档案管理制度及流程2（word）

1、档案管理制度及流程目的:XX公司档案立卷、归档、整理、利用、销毁等程序,XX公司档案完整、齐全、有效利用。1、档案定义及审批权限:1.1档案:档案XX公司从事经营、管理工作中形成的,对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。1.2借阅:本流程所指借阅为广义借阅,包括查询、借阅、复印等利用方式。1.3档案管理部门:指行政人力部,XX公司办公室1.4档案分级定义:1.4.1一级档案:保密等级为一级XX公司经营或风险价值影响重大的档案资料1.4.2二级档案:保密等级为二级XX公司经营或风险价值影响较大的档案资料1.4.3三级档案:保密等级为三级XX公司经营或

2、风险价值影响一般的档案资料1.5档案使用审批权限:1.5.1总经理:审批一级档案使用申请。1.5.2行政人力部:分管领导审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。XX公司经理:审批XX公司保管的一级和二级档案使用申请及档案的跨部门使用。1.5.3申请人部门经理:审批三级档案使用申请。1.6行政人力部:负责编XX公司档案分类分级管理目录及档案管理要求;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理,XX公司收发的各类文XX公司重要会议纪要等；监督、检查各类档案的管理情况,对各部门的档案管理提供指导。2.1档案分类分级2.1.1行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求,明确档案的

3、分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等,编XX公司档案分类分级管理目录,经行政人力部分管领导审批后,发各部门和XX公司执行。2.1.2档案种类包括,但不限于:2.1.2.1制度性文件:各项规章制度、管理办法等；2.1.2.2会议性文件:股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等；2.1.2.3计划性文件:企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等；2.1.2.4证件性文书资料:法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等；2.1.2.5汇报性文书资料:企业

4、上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,XX公司领导相关发言及汇报材料等；2.1.2.6声像资料:外出学习、考察或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、影像资料等；2.1.2.7题赠性资料:上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。2.1.2.8技术性资料:各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。2.1XX公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。2.1.4保管期限:根据国家档案局发布的关于机关档案保管期限的规定,分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上,长期为15-50年,短期为15年以下。2.1.4.1永久:凡是XX公司主要职能活动和基本历史面

5、貌,XX公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。2.1.4.2长期:凡是反XX公司一般工作活动,在较长时间内XX公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。2.1.4.3短期:凡是在较短时间内XX公司有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。2.2档案归档2.2.1各部门及各XX公司依据档案分类分级管理目录,负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集和管理,并编制部门部门档案(文件/合同)管理记录目录。2.2.2对于需要移交档案管理部门的资料,各部门应按要求进行整理后,并编制档案移交目录,按档案分类分级管理目录的规定及时向行政人力部/项目办公室档案室移交。行政人力部/项目办公室对档案进行审

6、核后签字,并按规定对档案分类、编号、归档。各部门及XX公司办公室须每月底将档案目录备份至行政人力部。 2.2.3XX公司解散前,项目办公室须将项目所有档案移XX公司行政人力部。2.2.4档案移交要求:2.2.4.1移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份；2.2.4.2归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立放在一起；2.2.4.3立卷时应概括而简洁地写好案卷标题,编制好案卷目录,并装订整齐；2.2.4.4填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确；2.2.4.5各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾

7、、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损；2.2.4.6声像档案的录制必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。2.2.5档案管理部门应对各部门档案管理情况进行日常检查、监督。2.3档案资料的日常管理2.3XX公司档案管理人员须按照国家档案管理规定对档案资料进行立卷、标识和保管。2.3.2部门档案资料要登记详细信息,并编制部门档案(文件/合同)管理记录目录,以便检索利用。2.3.3文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。2.3.4行政人力部或项目办公室负责除财务类各类档案资料的形成与归档、分类

8、、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。2.3.5财务类的档案由财务部门负责归档与保管。2.3.6其他部门负责相关档案资料的临时保管并及时移交行政人力部或XX公司办公室。2.4档案的使用与保密2.4.1借阅档案原件只限在档案室,不能带出,档案外借原则上只借复印件,档案使用申请部门须填写档案借阅审批单,按权限完成审批程序后,档案管理部门档案管理人员填写档案借阅登记表。2.4.2借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级。2.4.3借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续。2.4.4借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆

9、卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。2.4.5外单位借阅档案,应持单位介绍信,并按档案密级经相关领导批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室。2.4.6外单位摘抄档案的(1-2级档案不允许复印或摘抄),应经相关领导批准,对摘抄的材料要进行审查、签章。2.4.7外单位摘抄档案的(1-2级档案不允许复印或摘抄),应经相关领导批准,对摘抄的材料要进行审查、签章。2.4.8档案管理员和借阅人员,要负责做好档案的保密工作。2.4.9对已到保密期限的档案,经行政人力部经理或项目办公室主任同意后解密,并对解密档案作一般档案管理。2.4.10员工离职时,对已形成的档案资料或所借阅的档案应办理移交手续,经行政人力部经理或项目办公室审查无误签字后,才能离职。2.5档案销毁2.5.1XX公司办公室对保存的记录和档案在XX公司解散后进行系统清理,XX公司行政人力部存档。2.5.2行政人力部对已失去利用价值的档案,申请销毁,销毁时,行政人力部必须写申请销毁报告,编制档案文件销毁审批清单,经部门负责人审核,行政人力部分管领导审批确定,一级档案须报总经理审批。经批准销毁的文件应留存半年,确无保存价值后再销