7A文合同印章和合同文本管理规定

1、【MeiWei_81 重点借鉴文档】合同文本和合同印章管理规定第一章 合同文本管理第一节总则1、建立和完善合同管理制度， 是公司规范公司经营行为， 保护公 司的合法权益，建立公司良好的经营管理秩序的重要举措，公司各级 管理人员必须严格遵守本规定。2、为保证公司经营活动的有序和有效， 所有对外经济合同及相关 文件必须按规定进行分级审批管理， 办理合同审批表 。各级管理人 员应在其授权范围内开展对外谈判、签订合同和审批合同，任何违反 授权范围的审批、签发、签订的合同均是无效的，责任人应承担由此 引起的经济和法律责任。3、公司各级管理部门， 在对外签订经济合同时， 应遵循以下原则：（1）遵守国家法律

2、法规和行政法规；（2）贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则；（3）不能超出公司的经营范围；（4）必须保障公司的合法权益；（5）不违背公司的各项规章制度和公司利益；（6）禁止重要合同未正式签署即先行执行；（7）材料、设备采购合同的签订，尽可能采用招标方式，充分对 比性价比后确定合作方签订合同。4、公司综合办负责对公司合同实现统一管理， 指派专人负责合同 签订和执行过程的审核工作，以及合同履行的监督检查、归档，纠纷 的处理等。5、公司法人是我公司签订各类合同的法定代表人，其他人员对外签订合同时必须经公司法人的授权委托方可签订合同。6、合同专管人员配合各级部门必须对已签订合同的执行进行连续 的监控

3、。合同执行过程中发生的变更、合同执行情况评估等，均应按 公司合同管理规定要求进行操作。7、公司的合同分为三大类， 即：经济合同（销售合同、 采购合同）、 技术合同、劳动合同。MeiWei_81 重点借鉴文档】【MeiWei_81 重点借鉴文档】8、综合办是劳动合同的专管部门， 技术中心是技术合同的归口管 理部门。经济合同按业务归口由业务部门进行管理。第二节合同办理1、合同起草：（1）凡发生金额在 1 万元以上的业务事项应事先签订合同，由业 务经办部门负责提供书面合同文本。（ 2）合同文本的格式应一律参照使用公司相关标准格式合同范本。 合同内容无范本的，由各部门自行编制，但应确保合同内容的完整、

4、 严密和有利，并将自行编制的合同文本报综合办备案。（ 3）合同的主要条款和内容必须符合法律法规，当事人各方的权 利和义务必须明确，文字表述清楚准确。2、合同谈判：（ 1 ）合同谈判应由相关业务经办部门负责组织。经招标确定合作 方的合同谈判，应由原招标经办部门负责。（ 2）所有经济合同的谈判， 原则上至少有二名经办人员参与谈判。（ 3）谈判前参与谈判人员必须做好准备工作，对合同涉及内容要 作出充分了解，关键条款必须做到详细调研分析（规格、价格、质量 等），充分掌握证据，做到心中完全有数，寸土必争。（ 4）参与人员事前相互做好沟通，统一思想，所有意见分歧必须 在谈判前得到解决。（5）谈判前参与人员

5、不能饮酒，保持头脑清醒思维敏捷。（6）谈判人员至少有一人应具备一定的谈判技巧和相关业务知识， 原则性强。（7）参与人员至少有一人要做好谈判现场的笔录（或采用录音） 不能放过任何关键细节，以便不明确、不清晰的问题事后得到分析和 总结。（ 8）不论对方表现如何，我方工作人员必须做到严格遵守时间、 地点等约定。第三节合同审批及签订1、合同经办人员必须按合同审批表与权限规定执行，将草拟MeiWei_81 重点借鉴文档】【MeiWei_81 重点借鉴文档】 合同呈送相关授权人员审核签署有关方面的意见。2、每一项合同的签订，必须按公司合同审批表 ，完成相应的 “签字组合”。3、合同评审人员负有合同审查责任

6、， 必须就其部门职能范围对合 同内容进行审查，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可 行性。4、经济类合同， 特别是有不能确定合法性或对合同条款存在疑问 时，须邀请法律顾问予以审核。5、可对外签订经济合同资格的人员： 公司法定代表人； 公司法定 代表人授权代理人（授权委托书） , 在其授权范围内行使对外签约权。6、合同的审批权限：（1）经济合同合同金额在 5 万元以上由总经理审批。（2）技术合同、劳动合同由总经理审批。（3）5 万元以下的经济合同及其他合同由业务归口部门申报，由 分管副总或经理审批。（4）产品销售合同金额在 5 万元以下由营销经理审批。 第四节合同的履行1、签订合同的部门

7、负责人是负责合同履行的主要责任人。 合同履 行中出现分歧时，应及时与对方协商处理，必要时应邀请律师参与， 并向公司领导汇报。2、综合办负责指派专人对合同进行管理， 建立各类合同台账， 跟 踪监督各类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时 提交每项合同执行的相关资料。3、各部门建立相关合同分管台帐， 尽力保障合同的履行。 如实际 履行或全面履行确实存在难以克服的困难，或履行合同后将给公司造 成经济损失而需要变更或解除合同时，经办人或经办部门应立即在合 同有效期限内， 与对方当事人进行协商， 并及时上报公司总经理批示。 合同的变更或解除手续应根据有关规定办理。变更或解除合同必须采 用书

8、面形式，并重新办理合同的审批手续。4、合同执行过程中，以及完毕后，合同管理责任部门应定期进行MeiWei_81 重点借鉴文档】【MeiWei_81 重点借鉴文档】 合同执行情况评估，呈报分管副总或总经理知道，并报公司综合办备 案。第五节合同档案管理1、合同签订后，财务部留存一份原件、 综合办合同管理人员留存 一份原件，经办部门留存一份原件或复印件，其他部门需要留存合同 的，由综合办提供复印件（经批准） 。对于材料设备合同，合同经办部 门附分期付款计划，财务部负责监控阶段付款计划的执行，严格掌控 付款计划的执行。2、合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签收记录、合同执行情况评估表等，由综合办

9、负责搜集、整理、归档。3、当合同归档后出现补充或更改时， 经补充或更改后的合同仍作 为有效的合同进行档案管理。4、我公司提供的合同存档文本一律标准格式， 以其他公司合同文 本签订的合同我公司依据分类及顺序重新编号管理。5、综合办合同专管人员负责建立详细的合同分类台帐和有序的合 同编号，便于追踪和检索。第六节签订合同的程序1、由合同归口业务部门分管副总审批的经济合同签订申请单 （产品销售合同除外） 。2、业务归口部门组织召开评审会议， 对合同进行评审， 必要时邀 请法律顾问。3、签订合同，履行合同审批程序。4、公司综合办合同管理人员审查所签合同及签字程序。5、财务部对付款等事宜进行确认。6、财务

10、部合同印章掌管人确认以上流程无误后盖章生效。 第七节审查内容1、是否有经济合同签订申请单 ，填写内容是否按规定完全、 正确。2、审查合同对方的资质是否达到要求，硬件是否齐全。3、审查合同的评审记录（数量、规格、质量、价格、付款方式、MeiWei_81 重点借鉴文档】【MeiWei_81 重点借鉴文档】 交货方式、违约责任等） 。4、审查合同条款是否完整合理，是否符合合同法有关规定。5、审查签字审批程序是否符合合同管理规定。第八节责任追究：1、除销售合同外， 金额在 1 万元以上的经济往来必须签订书面合 同，否则财务不予付款，责任由当事人自负。2、在各类合同的签订、审核、备案、存档、履行的过程中

11、，由于 工作失职、玩忽职守、弄虚作假、营私舞弊、期满诈骗的，责任者要 交纳 50 元至 200 元的激励基金， 情节严重及造成经济损失的， 根据实 际情况由责任者要交纳 200 元至 1000 元的激励基金， 并可进行辞退处 理及追究法律责任。第二章印章管理公司印章主要指以下印章：公司章、部门章、合同章、财务章、 法人章、现金收讫章。公司章、合同章由综合办专人保管；财务章、 法人章、现金收讫章由财务部专人保管；部门用章由部门专人保管。第一节公司行政章使用范围及权限1、财务章、法人章、现金收讫章、董事长、总经理印鉴须由财务 专人保管。未经领导批准，不得任意委托他人代行职权。2、印章必须放在保密柜

12、或带锁的抽屉内， 使用时必须办理登记手 续。3、公司内发出的一切正式公文， 需发文部门校对公文材料无误后 方能用印。4、公司对外的文件或出具证明需盖企业印章时， 须确认有综合办 审核，总经理审批后方能用印。5、严禁在空白介绍信上用印， 如确因工作需要， 须经总经理签字 批准。6、公司印章原则上不予携带外出， 严防丢失。 确因工作原因需携 带外出时，须由使用部门填写 用印申请单 ，交部门负责人签字同意， 在综合办办理借用手续后，方可携带出公司。非财务人员携带公章须 由综合办人员陪同。MeiWei_81 重点借鉴文档】【MeiWei_81 重点借鉴文档】 第二节公司合同章使用范围及权限 合同章是企

13、业对外签订合同时使用的代表公司履行义务。 1、合同章的使用必须在合同审批流程结束后， 确认流程无误方可 用印。2、合同章严禁携带外出使用， 签订合同尽可能在公司履行盖章行 为。3、签订合同尽可能在我公司办理最后一道手续（审批程序），特殊情况需要携带带有印签的合同到对方办理手续时，领取人需要签字 确认加盖印签份数、返回时间，并将已经通过的合同审批表暂存于合 同管理员处，待手续全部办理完毕存档。4、外出携带带有印签的合同内容仅限于对方最后签字盖章内容， 其他条款一律注明，不能有空白，否则合同印章管理人员有权拒绝盖 章。第三节财务章 财务章为财务部现金流转及银行往来专用章，仅限于票据和报表 使用，严禁他用或者在空白处使用。第四节部门印章1、公司各部门需要刻制印章， 一律由总