OA办公协同系统

1、HfllU海丽人才市场OA协同办公系统建设方案合肥海丽信息科技有限公司二C一三年七月共同成长智慧同行http:/www.hailitech,com人才市场0A协同办公系统建设方案Hcnu海丽合肥海丽信息科技有限公司第33页目录目录1、项目概述1.1项目背景.1.2建设目标1.3用户特点.1.4假设和约定1.5运行环境.2、平台总体描述2.1 平台总体结构.2.2 平台功能模块框图3、系统功能模块描述3.1 协同办公3.1.1待办工作.3.1.2待阅工作.3.1.3在办工作.3.1.4办结工作.3.1.5已阅工作.3.1.6我的在办工作3.1.7我的办结工作3.1.8我的退回工作3.1.9我的撤

2、销工作3.1.10工作转交.3.1.11工作催办.1010103.2 个人办公103.2.1日程管理.3.2.2工作计划管理3.2.3工作日志管理3.2.4工作汇报.3.2.5任务中心.3.2.6内部联系人3.2.7个人联系人3.2.8个人工具.3.2.9个人设置.1综合办公3.3.1资源使用.3.3.2车辆管理.3.3.3物品管理.3.3121111111111121212121313133.3.4 会议管理3.3.5 问卷调查3.4 人事管理人员基本信息. 培训管理员工关怀基础设置沟通管理3413423.4.334 考勤管理请假/销假销假核准加班/确认加班核准生成考勤统计

3、. 考勤统计查询. 个人考勤信息查询 全部考勤信息查询 考勤参数维护......10 休息日设置3.6 公文管理3.6.1发文管理.3.6.2收文管理.3.6.3文件送审签3.6.4公文设置.资料管理3.7.1资料信息维护3.7.2借阅申请.3.7.3借阅回复.3.7.4借阅登记.3.7.5归还登记.3.7.6缺库登记.3.7.7缺库查询.3.7.8资料统计.!客户管理3.8.1销售人员管理3.8.2客户信息管理3.8.3客户联系记录3.8.4订单情况.3.8.5销售情况.3.8.6客户联系人3.8.7产品

4、信息维护 信息管理3.10 用款管理.3.10.1 用款申请14192224262829141415171718182020202121212121212222232424252525252626262627272728282828293.10.2用款审批.3.10.3用款登记.3.10.4用款归还登记3.10.5个人用款查询3.10.6全部用款查询3.10.7用款统计2930303030303.11报销管理303.11.1填写报销单据3.11.2审批报销单据3.11.3报销领款登记3.11.4个人报销查询3.11.5全部报销查询3.11.6报销统计.313131313232

5、1、项目概述1.1项目背景1. 软件名称：0A协同办公系统;2. 项目软件提出者：人才市场;3. 软件用户：人才市场;4. 软件开发者：合肥海丽信息科技有限公司;1.2建设目标本软件旨在帮助人力资源有限公司搭建一个便利的日常办公平台，使得公司的管理层和员工层能够分别通过该平台沟通和交流，提高信息共享水平，消除信 息孤岛；通过电子化办公实现企业办公无纸化，节约办公费用； 协同办公平台系 统同时为公司的工作更为方便的开展，并能够有利于公司的规范化管理。1.3用户特点本0A办公系统软件的最终用户是面向人力资源有限公司的全体员工和相 关管理人员一套软件，操作人员需要有一定的计算机操作基础， 对于系统管

6、理员 不仅要有一定的计算机基础，还要求有一定的网络管理经验。1.4假设和约定用户全部基于浏览器的使用方式最为流行的B/S模式，通过IE浏览器，即可进入系统的登录画面，方便用户使用，降低了系统维护的工作量。完善的用户，保证系统的安全登录及安全机制登陆系统提供用户名和口令后才能访问系统 性。人员权限集中设置：系统可以将人员根据其岗位职责和职务划分成不同用户 群，从而按业务需求和使用权限进行分类。1.5运行环境产品需要的运行环境，如表所示:类别配置浏览器IE5以上操作系统Windows 2000 以上开发工具JAVA; SQL server 2008; Microsoft Visual Source

7、Safe 等接口可支持TCP/IP、IPX/SPX等多种通信协议平台总体描述2.1平台总体结构S5SSSS防究增文胖KKW:应用黄ai啊!八，丄丨L! :e p；,ivr 12.2平台功能模块框图0助同办公系统OA协同办公系统功能结构框图系统功能模块描述3.1协同办公协同办公实现跨单位，跨组织的人与他人之间进行沟通协作的基本工具。 支 持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件和内部相关协同的加 载。协同办公是个人、团队、组织之间传递信息和执行计落考管理事务的快速处 理工具；它帮助实现工作的发起、处理和管理，并记录工作的发展过程和结果， 由人通过流程规则来完成工作的办理，并支持规则的

8、成型和管理；规范管理流程, 执行企业制度；使得管理与协作过程透明化；支持分时异地工作，共享传递信息， 提高执行效率；降低传递中的信息衰减与变形； 沉淀管理过程与结果，实现业务信息在系统中的展现。协同办公待阅工作在办工作办结工作已阅工作我的在办工作我的办结工作我的退回工作我的撤销工作协同办公功能模块3.1.1待办工作则这个流程需要我审批或交由我办理的工作。一般情况下，如果我不办理, 不能继续，直到我办理结束后，才能流转到下一个步骤。3.1.2待阅工作只需要你阅览的文件。如果你暂时没有阅览，则这个流程仍然可以继续流转 下去。3.1.3在办工作待办文件中的流程，我办完了，如果整个过程没有结束，则自动

9、转移到“在 办工作”中。我作为流程参与人，可以在这里查阅它的办理进度。3.1.4办结工作如果整个流程办理完毕，则从“在办文件”中自动转移到“办结工作”中。3.1.5已阅工作在“待阅工作”的内容查看页面，点击“办理完毕”按钮，则“待阅工作” 转移到“已阅工作”列表中。3.1.6我的在办工作尚未办理完毕的工作，作为发起流程的用户，可以在这里监控它的办理进度, 可以催办下一步的办理人。3.1.7我的办结工作已经办理完毕的工作，可以在这里查阅它的办理情况。3.1.8我的退回工作我发起的、被后面的办理者退回的工作。3.1.9我的撤销工作我发起的流程，已经提交出去了，忽然因为某种原因需要撤销它，则撤销后

10、的工作在这里显示。3.1.10工作转交流程管理员，则可根据流程处理的需要，进行手工的自由流转控制。3.1.11工作催办已经超期未完成的工作，系统自动催办仍未完成的，若需要手工进行催办, 则在工作催办显示。3.2个人办公系统集合了个人办公过程中需要处理的事情、个人信息、办公工具等功能, 有助于提高用户的工作效率。个人办公工 作 日 志 管 理联人内 部系工 作 汇 报个人设置个人办公功能模块321日程管理管理个人工作日程安排，可共享日程安排；日程安排提供日、周、月、列表多种表现视图；在事件显示方式上当天内分时段事件、全天事件、跨天事件、循 环事件等均以不同方式显示等多种表现形式； 支持循环事件；

11、另提供日程提前提 醒，共享日程到达时可以短信提醒，即时通讯提醒等多种方式提醒。322工作计划管理填写个人工作计划安排，查询下属工作计划安排，可按周、月等方式填写个 人工作计划安排，记录今后一段时间内个人的工作安排。3.2.3工作日志管理填写个人工作记录，查询下属工作记录，可按天、周、月等方式填写个人工 作日志，记录日常工作情况。3.2.4工作汇报可向领导汇报工作，工作汇报提供了周报、月报、其它报告等多种形式，并 提供了工作汇报模块的设置，用户可根据模板汇报工作；汇报时可自动显示工作 日志内容供用户抽取工作日志内容作为汇报的内容； 领导可评价下属工作汇报并 将工作汇报作为考核的一种方式，人事部门

12、可导出月绩效汇总作为考评依据。3.2.5任务中心领导可通过任务中心安排任务给下属员工， 员工也可以通过我的任务自己创 建任务，员工收到任务后，负责人可以创建子任务。领导安排任务后可修改任务，任务变更后即时通讯提醒任务的负责人与参与 人，任务默认显示最新版的任务并可以查询历史任务。326内部联系人内部联系人为公司内部的员工通讯信息， 可按部门查询，可设定查看权限范 围。327个人联系人个人联系人为员工个人联系人信息分类进行管理，使员工能够很方便地查找 到所需要的有关人员信息。328个人工具是个人使用的一些小工具，包括便笺、笔记本、常用网址、万年历等小工具。329个人设置提供个人的基础设置功能，包

13、括修改密码、个人信息设定等相关个人信息的 设置。3.3综合办公综合办公平台为日常工作中的各项办公事务提供了丰富的管理功能，系统提供的基础模块是资源使用、车辆管理、物品管理、问卷调查、会议管理、资产管 理等模块。综合办公功能模块331资源使用从用户的角度，将当前用户都会使用的车辆资源、图书资源、会议室资源、设备资源等列出并标记状态，让每个用户可查自己可以使用的资源及其状态， 并 可以进行预订操作，预订可以与流程相结合，审批通过则表示预订成功。3.3.2车辆管理基本信息：对单位的车辆进行详细信息的描述。包括车辆的增加，车辆 的删除、车辆基本信息的更新。车辆的使用权限的控制，此处的授权只 有车辆管理

14、部门才可授予的权限，车辆管理部门将权限分配给哪个用 户，那么那个用户登录系统后，才可在车辆预定信息中对车辆进行申请。车辆预定：清晰地展现可用车辆的基本信息，在此可进行对车辆的预定 申请，以列表的形式展现出，最近两周的车辆安排，在哪天有车辆预定 的，可显示出一辆黄色车辆标志，点击可查看预定车辆的一些基本信息。车辆维护：对车辆的日常维护并记录，包括加油、保养、维修和其它维 护。其中每个子模块都有增、删、查、改的功能。此处用到的费用会在 车辆统计中以报表的形式展现。安全管理：对车辆日常的安全管理的记录，包括违章管理、事故管理、 安全学习记录和安全驾驶宣传。其中每个子模块都有增、删、查、改的 功能。使

15、用记录：记录了车辆的使用信息，每辆车的出车情况。驾驶员管理：车辆驾驶员信息的管理，包括增、删、查、改。3.3.3物品管理物品管理功能包括：基本信息、入库登记、申请领用、领用登记、供应商信 息、计量单位维护、类别维护、易耗品统计。物品管理包括：办公用品信息维护、办公用品的入库管理、物品的领用管 理、办公用品的分类统计、办公用品的库存余额查询、用品供应商信息管理。334会议管理会议管理提供与会议相关的资源与信息管理，实现会议通知、会议室及相关设备预订、等一体化管理，具体包括会议通知、会议室信息、会议室预订情况及 预订流程设置，以及与会议相关的会议设备的情况及预订。基本信息：对会议室的基本信息的描述

16、。其中包括会议室的增加、修改、 查询、删除和授权，这里的授权是对会议室权限的控制，只有会议室管 理员才有此权限，会议室管理员给哪个用户赋权限了，哪个用户才会在 会议室预定界面中看到此会议室才可进行预定。会议室预定：普通会议的预定，可直观的看到会议室的个时间段使用情 况，根据时间使用情况，直接快速的进行会议室的预定和退订。例会申请：对例会进行申请的记录，其例会的展现形式与普通会议一样 已直观的表格形式展现，可清楚的看到例会的预定情况。使用记录：会议室使用记录，包括普通会议和例会的使用情况的查看。3.3.5问卷调查可面向特定的用户群设计多种类型的题目，包括单选、多选、问答等组成问 卷，用户在线进行

17、答题，系统自动计算结果。3.4人事管理人事中心将为企业提供全面的人事资管理解决方案，旨在满足快速成长的企 业管理信息化需求。使人力资源部门借助此管理模块从重复烦杂的日常管理事务 中解脱出来。提升人力资源部对企业的价值，有效地提升企业的核心竞争力。人事管理功能模块341人员基本信息主要围绕着人力资源部门进行功能处理。个人档案当前登录用户只能查看自己的信息，并且只能修改基本信息页签中的内 容，且能够修改的字段有：性别、传真号码、办公电话、分机号码、移动电 话、住宅电话、电子邮箱、昵称等信息。个人档案又分为：基本信息、详细信息、工作信息、培训记录、奖惩记 录、人事变动六项。在职员工展现为在职员工信息

18、，信息以组织管理中的部门排序，部门下得人 员以排序码为准进行排序，实现双层排序。删除：删除的记录将在历史员工中进行展示。更新用户信息：可以进行手动更新在职员工信息。查询：可按照查询条件对数据进行筛选。修改：修改员工信息。查看：员工信息查看。此功能模块为授权模块，只有相关人员才能进行操作。历史员工数据展现为历史员工信息，可恢复和批量恢复员工信息为在职员工。批量恢复：选中的历史员工（可以为多条）即可被恢复为在职员工。导出：可将文件下载到本地。查询：可按照查询条件对数据进行筛选。任职记录数据来源分为两种：一、人事变动；二、手动录入，此处添加的数 据可在人员基本信息人事变页面中看到。新增：添加员工信息

19、。删除：选中想要删除的项即可删除选中记录。导出：可将文件下载到本地。查询：可按照查询条件对数据进行筛选。编辑：修改员工任职记录。培训记录添加的数据可在人员基本信息培训记录页签中看到。新增：添加培训记录。删除：选中想要删除的项即可删除选中记录。查询：按照查询条件对数据进行筛选。查看：打开培训记录。修改：修改培训记录。奖惩记录 下属员工根据人员信息表中“上级领导”的关系将所有“上级领导”字段中 包含自己的内容筛选出来，进行查看。查询：按照查询条件对数据进行筛选。员工能力评估 任职记录342培训管理用户可以在此处对公司内部人员变动进行各种申请，并将人事变动内容记 录至每个员工的基本信息中。培训需求所

20、有用户均可在此发布培训需求 新增：添加培训需求信息。可进行删除、查询、查看、编辑等操作。培训计划人事专员可以在此发起培训计划申请流程，审批通过之后，所有用户均可 以在此处查询已经发布出来的培训计划，安排好参加培训用户的时间。培训记录人事专员在培训结束后将每次培训的内容登记在此处，提供其他人员查 阅，所有“实际参加培训者”中用户，都可以对此次培训进行评价。3.4.3员工关怀用户可以在此处对公司内部人员变动进行各种申请，并将人事变动内容记 录至每个员工的基本信息中。生日贺卡对即将过生日的员工发送生日贺卡。节日贺卡节假日可以发送节日祝福贺卡。344基础设置单位设置 人员性质设置 职称设置 办公地点设

21、置 人员类别设置 合同类型设置 人员成本批量设置 课程分类设置 培训方式设置 学员类别设置 奖惩种类设置 培训需求类别设置 上下班时间设置 工作时间设置 工作周设置3.4.5沟通管理沟通交流包括内部邮件、论坛、短信、即时通讯等，沟通交流不仅作为独 立的功能应用，还给系统提供丰富的信息提醒手段，其中短信及即时通讯与系 统的各模块结合实现新信息、新流程、新任务、新催办等到达时的提醒。沟通交流给组织提供了丰富的打破组织边界与地理位置限制的沟通方式, 弥补传统沟通方式的不足，使的组织的沟通能力大大加强，沟通成本大幅降 低。论坛供用户内部交流，可为某群特定的用户设立论区，具备记录用户IP及用户的匿名功能

22、，可设定某论坛帖子审核后发布，可设定某论区在某时间开放，可进 行帖子转移，置顶等充分考虑内部论坛的各种管理需求。短信短信可作为独立的模块供用户收发短信，也可作为各模块的消息提醒，把 信息推送给用户。系统中独立模块短信主要是用来收发短信，并对各模块的消 息提醒进行设置及短信费用使用限制的控制等。内部邮件方便的选择收件人及群发功能，与短信结合提醒用户，无需要担心邮件收 不到，无需要较高邮件维护成本，具有邮件匿名，收回错发邮件等功能，邮件 分类管理，邮件容量控制等。3.5考勤管理考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班 申请、加班核准，生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息

23、查询、单位考 勤信息查询等。其中审批请假单、加班申请审批在办公事务里完成。考勤管理生加成班考核勤准统 计加班认/确休息日设置考勤管理功能模块3.5.1请假/销假用于员工填写、删除、修改请假单，并查看个人请假信息。对于已发生的 请假填写实际的请假时间，即进行销假处理。删除（修改）请假申请在请假单未审批前或审批情况为不同意的情况下，选中该条记录前的复选 框后，点击删除可删除该条请假记录。点击修改可修改请假单信息，对审批 不同意的请假单修改后保存可重新审批。增加请假申请在请假销假界面点击新增后，弹出如下界面，可填写请假申请。注：请假申请审批在审批登记模块由负有该权限的人员完成。销假员工请假结束后需填

24、写实际请假时间进行销假。（注：事后填写请假单，系统会自动完成销假、销假核准）3.5.2销假核准销假核准是对员工填写的实际请假情况进行核查处理。查询请假单信息。销假核准3.5.3加班/确认用于员工填写、删除、修改加班申请，并查看个人加班申请信息。对于已 发生的加班填写实际的加班时间，即进行加班确认处理。删除（修改）加班申请增加加班申请注：加班申请审批在审批登记模块由负有该权限的人员完成。 加班确认3.5.4加班核准加班核准是对员工的实际加班情况进行核查处理。 查询加班申请单信息加班核准3.5.5生成考勤统计月考勤数据统计用于查询指定部门指定月份的考勤统计信息。 生成指定年月的考勤统计数据3.5.

25、6考勤统计查询本功能用于查询显示各组织机构中指定考勤月份内的员工考勤统计信息。可查询单位所有部门指定月的出勤、缺勤、签到、签退、加班、请假等 考勤信息。点击可查询指定部门所有人员的指定月的出勤、缺勤、签到、签退、加 班、请假等考勤信息。3.5.7个人考勤信息查询个人考勤信息查询用来查询显示当前操作员指定月份的考勤明细信息。3.5.8全部考勤信息查询使用本功能查询显示所全单位所有部门员工指定月份的考勤明细信息。3.5.9考勤参数维护使用本功能设置本单位的考勤参数，如考勤起始时间、上班时间、下班时 间等。考勤月起计标志可以是从上月开始计算或从本月开始计算。3.5.10休息日设置使用本功能设置当年、

26、当月或下月的休息日。3.6公文管理公文管理实现了一对多的文件传递和跟踪，并具有催办、统计、跟踪的功能。我们将公文管理分为发文管理、收文管理、文件送审签、公文设置4个部分。公文流转方面的设计参考有关标准，保证其在各个阶段的可控性，并对其 发放、归档等操作做系统记录。支持 WORD文件的在线修改并记录修改痕迹, 提供数字签名、电子印章技术。公文处理环节进行全面信息化管理，通过实现 公文处理和管理的全过程化，使用户从繁琐的公文收发事务中解放出来，全面 提高办公管理水平和工作效率。公文管理功能模块3.6.1发文管理发文管理指文件从拟稿到签发、编号、送出的整个过程，整个过程有详细 分为：拟稿、审核、会签

27、、编号、校对、用印、归档、分发等环节。新增发文：主要是处理内部制定的或外来文件转发的公文，起草的电子 文件一般需逐级通过各级领导的审批和修改，最后提交相关主管领导签 发并登记、编号归档。手写批注：可以使用手写板或者鼠标进行手写。保存：将文档保存到服务器。关闭窗口：关闭文档在线编辑器。排版：在文书编号环节进入正文在线编辑器，对正文进行排版。用印：在用印环节进入正文在线编辑器，对正文进行盖章操作。流转过程：查看当前流程的的流转状态和流转信息。 ：-Rim：It :冏ft：上知冷JS知FierKi 13iJSfli7 fE? 3三i：空JW 住：thanMIA： ttitL|主1* J1发文表单36

28、2收文管理收文管理指文件登记的整个过程，整个过程有详细分为：收文登记、主管 批分、领导批示、文件处理、收文承办、结束。来文登记对一个收文从登记开始一直到归档的整个流程进行监控、查询、统计、退 回、督办等监督管理，保障收文流程顺利进行。363文件送审签文件送审签管理实现单位内部文件的领导请示、呈批等。364公文设置对公文的基本信息的设置，包括主题词、流水号、批示语等信息。主题词对主题词及类别的设置。流水号设置对流水号基本信息的设置。批示常用语设置 邮寄单位设置 主/抄送方案 代字设置 文号设置 模板设置对收文、发文模板进行设置。签报模板设置 来文机关设置为来文设置来文机关名称，方便在新增来文时可

29、以直接选择来文机关不必 手动填写。对于有经常公文来往的公司使用起来很方便。3.7资料管理资料管理部分用于单位内资料的借阅、使用，库存管理等功能。其中包括：员工借阅申请及申请回复，借阅登记，归还登记，资料统计，缺库登记和 查询，资料信息维护，资料字典维护等。资料管理功能模块3.7.1资料信息维护资料采购完成后，应及时由单位的指定人员进行资料信息入库登记。可查 询、新增、删除资料。3.7.2借阅申请用户可新增、删除资料借阅申请或按类别查询申请。3.7.3借阅回复具有申请回复权限的用户可对已申请借阅的用户进行回复。3.7.4借阅登记具有借阅登记管理权限的人员登记所有员工资料借阅情况。只有员工的资料管

30、理借阅申请经回复批准后才可以借阅相应的资料，因此 需及时地登记员工的借阅信息。3.7.5归还登记具有归还登记管理权限的人员登记所有员工资料归还情况。员工使用资料结束进行资料归还时，应及时进行资料的归还登记。3.7.6缺库登记员工在资料列表中没有看到所需资料时，可以使用缺库登记功能，向资料 管理员提出申请，资料管理员可以根据系统的资料缺库情况进行统一的资料采 购。3.7.7缺库查询资料管理人员使用本功能查询资料缺库情况，及时根据资料缺库情况进行 资料的采购。3.7.8资料统计可对所有资料进行类别，出版社名称，作者，借阅状态等查询。3.8客户管理客户资源管理是为企业在激烈市场竞争中，提供一套方便有

31、力的管理工 具，它可以帮助企业为客户提供更加完备周到的服务，通过有效地进行客户资 源管理，使企业的产品和服务更加满足客户的实际需要，从而给企业带来更加 丰厚的效益。客户资源管理功能包括：销售人员管理、客户信息管理、联系记录管理、 订单管理、销售情况查询、客户联系人管理、企业的产品和服务管理等。客户管理功能模块381销售人员管理销售人员管理用来添加、维护系统内的销售人员、同时设置销售人员的管 理级别（分为高级管理人员和一般管理人员，高级管理人员可以进行管理级别控 制的操作，可以看到所有的客户信息，一般管理人员只能看到自己被赋予权限 的客户信息。382客户信息管理本功能对于一般销售人员只包括可以录

32、入客户基本信息；默认客户主管为 录入人员；普通管理人员可以修改自己为客户主管的客户信息；高级管理人员可以修 改任何客户的有关信息；填写时要填写建立客户档案日期。3.8.3客户联系记录使用本功能查询或修改客户的联系记录信息384订单情况使用本功能查询或修改客户的订单（销售执行）记录信息385销售情况使用本功能查询或修改产品的销售记录信息386客户联系人使用本功能查询或修改客户联系人信息387产品信息维护这里的产品是只能够为客户提供的相关产品或服务。使用本功能对产品或 服务进行设置及维护处理。显示已定义的能够为客户提供的所有产品及服务。点击删除按钮可删除已被选中的产品。点击列表中某一产品名称，可修改该产品的描述信息。点击增加按钮进入新增产品及服务页面，可增加新的产品或服务。输入产品或服务的名称、描述及说明、发布的时间、产品的报价，选择该 产品是否有效。在客户管理中，只能选择当前有效的产品或服务。可为当前产品或服务增加多个附件说明文件，如产品介绍、合同样本、产 品报价单等。3.9信息管理信息发布管理是具有指定栏目发布权限的人员，可以在规定