档案工作简报

1、档案工作简报第 6 期上海财经大学档案馆编印2010 年 3 月 31 日本期内容：专题：（摘选自 2009 年 OA 系统电子文件归档工作总结报告）2009 年 OA 系统电子文件归档工作总结一、 OA 系统电子文件归档工作简述2008 年 4 月 1 日，校 OA 系统正式运行，相关纸质文件不再流转，根据这一情况，我馆开始着手研究 OA 系统有关电子文件的归档工作。技术方面，我馆与信息办沟通、协商，在OA 系统中设置了档案管理模块，构建了OA 系统与档案管理系统对接平台。文件归档规范和管理方面，我馆与两办沟通、协商，确定了发文、收文、内请、纪要、信访、督查督办六类电子文件作为归档内容，明确

2、了归档责任部门和具体要求。矚慫润厲钐瘗睞枥庑赖賃軔。图 1： OA 电子文件归档流程2009 年 3 月，在试用测试的基础上，我馆对各部门兼职档案员进行了OA 系统电子文件归档工作培训，对 2008 年 4 月至 12 月间产生的发文、收文、内请、纪要四类OA 电子文件进行了归档操作。截止2009 年 6 月，此项工作全部完成，2008 年度 OA 电子文件按要求顺利归入档案管理系统。聞創沟燴鐺險爱氇谴净祸測。图 2：OA系统与档案管理系统对接时间描述2008 年 4月 - 2008 年 12 月2009年 3月校 OA系统正式运行 , 我馆着手研究OA电子公文归档工作兼职档案员 OA电子公文

3、归档培训2009年 3月 - 2009 年 6月对接工作正式开展2008 年 5月 2008年 6月2008 年 7月 2008 年 8 月2008 年 9 月 2008 年 10 月 2008 年11 月 2008 年 12 月 2009 年 1月 2009 年 2月 2009 年 3月2009 年 4月 2009 年5 月2008 年 4月2009 年 6 月至 2009 年底：电子公文归档整理、核对及总结2008 年 10月 - 2009年 3月对接项目测试与试用二、拟制的有关办法、细则1 / 4为保证此项工作顺利开展， 根据我校实际情况， 我馆拟定了一系列 OA 电子文件归档的办法和细

4、则，规范了 OA 电子文件的归档范围、归档时间、归档方式、归档手续及归档整理等。相关制度如下： 残骛楼諍锩瀨濟溆塹籟婭骒。上海财经大学电子公文归档管理实施办法（试行） 2008 年度 OA 系统电子文件归档具体要求和办法上海财经大学归档文件整理操作细则 （试行） 2009 年专、兼职档案员 OA 系统电子文件归档操作步骤等三、 OA 电子文件归档情况分析2008 年度，全校归档责任部门 55 个，产生 OA 文件的 44 个，共产生收文、发文、内请、纪要四类电子文件 1794 件，最后归档 831 件，归档比率 46.32%，其中以件为归档单位的755 件，卷内件76 件。 酽锕极額閉镇桧猪訣

5、锥顧荭。（一）各类文件归档情况文件类别归档总数其中 OA 文件归档数（ OA 文件 +非 OA 文件）发文208192收文295120内请533423纪要2320总计1059755图 3：某类 OA 文件归档数 /OA 文件归档总数纪要发文2.65%25.43%内请收文56.03%15.89%从上图可以看到，在归档的四类 OA 文件中内请所占比例最大，其次是发文、收文。也就是说归档的 OA 电子文件中，内请占了一半多。 彈贸摄尔霁毙攬砖卤庑诒尔。图 4：某类 OA 文件归档数 /某类文件归档总数100.00%92.30%79.36%86.96%75.00%50.00%40.48%25.00%0

6、.00%发文收文内请纪要从上图可以看到，发文、纪要、内请的比例均较高，也就是说OA 运转已处于一种常态，排除 OA 系统于 4 月开始运转这一因素，此三类文件比例理论上应为100% ，收文因涉及涉密文件不经 OA 流转等原因，比例较低。 謀荞抟箧飆鐸怼类蒋薔點鉍。（二）各部门 /各类部门（机关、教辅、院系所等）归档情况分析2 / 41、部分部门OA 归档文件数占OA 归档总数比例分析列举归档数前5 位的五个部门：序部门部门 OA 文占全校 OA归序部门部门 OA 文占 全 校 OA号件归档数档文件比例号件归档数归 档 文 件 比例1人事处27032.49%4教务处637.58%2财务处799.

7、50%5研究生部475.66%3组织部728.66%总计53163.90%图 5:上述五部门OA 归档比例分析所占部门比例OA归档比例人事处、财务处、组织部、教务处、研究生部其他部门%9%1.89.63其他部门90.9%36.11%从上图可以看到， 5 个部门仅占全校部门总数的9.1%, 却产生了63.89%的 OA 归档文件。2、各类部门 OA 归档文件数占 OA 归档总数比例分析部门类型归档数占比例部门类型归档数占比例机关74089.05%教辅部门141.68%院系所597.10%直属单位40.48%独立学院141.68%总计831图 6：各类部门 OA 归档文件和比例教辅部独立学 门 1

8、4直属单院 14位 4院系所59机关740从上图可以看到，OA 归档文件90%产生于机关。四、效果（一）归档效率提高，文件全文数量大幅增加在此之前， 通常是由兼职档案员或专职档案员在输入归档文件条目后， 再将对应的文件全文上传至档案管理系统中的 “全文 ”项，以实现条目检索和全文阅览。因归档工作的滞后性，难3 / 4以保证全文的数量， 且效率较低。 在档案管理系统与OA 系统对接后， 文件条目和全文同时导入档案管理系统，大大节省了条目输入和全文上传时间。2008 年产生并归档的831 件电子文件全部导入档案管理系统，电子文件全文数较2007 年度增加566 件。具有查询权限的人员只要在办公室就

9、能在线、异地查询归档文件全文，大大提高了查询利用效率。厦礴恳蹒骈時盡继價骚卺癩。图 7：近三年档案管理系统电子全文数量900831600增加 566300265增长 2481702006年度2007年度2008年度（二）归档文件遗漏情况减少，归档流程更加规范化OA 系统运行至今，在外界环境的强制与自身信息化意识不断提高的情况下，学校越来越多的文件经 OA 系统流转，专职档案员对于自己分管部门在OA 平台上流转的文件一目了然。按照规定的归档范围，专职档案员可以很清楚地看到相关部门是否存在遗漏归档的现象，以此可以对归档文件进行把关，使档案收集更加完整。 因归档文件需要专、兼职档案员进行多次检查，使

10、归档流程更趋完善严谨，同时也提高了归档文件的质量。茕桢广鳓鯡选块网羈泪镀齐。（三）实现多途径档案信息资源共享原来的档案系统只能提供单机检索，档案管理系统自2006 年使用以来，为档案查阅利用提供了极大的方便， 实现了档案异地查询的可能性。档案管理系统与OA 系统的顺利对接为各部门增加了一个查阅档案信息的平台，实现不同渠道的信息资源共享。鹅娅尽損鹌惨歷茏鴛賴縈诘。（四）大大推进了档案信息化进程在高校档案信息化建设过程中，档案管理系统与OA 系统的对接是档案信息化的一个重点，也是一个难点，国内很多高校一直都在尝试着进行两者的对接，2009 年我校 OA电子文件顺利归入档案系统意味着两者对接的成功，也意味着我校档案信息化建设取得了关键性突破。在使用 “南大之星档案管理系统”的高校中，我校关于此项工作，可以说是走在了全国高校档案馆的前列。 籟丛妈羥为贍偾蛏练淨槠挞。五、问题与建议（一）调整归档文件类别。根据档案工作实际，建议撤消此“督查督办 ”和“信访 ”两类。鉴于各部门