业务流程标准化 工厂采购课件

1、业务流程标准化业务流程标准化 工厂采购工厂采购 2005-4 工作目标工作目标 ?保证供应,优化库存 ?优化供应商资源 ?降低采购成本 ?提高采购来料质量 ?提高部门工作效率 2 2005-4 工作职责工作职责 ?部门编制（定岗定位）工作分配原则 （1）优先一个供应商对应一个采购工程师；一类物料对应一个采购工程师 （2）重点供应商、关键物料优先骨干采购员负责 3 2005-4 主要工作职责主要工作职责 ?订单管理： 及时、准确和定期的完成SAP订单制作、发出、核对、归档、删除，并在SAP中确认和更新订单的交 货期,保证SAP订单与实际订单一致； ?FORCAST管理： 及时并准确地定期滚动给出

2、物料的采购预测（即FORCAST）； ?物料需求管理 及时并准确地反馈到料信息及物料问题；根据生产计划合理安排到货,保证每天生产正常进行；关注 生产动态，不断优化库存控制；参与项目各阶段的评审工作; ?供应商考核 1.参与供应商的评估工作，参与供应商配额协议的建议工作，不断优化供应商资源； 2.掌握各自负责物料的供应情况（如供应资源，产能，采购周期)和供应环境，定期同供应 商交流；定期更新供应商到货计划和优化交货期管理； ?不良品管理： 及时记录和处理不良来料的退货、补货及来料少的补货； ?账目管理： 1.委外加工:根据生产需要，与物控一起妥善安排物料的委外加工事宜,并做好记录和跟踪，并保证

3、账目的及时核销；账目的及时核销； 2.协助结算、财务部门与供应商进行对帐，保证供应商物料订单明细、账目明细与我公司系统资料 明细的一致；定期协调供应商的付款安排工作; 4 2005-4 考核关键指标考核关键指标 ?量产供货及时率 计算公式：1-生产缺料损失数量/（生产完成数量+生产缺料损失数量） 2005目标：每月达到96% ?库存周转率 计算公式（月期末库存价值月期初库存价值）/(2*月使用库存价值） 2005年目标：0.56 ?订单确认及时率,5天是基准 计算公式：供应商回传订单系统内确认数量/总系统订单数量 2005目标：85% ?订单再计划交货期与系统及时率 计算公式：系统交期与res

4、chedule date一致（7天都算）的ITEM数目/ ship note ITEM总数 2005目标： 5 2005-4 业务概览-工厂采购过程(订单、FORCAST、交货） Make PO New PO Data of material in SAP To do material forecast Supplier relationships Supplier delivery schedule Supplier Supplier quality level Action plan PRMRP Material forecast Procurement BIRD / NBBSE JSQE

5、C NPI BIRD / NBBSE Suppliers List SAP Supplier delivery information Material Supplier confirmation Supplier PO suggestion Validate PO Official PO Validate component Component validation report 6 2005-4 业务概览业务概览-工厂采购过程（物料管理）工厂采购过程（物料管理） Reception Store raw material Deliver to production line Deliver

6、to customer Quality requirement Good material Bad material Stock instruction/ rules Inventory report Finance Stored raw material Material on the line Semi-finished products Delivery documents BIRD Stock level Manufacture IQC report BOM NPI Sales order Deliverable products NPI Finished products Mater

7、ial flow Plan Supplier non- conformity Store finished and semi-finished products Stored products Production planning Plan SAPBIRD Supplier SAP Systematic Test report SAP Supplier ?具体以SC过程为准 7 2005-4 关键控制点-订单管理 ?订单格式 国内以SAP格式为准，国外英文合同以英文标准模版“国际采购订单格式”为准（来源于 SAP订单），全部为书面形式； ?订单根据MRP跑出的PR每周四前滚动制作、审批、发出

8、、回传（供应商的承诺）并在系统 确认； ?订单修改、删除 根据每周的 MRP计划变化、 BOM变化及供应商变更等信息按标准流程和表单进行订单的修 改、取消以及在 SAP系统内的删除 ?订单数量核对、订单交货期再计划管理 至少每2周一次；做好供应商的订单数量、交货期核对和更新； ?订单归档 至少每季度一次； 8 2005-4 采购周期模型 4天 安全库存 时间 供应商交货周期 P O 完 成 日 期 M R P 运 行 生 产 开 始 日 期 PR释放时间 收货 时间 有 效 库 存 7天12周 1 天 3天2周 生 产 需 求 日 期 7天 3天 PO完成时间 计划覆盖 时间 9 2005-4

9、 采购周期采购周期 1W 包装盒 说明书 纸 箱 2W 胶圈垫 五金件 3W 薄膜按键 屏蔽片 电池 侧健 标牌/护镜 充电器 转轴 天线 国模 （结构件） 4W 受话器 马达 PCB FPC CONN LDO LED 电容 电感 电阻 5W HALL开关 磁珠 ESD+EMI 热敏电阻 6W 二三极管 MOS管 滤波器 模拟开关 7W 钽电容 逻辑开关 VCO 8W CAMERA 晶体 功入 语音 后备电子 PHILIPS/ BRD套料 10W DSP LCD V20套料 9W PA SAGEM物料 FLASH 11W SIMENS模块 MOTO套料 12W SAGEM 模块类 高通芯片 4

10、周 12周 8周 10 2005-4 关键控制点-订单管理流程 流程、制度：流程、制度： ?宁波波导股份有限公司合同管理规定 ?工厂采购订单产生流程 ?工厂采购转单流程 ?工厂采购订单处理流程 ?采购订单变更对供应商偿付处理流程 表单： 工厂采购订单修改公函采购订单变更对供应商偿付报告 订单取消赔偿协议 SAP订单格式（SAP系统标准格式） 国际采购订单格式 11 2005-4 关键控制点关键控制点-FORCAST管理管理 ?FORCAST格式以标准的EXCEL格式为准 ?正常项目物料：FORCAST发出给供应商至少每2周一次； 新品项目物料：在收到采购BOM的当天内给出至少3个月FORCAS

11、T发给供应商； ?在遇到项目计划调整时需要及时更新FORCAST发出给供应商； ?FORCAST发出后需要与供应商及时沟通、核对；做好物料预测和需求管理 ; 表单： ?FORCAST标准格式 12 2005-4 关键控制点关键控制点-物料需求管理之库存控制物料需求管理之库存控制 ?按需到货，实现JIT（Just In Time) ； ?确保生产的前提下库存最优化; ?库存控制策略 13 2005-4 安全库存设置安全库存设置 3天 14天 1W 2W 9W 5W6W 3W4W 7W8W 14天 10天 7天 5天 交货期 14 2005-4 关键控制点-物料需求管理 ?每天、每周、每月需求的跟

12、踪（三要素：需求量、计划量、实际量）及预测 ?关键物料（大价值物料如LCD、模块、摄像头和长周期物料如IC)的3-6个月的每月需求确认及预测 ?供应商产能的确认（尤其是模具产能）及预测 -模具产能,机器产能，生产线产能，原材料供应(如按键、护镜、天线、结构件等） -供应商的分货情况, -我公司占供应商的生产、销售的配额情况 表单： ?关键物料需求交货确认表单（标准SAP表单） 制度、操作原则：制度、操作原则： ?工厂采购交货期管理及原则（不受控） 15 2005-4 关键控制点-供应商考核之工厂采购 ?采用记录式考核 每天记录，月度总结； 客观公正记录和反映供应商的交货过程中出现的重大物料交货

13、问题、质量问题、服务问 题；使供应商的日常表现信息知会到各相关部门,不断推进供应商资源的优化；同时使采 购对供应商的问题有一个投诉的平台 ; 表单： ?供应商日常表现考核记录（不受控） 16 2005-4 关键控制点关键控制点-不良品管理不良品管理 ?不良品来源： IQC来料不良品，生产线不良品，售后返回的不良品 ?退货/补货期限： 不良品补货期限统一为 供应商收到后 3周内，超出期限采取不补货且扣款或要求供应商返回 货款 ?不良品采购处理频率： 零星退货集中每两周一次 (零散的月中一次 /月未盘库一次 ,大批量的当天处理 ) ?不良品处理业务检查：每月月底统计当月已确认退货的不良清单各采购员

14、的完成率。 ?不良品处理采购职责 : 1、负责根据库房提供的不良品数据 1个工作日内提供退货订单及根据需要制作退货订单； 2、(1) 对于退货国外的物料，不良品退出系统后，负责制作有关退货的相关协议、单据， 提交物流部及进出口部门； (2) 对于退货国内的物料，需要制作发货通知单向物流部申请将不良品退往供应商； 3、有关国外物料退货参照进出口退货流程相关规定、单据和换货返修退货协议 4、按照“退货 /补货期限”要求供应商进行补货；针对前T/T、L/C 付款的退货，如果不补 货需要及时向供应商索回货款或通过其它方式扣款； 17 2005-4 关键控制点关键控制点-不良品管理不良品管理 一、当月有

15、收货记录退当月收货订单,当月无作退货订单,由采购提供订单,如果与结算处协商可以退上月订单, 则可以提供上月订单号 二、(1) 国内退货需要补货:采购订单制作要求作”退货补货”两个行项目订单,如果退货不能明确是针对哪个 订单退货,价格取最近两个月中的最高价,订单以书面形式发给供应商,供应商补货时务必注明补货订单号,原 则上要求优先执行补货订单 (2) 国内退货不需要补货:采购订单制作要求只作”退货”行项目订单,如果退货不能明确是针对哪个订单 退货,价格取最近两个月中的最高价,订单以书面形式发给供应商,并注明不补货,结算处进行发票校验，有两 种情况：1、有红字发票，可直接进行校验；2、没有红字发票

16、，按供应商来料少或零星不良来料退货财 务处理进行处理（进项转出）。 (3) 国外退货:如果有未校验订单直接退未检验订单,平衡后的收货多少结算校验多少,如果发票数量大于收 货数量,则复印形式发票并注明未校验数量,下次供应商补货时再次检验 如果没有未校验发票订单且不需补货只作退货订单, 由结算根据SAP系统内退货订单作直接扣款,并进 行发票校验，按供应商来料少或零星不良来料退货财务处理进行处理，校验时在文本处注明扣款所在 的发票所对应的发票号码并注明扣以前货款。 如果需补货,则同样作”退货+补货”订单,结算先作退货订单发票校验 ,供应商补货后针对补货订单作 发票校验,价格取最近两个月中的最高价,退

17、货订单在退货协议中注明,供应商补货时务必注明所对应的退货 订单号，并在有退货和收货记录产生后分别进行发票校验。 针对前T/T或LC订单退货,如果与供应商协商好可以在后续订单中扣款,采购务必将“扣款协议”(注明 订单号及金额)发给结算及财务,财务对退货订单扣款项作坏帐处理,避免重复扣款;同时结算处每月通报 “L/C、前T/T退货未补的备查记录”,采购负责反馈和处理； 18 2005-4 关键控制点关键控制点-来料少管理来料少管理 ?处理频率：库房每月 7号、17号、27号给出来料少汇总清单。采购部三日内回复是否可以补 料。能补的采购部立即安排补料，不能补的按盈亏处理。 ?处理原则： (1)与供应

18、商有“相关包装容差协议”：所有物料出现来料少情况原则上要求根据与供应商达成 的“包装容差”处理；在包装容差范围内直接扣款或供应商补货；在包装容差范围外与供应 商协商，尽量补货或扣款处理； (2)无“相关包装容差协议”：与供应商协商，尽量要求补货或扣款处理； ?补料期限：同不良品管理； 19 2005-4 关键控制点-不良品管理及来料少管理 表单： ?不良来料清单（来源：库房）（不受控） ?发货通知单（来源：库房） ?库房来料少回复表（来源：库房）（不受控） ?退货订单（ SAP系统标准表单） ?换货返修退货协议 流程、制度 ?不良来料处理流程 ?不良品处理规范 ?退货安排流程（包括国内退货和国

19、外退货）进出口退货流程 ?来料少处理规定（流程） ?“相关包装容差协议” 20 2005-4 关键控制点-委外加工管理 表单： ?委外加工协议（模版,来源：库房） ?委外加工物料报损审批单 ?正常委外加工跟踪表（不受控） ?委外加工订单 流程、制度 ?委外加工流程 委外加工： ?委外加工订单：(1)对于委外加工物料需要做两份订单（一份为委外加工的原材料订单如电池壳，一份 为委外加工成品订单如电池）（2）委外加工成品退货直接通过922退货，不用做退货订单； ?委外加工需求来源：原则上只针对国外的电池壳进行委外加工；对于在国内采购的物料原则上不安排 委外加工操作 ?委外加工的控制：委外加工的控制：

20、(1)对于委外加工的物料的检验、入库、发货、供应商入库、发出数量要有详细的记 录；(2)对于委外加工物料需要强调委外加工协议，确定报损范围；（3)需要每月定期核对、清单委外 加工的出、入库数据，及时核销和保证系统数据的准确；(4）物控每周定期发布“委外加工跟踪表” ?委外加工账目:(1)按照协议规定，对于需要供应商承担的费用需要根据“委外加工协议”在委外加工 结束时进行索赔或扣款;(2)如果是属于我公司报损范围内，需要填写“委外加工物料报损审批单”； 并报结算处、财务核销; 21 2005-4 关键控制点-计划变动、BOM变动应对管理 流程、制度 ?计划及BOM变更物料采购应对管理规定 表单：

21、 ?XX项目计划变化物料分析表（不受控） ?BOM变更造成的呆料明细表（不受控） 操作原则: 1、采购工程师有责任根据公司生产计划和安全库存控制原则、库存控制策略合理安排到货，在保证正常 生产的前提下使库存最优化 2、采购工程师严格按照MRP进行订单的安排；一般情况下不允许采购手工申请PR 3、在计划变更发生前、BOM变更前，采购工程师有责任根据事先得到的信息在第一时间内通知供应商 停止生产、发货；在计划变更、BOM变更确认后，采购工程师有责任根据相关信息尽可能多的取消多 余的供应商未执行订单、要求供应商反馈订单执行情况、有关损失情况，并对供应商提供数据的真实 性负责核实； 4、在发生有关供应商赔偿问题处理时，应参照公司采购订单变更对供应商偿付处理流程进行处理； 5、采购每月不定期根据MRP结果对当前风险的物料库存、订单进行分析并形成报告，提交相关部门 （SCM、波导销售、波导采购部、生产部、波导物料计划部、积囤