KA业务财务管理规范精

1、 ka业务 业务 应具备的基础财务知识应具备的基础财务知识 -张良惠张良惠 业务应具备的基础财务知识业务应具备的基础财务知识 （一）帐款管理（一）帐款管理 ?帐款的形成帐款的形成 ?借单对帐借单对帐 ?开发票开发票 ?收款收款 ?冲帐冲帐 续 续. （二）报销作业（二）报销作业 ?暂付款作业暂付款作业 ?费用报销的相关规定费用报销的相关规定 ?其他规定其他规定 一、应收帐款的产生(出货流程) 业务员业务员 助理助理 仓库仓库 财务 财务 收取客收取客 录入营业录入营业 出货出货 核对并归核对并归 户订单户订单 所系统所系统 入帐袋入帐袋 注意：注意： 1、如新增客户有扣点，必需先在费用控管系统

2、申请费用，并在客、如新增客户有扣点，必需先在费用控管系统申请费用，并在客 户主档录入扣点率户主档录入扣点率(务必提醒助理）。务必提醒助理）。 2 、如客户有限定送货时间，输出货单时应在备注栏注明时间，避、如客户有限定送货时间，输出货单时应在备注栏注明时间，避 客户扣罚及增加公司运费。客户扣罚及增加公司运费。 3 、如收款是以客户收货凭证为依据，应书面告之财务。、如收款是以客户收货凭证为依据，应书面告之财务。 续（一）续（一） （1）单价锁定，促销单价须提前申请异动。）单价锁定，促销单价须提前申请异动。 KA最低供货价变更申请表最低供货价变更申请表 （3）不可手写出货。）不可手写出货。 （4）审

3、单时要核对单价、标注条码、加盖）审单时要核对单价、标注条码、加盖 送货章、注明送货时间、附订单。送货章、注明送货时间、附订单。 （5）验收单与出货单数量不符，追究责任。）验收单与出货单数量不符，追究责任。 二、预收帐款的产生(退货流程) 业务员业务员 助理助理 物流物流 财务财务 填写退填写退 录入营业录入营业 根据退货根据退货 根据有库务签名根据有库务签名 货传票货传票 所系统所系统 传票收货传票收货 的退货入帐袋 的退货入帐袋 注意：注意：1、预收帐款的产生包括：退货、商场即期品处理、客户多付款。、预收帐款的产生包括：退货、商场即期品处理、客户多付款。 2、退货传票填写的单价为箱的单价，退

4、五包入时以单包为数量。、退货传票填写的单价为箱的单价，退五包入时以单包为数量。 3、在商场即期品处理，要附上商场退货单，并在退货传票注明：、在商场即期品处理，要附上商场退货单，并在退货传票注明： “即期品处理即期品处理”或或 “买一送一买一送一” ”等处理方式。等处理方式。 4、A客户预收绝对不能冲客户预收绝对不能冲B客户帐款（同一系统的客户除外）。 客户帐款（同一系统的客户除外）。 续（一）续（一） ?借单对帐借单对帐 （1）出货传票中的红单为客户签收联与）出货传票中的红单为客户签收联与 客户验收单是收款凭证。客户验收单是收款凭证。 （2）填写借出还入追踪单，附清单）填写借出还入追踪单，附清

5、单 明细，必须做清点签收动作。明细，必须做清点签收动作。 （3）取得客户签收单。 ）取得客户签收单。 （4）帐单归还财务。 ）帐单归还财务。 三、开发票流程及注意事项 开发票：开发票： 发票的种类：增值税发票、普通发票发票的种类：增值税发票、普通发票 申请开票：填写申请开票：填写KA、商场发票开具申、商场发票开具申 请表一式两联；附销售明细，并与帐请表一式两联；附销售明细，并与帐 款核对金额。款核对金额。 ? 续-流程 业务员业务员 业务主管业务主管 财务 财务 填写开票填写开票 签名签名 核对申请核对申请 申请表申请表 确认确认 表并开票 表并开票 交业务员交业务员 签收并拿发票签收并拿发票

6、 注意事项：注意事项： 1、绝对不允许有重复开票现象。、绝对不允许有重复开票现象。 2、如有发生退货，开票金额必须扣减退货。、如有发生退货，开票金额必须扣减退货。 3、必须与客户核对完货款后再申请开票。、必须与客户核对完货款后再申请开票。 4、开票申请表适用于普通发票及增值税发票。、开票申请表适用于普通发票及增值税发票。 5、申请开发票须提前一天交财务。、申请开发票须提前一天交财务。 6、开票申请表见附件一。、开票申请表见附件一。 四、作废发票流程及注意事项 业务员业务员 业务主管业务主管 财务 财务 填写作废发填写作废发 签名签名 收回作废发票收回作废发票 票申请表票申请表 确认确认 并重开

7、票并重开票 交业务员交业务员 签收并拿发票签收并拿发票 注意事项：注意事项： 1、作废发票申请表内的所有内容都须填写，特别是、作废发票申请表内的所有内容都须填写，特别是“作废原因作废原因”及及“是是 否重否重 开开”两项。 两项。 2、作废发票申请表必须如实注明作废原因，如有恶意欺骗行为，则上报、作废发票申请表必须如实注明作废原因，如有恶意欺骗行为，则上报 行政处罚。行政处罚。 3、 、“作废发票申请表作废发票申请表”见附件二。见附件二。 续二：附件一、附件二 广州分公司广州分公司_所发票开立申请表（普所发票开立申请表（普 增税） 增税） 编号：编号：填写日期：填写日期： 业务业务 客户客户

8、客户客户 出货日出货日 帐款金额帐款金额 退货金额退货金额开票金额开票金额 开票特殊开票特殊 发票发票 签收人签收人 员员代号代号 名称名称 期及号期及号 （1）（2）（3）=（1）-（ 说明说明 2） ）号码号码 广州分公司广州分公司_ 所作废发票联络单所作废发票联络单 业务员业务员客户代号客户代号客户名称客户名称开票日期开票日期发票号码发票号码金额金额 作废原因作废原因 及其他说及其他说 明明 是否重开是否重开 续（一）续（一） 收款收款 汇款、支票、汇票汇款、支票、汇票 ? ?支票结算支票结算 a、日期 、日期-不能收远期或过期支票不能收远期或过期支票 b、金额 、金额-大小写正确与否大

9、小写正确与否 c、不能涂改、不能涂改 d 、收到支票、收到支票=已收到钱（空头支票）已收到钱（空头支票） E、不能折？核对印鉴用 、不能折？核对印鉴用 F、抬头是否正确 、抬头是否正确 G、印鉴是否齐全，完整，清晰 、印鉴是否齐全，完整，清晰 五、冲帐五、冲帐 1、冲货款、冲货款 1）客户支付货款的方式有：支票、汇款。）客户支付货款的方式有：支票、汇款。 2）切制传票时：借）切制传票时：借 银行存款（汇款）或应收票据（支票）银行存款（汇款）或应收票据（支票） 贷贷 应收帐款应收帐款 如需冲转预收：借如需冲转预收：借 预收帐款预收帐款 贷贷 应收帐款应收帐款 2、以发票冲货款或冲暂付款、以发票冲

10、货款或冲暂付款 1）冲货款：在填写报销单时应在备注栏注明需冲帐的客户代号、客）冲货款：在填写报销单时应在备注栏注明需冲帐的客户代号、客 户名称、传票日期和号码、金额。户名称、传票日期和号码、金额。 如填写不清，财务直接转入预收帐款，由业务员自行冲帐。如填写不清，财务直接转入预收帐款，由业务员自行冲帐。 2）冲暂付款：交报销单时同时附暂付款单，财务做帐时需同时找出）冲暂付款：交报销单时同时附暂付款单，财务做帐时需同时找出 留存联做附件。留存联做附件。 续（一）续（一） 冲帐：冲帐： （1）冲帐时附上冲帐联（红色），如有）冲帐时附上冲帐联（红色），如有 退货的，还须将退货的预收一起冲毕。退货的，还

11、须将退货的预收一起冲毕。 （2）冲帐的帐款区间在发票申请单上的）冲帐的帐款区间在发票申请单上的 起止区间日期内。起止区间日期内。 （3）不得冲流水帐。）不得冲流水帐。 ? 续（一）续（一） （4）冲帐时填写财务的会计传票，如为）冲帐时填写财务的会计传票，如为 区间性冲帐，可附帐款清单。区间性冲帐，可附帐款清单。 （5）有借必有贷，借贷必相等。）有借必有贷，借贷必相等。 （6）每月对帐，检查帐款余额，异常状）每月对帐，检查帐款余额，异常状 况追踪。况追踪。 （二）报销作业（二）报销作业 ? ? ? ? 费用报销的相关规定费用报销的相关规定 发票是不是真的？发票是不是真的？ 应取得哪种发票才是符合

12、规定？应取得哪种发票才是符合规定？ 发票内容要开什么？发票内容要开什么？ 费用与发票类型对照表费用与发票类型对照表 费 用 类 别 发票类型 发票内容 / 合 同内容 折让证明单 返利 / 年佣 / 仓佣 / 入货折扣 / 服务业发票 / 通用发票 / 其 销售手续费 折让费 他收入发票 租赁业发票 / 服务业发票 / 促销项目 堆箱 / 陈列费 通用发票 / 其他收入发票 堆箱 / 陈列费 新品进场费 / 店庆赞助 / 年 服务业发票 / 通用发票 / 其 节费 / 新店赞助 / 广告赞助 / 他收入发票 快讯费 / 试吃费 / 管理费等 相应项目 日常项目 购置物品，样品等销售发票相应项目

13、 费用申请费用申请 当月费用必须当月预提（以发票或补货形式发生的费用）。当月费用必须当月预提（以发票或补货形式发生的费用）。 1、应在月中旬按、应在月中旬按“发票费用发票费用”和和“申补费用申补费用”分别填写本分别填写本 月 月 费用明细表，并送业务主管签名确认后，由助理录入费用明细表，并送业务主管签名确认后，由助理录入 营业所系统中的费用控管系统。营业所系统中的费用控管系统。 2、注意：发票费用系统必须在每月、注意：发票费用系统必须在每月30日前录入，申补费用日前录入，申补费用 系统在次月系统在次月9日前录入日前录入 3、漏报的费用，财务会作退单不予报销。、漏报的费用，财务会作退单不予报销。

14、 暂付款申请暂付款申请 1、申请暂付款（客户未提供发票，先向公司借款）、申请暂付款（客户未提供发票，先向公司借款） 1）填写暂付款申请表给业务主管签名后，交助理录入）填写暂付款申请表给业务主管签名后，交助理录入OA系统，系统， 流程批完后财务才可支付。流程批完后财务才可支付。 2）由于申请金额不同，所走流程时间也不一样，因此必须提前申请。）由于申请金额不同，所走流程时间也不一样，因此必须提前申请。 3）专款专用）专款专用 4）所有的）所有的KA客户费用全以支票或汇款方式支付，不能申领现金，客户费用全以支票或汇款方式支付，不能申领现金， 业务员也不可代垫。业务员也不可代垫。 5）促销费用注明季计

15、划或签呈号码。）促销费用注明季计划或签呈号码。 6）冲帐时间为）冲帐时间为30天，否则将罚款。天，否则将罚款。 7）暂付款一式三联：一联是财务做帐、一联业务员留存、一联财务）暂付款一式三联：一联是财务做帐、一联业务员留存、一联财务 留存。留存。 续：续： 报销流程报销流程 1）固定费用（包括车费、购办公用品等）固定费用（包括车费、购办公用品等） 购用品时原则上应索取发票报销，如金额少于购用品时原则上应索取发票报销，如金额少于10 元，可 元，可 以收据报销。以收据报销。 车费每月报销一次，时间是：上月的车费每月报销一次，时间是：上月的21至本月的 至本月的20日，日， 不允许多报、漏报、补报。

16、不允许多报、漏报、补报。 2）行销费用（快讯费、合同费等）行销费用（快讯费、合同费等） 行销费用按税局要求必须取得对方的服务业发票。行销费用按税局要求必须取得对方的服务业发票。 如对方无法提供服务业发票，应提早以签呈报备如对方无法提供服务业发票，应提早以签呈报备 注意事项：注意事项： 1、所有报销要用胶水粘贴。、所有报销要用胶水粘贴。 2、发票以验收单报销，收据及、发票以验收单报销，收据及P-T工资或奖券等以内部收据报销。工资或奖券等以内部收据报销。 3、冲暂付款的发票报销必须把暂付款单附后。、冲暂付款的发票报销必须把暂付款单附后。 发票样版发票样版1 发票样版发票样版2 续（二）续（二） 发

17、票注意事项发票注意事项 （1）抬头）抬头 （2）不得涂改；）不得涂改； （3）项目填写齐全；）项目填写齐全； （4）盖发票专用章；）盖发票专用章； （5）全联一次复写；）全联一次复写； （6）大小写金额是否正确。）大小写金额是否正确。 （7）中奖发票，不要去刮开兑奖区。）中奖发票，不要去刮开兑奖区。 ? 续（二）续（二） 原始凭证报销的要求原始凭证报销的要求 （1）发票类必须使用付款验收单报）发票类必须使用付款验收单报 销。销。 （2）收据类必须使用内部收据报销。）收据类必须使用内部收据报销。 （3）差旅费及车费报销应使用国内差）差旅费及车费报销应使用国内差 旅费申请表报销。旅费申请表报销。 ? 续（二）续（二） 报销时应填写的事项报销时应填写的事项 （1）促销费用报