Hyperwave知识管理解决方案

1、Hyperwave 知识管理解决方案(一) 黄波 编译 2002-5-15 Hyperwave 公司是一家德国的知识管理解决方案提供商，公司的总部设在德国，并在 北美、英国和法国设有分支机构。 Hyperwave公司为企业提供名为 Hyperwave eKnowledge 架构的协作型的知识管理软件系统。 该软件包括了文档管理、 Web 内容管理、搜索引擎、 企业信息门户等组件。企业可以部署单个组件，或者实施整个架构。目前， Hyperwave 已经成功地为金融、教育、制造和政府等多个领域的 180 多个客户实施了 Hyperwave eKnowledge 架构。 Hyperwave eKno

2、wledge 架构的设计理念 1对数据、信息和知识的理解 Hyperwave认为优秀的知识管理管理软件必须能够对数据、信息和知识进行有 效的管理。由于数据、信息和知识具有不同的特点，需要不同的信息技术予以支持，因 此有必要对数据、信息和知识进行界定，并分析它们的特点。 数据 数据是指比特和字节。数据是 IT 架构( 计算机、软件和网络 )所处理的内容。 数据管理面对的问题是成本、速度和性能：我们耗费了多少资源储存和检索数据？我们 能够以何种速度检索数据？我们能够存储多少数据？但是， 数据并不能说明自身的重要 程度以及数据之间的关联。人们可能存储了海量的数据，但是这些数据可能没有包含任 何信息。

3、 信息 信息是能够产生意义的数据。人们通常需要进行 5C 中的一种或种处理，将数 据转换成为信息： 场景化( Contextualize )：明确说明数据收集的目的。 分类( Categorize )：定义数据关键成分以及分析单元。 计算( Calculate )：对数据进行数学分析和统计分析。 纠正( Correct )：移除数据中的错误成分。 精简( Condense)：以更精确的方式归纳数据。 知识 知识比信息和数据具有更宽广、更深刻的含义，它建立在对信息的理解之上。 知识是经验、价值、场景信息和专业洞察力的组合。知识的特性使知识具有价值，但是 难于管理。但是信息技术不能直接管理知识，只

4、有人类才能处理知识，将信息转换成为 知识。 人们主要通过在已有经验基础上，通过观察、理性思考得出结论的方法创造知 识，但是获取知识最有效的方法是进行知识共享。虽然软件不能直接管理知识，但是能 够为知识工作者提供知识共享的平台。 2知识的共享周期 Hyperwave 认为，企业知识管理的核心知识的共享。知识共享是由 8 个环节组 成的循环过程，称为知识的共享周期。一个完整的周期由“知识的内化”、“知识的创 造”、“知识的外化”、“知识的编码”、“知识的存储”、“知识的提炼”、“知识 的分发”和“知识的使用”8 个环节组成。 知识的内化 内化是理解信息的过程，人们将信息置入到场景信息中，从而将信息

5、转换成为 知识。知识的内化过程发生在人的思维过程中，技术不能提供相应的支持。 知识的创造 新的知识在人的思想中被创造出来，通常是在经验、别人传递的知识基础上， 运用人类的洞察力获得的。 对于公司而言， 可以通过雇佣新的员工， 聘请咨询顾问专家， 并购新的企业获得。知识的创造也超出了技术所能涉及的范围。 知识的外化 知识的外化是解释知识的过程，将知识转化成为信息。人们可以通过语言、图 示等简单的方法实现知识的外化，但是问题在于如何促使人们对知识进行外化。解决这 个问题需要在企业中培养知识共享的企业文化，而不是技术能够支持的。 知识的编码 知识的编码是将知识转换成为数据的过程， 因此可以使用计算机

6、机型存储和处 理。知识的编码过程应当尽可能地简单。 知识的存储 知识的存储是将数据物理地存储到企业知识库中的过程， 这个过程应当尽可能 地简单。知识存储系统应当支持多个用户同时进行知识的存储操作，确保存储到知识库 中的内容是可以检索的， 自动生成文档的元数据信息， 并对存储的内容自动分类。 知识的提炼 为企业知识库中的信息添加场景信息和相关文档， 能够提高知识的可用性和可 检索性。计算机技术在几个方面对知识的提炼提供支持： 自动维护文档之间的超链接 提供文档的评注功能 采用图示化的知识地图展现结构化的知识 采用“专家黄页”定位某个领域的专家 知识的分发 知识的分发是使用户访问存储在企业知识库中

7、的数据的过程。 信息技术可以使 用推送技术将文档推到用户面前，用户可以订阅所需的内容频道 知识的使用 知识的使用是指存储在企业知识库中的数据再次呈现在使用者面前， 用于创造 价值的过程。 简而言之，计算机计算机能够很好地支持“知识的编码”、“知识的存储”、 “知识的提炼”、“知识的分发”和“知识的使用”5 个环节，但是不能支持“知识的 内化”、“知识的创造”和“知识的外化”3 个环节。为了使整个知识共享周期能够平 滑地运行，理想的知识管理软件应当是包含 5 个知识共享环节的，完整的、整合的解决 方案。 HyperWavee Knowledge 架构包含了对 5 个知识共享环节的完整支持。 3

8、知识管理软件的组成 Hyperwave认为，目前市场上的知识管理软件可以划分为 7 类：文档管理、 Web 内容管理、企业信息门户、信息检索、工作流管理、协作系统和电子学习系统。这7 类 软件共同组成了知识管理软件系统。 7 类知识管理软件的关系如图所示。 7 类知识管理软件的关系图 文档管理 (DM) 文档管理系统对不同来源的不同格式的文档进行有效地管理。 文档管理系统负 责组织文档、检索文档、文档版本管理、文档的元数据管理、存储管理和归档管理等工 作。 Web内容管理( WC)M Web内容管理工具类似于文档管理系统。 它主要负责 Web文档的发布流程管理、 文档之间的超链接管理以及不同设

9、备的访问显示控制等。 企业信息门户( EIP) 企业信息门户提供了一个个性化的基于 Web的用户界面。 使从外部网和内部网 不同来源的信息综合在一个屏幕上，为知识工作者提供一个获取与相关信息的单一入 口。 信息检索( IR) 信息检索通常是指搜索引擎。最近在信息检索领域，出现了信息发现技术，包 括搜索代理、用户特征定义、自动化文档分类、信息可视化等应用技术。为用户提供了 多种智能检索功能和导航功能。 工作流管理( work flow ) 工作流系统用于在商业流程中捕捉知识。 负责将文档按照预定的流程在适当的 时间发到对应人员的手里。 协作系统( Collaboration ) 协作系统在知识工

10、作者中担当十分重要的角色。象讨论区、共享工作空间、交 流室、视频会议等技术都术语协作系统的范围。 电子学习系统( Elearning ) 电子学习系统是知识管理一个重要的方面。 电子学习系统的范围包括学习管理 系统、内容分发、内容创建以及技能管理等内容。 Hyperwave 以知识管理理论为基础设计的 Hyperwave eKnowledge Infrastructure ，是一个涵盖了所有知识管理软件范围，紧密集成的全面解决方案。简 而言之， Hyperwave 是“知识管理软件中的瑞士军刀”。 Hyperwave eKnowledge 架构与知识管理软件模型的关系 Hyperwave eK

11、nowledge 架构简介 2001年 10 月， HyperWave公司发表了 eKnowledge 架构。 eKnowledge 架构是 完整的、集成的知识管理工具集成系统，整个架构包括内容管理、文档管理、企业信息 门户、工作流管理、协作管理、信息发现和电子学习系统。 Eknowledge 架构提供了一个 完善的，对信息进行发布、组织和分发的电子平台，并且支持企业中知识产生、存储和 利用的全周期管理。 eKnowledge 架构的核心是 Hyperwave IS/6 系统，在此基础上，三 个基本的组件( eKnowledge Portal 、 eKnowledge Suite 、eLear

12、ning Suite )构成完 整的 Hyperwave eKnowledge 知识管理架构，这三个基本组件即可以单独使用也可以相 互结合使用。 Eknowledge Portal 组件是一个基于角色控制的， 能够定制化的信息交换界面。 eKnowledge Portal 为整个企业的工作组之间或专家之间提供了协作平台。同时提供了 一个整合企业后台系统的框架，例如 eKnowledge Portal 可以将企业的 ERP系统、消息 系统、群件等其他应用程序整合在一起。 Eknowledge Suite 组件使用户能够通过易用的文档和内容管理工具添加、修 改和访问信息。eKnowledge Su

13、ite 支持虚拟团队协同工作， 用户可以使用 TeamW orkspace 组件使处于不同地域的项目组成员组成虚拟项目团队，共同开展工作。项目组成员可以 浏览相关项目的所有信息，包括讨论线索、文档、日程安排和其他内容。 ELearning Suite 组件使企业能够向雇员提供经过精心准备的，基于 Web模式 的培训课程。通过 eLearning Suite 组件企业可以为每个员工定制符合其特定需要的培 训教程，并可以对员工的培训过程进行监控，并作出周期性的评价。 1 HyperWave eKnowledge 架构 Eknowledge 架构由“架构构件”和“应用构件”两类构件组成。“架构构 件

14、”包括 IS/6 、应用框架组件、eKnowledge Portal 组件；“应用构件”包括 eKnowledge Suite 组件， eLearning Suite 组件以及其他可选组件。这些组件提供了灵活的、可扩 展的应用程序， 帮助用户实现企业中大跨度的基于 Web的应用。Eknowledge 架构支持外 挂式应用，并鼓励商业伙伴共同开发，销售定制化的应用产品。 HyperWave eKnowledge 架构的如图所示： eKnowledge 架构组件图 2IS/6 简介 Hyperwave IS/6 是 Hyperwave 知识管理引擎的第 6 个版本。它的众多特性允 许开发人员在此基

15、础上开发内部网、 外部网和互联网上的基于 Web的应用。IS/6 自身不 是一个完整的应用程序，但是提供了所有核心功能接口用于支持定制软件实现文档管 理、网站内容管理、工作流管理、协作管理、电子学习、信息发现以及企业信息门户等 功能。 Hyperwave IS/6 结构示意图 2.1 Hyperwave IS/6 是企业知识管理平台 Hyperwave IS/6 是一个灵活的、 易于扩展的为满足大型企业需求而设计的知识 管理平台，具有以下特点： 与企业已有系统无缝连接 Hyperwave IS/6 可以运行在企业已有的信息系统环境中， 使企业在尽量不改变 已有商业流程的情况下部署新的应用。 H

16、yperwave IS/6 支持所有的标准协议和文件系 统，能够充分利用企业现有的 LDAP目录服务器、数据库、 ERP系统等资源，与企业现有 的 IT 架构无缝集成。 基于开发标准 Hyperwave IS/6 最初就是基于开放的 Web标准开发的软件。 Hyperwave IS/6 中的每一个功能都可以通过 Web浏览器调用，即使是系统管理功能也不例外。由于整个 系统是基于 Web浏览器方式的，客户不需要推倒已有的应用，重新学习新的软件使用方 式，从而降低了客户实施知识管理软件的总体拥有成本。 灵活的用户界面 Hyperwave IS/6 引擎自身不包含用户界面， 它提供了向浏览器动态发送

17、预定义 的 HTML代码的机制。 Hyperwave IS/6 的文档类向应用程序开发者提供了面向对象的， 高度模块化的应用程序接口。 通过 Hyperwave 的应用程序接口， 程序可以访问所有服务 器提供的功能，使得开发者能够在已有服务的功能上扩展定制功能。 Hyperwave IS/6 不仅可以以 HTML的方式输出处理结果，还可以使用 XML的方式输出。 多种浏览方式 Eknowledge 架构支持多种终端访问机制， 用户可以以不同的身份， 从 Internet 或 Intranet ，通过 Web浏览器、手机或者 PDA访问 eKnowledge 的内容。 优秀的安全机制 Hyper

18、wave IS/6 提供了对保密文档、信息的强大访问控制机制。它使用标准的 SSL机制保护浏览器与服务器之间的通讯。 开放的程序接口 Hyperwave IS/6 支持多种标准接口，如 CGI,Java Servlet, XML ，与企业系统 相整合。通常 Hyperwave 的商业合作伙伴使用这些接口将 IS/6 与其他 IT 系统相整合。 可扩展的体系架构 Hyperwave IS/6 由可扩展的多层架构组成。 整个架构包括了在浏览器执行的用 户界面代码，执行应用程序商业逻辑的应用服务器层，以及进行版本控制、存储控制、 链接管理和搜索等功能的中间层。 支持服务器池 一组 IS/6 服务器称

19、为服务器池，服务器池能够将在物理上分离的服务器组合 成为逻辑上一致的服务器，并能够保证在服务器池内所有超链接的一致性。这意味着分 布式的大型组织不需要将所有的应用及存储集中在一个中央服务器上， 而采用分布式的 系统架构，同时不会牺牲太多的一致性和搜索性能。 支持 LDAP标准 Hyperwave IS/6 具有基于 LDAP标准的能够访问外部用户目录的灵活接口。这 个特性使 Hyperwave IS/6 管理者能够使用已有的用户目录来管理用户，并使得所有在 目录中列出的用户能够登录基于 Hyperwave IS/6 的应用程序。 支持多种平台 Hyperwave IS/6 是使用工业标准的关系

20、型数据库， 用户可以根据自身情况选择 使用 Oracle 9I ， Microsoft SQL Server 2000 或其他关系型数据库。并可以运行在 多种操作系统平台上。 2.2 Hyperwave IS/6 能够确保信息的一致性和质量 Hyperwave IS/6 包含了大量设计以保证存储信息的一致性和质量 强大的链接管理 Hyperwave IS/6 自动地处理海量文档和链接，及其一致性问题。它使用一个强 大的链接数据库来降低超链接管理的复杂性，保证链接维护工作的自动性。这个特性使 得任何一个存储对象在不同服务器上移动而不破坏相关链接。 文档元数据管理 Hyperwave IS/6 自

21、动维护每一篇文档地元数据属性集，例如作者、创建时间、 关键字、最后修改时间以及可能过期时间。此外， Hyperwave IS/6 还能够自动地生成文 档摘要。 自动文档分类 Hyperwave IS/6 支持由用户确定在哪存放文档。 当用户对文档进行一段时间的 手工归类后，系统将自动“学习”如何根据文档的内容确定存放位置，由系统自动提出 文档的归档建议。 文档管理技术 Hyperwave IS/6 提供了强大的版本管理功能， 可以存储和检索一个文档自建立 以来的所有版本。版本管理功能确保工作组在编辑、评论时，文档处于安全状态。 Hyperwave IS/6 采用签入、签出的方式管理文档版本，但

22、一篇文档被签出时，只有签出 者才能对对应文档进行编辑，当文档签入时，一个新的版本将自动生成。通过文档历史 记录，被授权者可以查阅一个文档的完整历史。 存储控制 Hyperwave IS/6 提供了层次化的存储权限控制， 保证文档和其他信息对象的安 全性。这个特性能够应用于 Hyperwave IS/6 中的文件、文件夹和超链接等所有信息对 象。 Hyperwave IS/6 根据用户的存储权限说明表以不同方式呈现信息的形式，例如，如 果一个用户没有适当的权限，他甚至不能看到一个文档参考文献。 文档流转机制 Hyperwave IS/6 支持自动文档评阅机制，运用这个机制，文档可以根据预定义 的

23、评阅者链形成文档分发、评阅和删除的评阅流。 2.3 Hyperwave IS/6 具有很好的易用性 协同创作 用户可以透明地访问存储在不同地点的任何文档。 Hyperwave IS/6 使文档作者 能够根据存储权限管理自己创建的文档及链接， 不需要通过系统管理员在服务器上存放 文档。 虚拟文件夹 用户能够在 Hyperwave IS/6 上浏览存储在网络文件系统上的信息，并运用拖 放技术界面，在多个 Hyperwave IS/6 系统或文件系统之间移动文件。在 Windows系统 下， Hyperwave IS/6 允许使信息对象在浏览器中看起来像文件和目录，这个技术称为 Hyperwave

24、Virtual Folders 。Virtual Folders 允许使用 Windows应用程序编辑文档， 通过鼠标的双击操作或者使用“打开”操作对文档进行编辑。同时，使用者还能通过应 用程序的” save”或” save as ”直接将文档保存到服务器上。 层次化的结构 Hyperwave IS/6 提供了自觉式的搜索和导航能力， 允许用户迅速访问在海量数 据中迅速访问相关信息。 强大的搜索能力。 Hyperwave IS/6 提供了简单和高级的检索功能。 用户可以选择性的对文档的元 数据进行检索，或者对全文进行搜索，或者使用两者进行混合检索。检索范围可以限定 在文档集中的一部分。 专家定

25、位 专家定位一个典型的知识管理工具， 它允许通过分析文档和各自的作者来寻找 某一领域的专家。 一旦专家被确定， 则可以通过电话、 Email 和聊天的方式进行交流。 文章评注 每个用户可以将包含评论或附加文档的评注附加给任何一篇文档， 即使他没有 对文档进行修改操作的权限。这些评注作为独立的对象存储。评注可以由单个的词语、 短句或文档片断组成。 讨论区 Hyperwave IS/6 整合了包含讨论线索的讨论区。 这个特性使用户能够参与到具 有讨论线索的文档的讨论中。 同时，与 Email 系统的整合允许将 Email 文件发送到论坛。 3. Hyperwave eKnowledge Porta

26、l 简介 Hyperwave eKnowledge Portal 是一个企业门户，它为知识工作者提供了安全 的、在单一平台上交换信息，能够处理对结构化、非结构化信息，访问企业内或企业外 知识的，基于 Web浏览器方式的知识门户。 Hyperwave eKnowledge Portal 界面 因为构建在强大的 Hyperwave IS/6 基础之上的，Hyperwave eKnowledge Portal 提供了许多竞争对手没有提供的特性。 文档直接发布功能( Direct Publishing )：被授权的用户可以通过浏览器、 桌面程序或 Windows应用将信息直接发布到企业的知识库中。 内

27、容可靠性管理 (Content Reliability):Hyperwave Information Portal 提供 了唯一的内容可靠性管理功能。因为 Hyperwave Information Portal 只使用了一种后 台技术，由它来进行文档中的超链接管理，这保证了门户的内容与用户视点的一致性。 与人属性相关 (Personal Relevance) ：在存储于相互分离的系统中的信息海洋 中，用户能够选择与他最相关的信息。 与职能相关 (Functional Relevance): 除了与人属性相关， Hyperwave Information Portal 还提供了根据用户的职能角

28、色绑定特定的信息。 用户甚至可以定义 自己唯一的角色。 协作(Collaboration) ：Hyperwave Information Portal通过整合讨论区、构 造文档评阅流和提供访问 Microsoft Exchange 、Lotus Domino 的方式提供对知识员工 协作的功能。 实时沟通 (Synchronous communications): 通过整合 Microsoft Netmeeting 的 方式， Hyperwave Information Portal 提供了在交流区与相关专家的进行实施沟通的功 此外， Hyperwave Information Portal 还

29、提供一些企业信息门户所需的高级特 性。 用户界面定制功能 (Personalized User Interface):用户能够定义个人门户首 页的布局，将根据用户角色预定义的元素放到个人的门户上，同时可以改变各个元素的 外观和布局。 内容整合 (Content aggregation): 门户为用户提供了访问所有信息的单一入 口，门户元素中显示的内容可以由非结构化信息和结构化信息构成，或者是各类信息的 超链接。结构化的信息通常是从数据库、数据仓库和 ERP系统中抽取出来的。非结构化 的信息可以是企业内部的，存储在 Hyperwave IS/6 的信息，或者是企业外部的内容。 Hyperwave

30、提供了超过 50种门户元素供下载，这些元素与 Microsoft Outlook 、Exchange、 Word等应用整合在一起。此外还有一些能够通过手机以 WAP方式访问的元素。 Hyperwave eKnowledge Portal 的元素 4. Hyperwave eKnowledge Suite 简介 Hyperwave eKnowledge Suite (eKS) 是一个将 IS/6 丰富的知识管理功能展现 在使用者面前的应用。 Hyperwave eKnowledge Suite (eKS) 是一个能够根据用户的个性 需求进行定制的知识管理应用，其中，它的突出功能在于文档管理、内容管理和信息检 索。 The eKnowledge Suite 由两部分可选组件构成