可控费用管理办法

1、可控费用管理办法第一章 总则1. 目的1.1 强化财务管理，规范财务制度，保证公司资金的合理、有效使用和经费正常有序支 出，规范财务借款、费用报销及付款行为。依据国家有关法律、法规和规章制度，结合公 司实际情况，特制订本管理制度。2. 适用范围2.1 本制度适用于集团公司各部门人员的费用借支和报销。各分子公司可对不符合本公 司实际情况的部份进行修订，并报总公司财务总监审核，总裁审批后执行。2.2 本制度所指可控费用是指能够被责任主体单位或个人的行为所控制的费用项目，主 要包括：业务招待费、差旅费（含市内交通费） 、办公费（含通讯费、资料打印费） 、会议 费、维修费、劳保费、培训费、福利费、工会

2、费等。2.3 市场推广活动费用及营销业务人员的提成和差旅、通讯费用管理办法由营销部门另 行制定，报总公司总裁审批，并交财务审核备案。3. 管理原则3.1 公司费用开支遵循从严控制、从简节约的方针；3.2 可控费用报销管理实行“预算”和“报销标准”双重控制原则。超过预算的费用报 销必须报总公司预算管理委员会审议，董事长签批后方可报销。超过报销标准的费用须经总裁审批后方可报销4. 职责和审批权限4.1费用控制实行谁管理、谁审核、谁控制、谁负责的原则;4.2上述可控费用的管理责任主体为:管理责任人各使用部门行政人事部工会主席/总经理总经理/董事长可控费用项目差旅费（含父通 费）、招待费、办公费（含资

3、料打 印费）通讯费、维修费、会议费、劳保费、培训费工会费福利费4.3费用报销的审批权限按审批权限管理办法执行第二章借款制度5. 员工借款实行实名制，必须由借款人填写一式两联借支单，并由借款人亲笔签名，报 有权人员审批后方可借支。借款人对所借款项承担报销结账和偿还责任。6. 员工借款实行分类管理、限额控制、分级审批制度，按审批权限管理办法规定由部门经理、分管领导、财务负责人、总经理逐级审批。7. 借款分为会议（备用金）借支、零星采购借支、市场开发借支三类，差旅费、日常招 待费用一律不予借支。借支额度分别为：7.1 采购资金原则上通过转账支付，对采购分散、种类多、单笔金额小，确实无法通过 转账支付

4、的零星采购， 由经办人根据采购申请单确定的金额借支， 但最高额度为 10000 元/ 人；7.2 会议（备用金）借支，包括会议、接待、单位备用金等，借支额度根据开支预算确 定，最高为 20000元/ 人；7.3 市场开发借支，市场开发因未知因素较大，为了确保公司市场开发效率，借支额度 最高确定为 50000元/ 人。8. 借支原则上要求一个月内凭有效发票平账。一人有多项借支的，借支总额度可累加。 如：某人既有备用金借支、又有市场开发借支，则其借支总额度控制为 60000 元，依次类 推。9. 借款须严格执行“前帐不清，后帐不借”的原则，确属特殊情况由公司总经理审批后 方可办理，但累计借款不得超

5、过借支限额。10. 财务部每年分别于 6月和 12月两次清理员工借支，借支人需无条件配合办理报销或 偿还平账手续。11. 借支审批严格执行审批权限管理办法的权限和流程。12. 会议费借支须凭事前经审批的会议组织方案、主要议程和费用预算等资料办理第三章 报销制度第一节 综合性规定13. 员工报销费用所提交财务部门的票据必须是国家财政或税务部门监制的正规发票 （或 政府部门监制的合法非税收据） ，不允许收据或白条报帐（公司食堂开支除外） 。14. 员工报销费用须填写费用报销单 （差旅费报销须填写差旅费报销单 ），将费用 票据粘贴整齐附后（小票在粘贴单上依次错开粘贴，大票对齐左上角粘贴，不得使用大头

6、 针、回形针、订书针等装订，尺寸规格超出报销封面或会计凭证的要予以折叠） ，注明票据 张数。15. 员工报销所填写的报销封面或对票据所作的签注必须使用钢笔或签字笔， 字迹要工整， 不得潦草，单据不得涂改，报销封面所注明的各项费用要分项填写，分项加总，原始票据 要保持整洁，原始票据所需填注的相关项目必须由原出票人填注齐全、完整。凡不符合要 求的报销单据和发票财务部门有权拒绝受理或退回补正。16. 报销发票原则上要求为 3个月以内开具的发票， 超过3个月的需说明原因。 但最多不 能超过 6 个月。17. 严禁虚假发票入账报销，一经发现若查实属恶意行为，将给予严肃处理。报销发票的 规范要求见附件。1

7、8. 对专项费用（如会议费）的报销，在实际支出未超过审批金额的，由财务部门复核无 误后报销；超过原审批金额的，需报集团总裁和董事长审批。19. 费用报销实行一次一单报销制，不得将多次费用、多项费用合在一张报销单中。如： 不得将两次或多次出差的费用合并报销；招待费不得跟交通费合并报销；多次招待费不得 合并报销等。20. 对符合规定的费用报销单据必须及时审核，及时传递，对不符合规定的费用报销单 据需及时退回报销申请人。所有费用报销单据的审批支付流程时间规定为 3 个工作日/ 人， 累计审批支付流程不得超过 20 个工作日。 审批人未按规定时间完成审批， 公司将给予警示 和考核；第二节 业务招待费报

8、销规定21. 业务招待费实行“预算控制、招待从俭、陪餐人数从严限制”原则，且应遵循“先 批后用”原则。22. 日常招待费用原则上不借支，由经办人先垫付，后凭票报销（大型接待除外） 。23. 确因业务需要宴请客人， 需事先征得有权审批人的同意。 连续几天内因同一事项发生 招待，可事先一次性预报。报销时须提供经批准的审批单，并注明用餐事由、宴请客人人 数、陪餐人数、招待餐数。24. 招待用水果，根据各部门申报，统一由办公室采购，各部门签收。财务中心审核发票 及各部门签收单后，予以报销，费用归集到各部门。25. 集团内公司之间、公司内部门之间、同事之间严禁公款宴请。26. 业务招待费开支标准（含陪餐

9、人员） ：客人层级重要客户政府重要监管机构普通客人内、外部会议用餐标准（元/人）100906050酒水标准（元/人）70604020烟（元/人）353500礼品30030000客人住宿30000200注：陪餐人员不得超过客人人数，最多不超过 3人/桌；所有礼品开支按审批权限管理办法中招待费的规定报批，计入所在部门 招待费用；超过上述标准的需报总公司总裁特别批准后，方可开支；住宿费原则上不作招待费报销，以差旅费或会议费的名义报销。第三节 差旅费报销规定27. 所有人员出差前需按审批权限管理办法规定提出申请。副总裁以上人员出差需报董事长批准。28. 员工报销差旅费须填写差旅费报销单 ，并附出差审批

10、单，将费用票据粘贴整齐附 后，按审批权限管理办法要求审批后交财务部审核报销。29. 员工填写差旅费报销单时，应填写出差事由、出差时间、起止地点、出差路径、 补助金额，出差人员若超出计划路线、计划时间应补办申请，否则，财务部门将不再退单 并严格按出差审批单的路线及时间予以报销、计算补助。30. 差旅途中的景点门票等旅游开支， 除经主管领导批准的对外招待开支， 一律不得报销。31. 不同部门人员一同出差，尽量分部门填写差旅费报销单，若为不可分割费用，需注明 各部门分担金额，未注明的视同填报人所在部门费用。32. 同性别的两人同行出差，须合住一个房间，报销标准就高人员的标准。33. 员工在市区内办事

11、，公司未派车的，可凭车票据实报销一定的市内交通费。市内交通 费必须按月报销，跨月不报。报销时需填写市内交通费报销审核表 ，将外出时间、起始 地点、实际开支金额、办事内容等填写清楚后，附在粘贴好车票的差旅费报销单后，经部 门负责人审批后报销。34. 原则上对出差地的士费（含包租车费）不予报销，确因事情紧急或特殊情况，需先报 主管领导同意，并在报销时提供文字说明，经主管领导和总经理签批后凭票报销。35. 员工出差地距离超过 150公里的，要求使用公共交通工具， 费用按公共交通费用金额 凭票报销。自驾车外地出差的车辆费用与差旅报销单同单报销，单独填报的财务不予受理市内办事自驾的除外）36. 员工到外

12、地参加会议及各类学术交流活动，统一安排食宿的，据实报销会务费，但应扣除会议期间的伙食补贴，若能提供会议期间伙食自理证明的，则按规定标准给予伙食补 贴。37. 出差期间招待客户用餐一次，则扣除当天伙食补贴标准的1/2。用餐两次，扣除一天伙食补助，以此类推。38. 员工在集团内异地公司之间出差， 不得在当地公司或机构报销费用，不得接受当地公 司或机构的公款宴请39. 住宿费标准（按职级和出差地区确定）：单位：元/天董事长/总裁副总裁（含子公司总经理）部门负责人（含子公司副总）其他管理人员（含其他业务人员）省会城市据实据实240200一般地级市据实260200160县城（市）据实220160120派

13、驻异地长期任职据实60平米/人或1500元/人.月25平米/人或650元/人.月备注：住宿费在以上限额标准内凭票据实报销，超出部分不予报销，派驻外地任职公司租赁的房子，由公司支付租赁费，不再补助住宿费长时间（10日以上）派驻外地从事项目跟进的人员（含0E爾工程项目监工）, 公司未租房的，住宿费按其他管理人员标准的 60%艮销。40. 出差伙食补贴标准单位：元/天级别总经理/董事长其他管理人员所有地区据实50长时间出差在一地出差时间超过10日的，餐费补助按同档次的80%艮销，借调外地工作超过1个月的，餐费补助按同档次60%艮销。备注：出差天数计算：从离开工作地起至回到工作地止，计算整天后，不足1

14、2小时的按半天计算，超过12小时的按整天计算；在长公司员工到集团内异地公司出差，出差地有食堂的，免费就餐，不再享受驻勤餐费补贴。41. 交通工具报销标准:类型长途交通级别飞机火车轮船汽车自驾车市内交通董事长/总裁头等舱咼铁、动一等舱据实据实报销公司专车、公交、地铁、出租车、自驾车按1000元副总裁（含子经济舱咼铁、动车二等座、硬卧二等舱据实参照私车 公用管理办 法相关规 定执行部门经理（含/三等舱据实自驾车按 1 UUU丿元公交、地铁、自驾车（参照私其他管理人员/据实车公用管理办备注：标准规定的头等舱、高铁、轮船一、二等舱和短途出租车是为便利工作，应视 工作需要合理选择出行，一切以节俭为原则，

15、杜绝无故浪费和虚假瞒报，一经发现，严肃 处理。对车船票和机票的手续费、退票费等必须由当事人写明情况，经总经理和财务 负责人审核，方可报销。财务有权拒报认为不合理的该类费用。部门经理及以下人员因公需经常外出的，可向总经理提出申请使用私家车，并 给予一定金额的费用补贴，按月凭票报销，具体金额由所在公司总经理和财务总监确定， 报总公司总裁核准。第四节办公费报销规定42. 办公费坚持预算控制、勤俭节约、高度相关、超标不配、损坏赔偿的原则，对不是日 常办公必须的用品与耗材不得采购。43. 办公室一律不得配用日常食品、水果、烟和茶叶，除税务、工商、质监、科技、等主 要政府监管部门和主要贷款行来客，可由行政

16、人事部门统一提供食品、水果、烟和茶水，其他普通客人只提供茶水。44. 日常招待用茶叶和烟控制标准为：茶叶 120元/公斤以内，烟350元/条以内。45. 办公用耗材的采购和领用必须与日常办公高度相关，并按审批权限管理办法规定 办理，其他如茶具、电子器材（计算器除外）、装饰用品等一律不得增配。46. 办公家具和电脑的配置必须先提交计划，报集团总裁批准，交采购部门比价或招标采购。47. 日常办公文件传递倡导使用电子文档，对确需打印、复印的材料及名片、宣传资料的制作费用必须执行严格的登记、审批制度，费用纳入部门预算和考核。48. 各公司行政管理部门需对现有办公用品和耗材进行重新登记、盘点，并建立办公

17、物资购销台账，如实登记办公物资的采购、领用和库存情况。以后每年底对在用和库存办公用 品进行盘点，出具盘点表报财务总监和总经理（总裁）审核。49. 员工工作调动和离职需办理好办公用品交接签认。对耐用办公用品（如移动硬盘、U盘、计算器、碎纸机、吸尘器等）领用采取以旧换新的方式领用，旧的耐用品由行政管理 部门统一造表报批后处理，个人不得擅自处理。50. 为了便于员工的业务联系，公司给予员工一定的手机通讯费补贴， 超标的通讯费和与 工作不相关的各类定制费用不得报销。通讯费补贴标准单位：元/月级别董事长/总裁/副子公司副总/营销部门负责人/营销部门主管其他员工总裁/子公司总经理和采购部门负责人和采购部门

18、副经理/业务员通讯费补贴限额2001501008050备注：通讯费采取限额控制，超出部分不予报销。必须采用通讯公司正规话费报销发票报销。51. 享受手机通讯补帖的人员应 24小时保持开机状态。如无特殊原因无故关机、停机, 影响工作开展，当月通讯费不予报销。多次发生且情节严重者，公司有权取消其通讯费补 贴额度。第五节会议费报销规定52. 各公司内部常规性会议要求在内部会议室举行，原则上不发生会议经费。53. 对发生经费的会议，举办部门需提前制定会议方案和费用预算， 并报财务负责人审核， 总经理审批。审批权限和流程按审批权限管理办法执行。54. 会议结束后必须将会议方案、签到表、会议纪要收集完整，

19、并作为费用报销依据。会 议记录由会议组织部门存档、备查。55. 单次会议发生的费用必须一次性提供有效单据报销，财务对照方案和预算审核，对超预算的费用不予报销明确参加会议56. 公司人员外出参加会议需提供会议邀请文件和外出参加会议申请报告,人员、时间、费用、食宿安排等;57. 发生下列会务费用，须经公司总裁批准，方可报销：参加各类需交纳会务费、食宿费等费用的会议，其中另交的旅游、参观、考察的费用不得报销，包含在会务费和食宿费中确实无法分割的参观、考察费用；加入各类社团组织需缴纳的会费及相关费用。第六节车辆费用报销规定58. 车辆费用包括公司公务用车的使用费和私车公用报销的费用。59. 车辆费用的

20、报销范围为：公司公务用车包括：保险费、油费、路桥费、年审费、维修保养费及停车费用。违章 罚款由驾驶人承担，公司不予报销；私车公用包括：根据行政管理部门确定的单位里程费用标准计算。凭油费、路桥费、 停车费等有效发票报销。60. 各公司的车辆管理责任部门为行政管理部门，按属地原则，非公司事务不得使用公车和报销车辆费用。个人因私确需使用公车，需提交申请报告，总经理审批。61. 出车流程：行政管理部门开出派车单 抽查起始里程一 出车完成交回派车单派车单需标明出车时间、出车事由、起讫地点、计算里程、车辆类别、费用标准。62. 车辆费用报销必须凭发票和审批单打印件， 报销时间要求在一个月以内，私车公用的

21、发票有效期为三个月。63. 每月3日前行政管理部门车辆管理责任人需统计公司车辆使用情况，编制车辆使用情况报表（格式见附表），报财务审核。财务将对当月公司车辆的消耗、费用报销、充值卡的 充值和结余情况进行核对，并不定期对车辆的出车记录和里程进行抽查。64. 公车维修保养必须由司机填写车辆报修单，报部门负责人和分管领导审核后，到 指定维修点办理，维修费用报销除有效发票外，还需提供经审批的保修单和修理厂维修记录。特殊情况在外地发生的维修费，需提前电话报告，回公司后补办手续。65. 车辆的保险和事故处理等由车辆管理部门统一负责办理，保险公司和投保险种由行政管理部门通过比价方式统一选择，报集团总裁审批确

22、定。66. 汽油费开支，由行政管理部门公车管理责任人每月按照计划统一转账到公司总油卡上。 再由责任人分配到各车油卡中，禁止现金加油。特殊情况需要现金加油，必须事前报告管 理责任人，并经主管领导同意，登记好台账。67. 司机市内（含长株潭）出车原则上不得报销出车补助，确实无法赶回公司就餐的，给 予中餐补贴15元/次，出车外地的，按员工出差补助报销，一次一报。68. 对私车公用的，费用实行按定额标准与里程数计算报销， 但车辆的违章处罚和交通事故及发生的费用，公司不负责、不报销第七节 维修费报销规定69. 维修费是指固定资产的中小维修和耐用消耗品的维修， 包括房屋建筑物、 办公和生产 用设备、办公家

23、具、电脑、电子器具及其他用具的维修消耗的配件和费用。固定资产的大 修和技改适用公司固定资产管理办法 。70. 行政管理部门是维修费的管理责任部门，相关专业部门（行政管理部门、生产部、工 程部等）为资产维修的职能管理部门。所有维修均需提交申请，实行先报批后维修。71. 单笔 1000元以上的资产维修需签订维修合同或协议， 单笔超过 5000元以上的维修需 进行比价或招标。72. 资产维修需由使用部门提出维修申请，经主管领导审核后，由相关职能管理部门（行 政管理部门、生产部、工程部等）核定维修项目和维修费用金额，根据审批权限（ 5000 元 以下由财务总监批准； 5000 元以上由总经理（或总裁）

24、批准）报请有关领导审核批准后， 由管理责任部门按规定确定维修人。 使用部门和使用人不得直接安排维修或购买维修材料。73. 资产维修完成后需经资产使用人和职能部门验收并签字确认。74. 维修费报销须由管理责任部门填制费用报销单，并附审批单、有效发票、维修合同或 协议（ 1000 元以上）、比价或招标资料（ 10000元以上）。75. 对有维修保质期的维修费需保留 10%的质量保证金，待保质期满后支付。第八节 劳保费报销规定76. 劳保费是公司用于员工劳动保护所需的费用，主要用于劳保用品、劳保服装、防寒防暑用品的采购以及离退休人员活动经费开支，不得用于发放员工福利和补贴77. 劳保费的管理责任部门

25、为行政管理部门，财务负责审核与核算。78. 劳保费实行年度预算管理，预算额度内的由行政管理部门提交申请报告和费用预算， 按审批权限管理办法要求（ 5000元以内财务总监审批， 5000 元以上报总经理审批）批 准后实施。对超预算的劳保费开支，需报经集团总裁审批。79. 劳保费报销需凭经批准的申请报告、资金预算和有效发票，填写费用报销单，经财务 审核后报销。80. 劳保用品采购额度超过 10000元以上的，需采取比价或招标方式选择供应商供货、 并 签订采购合同。第九节 培训费报销规定81. 培训费报销范围包括：公司内部组织的培训、公司外派培训、与岗位业务相关的资格 证后续教育培训、购买的年度业务

26、培训年卡、公司外派的岗位专业中、长期学习。个人参加的学历教育和执业资格证书考试前培训不包括在内。82. 培训费的管理责任部门为行政管理部门。行政管理部门根据年度计划及预算，制定年 度公司员工培训计划和教育培训方案，报总经理审批后执行。83. 参加各类培训的职工需填写员工培训审批表 ，写明培训的内容、方式、时间、地点、人数和费用计划，按审批权限管理办法要求（ 5000元以内财务总监审批， 5000 元以上报总经理审批）报批后实施。超过 10 天以上的中长期培训需报集团董事长批准。84. 公司内部组织的培训， 由组织部门填写 员工培训审批表，按审批权限管理办法要求（ 5000元以内财务总监审批， 5000 元以上报总经理审批）报批后实施，原则上要求在 公司内部进行，不发生场地租赁和餐费、住宿、差旅等费用。85. 为职称晋升和与公司业务相关的执业资格等级考试而参加的统一考试费（不含培训 费），在考试合格并取得资格证书后，可由行政管理部门核准报销。86. 学习、培训费用报销，需凭经批准的员工