物业管理综合能力精讲班第10讲讲义

1、物业管理综合能力精讲班第10讲讲义 续前 四、影响人际交往的因素 人际交往是建立人际关系的途径，是人与人之间沟通信息、交流思想感情， 进而发生共鸣或冲突行为的过程。具体讲交往是两个或两个以上的人借助于语言 符号（语言文字）和非语言符号（目光、姿势、声调、面部表情和动作等）系统，进 行沟通、理解和产生相应行为的过程。 交往是一个复杂的过程。大体上可以分为三个层次：第一步是进行信息的沟 通，即借助于交往双方都能理解的符号系统互通情况。第二步是社会知觉与归因 层次。社会知觉是交往双方根据对方提供的信息而产生的，就是对人的知觉，也 就是对交往对象的认识与了解。归因是指通过交往对象的言语举止而对其心理活

2、 动以及产生这种心理活动原因的一种推断，这种推断带有感情色彩，形成对交往 对象的初步印象，是喜欢、同情或是厌恶等等。在以上层次的基础上达到第三步， 即形成互动或拒绝互动。互动的主要形式有两种：合作性的互动，如适应、模仿、 互助、同化等；排斥性的互动，如竞争、冲突等。互动是一种产生了共鸣行为的 交往，即交往双方的所作所为都在对方的心理上及行为上得到了“共振”。如果交 往的结果是互相厌恶或一方厌恶另一方，则不能形成互动，甚至形成冲突。 在人际交往的过程中存在着制约和影响人际交往的一些障碍性因素。 （一）信息沟通层次 在信息沟通上主要存在着语义障碍。 沟通过程中的最基本活动是言语活动。不善言词、反应

3、呆板，会成为交往的 障碍。在人际交往的过程中，由于民族、地域、专业、文化背景、生活习惯以及 性格、情绪、态度等方面的差异，往往会形成语言障碍，使人们之间的语言沟通 产生了困难。由于文化程度的差距同样会产生语义障碍。 因此，如果要提高我们自身的交往能力，首先就必须提高我们的言语能力， 包括表达能力和理解能力，同时还要提高我们自身的言语沟通素质，根据交往对 象的具体情况来选取我们信息发送的形式和内容，即“见什么人说什么话”，主动 减少沟通中的误解和障碍，增强我们适应交往对象、理解交往对象的能力。 （二）社会知觉和归因层次 在社会知觉和归因层次上，可能会出现刻板印象、先入印象、成见效应、晕 轮效应和

4、近因效应。 1刻板印象 所谓刻板印象，是指人们对某类事物或人物所持有的共同的、固定的、笼统 的看法和印象。作为一种心理定势，“刻板”是其根本特点。刻板就是呆板而没有 变通。刻板印象就是对事物或人物的呆板而没有变通的印象。刻板印象的表现是 多种多样的。在现实生活中，人们总是根据地域、职业、人格类型、角色等把人 分成若干类，并对每一类的人形成一种概括而固定的看法，作为判断和评价一个 人的依据，这就是社会刻板印象。 刻板印象的消极作用在于它使人们的认识僵化，容易造成先入为主的观念， 使人们好像戴上了有色眼睛，阻碍人们开拓视野，接受新事物，在交往中容易妨 碍交往双方的正常认识。 2. 先入印象 在交往

5、双方接触之前，相互之间或一方对另一方已经通过某种渠道掌握了一 些信息，并据此形成了某种印象，这就是所谓先入印象。 先入印象并不是通过对我们与交往对象的直接交往而获得的信息经过加工形 成的印象，而是对通过间接渠道获得的信息经过处理形成的印象。 3. 成见效应 第一印象会给人形成一种特殊的心理定势和情绪定势，由此而把一些交往对 象尚未显露出来，或者未曾了解的一些个人品质主动地归属于他，而不管这个人 是否真的具有这些品质，这就是所谓成见效应。也就是说，由于第一印象是人们 在第一次交往过程中形成的，因而这种印象特别深刻，并形成一种“成见”，以后 要改变这种印象往往不太容易。 4. 晕轮效应 晕轮效应，

6、也称光环效应。指人们在认识过程中，在认识逻辑上常出现的一 种偏差，即由知觉对象所具有的某种特征推及对象的总体特征，从而产生美化或 丑化对象的印象。 社会学家借助晕轮现象来说明人际交往中，在人身上表现出的某一个方面的 特性掩盖了真相，从而给社会知觉和归因造成障碍。晕轮效应最明显的表现之一 就是以貌取人。 光环效应在很大程度上是一种主观臆测， 因而不可避免地会造成“以偏概全” 的错误。 5. 近因效应 人际交往中，相互的了解往往是最近的印象最深，最近发现的情况占优势， 从而掩盖了对交往对象的长期的、一贯的了解，这就叫近因效应。 因此，如果不能辨证地、历史地看待我们的知觉对象，往往容易受近因效应 的

7、左右，导致人际交往中认知的偏差和失误。 （三）互动层次 在互动层次上容易出现的主要是自我意识障碍。 每个人的自我意识不一定都是正确的，有的人过高地看待自己，因而狂妄自 大，这是自傲心理的表现。而有的人过低地看待自己，形成自卑的心理，这些都 妨碍了人们的正常交往。 公共关系基础知识在物业管理中的应用 第三节建立、维持和发展人际关系的原则和方法 一、建立、维持和发展人际关系的原则 建立、维持和发展人际关系的原则是指在这一过程中所必须遵循的基本的行 为规范。这些基本行为规范是人际关系得以建立、 维持和发展的基石。具体说来, 这些行为规范包括平等原则、互惠互利原则、诚信原则和宽容原则。 （一）平等原则

8、 平等交往原则是人际关系特别是良好人际关系建立的前提。 平等有很多种类型，有政治上的平等、法律上的平等、经济上的平等和人格 上的平等。我们这里所讲的平等是指人格上的平等。要求我们在交往中，一定要 平等地对待他人，尊重他人的自尊心和感情。 （二）互惠互利原则 互惠互利原则是建立在“代价一酬赏”理论基础之上的。 互惠互利包括三个方面：一是物质上的互利，即交往的一方付出了物质的“代 价”，但他也从对方那儿得到了物质的回报； 二是精神上的互利，即交往双方在思 想、情感等精神方面的交流是对等的；三是物质一精神上的互利，即交往的一方 付出了物质的“代价”，而对方以精神方面的某些内容作为报答。 如一方送给另

9、一 方物质上的礼物，而对方报答以友谊的增进。 （三）诚信原则 诚信原则是现代市场经济中各行各业所呼唤的一个基本原则，也是人际关系 建立、维持和发展所必须遵循的一个基本原则。“诚”，即真诚、诚实，在人际交 往中以真情待人，说真话，不说假话，所谓“言必信”。这是人类追求的一个美德。 “信”，即讲信用。 在人际交往中，讲信用是指说到做到，实践自己的承诺，遵守自己的诺言。 需要进一步说明的是，诚信是相对于他人而言的，没有交往就无所谓诚信的 问题。 （四）宽容原则 宽容原则是人际交往中不可或缺的基本原则，是指在交往中容纳他人独特的 性格、行为等，也是指宽容地对待他人在交往中出现的误解以及过失和所犯的错

10、误。 宽容是消除人际矛盾的有效途径之一 宽容也不是不讲原则，而是有着坚定的原则，同时又把原则性和灵活性有机 地结合起来。 二、建立、维持和发展人际关系的方法 （一）提高知识素养，增强交往实力 “知识就是力量”，培根的这句名言，同样适用于人际关系领域。 首先，必须要掌握与我们所担任的社会角色有关的信息和知识。 其次，应该掌握与社会生活密切相关的知识和信息。 第三，扩展兴趣和爱好并掌握与之有关的信息和知识。 最后，当我们与确定的对象交往时，还应该掌握与交往对象有关的信息和知 识。 （二）牢记对方的名字 著名的人际关系学家戴尔卡耐基指出：记住交往对象的名字，并在下次交 往中叫出来，等于给了对方一个很

11、巧妙的赞美。而若是把他的名字忘了或者叫错 了，你就会处于非常不利的地位。 （三）尽量迎合对方的兴趣 中国有句俗话叫做“欲取先予”，这说明应酬学上的一条基本原则， 即要达到 自己的目的，必须首先迎合对方的需求。 （四）真诚的赞扬和欣赏对方 一般说来，赞扬能满足一个人的自尊需要。实事求是、恰如其分、真心实意 的赞扬，有助于被赞扬者肯定自己的价值，这对人是一种良好的刺激因素，并形 成一种正面的心理定势，会使人更好地表现自己。 虽然赞扬在人际交往中是受欢迎的，但在赞扬别人时，一定要注意赞扬的 “度”，否则，赞扬将会失去其积极的作用，甚至适得其反。首先，内容要适度。 其次，方式要适度。第三，频率要适度。

12、要选择好时机。 （五）真诚而又巧妙的批评 批评得法，非但不会有损与被批评者之间的关系，反而会增强双方之间的关 系。 首先，我们批评别人的出发点必须是抱着与人为善的态度。 第二，要选择一个适合的场合。批评场合的选择应遵守宜私不宜公的原则。 第三，批评的时机宜闲不宜忙，宜静不宜动。 第四，批评的口吻、语气宜委婉、商量，不宜直接、指责和训斥。 第五，批评要对事不对人。 第六，就一事论一事。 第七，倾听对方的解释，并站在对方的立场上分析对方犯错误的原因。 以上这些方法并不是只要采取了其中的某项方法就能收到良好的效果，而是 在批评时要综合起来运用。 第四节公共关系基础知识在物业管理中的应用 通过把公共关

13、系引入到物业管理企业，可以为物业管理企业获得有利的公共 宣传，建立良好的“法人”形象，及时处理在物业管理过程中可能发生的不利事 件，提高自身在社会公众中的地位和知名度。 一、物业管理企业如何运用公共关系基础知识协调各方面关系 物业管理企业面对的公共关系对象主要有政府主管部门、房地产开发企业、 专业服务公司、业主大会和业主委员会、新闻媒体等，企业应针对不同的对象， 采取不同的方式进行有效协调沟通。 （一）与业主进行有效协调沟通 业主是物业服务合同的主体，是物业管理企业的服务对象，因此，企业应把 与业主的关系放在首要位置。从物业管理企业在进行公共关系处理过程中出现的 矛盾可以简单归结为几个要点：一

14、是有些物业管理服务内容没有硬性标准可参考, 使业主的期望与实际感受往往有差距；二是物业管理企业矫枉过正，为了争夺市 场，对服务给予过高承诺；三是业主在享受权利的同时，并不清楚自身的义务。 针对这些情况，要从根本上解决业主与物业管理企业的矛盾冲突，首先要了解业 主的需求，适度超越业主的期望；其次是物业管理企业对业主的承诺要客观实际， 不能过高或过低，并在组织内部协调工作流程，保证兑现承诺；此外，还要积极 与业主进行沟通，增强业主在物业管理中的责任意识；最后，当投诉事件不可避 免地发生时，要快速有效地处理矛盾，吸取经验，让业主满意，并完善企业本身。 具体来说，物业管理企业可通过以下途径加强与业主的

15、沟通： (1) 主动上门了解业主 企业的相关人员可以采用主动上门了解业主的需求的方式，向业主介绍企业 运作情况，向业主解释物业管理有关规定，征求业主对企业的意见和建议，当场 解决业主的疑难问题，能更好地体现“业主至上，服务第一”的宗旨，使业主感 受到企业热情而主动的服务，可缩短业主与企业之间的距离，加强彼此间的了解, 还提供了业主和企业今后沟通的有效途径。 (2) 开辟各种宣传园地 企业可以在物业出人口处或者客户集中的地方开辟宣传园地，定期出版物业 管理的宣传杂志。通过宣传栏，宣传杂志等发表业主对管理工作的意见，体现企 业对业主的尊重，吸引业主积极参与，积极配合管理工作。通过这些宣传园地， 企

16、业可将具体的管理制度，服务程序和管理费收支情况，重大的管理措施等通告 给业主，征求业主的意见，取得客户的监督；通过这些园地，企业还可向业主提 供一些有关房地产、法律、经济等咨询服务和商业信息，以满足业主多方面的需 求。 (3) 开展丰富多彩的社区文化活动 随着生活水平的不断提高，业主们希望在物业管理管辖范围内可以有丰富的 业余生活，以消除工作中的疲劳，得到一个安全、文明、舒适、和谐的居住或工 作环境。企业除了要为业主提供优质服务和高效管理以外，还应加强社区文化建 设，开展各种文娱活动，以活跃社区文化气氛，丰富业主的业余生活，加强业主 与管理企业的沟通，加强业主与业主之间的沟通，提高整个社区文化

17、水平，建立 睦邻和谐的社区环境。 (4) 有效的处理业主投诉 投诉是业主的权利。作为服务业，即便是最好的企业也不能避免客户的投诉 物业管理企业必须以一种正面的心态来理解业主的投诉，投诉是企业改善服务的 基础，有利于企业的健康发展。 (二) 与开发商进行有效协调沟通 我国的物业管理企业作为业主聘请的管理者，在现实中往往扮演业主和开发 商之间的“中间人”，起着协调和润滑作用。这种作用主要体现在： (1) 客观了解情况，协助开发商与业主的沟通 当开发商与业主发生争执时，物业管理企业应深入了解情况，掌握双方的诉 求，诚信处事。在业主人住阶段，经常会发生业主对交付使用的房屋质量不满意, 找到物业公司反映

18、情况。因保修责任应由销售房屋的开发商承担，物业公司应将 情况及时向开发商反映，并督促开发商与业主通过沟通寻找解决办法。 (2) 兼顾双方的利益 物业管理企业由于介于开发商与业主之间的特殊位置，要取得两方面的配合 才能把管理工作做好，因而在处理有关争议时应尽可能兼顾两方面的利益。对业 主要尽力为其争取合法权益，而对开发商则要从维护其良好商誉的角度出发，说 服开发商不要为小小的眼前利益而损害自己的社会形象，应对兑现自己的承诺表 现出应有的诚意。 (3) 灵活务实，互谅互让，解决问题 很多时候，开发商并不是不愿意兑现其作过的承诺，而是因确实面对些具体 困难而无法及时兑现。对这种情况，物业管理企业应协

19、调业主和开发商的关系， 让双方相互理解和尊重，共同商议出变通解决问题的办法。对不能马上解决的问 题要分步解决，不能整改的问题作出经济补偿，求大同，存小异，对一些非原则 性的问题，双方均多作让步，以缓解彼此的对立关系，建立友好合作的关系。 (三) 与新闻媒体进行有效协调沟通 新闻媒体是企业同一般公众进行沟通的最经济和最有效的沟通渠道之一。对 物业管理企业而言，新闻媒体兼具双重重要意义：一方面，新闻媒体是有效的传 播工具，通过它可与各种各样的公众进行沟通，树立物业管理企业良好的形象， 实现企业的目标；另一方面，新闻媒体又是物业管理企业非常重要的一类沟通对 象，因为新闻媒体对社会舆论有着很大的影响力

20、。 1物业管理企业与新闻媒体协调沟通的方式 (1) 新闻发布。对物业管理企业而言，企业历史、服务、组织策略、人物、企 业形象及商业特点、员工及其活动、企业社会活动等都是新闻的理想题材，值得 用新闻发布的方式公之于众。 记者招待会。采用记者招待会的方式，可以使记者们直接看到或听到他们 想知道的东西，同时记者们可以当面询问企业的重要人物一些问题。对于企业而 言，这是一种给新闻界留下深刻印象，进行自我推销得很好的方式。召开记者招 待会时，要向记者们提供一套新闻资料，包括图表、照片等。 (3)企业名人文章、人物志及通论文章等特写。 此外，物业管理企业应尽量与新闻媒体合作，努力将企业管理层的观点传达 给

21、对方，防止记者们从不可靠的地方取得资料以致使事实被严重歪曲，产生不利 于企业发展的舆论导向。 2物业管理企业应沟通协调好与新闻媒体关系，适当进行危机公关管理 危机公关管理可分为危机预防和危机处理两类，前者是在危机发生前的未雨 绸缪，后者是在危机发生后的处理应付。从某种意义上讲，企业应对危机的能力 集中反映了企业的公关关系管理水平，同时也反应了企业员工的专业素质。从企 业的角度出发，成熟的企业应该致力于建立一套健全的危机处理系统，力求将危 机消除在萌芽阶段，或者在危机出现之时将危害降低到最小。一个企业的危机公 关意识有多强，企业的抗风险能力就有多强。 物业管理企业面对着错综复杂的多方面关系，因此

22、必须要有危机意识。在危 机公关处理时，应该从以下几个方面出发，与新闻媒体进行有效沟通： (1) 制定沟通政策。与新闻媒体沟通之前须有周详的沟通政策，要预先拟定应 对各种公众关心冋题时的策略。沟通政策最关键的内容是指定新闻发言人，统一 对外表态口径。切忌对外发布相互矛盾的消息，那样只能引起公众不必要的猜疑， 增加危机处理的困难。 (2) 做好准备工作。要明确在公开场合不宜使用的词句，例如：死亡，事故， 解雇，歧视等。同时，明确应反复强调的词句，例如：安全，关注，长期的良好 关系，满意等等。此外，管理者可以要求新闻媒体在采访前列出可能涉及问题的 项目，在许多情况下这种要求都能得到满足。在为问题做准

23、备时，尽可能多地搜 集数据、事实、统计结果等材料，并把它们制成卡片随身携带，以增强自己所做 声明的说服力。 (3) 与新闻记者建立良好的关系。采访是新闻记者的本职工作，要尊重这一职 业和他(她)的敬业精神，尽量以坦诚的态度进行沟通。新闻记者认为他们代表公 众，而且认为公众有权利了解真相。因此，发言人的回答应反映出对这一立场表 示感谢。管理者可能不赞成公众或媒体的某种观点，但首先要对公众的关注表示 感谢。 (4) 妥善回答。管理者在采访中妥善应答是成功与媒体沟通的关键。管理者应 简洁而直截了当地回答问题，不要重复采访者所说的不适宜的话，尽量引用真凭 实据来加强说服力，懂得如何把问题的回答引向有利

24、于企业的事实，变负面陈述 为正面陈述，还应注意不要把采访者提出的未经本方查证的数字或事实视作讨论 的依据等。 (5) 掌握好时间。在接受采访时，要掌握好时间。不要急于作答，在回答每个 问题之前，用十秒钟的时间来整理答案，“十秒钟间隙法”对于防止不适宜词句的 脱口而出非常有帮助。 (四) 与政府主管部门进行有效协调沟通 物业管理企业应该有充分的社会责任感，积极协助政府主管部门做好相关的 工作。企业应该密切关注与物业管理行业相关的法律法规的情况，并积极参加政 府主管部门组织的相关会议，落实政府与物业管理行业相关的方针政策。企业应 积极参加所在地的物业管理协会，以便更有效的与政府主管部门进行协调沟通

25、。 二、如何加强物业管理企业的公共关系能力建设 (一)确立物业管理企业公共关系工作的明确目标 物业管理企业在策划公共关系活动时，要结合自身周边的实际情况，在实际 操作中要充分体现出目的性的特征。比如在多长时间和范围内企业知名度将要达 到什么样的效果，要使业主的满意度提升到一个什么样的水平等等。在制订计划 时，要把物业管理企业的长远目标和现实的公共关系目标相结合，做到远近结合， 既考虑到物业管理企业的需要，也要考虑到物业管理企业能否实现这个目标；实 施计划时，不仅具有明确的公共关系目标，而且还要有具体的操作目标，使公共 关系目标不至于表面化；评价物业管理企业的公共关系活动效果时，要以目标为 准绳

26、，通过多种方法来进行检验，对比公共关系活动开展前后企业、社会公众和 业主的不同态度和变化，得出符合实际的综合评定。 (二)加强对员工公共关系意识的教育与培训，提高员工对公共关系的认识 员工作为物业管理企业的内部公众，在公共关系活动的开展中处于重要的位 置，员工公共关系是一切公共关系的起点。因此，首先要做好内部员工的公共关 系工作，建立良好的职工关系，团结和依靠本企业员工，充分发挥他们在公共关 系前沿的良好作用，使每一位员工都自觉成为本企业有形或无形的公共关系人员。 加强对员工公共关系的开展，可以根据企业不同的目标和对象进行不同的培 训教育。 (1) 各级领导干部，包括物业管理企业的领导和各职能

27、管理部门的领导。 应该 通过培训教育使他们熟悉公共关系的概念、公关工作的主体、对象、目标以及公 关工作的基本职能和原则等内容，并能贯彻和运用。 (2) 专兼职公共关系人员。企业的专兼职公关人员是企业公关工作的一个重要 组成部分。为了适应企业公关工作的需要，首先必须造就一支能够胜任工作的专 兼职公共关系人员队伍。由于企业公关工作的专业性很强，因此，对专兼职公共 关系人员的专业知识水平、组织协调能力、语言文字表达能力和对外交往能力等 都提出了较高的要求。对专兼职公关人员的培训，就是要使他们达到规定的这些 要求。 (3) 一般的工作员工。基本要求是要熟悉并能熟练运用与本职工作有关的公共 关系流程、管

28、理标准和工作规范。 （三）要把物业管理企业建设成开放型、透明型的企业 物业管理企业式和途径，采用主动的态度向业主及业主大会公布包括财务数 据在内的一些“敏感”内容，就物业管理下一阶段的工作计划与安排听取业主、 行业主管部门及社区等公众的意见，加强与包括业主在内的公众的沟通，以满足 公众受尊重的需要，促使他们产生肯定的内心体验，对物业管理企业传递的信息 持乐于接受的态度。物业管理单位可以通过有计划组织业主参观物业管理工作场 地，对物业管理区域内的一些文化娱乐设施适当安排公共开放日，组织物业管理 单位与业主、社区及行业主管部门之间的各种联谊活动等多种手段，拉近公众与 物业管理企业之间的距离，增近公众与物业管理企业的亲和力，增加业主对物业 管理工作的认识了解与支持。 （四）要努力开拓公共关系活动的渠道和途径，采取一切可能的方法来增强自 身在公众面前的“出镜率” 从目前来看，物业管理企业开展公共关系