要进行登记、签收，并按 公司规定及时、准确办理。7、综合部对来文进行签收登记后，将来文扫描成PDF文件， 启动0A

12、收文流程，将PDF文件作为附件进入收文流转，提交综合 部负责人拟办。涉密文件不扫描，实施“双轨流转”，在办公自 动化系统屮存留痕迹，纸质文件在原件首页粘贴来文阅办卡进行 流转，不得复印、扫描。草拟、修改和签批涉密公文，必须要用 黑色钢笔、签字笔，不得用纯蓝墨水笔和圆珠笔，书写及所用纸 张必须符合归档要求，不得在文稿装订线外书写。（二）综合部拟办和批分公司收到上级机关、政府部门以及 有关单位重要的来文来电，综合部负责人根据文件内容和公司领 导分工，提交相关领导批办。收到需要公司领导阅知的来电来 文，由综合部提出拟办意见后，提交相关领导阅示。（三）批办审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当 明

13、确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没 有请示事项的，圈阅表示已阅知；需要两个以上单位办理的应当 明确主办单位；紧急公文，应当明确办理时限。（四）承办1、承办部门、单位收到交办的公文后应及时办理，不得延 误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及 时予以说明。2、对有公司领导明确批示的文件，承办部门应按照公司领导 批示要求办理；其它未明确批示的批分文件，按部门职责和工作 程序办理。涉及两个以上部门职权事项的文件办理，主办部门负 责在规定时间内办结。3、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当 主动会商协办部门共同办理；如有分歧，主办部门负责人要出面 协调

14、，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。4、属公司领导和相关部门传阅的文件，阅文部门不得积压， 也不得横传。（五）催办 呈送公司负责人批示或者交有关部门办理的公 文，综合部收发文人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重 要公文重点催办，一般公文定期催办。同时，承办部门或分管领 导也要及时催办，并将办理情况及时反馈。（六）答复公文办理完毕，承办部门或人员应会同综合部及 时将办文结果向批办领导回报，并按文件要求向来文单位报告。第二十五条发文办理（一）发文办理包括公文的起草、核稿、会签、审核、签 发、定稿、校对、用印分发等程序。（二）公文起草公文起草有如下要求：1、符合国家法律法规、党的路线

15、方针政策和公司有关规定， 完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。2、一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办 法切实可行。3、内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确， 文字精炼。4、文种正确，格式规范。5、深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。6、综合部负责人应当主持、指导重要公文起草工作。7、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并由综合部根据实 际需要确定紧急程度。8、公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种 类，一般由发文单位、事由、文种构成。公文标题中除法规、规 章名称加书名号外，一般不用标点符号。转发文件的标题，除被 转发文件的文种为“通知”

16、时省略外，其它文种可保留并加“通 知”二字（如需要转发的文件是：“XX关于加强安全生产工作的 通知”;转发文件的标题为“转发XX关于加强安全生产工作的通 知”，不用“通知的通知”）。9、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题， 后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体 的年、月、日。10、结构层次序数应尽可能合并，原则上只用到第四层，特 殊情况最多可用到第六层。第一层为“一、”，第二层为“（一）”,第三层为“1、”，第四层为“（1） ”，第五层 为“1） ”，第六层为“” o另外，用“首先”、“其次”、“再次”或者“第一”、“第二”、“第三”表示顺序时，应在 “首先”

17、、“其次”、“再次”或者“第一”、“第二”、“第 三”之后分别用逗号；用“一是”、“二是”、“三是”表示顺 序时，“一是”、“二是”、“三是”之后可不用标点符号，直 接连接下文，有时也可分别用逗号。第11页共17页11、公文屮使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。 使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明 准确的屮文译名。12、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在 词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句屮作为词素的数 字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（三）公文核稿 公司发文办理实行“先核后签、逐级审核、 各负其责”的原则。公司发文在送公司负责人签发前，各

18、部门负 责对本部门草拟的公司名义发文进行初审和核稿，对不符合要求 的文稿应及时退给经办人修改或重办。需要公司审议的重要公文 文稿，审议前综合部进行初核。发文部门负责人审核：是否需要行文；密级设置是否合适； 文件主送是否准确；是否在内网发布；发文紧急程度是否恰当； 文稿内容是否简明扼要、真实可靠、目的明确；是否符合国家法 律、法规和公司有关规定；提出的要求、办法和措施是否明确具 体、切实可行；文种运用、文字表达、标点符号、引用数字是否 准确；所附依据性文件、签报和资料是否完全等。发文部门负责 人应视情况确定是否提交分管领导审核；发文内容如涉及其他公 司领导的分管业务，发文部门负责人应送其他分管领

19、导会签。（四）公文会签1、内容涉及其他部门职权范围内的事项，必须经有关部门会签。2、主办部门在会签屮应与相关部门充分协商。主办部门同意 会签意见，应将会签意见纳入发文正文；不同意会签意见，要写 明不能采纳的理由上报分管领导审定。3、联合行文一般由主办单位首先签署意见，协办单位依次会 签。4、拟制各类法规性文件（规章、制度、办法、规定等），主 办部门拟稿后应首先经规章制度管理部门统筹审核，然后咨询法 律顾问出具意见。5、会签时间通常应不超过三个工作日，并在发文签批卡中注 明会签时间。（五）发文部门分管领导审核 发文部门分管领导对公文进行 审核，如审核通过，发送至总经理进行签发；如审核未通过，退

20、回发文部门进行修改。（六）公文签发 公文应当经本单位（部门）负责人审批签 发。重要公文和上行文由公司主要负责人（董事长、总经理）签 发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或 者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。 具体要求如下：1、向国家开发投资公司、股东方以及地方人民政府等的重要 请示、报告，由董事长或总经理签发。2、公司行政发文由总经理签发。3、公司党委发文由党委书记签发。4、公司工会发文由工会主席签发。5、公司团委发文由团委书记签发。6、公司安委会发文由安委会主任签发。7、公司职称办发文由公司职称评审委员会主任签发。8、公司部门对内发文由部门负责人签发。

21、9、公司股东会及董事会通知由董事长签发。10、公司党政联席会议纪要（董事长办公会议纪要）由董事 长签发。11、公司总经理办公会议纪要由总经理签发。12、公司各类专业会议纪要由主办单位分管领导签发（矿长 办公会议纪要由矿长签发）。13、领导讲话由领导本人签发。（七）发文部门定稿 发文部门负责人根据痕迹文件，确认各 环节审核意见；查看是否有排版过程中的误操作，出现格式、内 容上的错误及疏漏。（八）校对综合部负责人负责对即将印发的公文进行协办复 核。重点审查签批手续是否完备；会签是否完全；表单项是否规 范完整；公文格式是否规范；附件是否齐全；主送单位是否准确 无遗漏。公文下发前，应当由综合部文秘进行

22、校对。校对的重点是：1、文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数 字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点 符号等用法是否规范。2、文稿首页填写是否缺项；标题与正文是否统一；文稿所列 依据性文件或资料是否齐备。3、其他内容是否符合公文起草的有关要求。（九）公文排版及打印1、公文排版：先对通过审批的公文做“清稿”处理，保留痕 迹性文件；根据发文类型，检查文件红头是否准确；根据签发日 期填写成文日期；规范公文格式各要素标识。2、公文打印：具体要求参照某公司公文格式。（十）公文用印及分发1、公文用印要清晰、端正。印章要与文件制发单位相一致， 并与文件类型相匹配。2、使用电子公

23、文时，电子公文主文档应加盖电子印章并进行 锁定。3、在公司内网平台发文，要严格按照某公司内网平台管理 办法进行。4、公司对外行文首选纸质文件，特殊情况采用电子公文，涉 密文件要投相应的机要交换箱。（十一）发文办理介质：公司所有发文通过0A协同办公系统 拟稿。拟稿人应详细填写有关栏目，并签署日期。（十二）一般性质的公司行政、党委、工会、团委收发文， 部门发文，公司签报等均通过0A协同办公系统进行流转，由综合 部统一编号、批转、印发。（十三）涉密或者其它不宜通过自动化办公系统传递的重要 文件（含各类收发文密件，涉及费用支出的特别采购、会议、活 动、培训申请的公司签报）实行纸质流转，各部门负责编号存

24、 档。（十四）各类通过0A协同办公系统流转的文件、签报均通过 0A系统批转和下发至各部门负责人和联系人。根据工作需要，部 分文件资料将统一发至相关人员公司专属邮箱，各部门不再使用 其它渠道发放电子文件和资料。公司内网平台及公司邮箱是公司 资料交流平台，禁止使用QQ等其他平台交流公司文件或含有公司 相关内容的资料。（十五）对于公司日常工作的议定事项或权限部门发布的一 般周知性通知（如一般性会议、学习培训、活动组织、事务办 理、信息提示等）通过公司内网或短信平台进行发布，各部门需 及时查询落实。第二十六条整理归档（一）公文办理完毕后，发文部门必须自行对所发公文进行 存档，综合部负责将公文（包括原稿、附件）收集齐全，按照某公司档案管理办法有关规定，及时整理、归档。电子文件 进入公司电子档案管理系统。（二）具有长期或永久保存价值的电子文件，须将电子文件 与相应的纸质文件一并归档，没有纸质文件的，必须制成纸质文 件。第二十