财务规划、预算和预测

1、财务规划、预算和预测 经济不确定期的管理 2009 年 1 月 cindy jutras, david hatch 部分出资人 财务规划、预算和预测 第 2 页 管理总结 在新的经济形势下，企业对于短期进展益加谨慎。对于提高灵活性、以 便对变化进行动态考虑的重视，使得企业将所关注的重点从预算准确性 转移到其他方面，从而使其面临无法达到股东预期的风险。本报告旨在 为企业指明实现有效规划、预算和预测，以提高其灵活性、准确性和企 业绩效的方向。 一流企业绩效 aberdeen 采用了 4 项关键绩效标准来区分出一流企业。这些企业在下 列方面均表现突出： 预算流程周期比上两个预算周期间缩短了 24%

2、总体预算准确率为 108%（实际收支与预算之比） 68% 的企业总是在财年开始之前最终确定预算 过去 24 个月以来，赢利能力提高了 17% 竞争成熟性评估 通过调查发现，达到最佳绩效的企业具有下列共同特征： 72% 的一流企业能够随市场条件的变化重新进行预测 92% 的一流企业拥有在规划过程中企业内部纵向和横向的全面 协作能力 70% 的一流企业拥有深入分析具体后续层面的信息透明度，而 60% 则具有进行多维度综合的能力 需要采取的行动 除本报告第 3 章的具体建议之外，要达到最佳绩效，企业还必须： 根据新的预测数据，着力优化决策时间 在规划、预算和预测应用程序方面加大投入 确保这些应用程序

3、能够为其提供随市场条件变化而重新预测的 能力 2009 aberdeen group. 研究基准 aberdeen 研究基准通过最佳 实践证明和可行性建议提供 深入全面的调查研究过程、 步骤、方法和技术。 “我们从来没有经历过像今年 这样巨大的市场变化。我们每 个季度都要重新预测，并进行 调整。我们对照已经被冻结的 预算来检查进展情况，但还要 根据每季度的重新预测进行管 理。今年我们开始展望今后几 年的情况，但我不确定这样做 对不对。我们不能只考虑两个 月之后的事情。金属的价格这 两年来一飞冲天，但现在已经 下来了。就像现在的天然气价 格一样，它们的波动非常剧 烈。” joe spyhalsk

4、i，东约旦钢厂成 本及预算经理 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 3 页 目录 管理总结. 2 一流企业绩效 . 2 竞争成熟性评估. 2 需要采取的行动. 2 第一章：一流企业基准 . 4 业务部分. 4 成熟性级别框架. 5 一流企业 pace 模型. 6 一流企业战略 . 7 第二章：成功的衡量标准.11 竞争性评估 .12 能力和工具 .13 第三章：需要采取的行动.22 落后企业的成功步骤.22 业内平均企业的成功步骤 .22 一流企业的成功步骤.22 附件 a：研究方法.24 附件 b：aberdeen 相关研究 .26 鸣谢

5、出资人 .27 图 图 1：绩效提高情况下的压力变化 . 4 图 2：一流企业的战略行动 . 8 图 3：总体预测频率. 9 图 4：“假设”分析所针对的领域.10 图 5：2009 年进行预算调整的一流企业更多.10 图 6：一流企业的预测流程能力.16 图 7：一流企业正在实施或规划的组织能力.16 图 8：自上而下与自下而上方式之比较 .17 图 9：一流企业的知识管理能力.17 图 10：一流企业的事件管理能力.18 图 11：一流企业的技术管理能力.19 图 12：相关人员对预算流程了解程度的变化.19 图 13：数据表的作用 .21 表 表 1：获得最佳绩效的企业为最佳状况 . 5

6、 表 2：年比预算准确率 . 6 表 3：一流企业 pace 框架 . 7 表 4：竞争框架.13 表 5：pace 框架要素.25 表 6：竞争框架要素.25 表 7：pace 和竞争框架之间的关系 .25 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 4 页 第一章： 一流企业基准 业务部分 规划、预算和预测是一切有效业务规划的基础。经济的不确定性使得企 业难以设定清晰的目标、目的以及维持支持企业经营的财务规划。企业 必须加强其规划、预算和预测手段的灵活性，在经济动荡时期，这对企 业的发展与生存的意义比以

7、往任何时候都重要。业务环境的特点是变化 多端，并会受到全球情况各异且利润受到压缩的经济氛围的影响。 aberdeen 通过对 150 多家企业的调查发现，自 2008 年年初以来，影响 规划、预算和预测过程的各种压力发生了细微的变化。尽管去年速度、 灵活性和准确性占据这项调查的前三位，但我们发现，提高灵活性、以 适应环境变化的需要已经从去年第二的位置上升到今年的第一位（图 1）。在 aberdeen 于 2008 年 4 月发表的题为财务规划和预算一文 中可以发现，影响这些关键过程的首要压力是提高预算准确性的需要 (42%)。尽管对 27% 的非一流企业来说这仍是一个问题，但它在优秀企 业的选

8、择中已位列最末。 图 1：绩效提高情况下的压力变化：绩效提高情况下的压力变化 提要 一流企业的预算过程周 期缩短了 24%，改进率比 上一年度提高了 27%，并 且是其他企业的 3.6 倍 一流企业通过优化规 划、预算和预测，使得 劳动生产率提高了 317% 优秀企业中约有一半像 一年前那样保持预算全 年固定不变 仅根据历史数据制定预 算的一流企业比其他企 业少 45%，而采用绩效预 算 (pbb) 结果导向规划和 预算的一流企业则高出 157% 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 现在让一流企业感到更多压力的是，企业要以更高的灵活性来应对动荡 的经济形势。2008 年

9、4 月，该压力被 aberdeen 排在（当时的）第二 位，因为那时我们认为，唯一不变的就是变化。现在不仅整个市场变得 更加动荡，经济也陷入了更深的衰退，需要对很多规划和预算重新进行 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 5 页 评估，并要将注意力转向不同的目标，从而使得更为动态的预测在该过 程中的作用更加重要。 尽管灵活性方面的需要仍是其他企业的首要问题 (38%)，但已不再那么 突出，而优化衔接和改善成本控制的需求则以 32% 的水平紧随其后。 有了更强的控制手段和赢利能力，一流企业就可以更多关注

10、这一重要环 节。 成熟性级别框架 aberdeen 使用了 4 项关键绩效标准来区分一流企业、业内平均企业， 以及落后企业（表 1）。我们首先评估了预算流程本身，包括周期的年 比改进，它会影响企业在新财务时段开始之前确定预算的能力。而后， 我们研究了总体预算的准确性，并将其过去 24 个月的利润增长能力综 合考虑。没有赢利能力的稳定和提高，规划和预算流程的总体目标就会 打折扣。 表 1：获得最佳绩效的企业为最佳状况：获得最佳绩效的企业为最佳状况 定义 为确保表述的明确和一致， aberdeen 对相关术语定义如 下： 财务规划是指企业藉以记 录和沟通其财务方面的战 略目标的过程。财务规划 活动

11、通常包含详细的计划 和预算，以及说明如何实 现目标的分析手段。 预算（通常）是指从上一 成熟级的定义 一流企业： 总绩效得分的前 20% 业内平均企业： 总绩效得分的中 间 50% 落后企业： 总绩效得分的后 30% 平均等级绩效 预算流程周期比上两个周期间缩短了 24% 总体预算准确率为 108%（实际收支与预算之比） 68% 的企业总是在财年开始之前最终确定预算 过去 24 个月以来，赢利能力提高了 17% 预算流程周期比上两个周期间缩短了 6% 总体预算准确率为 94%（实际收支与预算之比） 43% 的企业总是在财年开始之前最终确定预算 过去 24 个月以来，赢利能力提高了 8% 预算流

12、程周期比上两个周期间缩短了 1% 总体预算准确率为 77%（实际收支与预算之比） 34% 的企业总是在财年开始之前最终确定预算 过去 24 个月以来，赢利能力降低了 9% 年度实际绩效数据出发、 且包括制定详细的财务预 算的年度流程。财务预算 在第一行显示未来的预计 表现，并包括整个组织内 部各层面的详细情况。 预测是指企业根据近期的 实际表现，藉以调整未来 预期的过程，并拟就最新 的预测文件。它可以（但 通常不）包括对预算的调 整。预测、重新预测或 “动态预测”在预算期内 可发生多次，并可以涵盖 从一个财务时段到下一个 财务时段的时间。 来源：aberdeen group，2009 年 1

13、月 对于一流企业在预算准确率方面的表现，aberdeen 将 100% 作为准确率 的理想标准。不过从现实情况来看，企业可以（而且应当）执行相应的 计划来实现营收和利润的最大化，因而必须考虑业务情况的变化，或许 为业务的总体健康起见，需要牺牲预算的准确率。因此，aberdeen 对 于开支超额以及营收表现不佳的企业的扣分要多于那些开支低于预算而 营收超过目标的企业。 绩效的年比趋势 在计算年比趋势时，我们发现一流企业在预算周期方面的改进（本年度 和上年度的提高分别达 24% 和 19%）明显领先，尽管我们并没有看到 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真

14、：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 6 页 “总是在财年开始前确定预算的百分比 (68%)”方面有所改进。业内平 均企业的改进率保持了相同的水平 (6%)，但在今年完成该过程并在进 入新的财年之前确定预算的业内平均企业增加了 43%。落后企业依然位 居最后，它们的预算周期增加了 1%，尽管差距不像去年那么大，因为 去年是增加了 7%。落后企业至少已经意识到了自己在反应速度方面的 差距，因而更早地进入了这一过程，从他们在财年结束前确定下期预算 方面的改进率达到 112% 便足以证明。 预算准确率现在的紧迫性已经大大降低了（表 2）。aberdeen 将准确率 为 100% 视为

15、理想标准。100% 的预算准确率可以反映在营收和成本两 方面的预测准确，或拥有根据预算进行管理的良好掌控能力，或者二者 兼备。尽管有些企业能够超越营收计划或成本削减的目标而取得超预期 的满意表现，但这并非是预算准确的标志。该业务要素重要性降低的事 实也反映在整个竞争力框架的各方面表现不佳上。 表 2：年比预算准确率：年比预算准确率 预算要素年份一流企业 业内平均落后企业 预算营收与实际营收准确率 预算成本与实际成本准确率 总体预算准确率 （反映利润） 2008 2009 2008 2009 2008 2009 100% 101% 99.7% 106% 101% 108% 98% 90% 100

16、.2% 94% 98% 94% 92% 90% 94.5% 92% 87% 77% 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 即便是一流企业也未逃脱业绩的下降。他们仅仅因为超越了利润目标而 在准确率下降方面稍微挽回些颜面，但成本却高过了预算。这和我们的 直觉相反。超过预算的成本可以简单地用能源、商品和其他材料的涨价 来解释。但常识告诉我们，如果预算超出了 6% 而营收目标仅仅超过 1%，利润就会缩水。不过一流企业超过赢利目标的总体幅度达到了 8%。这使得我们需要进行进一步的调查。或许某些超一流企业（即业 绩远超预期的企业）还要超过这一总体平均水平。这并不是说，赢利目 标不必与成

17、本和营收预算挂钩，同时一流企业的利润预测也可以过于宽 松。 对于 80% 非一流企业的受访企业来说，这些数字更为整齐一些，其中 支出低于预算使得营收和利润下降是有可预计性的。 一流企业 pace 模型 通过调整财务规划、预算和预测流程来实现企业目标，需要结合战略行 动、组织能力和实现技术，综述如下： 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 7 页 制定相关流程并实现自动化，以具备根据业务条件的变化相应 调整预测的必要灵活性 提高数据质量，或考虑制定规划以及不完全基于现实进行决策 的可能性 加强企业内部的

18、协作，将销售预测、财务规划和预测有机整合 表 3：一流企业：一流企业 pace 框架 压力 具备必要的灵活性和机 动性，动态预测和考虑 变化 行动 提高数据质量 制定规划 / 预算 / 预测工 作流程序 能力 随市场条件变化重新预 测的能力 将业务要素与持续预测 过程相结合的能力 进行“假设”场景和变 化分析的能力 将销售预测与企业营收 和成本预测有机整合的 能力 进行多维度综合报告的 能力 工具 工作流自动化 绩效管理应用程序 预算 / 预测应用程序 财务报告和合并 查询和报告工具 企业 bi 平台 指示板 / 计分卡工具 数据包和应用程序的安全 结合 事件管理（触发 / 警示） 数据清理和

19、整合工具，etl 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 一流企业战略 一流企业从 2008 到 2009 年战略行动的转变动作可谓不小。我们看 到，与上一年相比，在重要性排位方面发生了彻底改观。2008 年的首 要战略，即流程自动化，现在已经落到最后，而去年排末尾的提高数据 质量，已经成为今年的主要事项。为何会出现这样的转变？首先， 100% 的一流企业在应用程序方面进行了投入，以帮助进行流程规划， 因此自然而然地带动了流程的自动化。现在，围绕这些应用程序所建立 的流程，他们必须把注意力转移到通过流程的正规化和不断发展、来更 好地利用这些应用程序方面。目前而言，流程细化最重

20、要的元素是保证 这些应用程序所产生的数据的质量。随着现在数据的作用不断扩大，决 策者对数据的依赖性也越来越强。不过随着数据量的增加，我们也面临 着数据质量下降的风险（图 2）。 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 8 页 图 2：一流企业的战略行动：一流企业的战略行动 “我们只是简单采用了 excel 数据表，因为每个人 对它都很熟悉，且不需要 太多培训。这种方法的一 个不足之处是，我们必须 不断核对数据，以确定其 中是否有数据错误或公式 问题。” 某中型保健服务企业 运营总监 来源：aberdee

21、n group，2009 年 1 月 通过取消人工步骤以及数据搜集过程本身的自动化，结果会大大改善。 这也为企业将不同业务领域的更多决策者引入其中创造了机会，无论这 些业务是否按岗位或组织内部的级别来确定。 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 9 页 aberdeen 视点战略 对灵活性的更高要求使得预测能力和重新预测能力也更为重要，无论是 定期预测还是随业务条件的变化按需预测。按月或按需进行重新预测的 能力似乎是大多数受访企业的目标 (62%)，但仍有 1/3 的企业只能按季度 重新预测（图 3）

22、。 图 3：总体预测频率：总体预测频率 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 不过，并非所有预算或规划要素都受到相同程度的重视并要以相同的频率 重新预测。营收，作为业务的生命之源，是按月进行重新预测最多的要素 (51%)，其次是部门成本预算。每月按部门或小组范围重新评估人数 (30%) 的情况稍多于按企业范围评估 (26%)，这说明员工人数可能会有所变化， 从而保持全职员工的总体预算恒定不变。总人数则是按季度或年度进行重 新评估最多的要素 (53%)。 但重新预测的真正价值是由进行“假设”分析的能力带来的。如果营收 出现下降或猛增，对业务会有怎样的影响？它对营销人员或人数、

23、或研 发人员有何影响？图 5 显示，在重新预测过程中采用“假设”场景分析 的一流企业明显多于其他企业，不过要再次说明，并非对所有要素都同 等对待。作为业务基本推动力的营收是最有可能以该方式进行分析的要 素。 接下页 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 10 页 aberdeen 视点战略 图 4：“假设假设”分析所针对的领域分析所针对的领域 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 但这种重新预测对总体预算有何影响呢？这里，我们看到了一流企业从去 年以来在思维上的明显转变。优秀企业中

24、约有一半像在一年前那样使预算 保持全年固定不变。在大约 1/3 的一流企业中，这种变化仍然非常罕见， 而有近一半 (44%) 的一流企业会在适当评估的情况下调整预算，这又再次 强化了灵活性的必要和这方面的要求。 图 5：2009 年进行预算调整的一流企业更多 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 一流企业在选择预算方法方面显得更加与众不同。仅根据历史数据制定预 算（这在形势动荡的情况下尤其危险）的一流企业比其他企业少 45%，而 采用绩效型预算 (pbb) 结果导向规划和预算的一流企业则高出 157%。同 时我们还看到，采用要素预算的企业数量很少（占所有受访企业的 9%），

25、而采用这种方法的一流企业比其他企业则要高出 33%。 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 提要 出 36% 财务规划、预算和预测 第 11 页 第二章： 成功的衡量标准 财务规划、预算和预测解决方案（它可以包括各个单独部分，或以打包 解决方案的方式获得）的选择以及这些手段与 bi 和业务流程管理的整 合，对于将这些战略转化为赢利起着至关重要的作用。 以下案例研究介绍了一家企业将人工化和劳动密集型流程转变为一个能 够在经济不确定时期提高企业管理控制能力和灵活性的流程的经历。 案例研究dataserv ondemand 一流企业

26、的决策时间（对 条件变化和预测数据的反 应能力）缩短了 19%，相 比其他企业则少 7% 能够随市场条件变化进行 重新预测的一流企业比业 内平均企业和落后企业高 dataserv, l.l.c, (dataservond) 是一家设在密苏里州圣路易 斯市的全球文档管理解决方案供应商，这种解决方案通过直销、服务 团队和合作伙伴网络，以“软件即服务 (saas)”部署模型的型式交付 给数百家客户。该公司成立于 1994 年，业务重点在于整个业务活动 过程中的文档管理，并细化到组织内部文档生命周期的每个环节。该 公司擅长购买到支付、出售到收款以及雇佣到退休等方面的文档和流 程自动化。 2007 年，

27、该公司将自己的年度财务规划、预算和预测流程从本地桌面 应用程序转变为通过 saas 部署方式提供的打包系统。公司的金融分析 师 jennifer cole 负责协助管理该转换工作以及建立一套全新的、自动 化程度更高的年度营收预测、预算和总体财务规划流程。 “我们的预算流程一直是以年度为基础进行的，而我们所使用的旧工 具是人工方式的，需要很多人力劳动进行数据输入。这会造成很多错 误，从而要花费很多时间来发现和修正。”cole 说道。“2007 年 9 月，我们采用了一套 saas 方式的规划、预算和预测系统，以便实现该 流程全面自动化。” dataserv, l.l.c 完成了从旧的桌面应用程序

28、向新的 saas 系统的转变。 旧桌面系统的原始数据需要分配到各个部门，以便以部门或客户为单 位进行适当分配。公司目前共有 13 个独立管理的部门，然后合并形 成企业预算。通过这一过程以及将活动型和要素型预算相结合，马上 就发现了一些有趣的现象。 接下页 2009 aberdeen group. 将业务要素结合到持续预 测过程中的一流企业比落 后企业高出 60% 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 12 页 案例研究dataserv ondemand “我们发现，两个单独部门费用预算重复的情况并不少见，这带来了 不必要的开支。通过更微观层次

29、上的预算比较而获得的新透明度使我 们不仅能够发现这种问题，还能消除预算重复的现象，并缩短总体预 算时间。”cole 继续说道， “我们会对预算进行仔细审查，因为每 个部门对总体盈利都有着重要影响，而不仅仅是某个业务项目。” 公司的规划和预算周期从 2007 - 2008 年间的 5 个月减少到 2008 - 2009 年的 2 个月（公司以日历年为财年）。而且，公司可以在财务期 开始之前完成规划，相比而言，去年的规划一直持续到新财务期的前 两个月。此外，公司还能够在年中进行重新预测和规划周期，从而在 2008 年下半年经济下滑期间能够有更高的灵活性。 “我们在 2008 年 6 月对预算进行了

30、年中修正，并且发现这是一个重 要的手段。能够在年中进行修正至少对于应对市场情况的变化是至关 重要的。重要的是，现在我们能够更从容地应对变化，因为我们能够 在本年度内不断看到实际数据和规划数据的比较，并实时了解预算或 重新预测期间决策的实施情况。我们预算的要素始终围绕着产品创新 和开发。它在很大程度上反映了业绩、营收和成本。”cole 总结道。 竞争性评估 aberdeen group 对被调查企业的综合指标进行了分析，以确定这些企 业是属于一流企业、业内平均企业还是落后企业。除了具有相同的绩效 水平之外，每个类别在以下 5 个主要方面也具有相同的特点：(1) 流程 （用于执行日常运营的方法）；

31、(2) 组织（企业焦点及相关人员之间的 协作）；(3) 知识管理（归纳整理数据并将其提供给相关人员）；(4) 技 术（选择恰当的工具以及对这些工具的有效部署）；以及 (5) 绩效管理 （企业衡量业务改进效果的能力）。这些特性（见表 4）可以作为最佳 实践的指导，并与能否达到关键指标方面的最佳绩效直接相关。 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 组织 财务规划、预算和预测 第 13 页 表 4：竞争框架：竞争框架 一流企业业内平均落后企业 随市场条件变化重新预测的能力 流程 72% 53% 将业务要素与持续预测过程相结合的能力

32、47% 40%33%25% 在规划/预算过程中结合运用自上而下和自下而上的方法 52% 44% 39% 从概括层面深入挖掘后继具体层面的能力 70%56%39% 进行多维度综合报告的能力 知识管理 60%56%45% 参与规划 / 预算 / 预测过程的人员会在程序的自动引导下 完成各个步骤 44%34%30% 过去 24 个月以来，在新的预测数据基础上节省了决策时 间（即企业对新预测数据的反应能力） 绩效 19%8%4% 过去 24 个月以来实现了营收增长 14%7%6% 规划/预算/预测应用程序以独立应用程序或隶属于 erp 的 方式实施 技术 100% 企业绩效管理 46% 80% 29%

33、 63% 26% 事件管理（触发因素和提示） 30%23%14% 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 能力和工具 基于从竞争框架中的发现以及和终端用户的接触，aberdeen 对一流企 业的分析显示，有了流程、组织、知识和绩效管理能力的结合加上具体 的技术工具，就有可能获得出色的业绩。下文提供了对这些发现的定性 和定量分析，以期对读者自身的规划、预算和预测过程和活动有所启 发。 下列案例研究着重介绍了一家公司为提高流程效率而从人工到自动化能 力的转变。 2009 aberdeen group. “任何支出都要合情合理，即 便是财务应用程序具有业务实 用价值。我们不会简单地

34、让最 终用户购买一套系统，而是要 确信它能够给企业带来财务方 面的好处。” jeff ward，通用财务系统 经理，lmhs 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 14 页 案例研究mannatech incorporated mannatech incorporated 成立于 1994 年，是一家全球性的健康解决方 案提供商。公司生产创新、优质和独家配方的营养品、皮肤护理产品 和减肥产品，通过位于美国以及加拿大、澳大利亚、英国、日本、新 西兰、韩国、台湾、丹麦、德国、南非和新加坡等地的独立联营伙伴 和会员进行销售。 mannatech 在

35、全球有约 540 名雇员，以网络分销渠道模式，通过约 530,000 家独立联营伙伴和会员销售产品。公司的预算总监 brigitte fanale 从 2000 年起负责这项工作，当时公司在 5 个国家进行销售，整 个预算和规划过程都是用数据表来处理的。 “每项任务都要以人工方式处理，包括本地货币的换算。”fanale 说 道。“报表合并过程非常令人头疼，因为有些团组使用的数据表各不 相同，而且有很多人工运算的部分。我们要花大量的时间和精力来处 理这些人工过程，随着公司的发展，我们意识到需要脱离数据表，而 采用自动化程度更高的工具。” 到 2003 年，人工过程的矛盾已经变得非常突出，企业因而

36、开始对规 划、预算和预测解决方案进行调研。公司选择了一家以渐进方式应用 相关技术的提供商，并开始逐步用预算应用程序来管理人工数据表流 程。该程序允许授权数据库用户向系统中的模板录入数据。在第一阶 段中，公司可以在没有与数据表有关的错误和人工流程的情况下，根 据实际比照报告来创建预算。此后，公司于 2005 年开始采用了具有 增强功能的更高级的系统能力，如人员规划模块。此外，系统提供的 每日实际 g/l 数据导入也提高了数据的一体性。 接下页 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 15 页 案例研究ma

37、nnatech incorporated fanale 继续说道：“我们用这套系统制作预算和规划报告或译本的时 间共计 3 年。2008 年 8 月，我们开始使用 sql 服务器版本，它可以 支持对 sql 数据库的直接访问。我们 2009 年的预算就是用该升级版 制作的。这是我们第一次可以通过 odbc 链接直接接入 sql 数据 库。这样我们就能够实时接收服务器上即时更新的实际数据，从而取 消了令人头疼的核对过程。我们有 800 多个输入和综合账户以及 400 多家组织会员为我们提供数据，这些数据可以以各种方式进行拆 分。” 年度预算和季度重新预测流程周期的大幅减少，使得公司节约了大量 时

38、间。随着 mannatech 开始使用更为复杂以及企业规模的软件版本， 公司业绩还将不断提高。这给公司的灵活性也带来了正面的影响。 fanale 总结说：“我们目前正在根据经济形势的变化以及衰退期销售 的下滑，对预算进行各种各样的修正。我们希望能够根据经济趋势进 行“假设”分析，从而能够更快地进行调整。在选用新系统为企业增 添新功能之前，检查指定数据库的更新以及登录服务器进行数据合并 还是一项费时费力的工作。通常这需要花费预算管理员和授权更新用 户更多的时间，才能在管理层所设定的时间框架内完成各项任务。新 系统所包含的“深究”功能可以让我们按账户获得详细的阅读 g/l 业 务活动数据，且无需会

39、计人员的协助。sql 服务器系统在进行预算和 重新预测时的用户友好性更强。向账户录入数据的过程同时在服务 器上即时更新可以在数分钟或数小时内让 ceo 和总裁、cfo、部 分负责人、本国总经理以及董事会批准预算，而重新预测的总数可以 在 1 - 2 周的“设定时间框”内保持不变，但如果需要进行各种修正， 还可以保留更长一些。” 流程 终端用户企业已经清楚地知道，其规划、预算和预测活动的首要业务压 力是需要变得更加灵活，尤其是在当前经济不确定的情况下。这进一步 强调了一流企业最为重要的流程能力即随条件变化重新进行业务预测 的能力。对某些企业来说，这可能是两年一周期，或者每季度一周期。 在极端情况

40、下，可能还需要在没有完成月末或季末正式文件的情况下， 随机进行重新预测的能力。已经具备这种能力的一流企业比其他企业要 高出 36%，它可以通过内部流程改进、技术或二者相结合而形成（图 6）。 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 16 页 图 6：一流企业的预测流程能力：一流企业的预测流程能力 “作为一家以赢利为基础的企 业，我们主要把财务和生产指 标作为预算过程中最关键的要 素。尽管现在是用人工方式搜 集大量数据，但我们正在寻求 用企业系统帮助实现该过程的 自动化，并能够提供每日绩效 指标。” 某中

41、型生产企业 cio 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 除了重新预测能力之外，一流企业还更善于将业务要素结合到持续预测 过程中。这在含有不确定性因素（如燃料价格、原材料或能否找到专业 人才）的情况下尤其重要。有 1/3 或以上的一流企业和业内平均企业目 前具备将业务要素与预测过程相结合的能力，而拥有该能力的落后企业 则只有 1/4。将图 6 中所强调的两种能力相结合所形成的持续预测过 程，是经济形势不确定和不稳定的情况下最迫切需要的。 组织 如果没有企业内部相关人员的适度协作，规划、预算和预测流程就不能 成功发挥效用。在规划和预算过程中对从所有以下三个方向理清协作主 次的

42、一流企业要多于其他企业：自上而下、自下而上以及二者相结合 （图 7）。 图 7：一流企业正在实施或规划的组织能力：一流企业正在实施或规划的组织能力 “通过将实际数字用在预算计 算中，一切都在掌控之中。当 预算阶段完成后，从上到下的 各个管理层都能收到自动生成 的报告。他们可以通过邮件提 示接收报告。经理们可以很方 便地查看信息并发现异常情 况，然后进行纠正或需要多次 反复。而后，经理们可以发 送最终预算，让每个人都能 看到自己是否超出或满足预算 范围。我们还使用了柔性预 算如果预算额不符合预 期，预算就会根据情况自动缩 2009 aberdeen group. 来源：aberdeen grou

43、p，2009 年 1 月 减或增加。” 美国某大型保险公司 高级负责人 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 17 页 一个仅有单方向协作的规划和预算流程是不够的。从企业角度而言，更 多的一流企业结合了多种方法（图 8），因而无论预算和相关文件的审 查是自上而下还是自下而上，都能够更多与内部的正规协作相结合。 图 8：自上而下与自下而上方式之比较：自上而下与自下而上方式之比较 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 知识管理 预算活动的成功与否可以用多种方式来衡量，而受访企业指出，预算和 预测从起草到最终批复的周期非常重要。

44、一流企业过去两年间该时间的 年比减少了 24%，而其他企业仅减少了 5%。事实上，落后企业在这方 面则毫无进步。通过与受访企业的面谈发现，缩短该周期的最主要方法 是实现规划、预算和预测步骤的自动化，并为终端用户提供一个有逐步 引导的流程（图 9）。 图 9：一流企业的知识管理能力：一流企业的知识管理能力 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 更为先进的企业还将提醒对相关规划、预算和预测人员的触发警示进行 自动处理，以便他们能及时了解需要关注的变化和过程特例。这涉及到 基于先前所定义的逐步引导过程设定业务规则的能力，以及将具体过程 事件（如预算呈递案未获批）与发送给有权接受或

45、拒绝当前文件或修改 稿的个人相联系的能力。 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 18 页 技术 除表 4 竞争性框架中所强调的技术能力之外，要实现一流企业的规划、 预算和预测成果，还要注意其他几个技术管理环节。过程特例是能够触 发警示的事件类型之一，此外，内部和外部业务事件也能够且应当向规 划、预算和预测人员触发自动警示（图 10）。 图 10：一流企业的事件管理能力：一流企业的事件管理能力 “我们通常会遇到的一个问题 是敲定了大单新业务，从而需 要新的办公地点、人员和业务 系统开发。在我们的行业中

46、， 平均新业务销售额会在非常短 的时间内使我们的营收增加 25% - 50%。因此，在过去 10 个季度中，我们的营收和相关 费用超出预期 100% 或以上的 情况屡屡发生。” 美国某中型电信公司 高级业务开发总监 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 外部事件可包括各种行业因素，如原材料成本上涨、主要市场地域的政 治或社会经济变迁，也可包括特殊外力，如新竞争者进入市场。一流企 业通常会将内部事件整合到规划过程中，同时会包括图 11 中所列出的 项目或其他情况，如主要人员的损失或意外离职。 处在更高层面的一流企业所拥有的另一项技术能力是能够对规划、预算 和预测数据进行深度分

47、析和报告。能够达到这种微观层面的能力与对数 据理解深度、以及由此而产生的规划和预算决策的质量提高直接相关。 多维度报告以及（任何层面的）综合能力使企业能够从多种角度和型式 来看待自身，并及时从新的角度着眼，从而使结果更为全面。 一旦有了综合性的结果，一流企业就能更好地深入研究数据的后续具体 情况和微观层面。这样就可以对综合层面上所作出的、关于各部门或业 务项目、属于预算或预测范围内的决策效果有更深入的分析和更快速的 了解。这对企业在改进其规划、预算和预测周期和准确性的同时，保持 应对条件变化的灵活性、以及了解这些变化对企业的最底层有何影响的 能力极为重要（图 11）。 2009 aberdee

48、n group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 19 页 图 11：一流企业的技术管理能力：一流企业的技术管理能力 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 性能管理 最后，除竞争性框架中所介绍的绩效成果之外，在一流企业能够为流程 相关人员提供使用权和透明度的情况下，还能取得更大的成效（图 12）。 图 12：相关人员对预算流程了解程度的变化：相关人员对预算流程了解程度的变化 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 提高过程透明度（因而提高参与度）的一流企业的比例是落后企业的 3 倍之多，且比业内平均

49、企业要多出 50%。 透明度还与我们在与受访企业面谈中所讨论的一个因素即组织的认同 有关。或许它比任何一项可以定量衡量的指标更为重要，整个企业对规 划、预算和预测流程的支持度越高，那么该过程的实施就会更顺畅，结 果更准确，灵活性也更高。这种透明度可以通过多种技术手段获得，包 括报告、指示板、绩效管理应用程序，以及其他能够实现更高透明度和 更利于接触相关信息的分析和可视化工具。 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 20 页 aberdeen 视点技术 2008 年 4 月发表的题为财务规划和预算一文中

50、， 我们对规划、 预算和预测流程中数据表的作用进行了研究。过去一年来，我们发 现数据表仍然是其中不可或缺的一部分。 与业内平均企业和落后企业相比，在规划、预算和预测的各个方面 使用数据表的一流企业都较少。有趣的是，有 15% 的受访者称数据 表仍是当前的主要方法，尽管他们已经购买和采用了其他解决方案 来试图取代它。还有 16% 的受访企业称，他们打算在未来的 12 个月 内取代当前使用数据表的方法。 接下页 2009 aberdeen group. “我们以数据表为主的流程 很费时间，且出错的可能性 很大。用人工方式处理数据 使得信息输入很容易出错， 或者对公式的计算错误毫无 察觉。最大的问题

51、就是时 间。流程周期和准确率同样 重要，但在我们采用了自动 化系统之后，对时间的影响 最为显著。 chuck greenough，cpa, 华盛顿州社区和技术学院 协会会计服务总监 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 21 页 aberdeen 视点技术 运营应用程序中最常见的功能之一就是将数据直接导入到数据表应 用程序中，因此就不必奇怪数据表为何到处可见。但最需要理解的 是这种数据的管理和使用层次。在规划、预算和预测项目初期将数 据导出到以人工方式共享的数据表中的一流企业要远远少于其他企 业，而在整个流程的初次及后续修改中用数据表作为输入

52、手段的一 流企业也少于其他企业。只有不到一半的一流企业将数据表作为整 个流程中唯一的沟通手段（图 13）。 图 13：数据表的作用：数据表的作用 “数据表仍然是该流程的 一部分。对我们下面的两 个预算周期来说，我会用 工时预算数据表来检查我 们的预算和规划系统。工 时数据会同时被载入数据 表模型和预算系统。数据 表将被用来验证预算系统 的导出结果是否相同。如 果一切正常，那么数据表 就会在 2011 年的预算中退 场，工时规划将完全由预 算和规划系统完成。” steve pierson elca 养老金协会财务规划 和分析经理 来源：aberdeen group，2009 年 1 月 2009

53、 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 22 页 第三章： 需要采取的行动 无论企业是打算将财务规划、预算和预测的运营绩效从落后水平提升到 业内平均水平，或是从业内平均提升到一流企业水平，下列行动都有助 于企业实现必要的业务改进： 落后企业的成功步骤 在规划和预算过程中结合运用自上而下和自下而上的方法。综 合运用这两者的一流企业比其他企业要高出 33%。自上而下的 方法能保证所述目标能在整个组织的预算中得到反映。而自下 而上的方法则直接涉及到更多的预算负责人。 在规划、预算和预测应用程序方面加大投入。100%

54、的一流企业 都在以独立应用程序或隶属 erp 的方式运用了这些解决方案， 而这样做的落后企业还不到 2/3。 自上而下提高整个规划、预算和预测流程的透明度。能够从综 合层面深入挖掘后继具体层面的一流企业比其他企业几乎高出 80%。这是一项重要能力，可从 aberdeen 建议采用的适当的规 划、预算和预测应用程序中获得。 业内平均企业的成功步骤 根据新的预测数据，着力优化决策时间。业内平均企业在这方 面的改进幅度是落后企业的 2 倍 (8% vs. 4%)，但他们仍远落后 于在过去 24 个月内改进幅度达 19% 的一流企业。以自动化方式 引导相关人员完成规划流程非常重要，同时还要提供必要的透

55、 明度、深入研究的能力以及多维度综合能力。 确保规划、预算和预测应用程序能够提供随市场条件变化而重 新预测的能力。在整个财年内将预算保持固定不变的业内平均 企业比一流企业要高出 60%，而随条件变化而重新进行预测的 一流企业要多出 36%，而将业务要素与预测过程相结合的一流 企业则要多出 21%。 采用应用程序促进企业绩效管理。这是实现决策改进目标的重 要一步，而使用这些工具的业内平均企业仅稍高于落后企业 (11%)。 一流企业的成功步骤 用先进技术扩展应用程序，包括工作流和事件管理。100% 的一 流企业都对规划、预算和预测应用程序进行了投入，无论是采 取 erp 内嵌或独立应用程序的方式。

56、不过，只有不到 1/3 (30%) 的一流企业采用了能够在发生意外时触发警示的事件管理功 能。有 44% 的最佳企业能够自动引导员工完成预算流程（还有 2009 aberdeen group. 提要 100% 的一流企业采用了财 务规划、预算和预测应用程 序 能够从综合层面深入分析后 继具体层面的一流企业比其 他企业几乎高出 80% 将预算在整个财务时段内固 定不变的业内平均企业和落 后企业比一流企业分别多出 60% 和 180% “我们每年要被迫多次构建新的 业务模式，从而不断地推翻预算 和规划文件。因此，规划和预算 流程更多被看作是一个全面实现 的参照性计划，在一年中反复多 次的重新预测中

57、，它要经过数次 面目全非的改动。 美国某中型电信公司 高级业务开发总监 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 23 页 一半以上的一流企业并未具备这一功能），而事件管理则可以 通过特例事件促进企业的协作和管理，将各步骤是否完成的情 况通报给中高层管理人员。 采用绩效型或要素型预算方法。年比结果显示，一流企业的注 意力已经转移到更加强调业务整体的健康和赢利能力，而不是 严格按照固定预算进行管理。一年前，一流企业的总体预算准 确率达到了 101%，而今年则下降到了 108%。尽管营收目标达 到了非常准确的 101%，但成本的上升、通胀以及其他不确

58、定的 经济因素迫使其增加开支，从而达到了成本预算的 106%。尽管 仅根据历史数据制定预算的一流企业比其他企业要少 45%，但 只有 36% 采用了绩效型预算 (pbb)，而采用要素型方法的一流企 业则更少 (12%)。这些方法可以帮助他们把注意力从过去转移过 来，从而集中精力考虑未来。 aberdeen 视点总结 在艰难的经济形势下，预测，以及将业务要素与（重新）预测相结 合的能力是获得成功极为重要的一环。将销售预测与总体业务营收 和成本预测有机衔接、以弥补外部（行业趋势或财务指标）和内部 （合同价格波动、误期、订单丢失或推迟）变化的能力，均是企业 在动荡时代能够成功甚至生存的主要指标。 能

59、够灵活和动态响应变化固然必要，但在市场压力无处不在的情况 下，并不意味着预测的准确性就应该退居其次。这两个因素再加上 细致的成本控制，将成为成功的法宝，因为最高管理层、董事会成 员和投资者都要求企业具有更高的可计算性和可预测性。 2009 aberdeen group. 电话：617 854 5200 传真：617 723 7897 财务规划、预算和预测 第 24 页 附件 a： 研究方法 2008 年 12 月，aberdeen 就执行财务规划、预算和预测的相关使用情 况、经验以及意向，对多个行业的 150 多家企业进行了调查。 作为对本次在线调查的补充，aberdeen 与选定的受访企业进行了面 谈，以收集财务规划、预算和预测的有关战略、经验和成果方面的其它 信息。 被调查企业的情况如下： 岗位职务 / 职能：调查样本中被调查人的职务有：ceo、coo 或总裁 (18%)；cio (3%)；cfo (8%)；副总裁 (10%)；董事 (16%)；经理 (25%)。 研究要点 受访高管们完成了包括各种问题 在内的在线调查问卷，以确定以 下方面： 规划、预算和预测流程正式 化和自动化的程度 当前和打算采用本技术的情 况 进行“假设”场景分析的能 行业：调查样本中的被调查人主要来自下列行业：制造业 (39%)；it 咨询与服务 (13%)；金