会议管理制度试行

1、文件编号：威奥特办字 2004 第 3 号会议管理制度 （试行 ）1 范围 ：本制度规定了北京威奥特信通科技有限公司会议的管理职能、管理内容与要求、 检查与考核。本制度适用于本公司行政会议的管理。2 管理职 能职能与分工公司级行政会议的归口管理部门是总裁办，负责年度经营管理会、全体员工大会、 总裁办公会和总裁召集的有关会议的组织协调和具体承办。部门/专题会议根据实际工作需要由相关部门人组织协调和具体承办。责任与权限总裁办、会议组织部门有权督促、检查会议的贯彻落实情况。3 管理内容 公司会议主要有：年度经营管理会；全体员工大会；总裁办公会；季度经营工作会； 部门例会；专题会议；相关外部会议。年度

2、经营管理会年度经营管理会由公司总裁主持。年度经营管理会原则上在每年 3 月中旬召开。根据总裁的提议可临时召开会议。年度经营管理会成员：总裁、执行总裁、副总裁、总监、总裁助理、副总监、各部 门经理。根据会议内容需要增加参加会议人员时，另行通知。年度经营管理会的主要议题：a）听取总裁年度主题报告。b）拟定公司投资方案和经营计划。c）明确公司年度技术和产品方向。d ）拟定公司年度人力资源战略及计划。e）确定公司年度销售计划及销售体系。f）确定公司长远发展规划、年度计划。g ）公司年度预算的讨论。h） 各部门经理汇报本部门上年度工作总结及下年度工作计划。总裁办将会议讨论解决的议题提前一周通知与会人员，

3、与会人员应围绕议题作好准 备，按时到会。年度经营管理会由专人负责记录，会后将会议情况及决定事宜以会议纪要形式整理 成文，经总裁签发后，发送至相关部门和人员执行。全体员工大会全体员工大会由公司总裁、执行总裁或总裁委托的副总裁主持。全体员工大会原则上每年四月份召开，如遇特殊情况也可临时安排。公司全体员工参加会议。全体员工大会主要内容有：a）总结公司上财年的工作。b ）布署公司本财年的工作任务。C）对上财年优秀员工进行表彰和奖励。会议由总裁办召集，并做好会场准备与布置。会议内容由专人整理成简报或纪要印 发。总裁办公会议总裁办公会议由公司总裁或总裁委托的公司其他领导主持。总裁办公会每周召开一次，时间为

4、每周一上午8：40。根据总裁的提议可临时召开 会议。总裁办公会议成员为：总裁、执行总裁、副总裁、总监、总裁助理、副总监、总裁 办主任。相关部门负责人根据会议内容列席会议。总裁办公会的主要议题：a）讨论通过需公司领导集体决定的重要问题。b）各部门之间需要重点协调解决的问题。c）批准或修改涉及全公司范围的重要规章制度； 研究决定全公司行政工作方面的重大事项；研究批准固定资产的变动。d）决定行政机构调整、中层干部以上人员的任免、调动等问题；讨论确定全面绩效考核实施细则、 薪筹体系和福利体系等方案和对各部门工作的考 核、评价和奖惩。e）研究分析公司现阶段经营计划执行的情况， 提出下一阶段工作目标及改进

5、措施。f）研究需要由总裁办公会讨论决定的其他问题。总裁缺席时，总裁办公会不研究有关机构、中层以上人事变动等问题。特别授权例 外。总裁办将会议讨论解决的议题提前通知与会人员，与会人员应围绕议题作好准备， 按时到会。总裁办公会议由总裁办专人负责记录，会后将会议情况及决定事宜以会议纪要形式 整理成文，经总裁签发后，发送至相关部门和人员。会议决定的执行情况由总裁办 进行检查，以书面形式提交下一次总裁办公会。季度经营工作会议：a）通报上季度全公司经营情况。b）对下一季度工作进行调整及布署。C）专项工作的讨论。d）其它议题。专题会议：专题会议时间根据实际工作需要由相关部门安排和组织。专题会议由公司主要领导

6、、相关部门经理主持。涉及专题会议的相关人员参会。会议由主办部门指定专人形成纪要。会议情况及决定事宜以会议纪要形式整理成文 上报公司领导，并对会议安排的工作进行督办。各部门例会各部门例会每周召开一次，月初的例会为月度例会。会议时间原则上定为每周五， 具体时间由各部门经理自行决定。各部门例会由各部门经理主持。部门全部成员参加。公司分管领导参会。各部门例会主要议题为：a）贯穿落实总裁办公会会议精神、传达公司重要文件、领导口头指示。b）由部门成员汇报本周（或本月）工作计划，重点说明需要协调解决的工作，说明上周（或上个月）未完成工作的原因。C）对部门有代表性的问题进行讨论并得出结论或制定处理方案。d ）

7、部门经理布置工作任务。各部门例会由部门助理形成纪要，会议纪要上报主管领导。并对会议安排的工作进 行督办。外部会议我公司参加外单位主持召开的会议，须事先经分管领导知悉并确定参会人员（会议 明确参加人的除外）。外部会议由参会人员做好会议记录，会后形成会议总结，上报公司领导。会议资料 需交总裁办存档。4 会议纪律：会议主持人在会前要明确会议主题、时间、地点、参会人及其它特殊要求，并及 时通知参会人员。参会人员要严格遵守会议时间，不得迟到、早退。如因特殊情况不能参会，须在 会前规定时间内向会议召集人请假，得到批准后方可不到会。会议应切实做到“议题明确、实事求是、内容扼要、语言简练、讨论集中”。参会人员在会议开始前，须对所携带手机等通讯设备或其它有声设备做消音处理。会议进行中，无特殊情况不得接打电话。会议进行中，会场内不得随意走动、交谈，如因特殊情况需暂时离开的，须在征 得主持人同意后方可离场。参会人员应按公司着装要求着装，如会议对着装有特殊要求，应按会议要求着装。会议决定的事项，不得随意变动，会后按照会议要求及精神传达贯彻，不得扩大 传达范围或任意外传，对违反公司保密规定的，予以严肃处理，严重者