公司物资及服务采购管理办法-2016版

1、物资/服务采购管理办法第一章 总 则第一条 为规范 XXXX 公司（以下简称“公司”）物资 / 服务采购 管理工作，落实公司“大物流”管理理念，推进物资集约化管理，提 高物资 / 服务采购管理的效益、效率和物资 / 服务供应保障能力，根 据 XXXX 公司物资管理办法和相关规定，制定本办法。第二条 本办法适用于公司各部门 / 科室物资 / 服务采购管理工 作。第三条 本办法所称物资是指用于公司生产、科研、建设、经营、 办公、后勤保障的设备、材料、物品等，本办法所称服务是指针对以 上设备、材料、 物品采购过程中、使用过程中所发生的一切有偿无物 流活动和行为， 包括租赁、 劳务、运输、维护、维修、

2、保养、保修等。第四条 公司对物资 / 服务采购实行集中管理。第五条 按照“统一标准、统一采购、统一结算”的原则，公司 实行“统一招标、高效仓储、集中配送”的物资采购管理模式。第六条 物资/ 服务采购管理包括需求管理、 审批权限管理、 采购 策略管理、档案资料管理等内容。第二章 组织机构和职责第七条 物资供应部负责公司各类物资 / 服务采购工作的归口管 理；办公室、信息部、后勤部、党群部、科教部负责配合、协助物资 供应部开展其专业归口管理范围内的采购工作； 物资供应部负责公司物资 / 服务采购实施工作第八条 物资供应部是公司各类物资 / 服务采购工作主要归口管 理的职能部门，其主要职责是：执行集

3、团公司物资 / 服务采购战略和各项规章制度； 负责制定物资 / 服务采购相关制度和规范；负责物资 / 服务需求计划制定、审批环 节的管理；负责物资 / 服务采购工作标准化和信息化建设；负责组织 物资 / 服务采购验收标准的编制。第九条 公司相关职能部门负责协助物资供应部完成专业归口管 理范围内的物资 / 服务采购工作。各职能部门专业归口管理物资 / 服 务类别如下：（一）物资供应部归口管理生产设备、生产用品（包括直接用于 生产活动中的器具、物品等） ，以及其维修、维保等各种服务；（二）办公室归口管理复印机、传真机等办公设备，办公用品、 办公耗材等；（三）信息部归口管理计算机、打印机、服务器、交

4、换机、路由 器等信息化设备（包括信息化配件、打印耗材、软件等） ，以及其维 修、维保等各种服务；另办公室归口管理的办公设备的维修、维保等 各种服务也归口信息部管理；（四）后勤部归口管理水、电、气、暖、油等后勤设备，五金、 家具、家电、被服等后勤用品，以及其维修、维保等各种服务；（五）党群部归口管理摄影、摄像设备，宣传设备、宣传用品等；（六）科教部归口管理教学、科研设备，教学用品、科研用品等。第十条 物资供应部是公司物资 / 服务采购的实施部门， 其主要职 责是：负责执行落实公司物资 / 服务采购相关制度和规范； 负责从各部门 收集、汇总物资 / 服务需求，编制物资 / 服务采购计划，提供物资

5、/ 服 务采购策略，制定供应方案，保障公司各类物资 / 服务供应；负责物 资 / 服务采购合同的谈判、执行、评估；负责采购档案的整理、归档 和保存；负责供应商关系管理；负责催交催运、组织到货验收；协助 办公室做好物资 / 服务采购合同的签订工作；协助财务部做好采购结 算和支付工作。第十一条 公司各需求部门主要职责是：负责执行公司物资 / 服务管理的相关制度和标准； 负责按时按要求 提交物资需求计划、服务需求计划、进度要求和技术规范书；负责完 成物资供应部或各职能部门委托的其他相关工作。第十二条 公司各职能部门主要职责是：（一）财务部负责物资 / 服务采购现金预算的审核和批准， 负责采 购资金的

6、筹措和拨付； 负责采购结算和支付工作； 负责对采购资金使 用情况进行监督；（二）公司各专业归口管理部门负责按职责提出本专业相关物资 / 服务的采购技术标准和配置标准；负责物资需求计划的专业性审核；（三）信息部负责组织制定物资 / 服务采购管理信息化建设方案， 负责采购管理信息化的技术支持、 应用集成推进、 信息安全和运行维 护管理；（四）办公室负责对公司物资 （服务 ）采购管理工作和招投标活动全 过程提供法律保障； 负责采购合同的签订工作； 负责组织制订公司采 购有关的统一合同文本；（五）纪监审办公室负责对物资 / 服务采购工作实施全过程监督； 负责受理物资 / 服务采购工作中的投诉举报；负责

7、对物资 / 服务采购 工作中的违规违纪问题提出处理意见。第三章 需求管理第十三条 物资 / 服务需求管理分为计划管理、 定额管理和应急管 理。第十四条 公司对物资 / 服务需求实行计划管理。 计划管理是指对 物资 / 服务需求年度计划和计划外物资 / 服务需求的编撰、论证等过 程的管理。（一）物资 / 服务需求年度计划管理：1. 各物资/服务需求部门 /科室按照实际情况，提出能反映全年物 资/ 服务交付时间（月份）的进度计划，汇总后报至物资供应部或各 专业技术委员会评审；2. 各需求部门 / 科室按计划所确定的时间节点按时提交物资 / 服 务需求计划相关资料（包括技术规范书、设备购置论证报告、

8、市场调 研报告等），以保证合理的物资供应周期；3. 物资/ 服务需求部门 / 科室根据自身发展和部门建设情况综合考 虑，提出的需求计划，应由部门 / 科室负责人认真审核；4. 各部门/ 科室的物资/服务需求可根据物资供应部平衡利库后，形成采购计划或进行调拨（二）计划外物资 / 服务需求管理：1. 各物资/服务需求部门 /科室按照实际情况，提出能反映短期内 物资 / 服务交付时间（天数）的进度计划，汇总后根据所需物资/ 服务的分类，以签报的形式分别报至公司物资 / 服务专业归口管理部门 评审；2. 各需求部门 / 科室计划外提交的物资 / 服务需求计划相关资料 （包括技术规范书、设备购置论证报告

9、等）必须详尽，并说明计划外 提交的原因及迫切程度，预留合理的物资 / 服务供应周期；3. 物资/ 服务需求部门 / 科室根据情况综合考虑，提出的计划外物 资/ 服务需求的项目数量和发生频率，纳入公司综合考核；第十五条 公司对常用耗材（试剂）、办公和后勤保障等品种繁杂， 规模较小的物资实行库存定额管理，其中耗材（试剂）必须经计划内 前置审批同意方可进行采购。在库存定额范围内，由需求部门 / 科室 根据需要直接从库存中申请领用， 以满足日常需要；低于库存定额时， 由物资供应部生成采购计划。各部门/ 科室耗材（试剂）类物资需求，采取前置审批管理方式进 行管理，管理细则如下：1. 需求部门/ 科室申请

10、首次使用耗材（试剂） ，在科室范围内使用 的，需填写生产耗材使用申请，物资供应部、办公室分别进行专业评 审；2. 对已批准采购，但近一年内未发生实际采购的耗材（试剂）需重新提交使用申请表，按首次申请进行论证审批；3. 对已批准采购的耗材（试剂） ，新增加规格、型号或变更生产企 业、供应商等信息的，需向物资供应部提交申请及必要的资质证明；第十六条 对于因抢修设备等紧急情况所需的一次性采购物资 / 服务实行应急管理，需求部门 / 科室需根据情况在采购完成后补齐相 关论证资料。第四章 采购审批权限管理第十七条 公司对物资 / 服务采购需求按“计划优先、专业评审” 的原则执行统一的审批权限管理。第十八

11、条 公司物资 / 服务采购审批权限分为物资 / 服务需求年 度计划、计划外物资 / 服务需求、库存定额采购、耗材（试剂）类前 置审批、应急采购五类。第十九条 物资 / 服务需求年度计划审批流程如下：（一）专业部门评审：各物资 / 服务需求部门 / 科室按照项目专业 归口分类提交年度计划和相关论证材料， 分别经物资供应部、 办公室、 信息部、后勤部、党群部、科教部六个专业部门论证评审；（二）委员会审批：对于属于设备类零购固定资产项目的在专业 主管部门论证评审后， 上报至生产管理委员会会议讨论审批； 对于属 于信息化建设项目的在专业主管部门论证评审后， 上报至信息化建设 管理委员会会议讨论审批；

12、对于属于其他需要公司各专业委员会审批 的项目，必须经过该专业委员会会议讨论审批；（三）党政联席会审批：经专业部门评审和委员会审批通过的计划内项目，由专业部门汇总后报至公司联席会审批通过；（四）需求部门提交年度计划：每年 10 月份需求部门 / 科室按要 求提交下一年度物资 / 服务计划和相关论证材料；（五）年度计划更改：对于因需求变化、市场变化等特殊原因需 要更改年度计划的（更替、新增、取消） ，每年 8 月份由需求部门 / 科室向物资供应部提交书面申请， 陈述理由；经专业部门论证评审后， 按原计划审批流程履行审批程序，进行统一年度计划更改。第二十条 计划外物资 / 服务需求审批流程如下：（一

13、）预算单价或单批次总价小于 2,000 元的物资 / 服务需求由 各物资/服务需求部门 /科室书面提交至物资供应部，经专业归口部 门评审后，由物资供应部主任审批同意后执行；（二）预算单价或单批次总价大于等于 2,000 元，且小于 50,000 元的物资（服务） 需求由各物资 /服务需求部门 /科室以电子签报形式 提交至物资供应部，由专业归口部门评审，提出采购建议、配置规格 档次建议后，依次由物资供应部主任审批、财务部主任审批、各部门 主管副总、总经理审批同意后执行；（三）预算单价或单批次总价大于等于 50,000 元，且小于 1,000,000 元的物资（服务） 需求由各物资 /服务需求部门

14、 /科室以电 子签报形式提交至物资供应部， 由专业归口部门评审， 提出采购建议、 配置规格档次建议后， 由专业归口部门形成议题申请， 提交办公会讨 论审批，审批通过后执行；（四）预算单价或单批次总价大于等于 1,000,000 元的物资 （服 务） 需求由各物资 / 服务需求部门 / 科室以电子签报形式提交至物资 供应部，由专业归口部门评审， 提出采购建议、 配置规格档次建议后， 由专业归口部门形成议题申请， 提交联席会讨论审批， 审批通过后执 行。第二十一条 库存定额采购审批流程如下： 常用耗材（试剂）、办公和后勤保障等品种繁杂，规模较小的物 资实行定额库存管理，在库存定额范围内，由需求部门

15、 / 科室主任根 据需要直接从库存中申请领用，以满足日常需要；低于库存定额时， 由物资供应部采购人员提出申请， 由物资供应部主任审批同意后生成 采购计划。第二十二条 耗材（试剂）类前置审批流程如下：需求部门 / 科室申请使用耗材（试剂）的，向物资供应部提交书 面申请，经物资供应部、办公室分别进行专业评审后，提交耗材采购 管理委员会讨论审批，审批通过后执行。第二十三条 应急采购审批流程如下：对于因设备抢修等紧急情况需要一次性采购物资 / 服务需求的， 由需求部门 / 科室提交书面申请，依次经物资供应部主管领导审批、 财务部主管领导审批、总经理审批同意后执行。第五章 采购策略管理第二十四条 公司对

16、经审批通过的物资 / 服务采购项目实行统一 规模采购、统一签订采购合同、统一支付合同货款的采购策略。第二十五条 物资供应部根据物资 / 服务性质和特点对物资 / 服务采购计划进行分类汇总，提供采购策略（招标采购、竞争性谈判采 购、协议供应商采购、单一来源采购、询价采购） ，并组织实施；属 于集团公司集中规模采购的物资 / 服务采购计划，上报集团公司。第二十六条 根据预算单价或单批次总价分别采取以下采购策 略：（一）预算单价或单批次总价小于 50,000 元的物资 / 服务采购 项目由物资供应部采用单一来源谈判或协议供应商采购方式进行；（二）预算单价或单批次总价大于等于 50,000 元，且小于

17、 200,000 元的物资 / 服务采购项目由物资供应部提供采购策略， 经公 司招标工作领导小组审批同意后，采取单一来源谈判、竞争性谈判、 询价谈判等方式进行；（三）预算单价或单批次总价大于等于 200,000 元的物资 / 服务 采购项目由物资供应部提供采购策略， 经公司招标工作领导小组审批 同意后，采取招标采购方式进行。第二十七条 符合集团公司招标活动管理办法 第二十一条规 定可以邀请招标的项目， 经公司招标工作领导小组审批同意后， 按集 团公司招标活动管理办法规定进行邀请招标采购。第二十八条 符合集团公司招标活动管理办法 第二十三条规 定可以不招标的项目，经公司招标工作领导小组审批同意后

18、，按集 团非招标方式采购活动管理办法规定进行采购。第二十九条 符合集团公司非招标方式采购活动管理办法 第 二十四条规定可以采取单一来源方式进行的货物采购项目， 经公司招标工作领导小组审批同意后，应用同期公开招标结果直接采购第三十条 招标采购流程及非招标方式采购流程严格执行 集团 公司招标活动管理办法 、集团公司非招标方式采购活动管理办法 相关规定。第六章 档案资料管理第三十一条 物资 / 服务档案资料管理包括物资 / 服务计划、采 购、合同、履约、仓储、交接、验收、支付、结算、维保、维修等全 过程资料的收集、整理、归档、保存。物资供应部负责妥善保存物资 / 服务采购活动中所有资料，相关 法律法

19、规有具体规定的，严格按照规定要求执行。第三十二条 物资/ 服务采购合同应按照统一合同文本编制，严 格按照采购结果订立。第三十三条 物资/ 服务采购活动实施结束后，应及时按财务、 审计规定对各类物资 / 服务进行还款、报销工作。第三十四条 物资采购档案资料实施分级管理： 纳入归档保存范 围的物资/ 服务采购资料，及时按要求归档；未纳入归档保存范围的 物资/ 服务采购资料，分类妥善保存。第七章 附 则第三十五条 本办法自颁布之日起施行。附件：物资 / 服务采购管理细则附件：物资 / 服务采购管理细则根据公司物资 / 服务采购管理办法的相关规定，为加强公司 物资 / 服务采购全过程管理，切实做好物资

20、 / 服务采购的需求分析、 市场调研、项目论证等各项工作， 保证物资/ 服务采购管理工作高效、 严谨、有序的进行，特制定本细则。一物资供应部根据总经理审批通过的汇总进度计划， 编制公司 物资 / 服务采购年度计划并下发各需求部门 / 科室。物资供应部督促 和检查计划的执行情况，提前做好各项物资 / 服务采购的准备工作。二各需求部门 / 科室根据自身发展和部门建设情况综合考虑， 按年度计划所确定的时间节点提交物资 / 服务需求计划相关资料，包 括技术规范书、设备购置论证报告、市场调研报告等，以保证合理的 物资供应周期。物资/ 服务需求计划相关资料应由部门 /科室主任（负 责人）认真审核并签字确认

21、提交至物资供应部。1. 技术规范书是指可以作为招标参数依据的、 能充分反映所需物 资 / 服务的状态、性能、结构、品质等各项细节指标的文件；物资/服务采购需求单价或单批次总价超过二十万元需要准备此文件。2. 设备购置论证报告是指从投资效益、需求分析、适用性评价等 角度展开的对物资 / 服务采购需求的可行性论证；物资 / 服务采购需 求单价或单批次总价超过五万元需要准备此报告； 报告格式见 公司 设备及安全管理委员会工作制度 。3. 市场调研报告是指包含对所需物资 / 服务的多种主流品牌、价位、市场占有率和产品优缺点等信息的调研报告；物资（物资）采购 需求单价或单批次总价超过二十万元需要准备此报告。三物资供应部根据各需求部门 / 科室提供的物资 / 服务采购需求 计划相关资料，以及公司设备安全管理委员会和办公会讨论通过的物 资 /