5月合和建筑五金 跟单业务流程培训

1、广东合和建筑五金制品有限公司广东合和建筑五金制品有限公司 跟单工作职责说明跟单工作职责说明 一、跟单的作用一、跟单的作用 跟单要是发挥好协助业务，在客户和工厂之间桥梁的作用，做好协调跟单要是发挥好协助业务，在客户和工厂之间桥梁的作用，做好协调 管理工作。管理工作。 二、跟单的工作职责二、跟单的工作职责 跟单员在企业销售流程运作中以客户定单为依据，跟踪产品（服务）跟单员在企业销售流程运作中以客户定单为依据，跟踪产品（服务） 运作流向并督促定单落实的情况。运作流向并督促定单落实的情况。 1. 积极主动与客户保持联系，督促客户及早下订单。客户来单，初步审核订积极主动与客户保持联系，督促客户及早下订单

2、。客户来单，初步审核订 单下达是否准确，有问题的订单与客户进行沟通、落实。单下达是否准确，有问题的订单与客户进行沟通、落实。 2. 对准确无误的订单作下单处理，了解交货日期与生产中注意项目，回复客对准确无误的订单作下单处理，了解交货日期与生产中注意项目，回复客 户。户。 3. 对客户提出的要求，要结合生产的情况及时与有关部门或客户联系，起到对客户提出的要求，要结合生产的情况及时与有关部门或客户联系，起到 内外、上下联络的作用，以保生产的正常运行。内外、上下联络的作用，以保生产的正常运行。 如：加急订单的处理、客如：加急订单的处理、客 户订单变更的更改与跟进。户订单变更的更改与跟进。 4. 特殊

3、订单客户所提供的样板及图纸，经技术支持确认后作存档记录，交予特殊订单客户所提供的样板及图纸，经技术支持确认后作存档记录，交予 pmc部，用作生产指导。部，用作生产指导。 （注：特殊订单由技术支持出具相应加工草图）（注：特殊订单由技术支持出具相应加工草图） 5. 对于客户所急需展板、样品，经审批后按照客户要求发予对方。对于客户所急需展板、样品，经审批后按照客户要求发予对方。 6. 货物生产完成通知客户，提前做好发货准备，出具货物生产完成通知客户，提前做好发货准备，出具产品备货单产品备货单，经销管，经销管 员审批合格价格后，由财务打单部进行产品的销货单入账处理，打印相应的员审批合格价格后，由财务打

4、单部进行产品的销货单入账处理，打印相应的 产品送货单产品送货单交由成品仓仓管给予发货，并落实好出车计划事宜。交由成品仓仓管给予发货，并落实好出车计划事宜。 7. 接到客户投诉，及时制定接到客户投诉，及时制定产品投诉处理报告产品投诉处理报告并与相关部门联系，回复客并与相关部门联系，回复客 户。户。 8. 当业务人员出差时，协助其办理客户退货事宜。当业务人员出差时，协助其办理客户退货事宜。 9. 根据客户所订的产品明细申请产品检测报告、合格证及质保书，并领发根据客户所订的产品明细申请产品检测报告、合格证及质保书，并领发 10. 有月结的客户由财务部每月初提供上月月结单传真给客户，要求客户签名有月结

5、的客户由财务部每月初提供上月月结单传真给客户，要求客户签名 回传，并跟踪回传情况。回传，并跟踪回传情况。 11. 根据客户的回款情况进行发票申请，寄发。根据客户的回款情况进行发票申请，寄发。 广东合和建筑五金制品有限公司广东合和建筑五金制品有限公司 跟单工作流程介绍跟单工作流程介绍 一、售前服务一、售前服务 1. 产品配置产品配置 （需到技术支持部填写配置计划单）（需到技术支持部填写配置计划单） 设置配置方案必备的基本资料：设置配置方案必备的基本资料： a 提供铝型材截面图（电子版）；提供铝型材截面图（电子版）； b 铝型材用料清单铝型材用料清单 c 铝型材料头铝型材料头 注意事项：特殊加工的

6、情况，注意事项：特殊加工的情况， 需与客户沟通、确认。需与客户沟通、确认。 2. 产品报价产品报价 根据客户需求进行报价，根据客户需求进行报价， 要求采用本司规定格式，经审要求采用本司规定格式，经审 批签名、盖章后方外对外报价。批签名、盖章后方外对外报价。 （特批价格需由总经理、副总（特批价格需由总经理、副总 经理批准有效）经理批准有效） 二、售中服务二、售中服务 1. 接单、下单作业流程接单、下单作业流程 2. 订单变更作业流程订单变更作业流程 3. 订单销货作业流程订单销货作业流程 作业说明作业说明 一、客户下单需求：客户订货一、客户下单需求：客户订货 需求要求下单。需求要求下单。 二、跟

7、单员针对客户订单进行二、跟单员针对客户订单进行 初审，确定是否接受客户订初审，确定是否接受客户订 单。单。 三、跟单员将客户订单下达到三、跟单员将客户订单下达到 客服计划员处进行汇审。客服计划员处进行汇审。 四、客服计划员将无误的订单四、客服计划员将无误的订单 进行抛转到进行抛转到pmc部。部。 五、五、pmc部根据销售所下的订部根据销售所下的订 单进行分析，制定相关的制单进行分析，制定相关的制 造命令单给车间各相关部门。造命令单给车间各相关部门。 六、同时六、同时pmc部于次天下午回部于次天下午回 复前一天订单的订单预交时复前一天订单的订单预交时 间给客服部。间给客服部。 七、跟单员按七、跟

8、单员按pmc部回复的时部回复的时 间于间于48小时内以书面形式小时内以书面形式 回复客户。回复客户。 接受接受 否否 y/n 跟单员初跟单员初 审订单审订单 y 客户下单客户下单 需求需求 订单数据输订单数据输 入入 销售计划销售计划 审核审核 销售计划销售计划 抛转订单抛转订单pmc部部 相关生产相关生产 部门部门 回复订单回复订单 交货时间交货时间 回复客户回复客户 订单交期订单交期 时间时间 一、接单、下单作业流程一、接单、下单作业流程 下单注意事项：下单注意事项： 1. 订单初审：初审客户原始订单下单配置是否合理，避免出错低级性错订单初审：初审客户原始订单下单配置是否合理，避免出错低级

9、性错 误，如：误，如：a 产品编号与产品名称对不上，产品编号与产品名称对不上， b 产品配套数量不正确产品配套数量不正确 c 对于复制过来的订单，必须进行再核对对于复制过来的订单，必须进行再核对 例例1：chj01b-800长欧槽铝连杆长欧槽铝连杆 例例2： czm04双面执手左双面执手左 50 3085a锁体锁体 50 配套包装，配配套包装，配110长方轴长方轴 czmk08a锁扣板锁扣板 50 ，m5*75螺丝螺丝 75长单开锁芯（长单开锁芯（30/45t） 30 2. 每天的过单时间为早上的每天的过单时间为早上的10：00分；分； 3. 对于未下单部份的跟踪，回复。对于未下单部份的跟踪，

10、回复。 4. 订单交期、价格的确认回复。订单交期、价格的确认回复。 二、订单变更作业流程二、订单变更作业流程 作业说明作业说明 一、客户订单变更需求。一、客户订单变更需求。 二、跟单员与二、跟单员与pmc部沟通，落部沟通，落 实是否可接受客户的订单实是否可接受客户的订单 变更。变更。 三、三、pmc部回复部回复 四、回复客户订单变更情况四、回复客户订单变更情况 a 已在生产，不能变更；已在生产，不能变更； b 可作变更。可作变更。 五、当五、当b情况成立时，由跟单员情况成立时，由跟单员 制定制定客户合同修改单客户合同修改单。 六、六、客户合同修改单客户合同修改单经客经客 户计划员审批后以传真形

11、户计划员审批后以传真形 式式 传到传到pmc部。部。 七、七、pmc部统一以书面形式通部统一以书面形式通 知生产车间及相关部门作知生产车间及相关部门作 修修 改。改。 接受否接受否 y/n 跟单员进跟单员进 行咨询行咨询 n 客户订单客户订单 变更需求变更需求 客服计划客服计划 员审批员审批pmc部部 相关生产相关生产 部门部门 pmcpmc部落实部落实 生产情况生产情况 订单变更订单变更 数据输入数据输入 回复订回复订 单变更单变更 是否接是否接 受受 y 修改后的订单处理：修改后的订单处理： 1. 对于客户的修改，必须有明确的答复，对于不能修改的订单，对于客户的修改，必须有明确的答复，对于

12、不能修改的订单， 用书面形式回复给客户。用书面形式回复给客户。 2. 必须及时改正自己的订单，更好地对订单进行跟踪、归档。对必须及时改正自己的订单，更好地对订单进行跟踪、归档。对 于订单是何时下单、何时修改必须有明确的记录。于订单是何时下单、何时修改必须有明确的记录。 作业说明作业说明 一、完工订单的出货需求。一、完工订单的出货需求。 二、跟单员制定二、跟单员制定合和建合和建 筑五金备货单筑五金备货单 三、销管员审批三、销管员审批备货单备货单 及及出货单出货单审批准审批准 产品价格。产品价格。 四、仓管员根据备四、仓管员根据备备货备货 单单备货。落实发货备货。落实发货 明细（包括产品型号、明细

13、（包括产品型号、 数量、箱数）。数量、箱数）。 五、财务打单部对产品五、财务打单部对产品销销 货单入账处理，打印货单入账处理，打印 发货单发货单。 六、销管员核对六、销管员核对发货单发货单 价格是否准确后，签名价格是否准确后，签名 确认。确认。 七、仓管员根据发货单发七、仓管员根据发货单发 货。货。 八、回传八、回传送货单送货单及货及货 运单给客户，作收货运单给客户，作收货 凭证。凭证。 制定备货单制定备货单 y 销售管理审批销售管理审批 出货是否出货是否y/n 订单出货需求订单出货需求 仓库备货仓库备货 确定品种、数量确定品种、数量 相符否相符否y/ny/n 备货单数备货单数 据修改据修改

14、打单部打印打单部打印 销售送货单销售送货单 销售管理最终审核销售管理最终审核 价格正确无误，签价格正确无误，签 名审批出货名审批出货 仓管员发货仓管员发货 传真传真销售送货单销售送货单 给客户给客户 n 销售管理审销售管理审 批批订单价格订单价格 三、订单销货作业流程三、订单销货作业流程 y 作业说明作业说明 一、完工订单的出货需求。一、完工订单的出货需求。 二、跟单员制定二、跟单员制定合和建合和建 筑五金备货单筑五金备货单 三、销管员审批三、销管员审批备货单备货单 并审核其价格。并审核其价格。 四、仓管员根据备四、仓管员根据备备货备货 单单备货。落实发货备货。落实发货 明细（包括产品型号、明

15、细（包括产品型号、 数量、箱数）。给予发数量、箱数）。给予发 货。货。 五、财务打单部对产品五、财务打单部对产品销销 货单价格进行审核、入账货单价格进行审核、入账 处理，打印处理，打印发货单发货单。 六、销管员核对六、销管员核对发货单发货单 价格是否准确后，签名价格是否准确后，签名 确认。确认。 七、仓管员根据发货单发七、仓管员根据发货单发 货明细，核对货明细，核对送货单送货单 确认无误，签名确认。确认无误，签名确认。 八、回传八、回传送货单送货单及货及货 运单给客户，作收货运单给客户，作收货 凭证。凭证。 制定备货单制定备货单 y 销售管理审销售管理审 批出货是否批出货是否 y/n 订单出货

16、订单出货 需求需求 仓库备货仓库备货 确定品种、确定品种、 数量相符否数量相符否 y/ny/n y 备货单数备货单数 据修改据修改 打单部审核价打单部审核价 格格、数量正确数量正确 后，打印销售后，打印销售 送货单送货单 销售管理最终审核价销售管理最终审核价 格正确无误，签名审格正确无误，签名审 批出货批出货 仓管员发仓管员发 货货 传真传真销售送货销售送货 单给客户单给客户 n 三、售后服务三、售后服务 1. 订单投诉作业处理流程订单投诉作业处理流程 2. 订单销货退回作业流程订单销货退回作业流程 四、四、订单投诉作业处理流程订单投诉作业处理流程 作业说明作业说明 一、接到客户投诉单一、接到

17、客户投诉单 二、根据客户投诉内容制二、根据客户投诉内容制产产 品投诉处理报告品投诉处理报告 三、领导签名批准。三、领导签名批准。 四、交由品质部分析原因。分四、交由品质部分析原因。分 析处理报告回传客服部。析处理报告回传客服部。 五、跟单员回复客户处理意见。五、跟单员回复客户处理意见。 六、车间补做的投诉产品发还六、车间补做的投诉产品发还 给客户。给客户。 客户投诉客户投诉 制制产品投诉产品投诉 处理报告处理报告 领导签领导签 名批准名批准品质部品质部 回复回复产品投产品投 诉处理报告诉处理报告 各车间返工或各车间返工或 补做补做 出现投诉时须注意的事项：出现投诉时须注意的事项： 1. 分析客

18、户投诉是否合理，对公司产品作进一步的学习。分析客户投诉是否合理，对公司产品作进一步的学习。 2. 如遇到投诉少东西的时候，尽可能地要求客户提供产品的重量，如遇到投诉少东西的时候，尽可能地要求客户提供产品的重量， 以供生产门部作核对工作。以供生产门部作核对工作。 3. 要及时跟单投诉单的进展，及时将产品补发给客户。要及时跟单投诉单的进展，及时将产品补发给客户。 4. 保管好投诉单回复函，用于以后可能出现的退货。保管好投诉单回复函，用于以后可能出现的退货。 四、四、订单销货退回作业流程订单销货退回作业流程 作业说明作业说明 一、接客户退货申请报告一、接客户退货申请报告 二、分析退货原因，如因生产二

19、、分析退货原因，如因生产 问题退货的，需提供问题退货的，需提供 客户投诉处理报告客户投诉处理报告，填，填 写写客户退货申请表客户退货申请表。 三、领导签名批准。三、领导签名批准。 四、跟单员回传客户退货申请四、跟单员回传客户退货申请 报告。报告。 五、同意退回的产品退回后由五、同意退回的产品退回后由 跟单员办理退货手续。跟单员办理退货手续。 六、仓管员根据退货申请报告六、仓管员根据退货申请报告 作收货凭证，确认产品型号作收货凭证，确认产品型号 与数量。与数量。 七、仓管员、仓库主管、销管七、仓管员、仓库主管、销管 员、销售领导、财务部等员、销售领导、财务部等 相关部门人员审批退货。相关部门人员审批退货。 八、财务打单部打印八、财务打单部打印退货退货 单单。 九、仓管员、销管员在九、仓管员、销管员在退货退货 单单上签名确认。上签名确认。 十、回传十、回传退货单退货单给客户。给客户。 客户产品客户产品 退货需求退货需求 领导签名批准领导签名批准 接受接受 否否 y/n y 办理退货手续办理退货手续 相关人员相关人员 签名确认签名确认 仓管员收货确仓管员收货确 定数量定数量 财务打单部作财务打单部作 退货