民机研制单位合同管理及控制

1、民机研制单位合同管理及控制民机研制具有技术难度高、涉及协作面广、投入资金大、研制周 期长、风险系数高等特点。 合同作为民机研制单位开展对外技术合作 的重要联系纽带， 也是提升自身科技水平的重要保障。 民机研制单位 在合同管理中面临的风险种类多样， 并且存在于合同管理的每一个环 节中，面对这些风险需要采取积极合理的防范措施， 最大限度避免合 同风险带来的损失，这是民机研制单位加强合同管理的核心内容。在民机研制单位的合同事前准备审核、事中履行控制、事后结算 跟踪三个管理阶段，均存在可能产生合同风险的情况。1.1 事前准备审核阶段1.1.1 供应商选择风险在民机研制过程中，由于技术要求复杂， 对合同

2、供应商的选择具有某些特殊的规定和特别的限制， 有时还需要 在具有特定资质的主体中选择特定产品的供应商。 但是在合同签订前， 民机研制单位的合同经办人往往过份信任供应商， 对供应商的各种资 信情况了解不充分，对供应商提供的各种资质（如企业营业执照、行 业许可证等）证件的原件及复印件未进行认真审查、留存备查，尤其 是没有重点关注供应商的财务状况、专业技能等级、类似项目经验、 不良失信记录等情况， 导致可能会与不完全具备能力的供应商签订合 作协议，从而在合作项目的开始准备阶段就蕴含着巨大风险。 1.1.2 合同文本风险合同是合作双方顺利实施协作项目的保障， 也是合同双 方发生纠纷后调解、仲裁、判决的

3、重要依据。一般情况下，民机研制 单位依据行业和单位科研产品的特点， 对合同文本进行规范， 制定适 合自身特点的合同文本模版。 合同文本模版是单位相关部门和专家总 结合同履行过程中的问题， 经过多次推敲、 反复论证后形成的规范模 版，使用规范的合同文本模版可以提高合同文本的编写速度， 规范合 同条款的签订。 但是科研人员在与合同供应商前期洽谈时， 关注最多 的往往是双方合作时的技术问题， 注重技术协议的签订内容， 而对合 同文本的签订内容重视不够， 没有按照合同文本模版的要求认真推敲 合同内容，这样就可能造成合同文本语句表达不严谨、内容不完善。 鉴于研发行为本身存在着较大的不确定性， 如果在合同

4、签订过程中对 合同条款的具体内容考虑不够周全、 表达不够严谨， 在后期合同实施 过程中容易导致合同双方对条款的理解不一致而产生纠纷。1.2 事中履行控制阶段1.2.1 合同变更风险合同履行过程中如果未按合同条款执行或出 现条款理解分歧时，合同双方需有效沟通，达成一致的解决方案。如 果双方只是口头约定， 没有及时签订合同变更协议， 或者未能妥善保 管合同双方在履行过程中因合同变更而产生的往来函件等书面材料， 一旦后续发生合同纠纷， 就不能及时准确地提供有力证据， 从而产生 合同风险隐患。 1.2.2 监管不力风险民机研制单位没有足够的人才资 源对合同进行全过程跟进管理， 监督管理力度不足， 尤其

5、是对于重大 合同，合同前期风险评估时出现的风险点在合同履行过程中由于高度 重视不够，出现问题未及时进行协调或者制定相应的防范风险对策， 合同执行监督控制不到位， 可能因未及时有效解决问题导致损失扩大。1.3 事后结算跟踪阶段1.3.1 财务结算风险民机研制单位签订的科研项目合同往往周期 较长，容易出现跨年度履行项目的情况， 如果财务合同收支记录不准 确或信息更新不及时，就会导致合同资金收支账目错误。同时，对于 部分跨年度、长周期的合同项目，财务经办人有时会变更，如果项目 交接手续不清楚、不完整，也不利于后续工作的顺利开展。 1.3.2 合 同资料缺失风险合同资料汇总不及时、 不全面，尤其是对合

6、同履行过 程中和最终项目验收时产生的各种文本等档案资料未及时收集保管， 如设备计量报告、试验数据报告、变更补充协议、验收记录等书面资 料，一旦出现合同资料缺失，造成归档资料不完整，对后续此项目的 资料查询、问题追溯十分不利。2.1 科研人员对合同风险认知不全面民机研制单位的工作人员多是某领域中的专业科研人员，具有较 强的专业知识和技能， 依靠自身的知识禀赋和灵感， 运用复杂的脑力 思维活动， 从事具有创新性的技术研发工作， 对加快民机研制进程起 到了巨大的推动作用。但是，如果对管理工作重视不够，对合同管理 风险认知不全面， 未意识到有效合同的签订对保护单位和项目自身合 法权益不受损害的重要性，

7、会给合作项目造成风险隐患。2.2 合同管理体系与制度不完善民机研制单位的工作以技术研发为主，容易忽视职能部门的管理 工作。合同管理体系与制度为了适应单位不同发展时期的需要而发生 变化，各部门合同的责权分工也随之变化。 由于员工工作调整或者其 它原因，合同经办人也会发生变更。当合同出现问题时，上述种种原 因便会导致部门之间或部门内部合同经办人员相互扯皮， 主要合同责 任人难以明确，增加了合同风险产生的机率。2.3 合同管理专业人才总量不足民机研制单位是技术高度密集性单位，容易出现重科研，轻管理 的现象，合同专业管理人员总量配备不足。 多数合同管理人员都由各 部门科研人员兼职代理， 他们在完成自身

8、任务的同时兼顾合同管理工 作，对合同专业知识和单位合同管理制度及流程了解不够全面， 增加 了工作出错的机率，导致产生合同风险。3.1 切实完善合同管理体系和制度如果缺少健全规范的合同管理体系和制度，将导致工作中管理职 责不清，分工不明，在合同签订、履行过程中会出现推诿现象，影响 工作效率。民机研制单位应根据自身实际需要，依据中华人民 _ 合同法 和单位相关的管理制度， 量身定做一套适合自身需要的合同 管理体系和制度， 实现对合同全过程的闭环管理。 单位应该明确每个 合同项目的技术主管和项目负责人， 同时建立“统一归口，分类承办” 的合同管理体系， 明确合同管理主体部门， 即设立合同管理归口部门

9、 和合同承办部门， 合同管理归口部门负责制定合同管理制度、 建立合 同总台帐、 合同专用章使用和保管等单位合同管理的顶层事务， 合同 承办部门负责指导合同经办人对其主管项目的具体实施， 并且确保项 目实施过程严格按照合同管理制度执行。3.2 加强人员培训，提升风险防范意识合同管理人员风险意识和专业水平强弱直接影响到合同管理质量 的高低。因此，需要在专职、兼职合同管理人员配备中，按照“德才 兼备，优胜劣汰”的原则，认真做好人员甄选工作。同时，还需要定 期组织合同管理人员开展风险教育， 学习合同法律知识， 提高其风险 防范意识。3.3 注重合同的全过程动态管理3.3.1 完善合格供应商数据库合同管

10、理归口部门需要对所有业务 来往供应商的主体资格和各种资质信用情况逐一进行严格审核， 在此 基础上按照指标评分进行筛选， 保留合格供应商并建立数据库， 定期 更新数据库信息进行动态管理。 在后续选择项目供应商时， 优先选择 数据库中的供应商， 这样不仅能够提高工作效率， 同时也能降低选错 合同供应商的几率，避免选错合同供应商带来的风险。 3.3.2 推广使 用规范的合同文本模版民机研制中不同的合同项目涉及的科研领域 差别很大，而且个别合同总金额较高，风险系数较大，对于签订的合 同文本内容条款要求十分严格， 因此非常有必要推广使用规范的合同 文本模版。 单位使用规范好的合同文本模版， 只需依据具体

11、合同项目 的情况，对模版中个别合同条款进行补充完善即可， 可有效避免合同 文本中出现条款不清晰的现象。 3.3.3 加强合同文本审核工作对合同 文本的审核实行合同相关部门会签制， 各相关部门联合对合同业务条 款、项目质量、财税、法律等多个条款进行审核，会签完毕后报经相 关领导审批， 确保文本内容完整与合规。 民机研制单位各部门职责不 同，审核合同的侧重点也不相同，需要各审核部门密切配合，从自身 专业出发认真审核文本内容， 及时提出合理的修改或补充意见， 合同 经办人根据审核意见再进行更改，共同维护单位利益。 3.3.4 强化合 同履行过程管理合同执行过程中应持续强化执行力，提高管理力度。各部门

12、应建立本部门合同台账， 合同经办人要做好合同履行中各项工 作记录，定期指定专人跟踪监督合同履行状况， 发现问题及时协调解 决，把握好合同履行过程的每个细节， 促使每项合同按照合同条款有 条不紊地进行。3.3.5 加强合同资料归档管理合同签订和履行完毕后， 合同经办人应及时将合同前期资料、 相关过程中资料及验收评审资料 （如合同文本、供应商资质文件、履行中产生的传真、信函、图表、 变更协议及最终的验收记录等） 按档案管理要求进行汇总， 移交档案 管理部门，不可以随意处置、销毁、遗失，确保合同资料完整。由档 案部门统一管理合同资料， 为以后多方使用查阅、 合同问题追溯提供 方便。3.4 强化合同评

13、估监督力度，建立责任追究制强化合同风险评估和监督指导力度。特别是对于有代表性的重大 合同，需要定期总结合同执行情况，重点分析评估合同风险点，编制 合同专项风险评估报告， 及时发现问题并提出改进措施， 不断加强合 同过程中的监督指导力度。另外，还要建立有效的合同责任追究制， 对因合同过程管理不善或者违反合同管理制度， 给合同项目造成一定 损失的行为， 应该追究合同管理人员的相关责任， 不断提高合同管理 人员的风险防范意识，避免类似事件再次发生。综上所述，合同管理 风险控制是贯穿民机研制全过程的管理， 是一种具有规范性、 制度性、 科学性的综合管理。 需要民机研制单位不断完善合同管理制度， 强化 全方位管理，对合同管理的每一个环节把好关，提高风险防范意识，最大限度地避免和减少因合同风险带来的损失， 进一步保障民机研制 单位的科研任务顺利开展。1 李娟 .国有企业合同风险