地税推广电子公文处理软件的工作方案(20210221200741)

1、地税推广电子公文处理软件的工作方案为了加快办理公文的速度，改善办理公文的质量，转变 机关工作作风，提高行政效率，自治区地方税务局从 * 年开 始大力推广使用中国计算机软件与技术服务总公司和国家 税务总局联合研制的电子公文处理软件， 即公文处理系统 （official documents process system） 软件 （ 以下简称 oa 软件） ，使全区地税系统的办公自动化建设步伐迈向新的台 阶。但是 , 到目前为止，各级地税机关在推广使用 oa 软件的 过程中，还存在许多不容忽视的问题，使 oa 软件未能充分 发挥应有的作用，亟待解决。一、oa软件推广使用过程中存在的问题oa 软件在推

2、广使用过程中遇到的问题分为两个方面， 一 方面是oa软件本身存在的问题；另一方面是使用 oa软件的 外部环境存在的问题。（一）oa软件本身存在的问题软件兼容性较差。随着 oa 软件的推广使用，目前 oa 软 件已成为地税系统内部纵向发送、 接收电子公文， 横向分送、 阅处电子公文的主要工具，从而大大地减少了纸质公文的使 用量，提高了办理公文的效率和质量。但是，由于 oa 软件 开发时间比较早，目前在用的 oa 软件的最新版本仍是 *年定 型的版，这个版本的 oa 软件能够正确识别并处理的电子文 档只有扩展名为 doc 的 word 文档、扩展名为 txt 的文本文 档和扩展名为bmp的位图文档

3、，而对外来的其他格式的电子 文档的兼容性较差，表现为以下几种情况。一是不能兼容、 不能正确识别外来电子文档。例如，目前政府 oa（ 即办公自 动化） 系统开始启用的电子公文的格式为不可修改的 pdf 文 档， oa 软件不能直接接收、识别这种格式的公文，需要通过 人工操作，利用第三方软件经过多个步骤的转换后才能逐页 拷入 oa 软件进行处理，工作量大，速度缓慢，与手工处理 纸质公文无异，甚至比手工处理纸质公文还慢，而且转换的 效果并不理想，主要是文件版面和字体缩小，清晰度下降， 阅读比较困难。就连国人使用比较多的有名的国产文字处理 软件金山软件编辑的 wps文档，oa软件也不能直接拷入 并正确

4、识别。二是接收外来电子公文后改变原公文的面貌。 根据广西壮族自治区国家行政机关电子公文处理暂行办法 （ 以下简称电子公文处理办法 ， *年 12 月 9 日印发 ） 第十 一条规定：“电子公文的显现格式和还原成纸质公文的格式， 应当符合 国家行政机关公文处理办法 、, 的要求。 ”国 家行政机关公文公格式明确规定，国家行政机关的公文从 发文标识到版记要区分不同的部位使用不同型号的黑体、小 标宋体、仿宋体、楷体等字体，但是， oa 软件在接收自治区 政府、市政府的电子公文时，有些公文在电脑上显示的文字 虽然颜色、型号不变，但是大部分甚至是全部的字体都变成了不符合规定的其它字体。根据国家信息化发展

5、战略和我国电子政务建设的总体 目标，以后地税部门与其他政府部门甚至是社会公众之间的 工作联系应该最大限度地利用信息技术通过网络来完成。随 着信息技术的发展和办公自动化技术在各行各业的普及推 广，用于编辑制作电子公文的新软件、新技术将不断增多， 各级各部门根据自身的工作特点和要求可以选择不同的软 件、技术制作电子公文，因此，地税部门与外部之间工作联 系涉及到的电子公文的格式和种类将进一步增加，例如企业 办理申请享受税收优惠待遇手续时附送的财务会计资料、产 品技术说明资料等的电子文档的文件格式就比较多。由此可 见，oa软件的兼容性问题已成为其进一步扩大和深入推广应 用的最大障碍。2. 辅助功能缺乏

6、。随着各级地税部门办公局域网的建立 和扩大，地税部门内部的很多与办文事务息息相关的工作如 及时通讯联络、资料传递等都可以通过网络来完成，但oa软件只能处理正式的公文、发布正式的通告，缺乏必要的辅 助功能，影响办文速度和质量。为了解决这一问题，一些市 地税局就在办公局域网内加装诸如腾迅通等这方面的软件 来弥补oa软件的不足，但使用时与 oa软件脱节，仍不够方 便及时。软件缺少自我完善机制。计算机软件的特点和开发目的决定了任何计算机应用软件既不可能一蹴而就，也不可能一 成不变，而是要在开发、应用过程中根据使用环境的变化和 用户的需求不断更新完善。这就要求应用软件的开发商要有 了解使用环境变化和用户

7、需求变化的渠道，要么通过应用软 件本身自动收集反馈使用过程中的有关资料，要么通过使用 软件的人群反馈诉求，以便及时了解有关情况，并加以修改 补充完善。而 oa 软件恰恰缺少这种及时了解使用情况并加 以解决的机制，这一点，从 oa 软件的版于 * 年定型投入使用 至今多年，虽然早就发现有许多不足之处，但至今也没有得 到改进和提高，就可以得到证明。这是软件开发商售后跟踪 服务不到位造成的。此外， oa 软件还会出现一些不知缘由的错误，例如，有 时收文方接收到的文件与发文方发出的文件不一致，主要是 附件收不到；有时拟稿人拟的文稿附有多份表格形式的附件， 而签发人签发的文稿少一两个表格附件；有时发文方

8、远程封 发文件后，通过查询功能查询发文情况显示已送达，但一直 未见收文方接收等等。（ 二 ）oa 软件应用环境存在的问题 软件的法律地位问题。由于国家还没有制定统一的电子 公文处理办法的法规，根据自治区人民政府办公厅印发的 电子公文处理办法第七条规定： “通过认定的电子公文 处理系统生成、存储及传输的电子公文，与相同内容的纸质 公文具有同等效力。 ”第二十四条规定： “各级国家行政机关 建设的电子公文处理系统，经自治区有关部门组成的专家审 核组审核， 并经自治区人民政府批准认定后， 方具法定效力” 目前 oa 软件还没有通过自治区有关部门的审核认定， 因此， oa 软件制发的电子公文， 根据全

9、国税务机关公文处理实施 办法 （国税法 *132 号）的规定，在税务系统内部具有行 政效力，可以作为本系统、本机关内部处理公务的依据。但 是，对系统外是没有法律效力的。2. 对 oa 软件的认识比较片面、肤浅。很多领导和干部 职工都简单地把 oa 软件看作是将在纸质上起草、审核、签 发公文的过程改为在电脑上完成的一种补助工具，对 oa 软 件在改变公文处理方式方法上的重要作用及其产生的深远 影响的认识不深，没有根据信息化、网络化的特点去改进、 创新处理电子公文的方式方法，例如，办理公文还是习惯于 分人分步进行， 不会利用网络实时协同进行； 只习惯于发现、 处理办公桌上看得见的等待处理的纸质公文

10、，而不善于发现、 处理办公桌上看不见而是在电脑的 oa 软件里急着等待处理 的电子公文，常常造成超时办理公文。3. 推广应用工作发展不平衡。电子信息网络系统高效、 便捷作用的发挥要求有通达的网络、运转正常的设备和熟练 的操作人员。但是，目前整个广西地税系统在网络覆盖面、 设备的数量和质量以及工作人员操作技能水平方面存在发 展不平衡的情况，特别是同一个市内的县与县之间和县内的 单位与单位之间的发展不平衡对 oa 软件的推广应用影响最 大；在工作人员操作计算机技能水平方面，各地的差别也比 较大，由于工作人员操作技术水平差，人为造成网络末端的 梗滞、降低了整个网络的运行速度的情况也时有发生。这种 发

11、展不平衡对 0 软件的不利影响很容易被忽视，一时间也很 难消除，应引起高度重视。以百色市地税系统为例，根据 * 年底统计，百色市城区和县城以外的乡镇地税机构 （ 分局或 税所）共有48个，已联网运行 oa软件的23个，还有25个 因常住工作人员少而未联网运行 oa 软件，占乡镇地税机构 总个数的 %，造成这些人员不能及时阅读了解电子公文，成 为 oa 软件应用的盲点。4. 公文安全隐患大。 oa 软件的公文安全隐患主要来自两 方面。一是计算机病毒。由于干部职工计算机信息安全意识 差，不按规定认真防范计算机病毒，使得计算机病毒经常破 坏服务器和工作站的计算机操作系统及其应用软件，不但降 低了办文

12、的速度和效率，还严重威胁了 oa 软件里面的公文 的安全。二是操作不规范，主要是不按规定备份数据，如某 县地税局 * 年 9 月公文处理服务器操作系统发生严重故障后 不得不重新安装操作系统，但由于事前没有按规定定期备份 数据，至使服务器重装操作系统后某一时段的电子公文的数据资料无法恢复5. 管理制度不健全。 * 年 9 月区局印发了广西壮族自 治区地方税务局计算机公文处理规则 （ 暂行 ） ，对计算机公 文处理工作做了一些比较原则性的规定，但是，还缺乏刚性 的具体的对利用计算机处理公文结果的绩效考评制度和责 任追究制度，导致一些计算机处理公文的工作制度执行不到 位。例如，为保障公文处理网络的安

13、全而采取的内部办公网 与外部互联网物理隔离后，许多工作人员在公文网上阶段性 地处理完电子公文后就转到外部互联网，不按规定时间和次 数转回内部办公网查收、 处理电子公文， 经常出现超时办文。6. 滥用 oa 软件发送公文。公文是具有法定效力和规范 体式的公务文书，公文具严密的程式性、撰拟的专任性和严 格的时间性等特点，因此制发公文应当严谨， 全国税务机 关公文处理实施办法 （国税发 * 132 号）第四十四条规定： “行文应当确有必要，注重效用。对于可发可不发的公文， 即无实质内容、无具体措施、无针对性、无指导性、缺乏可 操作性的公文，坚决不发。对必须印发的公文严格控制发文 数量与发文范围，杜绝

14、乱发滥送，避免重复行文。 ” 第一一 六条规定： “各级税务机关应当通过税务系统内部建立的公 文处理计算机应用系统，按照本实施办法和有关规定进行电 子公文的办理、管理、整理和归档。 自治区地方税务局办 公室关于明确公文处理有关问题的通知（ 桂地税办发 * 118 号） 规定：“转发公文确无具体要求和实际性贯彻意见的， 承办单位在收文承办环节提出直接转发意见，报局领导批示， 如局领导同意直接转发，则原文直接转发（在公文处理系统 中采取远程转发方式） ，不再另行拟文转发。 ”可见，利用 oa 软件制发公文也应当遵循严谨的原则。而目前的情况是，由 于 oa 软件方便、快捷的特点加上公文的严肃性，使得

15、很多 工作人员产生了依赖性，把一些无需以公文形式传递的事务 性电子文档也被当作电子公文用 oa 软件制发。这助长了文 山会海和文牍主义，既增加了领导、文秘人员及其它工作人 员阅处毫无实际意义的公文的数量，降低工作效率，又占用 公文处理服务器的存储容量，浪费设备资源。另外，使用 oa 软件处理机密文件也是不妥当的。二、解决存在问题的对策分析（ 一 ） 解决 oa 软件自身存在问题的设想oa 软件兼容性差的问题， 已经成为制约各级地税部门与 政府专网之间快速传递、处理电子公文的严重问题，必须引 起高度重视，应尽快加以解决，方法有两种。一种方法是完全摒弃 oa 软件，重新开发基于政府电子 公文处理规

16、范的电子公文处理软件投入使用。但是，这会遇 到很多问题， 首先是需要投入大量的研发资金。 其次是开发、 试用时间较长。第三是应用培训工作量大。第四是政府电子 公文处理规范也只是一个大致的原则性要求，并没有具体明 确的标准，而且这些规范还会随着社会政治经济形式和信息 科技的发展而变化，即便重新开发新的电子公文处理软件也 不能保证始终完全适应政府电子公文处理规范。第五是 oa 软件在全区各级地税部门推广使用，长的已有 6 年，短的也 有了 3 了，经过其处理并保存下来的公文也是一个不小的数 目，以百色市地税局为例，从 *年底至今，经过 oa 软件处理 并保存下来的公文， 收文部分有 12053 份

17、，发文部分有 3047 份，如果重新开发应用新的电子公文处理软件，如何衔接、 兼容此前用 oa 软件处理过并保存下来的大量的电子公文也 是一个必须解决的难题。另一种方法就是改造升级 oa 软件，这即可节约资金投 入，又可保证 oa 软件处理电子公文方式方法的前后连贯性， 而且工作人员使用旧版 oa软件的时间较长，比较了解 oa软 件的特点和操作要领，学习使用新版 oa 软件自然更容易接 受，避免全部从头开始学习培训，缩短开发试用的时间和学 习使用的磨合时间， 提高效率， 这是比较可行的办法。 因此， 建议区局向国家税务总局反映，请求国家税务总局和软件开 发商尽快改造升级 oa 软件。区局也可以

18、组织技术力量，结 合广西实际情况改造升级 oa 软件。改造升级 oa 软件应注意解决以下几个问题：首先，是 扩大 oa 软件的兼容范围，实现与政府专网的高效对接。其次，是整合系统功能，如把通告栏的功能直接并入公文处理 模块，使新的通告和新文件一样，只要登录公文处理模块就 会自动显示或提示。第三，是要增加辅助功能。如，显示所 有在线人员的功能，点对点、点对群组的实时通讯功能，普 通电子文档的传递功能等等，以方便地税部门内部工作人员 之间的各种工作联系。第四，要根据电子公文处理办法 结合实际工作需要增加和完善人性化的功能：增加服务器端 oa 软件定时自动备份数据的功能，每天定时自动备份两次， 并定

19、期存档，建立远程的灾难备份中心统一保管备份的数据， 确保文件资料的安全；增加工作站端 oa 软件自动记录、保 存登录 oa 软件的时间、次数的功能，以便开展绩效考评和 责任追究；增加计算机开机时 oa 软件自动运行登录的功能， 减少因疏忽而忘记登录 oa 软件阅处文件的现象发生；改进 信箱栏目新文件到达的提醒功能和已阅文件的标识功能。这 些功能都是很有必要的，如，目前使用的 o 软件的信箱栏目 有新文件到达时只在软件屏幕下方状态栏左侧有面一小小 的红旗竖起，既不起眼，又悄无声息，很难以引起使用者的 注意。对尚未阅读过的文件，文件信息列表左端的已阅栏为 空，若是已阅读过的文件，已阅栏则标有“”，

20、这在个人信箱还容易辨认文件是否已阅处，但在部门信箱，只要同部 门有人阅读过的文件，不管自己是否已阅读，都会在已阅栏 上标有“”，这样有时候等待阅处的文件多了，部门信箱 的管理人员就会分不清哪些文件已阅读，哪些文件未阅读。 这些都是容易造成文件超时办理的原因，应当使用既醒目又 悦耳方法的提醒有新文件到达，使用实名标识已阅的文件。 通过增加和完善 o 软件的功能，充分利用机器设备和应用软 件的机械性能弥补人类健忘的缺点，减少人为造成的失误， 确保能够按时办理公文。社会政治经济在不断发展变化，电子计算机及其信息技 术的发展更是日新月异，造成了电子公文处理软件的应用环 境和用户的需求也在不断发展变化之

21、中。因此，无论是重新 开发新的电子公文处理软件还是改造升级o 软件，都必须建立有效的软件应用情况跟踪服务体系，及时发现并解决软件 应用过程中遇到的问题，不断改进和提高软件的性能，以满 足实际工作的需要。（ 二 ） 改善 oa 软件应用环境的建议1. 尽快解决 oa 软件的法律地位问题。随着我国电子政 务的发展，地税部门与其它政府部门和社会组织的电子公文 往来日益频繁，以没有合法身份的软件接收外来的电子公文 和制作电子公文对外传输都是不合法的，应当按照电子公 文处理办法规定尽快为 oa 软件申办合法的身份。2. 提高思想认识，更新观念。信息化是当今世界发展的 大趋势 , 是推动经济社会变革的重要力量。地税部门推广使 用 oa 软件处理电子公文，是地税部门信息化建设的重要步 骤，是地税部门实现与政府其它部门间的信息共建共享的前 提和基础，是地税部门建设电子政务的具体表现。因此，必 须从国家信息化发展战略的高度来看待地税部门推广使用 oa 软件，从我国电子政务建设的总体目标和要求来解决地税 部门推广使用 oa 软件存在的各种问题，用信息化、网络化 的理念对地税部门公文处理工作进