房地产档案管理

1、精品文库 房地产估价机构档案管理 房地产估价机构档案管理是指房地产估价机构在抵押、征收、司 法鉴定等业务办理工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声 像等不同形式的原始记录和重要历史凭证。伴随着房地产估价市场中 房地产估价日益增多，房地产估价档案的重要性日趋显现，已经成为 保障房地产权利人合法权益的关键凭证。 、房地产估价档案的内容 房地产估价档案涉及千家万户的切身利益，是极为重要的档案。 据不完全统计，自公司成立至今已累计形成房地产估价档案上万本, 已成为公司的专业档案的重要组成部分。从房地产估价档案涉及的内 容看，主要有四大类。其一，房地产权利人、房地产权属登记、确权、 转移、变更、设

2、定他项权利等的证明和文件材料；其二，房屋及房屋 所占用的土地使用权权属界定图、房地产分幅平面图、分丘平面图、 分层分户平面图等图纸资料；其三，房地产估价时产生的各种文件材 料；其四，反映和记录房地产权属状况的各类声像信息资料。 二、房地产估价档案的特性 房地产估价档案作为记录房地产权属信息的重要档案，其自身的 价值决定了它具有专业性强、动态性大、真实性高、完整性强、价值 性久等五大特性。 （一）专业性强 房地产估价档案的专业性体现在它是由公司在业务办理时形成的 “图、 专业档案。房地产估价档案具有专业的管理办法一一权属登记须 证、档、信”齐全，其中“图”是指房地产平面图等，“证”是指房 地产不

3、动产证，“信”是指信息化电子化，“档”是指房地产权属管 理过程中形成的文字材料。 （二）动态性大 房地产估价档案的动态性体现在其内容会随着房屋产权的变动而 变动。一套房屋从委托到估价，会经过不断地勘察、搜集资料、数据 调整、结合市场价格等，估价档案真实地记录了这些变化。这一特性 也使房地产估价档案的管理具有复杂性。 （三）真实性高 房地产估价档案真实性体现在其记载的委托人的房屋所有权归 属，是房地产估价中房屋产权最原始的凭证，是估价的原始记录，具 有法律效应，是房地产估价机构和人民法院确认房屋产权、处理房地 差纠纷的主要依据。 （四）完整性强 房地产估价档案完整性体现在估价档案是“房地结合”及

4、“图档 结合”的管理模式。“房地结合”是指房屋估价遵循房屋所有权和房 屋所占土地使用权的权利主体一致。“图档结合”是指估价档案需将 图纸档案与估价档案结合进行管理。 （五）价值性久 房地产估价档案的价值性体现为其记载的房地产价值性高。房地 产属于不动产，具有价值高、持有周期较长的特点，其在个人财产中 占有极其重要的地位，是百姓重要的物权权益，关系到产权人的切身 经济利益。房地产估价档案的特性，使其在房地产权属登记、房地产 交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋征收、税务部门纳税等领域 发挥着极其重要的作用。 三、房地产估价档案的管理现状 （一）房地产估价档案数量与档案 房地产估价档案的数量与质量

5、是房地产估价档案管理的核心与基 础。随着法制建设的不断完善以及群众法制意识的不断提高，在遇到 有关房产纠纷的各类诉讼、仲裁案件时，人们都会运用法律武器维护 自己的合法权益，此时房地产估价档案的凭证性、原始性、专业性、 法律性等价值就得到了完全的体现。自1995年房地产登记条例颁 布以来，公司一直采用“房地一体”的体制，房地产估价档案多数集 中在办公室的档案部门保管，呈集中式的管理。档案管理人员对估价 档案的查找流程很熟悉，可以正确查证估价档案，保证的估价档案质 量，但是只是有些估价报告附件的不齐全，也使一些不符合归档要求 的资料也混迹其中。专业档案管理人员不仅要管理档案，还要接待大 量的档案查

6、阅人员，其人员数量和估价档案数量相比较匮乏。 （二）房地产估价档案保管期限鉴 定不到位，导致库房严重胀库。目前，据办公室档案室初步统计, 全公司现有房地产估价档案上万卷，并以每年的都在递增。由于房地 产估价档案的特性，房管档案保管部门多将其保管期限列为30年以 上。随着房地产估价市场交易的日益增加，房地产估价档案的数量也 在剧增，但由于档案管理部门没有制定相关的鉴定销毁制度，无法及 时开展房地产估价档案鉴定销毁工作，使存放房地产估价档案的库房 面积严重不足，这对房地产估价档案的管理方法提出了严峻的挑战。 （三）房地产估价档案的管理模式，使档案年久文件大量堆积 目前，房地产估价档案的整理实行“一

7、号一卷”的模式。以估价 号为建档，将房屋委托人的所有提供的房产证、土地证、图像资料、 他项权利登记及委托书等资料集中存放，合并成一卷。由于缺乏统 的标准规范，其保管期限的认定缺乏明确性，以致档案管理者无法开 展鉴定、销毁工作。其中包含十年前甚至更久远的抵押、其他、司法 等年限较长的资料档案资料占据了资料储藏的较大空间。在估价档案 存放中年久纸质的文件是造成档案文件自身量的膨胀的主要原因。 四、加强房地产估价档案管理的建议 （一）规范房地产估价档案的收集 范围，确保文件材料的完整、根据2001年建设部第101号令城 市房地产估价档案管理办法的规定，房地产估价档案管理部门应确 保档案中四大类文件材

8、料的收集齐全，保证其真实性，要严格按照规 定，对房地产估价档案的各种资料进行验收，保证估价档案与权属现 状相一致，以确保房地产估价档案的客观、真实。 （二）改变现有房地产估价档案管理模式，对其进行“集约化” “动态化”管理 “集约化”管理是档案管理机构为提高效率而采取的一种做法。 “集”即“集中”，指集中人力、物力、财力、管理技术等要素，对 房地产估价档案进行集中管理。“约”是指以节俭、约束、高效为价 值目标，达到降低成本、高效管理的目的。公司部门应建立健全房地 产估价档案全公司统一的管理模式。随着房地产估价市场的日益强大 和日趋健康成熟地发展，档案保存过程中产生的资料档案也将有增无 减。而估

9、价档案数字化的开展，使房地产估价档案的影像件得到充分 利用。在“加强管理、充分利用”的前提下，实现房地产估价档案统 一管理、统一存放、统一查阅，从根本上解决当前估价档案纸质堆积、 零散存放、无法快速查看的问题。对利用率较低的房地产估价档案, 如久远的抵押房地产登记资料、房改房资料、司法鉴定资料、征收资 料等，可以移交到办公室统一的库房进行存放，查阅时只使用相关的 影像件。“动态化”管理是指以房屋估价的编号单位为基本单位进行 房地产估价档案的管理。有关该房屋的产权续贷估价、二手房名称变 更估价、司法鉴定估价、房屋征收估价等都应该体现在这一盒档案案 卷中。房屋估价情况出现异动变更时，对其进行整合，

10、归入最初的估 价档案中，并在其估价编号的相应位置注明。同时，根据整合的纸质 档案对应电子档案进行相应的标注、修改，以便随时能便捷地查到与 实际相符的动态电子档案。 （三）加强房地产估价档案的鉴定、销毁工作 应当切实加强房地产估价档案鉴定工作，从有利于发挥档案的作 用、便于档案的安全管理及应对突发事件出发，提高档案案卷质量, 优化档案构造，有效精化估价存档，降低管理成本。在协会尚未出台 具体标准前，公司可会同办公室档案管理部门、估价师研讨会先行试 点，制定有关房地产估价档案管理技术规范与标准，从制度上规范房 地产估价档案的归档范围、保管期限、档案鉴定等技术要点，可参照 住建部房地产登记技术规程要

11、求，制订房地产权籍档案鉴定销毁 范围，按照房地产估价档案的存档、鉴定和销毁条件，确定可以销毁 的档案数据，以销毁存放过多的年代已久的纸质档案。同时划分需要 存档的电子档案的年限范围，以便完成房地产估价档案电子目录、电 子房产证、电子土地证、电子影像资料、电子委托书等房地产估价档 案归档工作。 （四）利用信息化成果，实行档案共享 从档案产生源头抓起，精炼档案材料，及时对房地产估价档案进 行数字扫描，利用信息化手段，改变落后的立卷模式和排架方式，实 行多方位快速检索和动态管理，从业务部门登记收件环节起即剔除估 价档案的纸质档，从源头把关，实现业务与内业信息互通，达到精简 档案的目的。把房地产估价档

12、案的管理和应用工作理顺，加快估价档 案影像资料的利用。实现业务。内业信息档案资源共享。在此同时, 在范围上做到全覆盖估价档案影像资料，在时间上对估价档案的数字 化做到及时、高效，并且准确、动态的管理估价档案的影像资料工作, 这样房地产估价档案的管理和应用工作才能更上一个层次。把纸质估 价档案按条件有规划地集中存放，在利用时使用影像件，不仅方便了 公司业务人员的资料查询，而且提高了业务效率。在此同时以大大降 低库房的胀库率，使估价档案的纸质档使用率大大降低，节约公司成 本。 （五）加强库房管理，使“八防”措施落实到位 根据房地产估价规范和国家、省、市的相关规定。而保存房 地产估价档案的库房在技术管理方面要坚持“以防为主，防治结合” 的原则，并做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防 虫等“八防”工作。要科学地安设温湿度记录仪表，配备去湿机，空 调设备，设置消毒室或消毒箱，配置空气过滤装置，定期进行虫霉检 查和处理，配备消防器材，安装火警及防盗报警装置，实施防盗措施 等，以保证房地产估价档案有良好的保存环境。房地产估价档案管理 是房地产专业档案管理范围内一个极为重要的领域