1管理者如何提高工作效率

1、 管理者如何提升工作效率管理者如何提升工作效率 一、引言 二、管理者常见的时间陷阱 三、时间管理工具 四、时间管理六步 2 目录目录 一大堆便条，张张都贴着“紧急”；电话铃响 个不停，差不多个个都要马上处理；报告、表单和 各种资料，堆满了桌子；再过三分钟就要开会了， 可还是一点准备都没有；越忙越添乱，好多事情手 下帮不上忙，早该给他们培训了，可一直找不到时 间 3 该如何提高工作效率？该如何提高工作效率？ “不能管理时间，便什么都不能管理不能管理时间，便什么都不能管理” （美）杜拉克（美）杜拉克 “管理”时间是不对的， “时间管理”就是“自我”管理 时间管理的概念 时间管理就是管理时间？ 睡眠

2、 8小时 13.3年 一日三餐 2.5小时 4.2年 交通 1.5小时 2.5年 电话 1小时 1.7年 看电视、上网 3小时 5年 看报、聊天 3小时 5年 刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 休假、白日梦 闹情绪、身体不适 2小时 3.3年 平均平均8080岁寿命岁寿命 睡眠 8小时 13.3年 26.7 一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5 交通 1.5小时 2.5年 20 电话 1小时 1.7年 18.3 看电视、上网 3小时 5年 13.3 看报、聊天 3小时 5年 8.3 刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6 休假、白日梦 闹情绪、身体不适 2小时 3.3年 3.33.3

3、 1-201-20、60-8060-80忽略不计，余忽略不计，余4040 一、引言 二、管理者常见的时间陷阱 三、时间管理工具 四、时间管理六步 8 目录目录 管理者常见的时间陷阱管理者常见的时间陷阱 9 1.由于沟通不良或不足，导致走弯路、出错、返工。 2.文件/废纸/杂物多；文件存放系统混乱。 3.交办工作时，没有明确最后期限。 4.不速之客的干扰；常被电话打断工作。 5.花较多时间替下属拿主意。 6.长时间面谈。 7.繁多、冗长、低效的会议。 8.缺乏细致的实施计划。 9.过多文书记录。 10. 过于注重细节；追求完美。 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答下面用最简单的办

4、法测试你是否能掌握时间，你只需回答“yes” or“ no”.“yes” or“ no”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你经常占用用餐时间工作吗？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情

5、而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 测测你的时间安排是否合理 总结你的时间掌控总结你的时间掌控 1216 “yes” 救命救命！你在时间管理上需改进 812 “yes” 48 “yes” 04 “yes” 当心！当心！你需要重新审视你的时 间行动指南 可以可以！方向正确，但需要提高冲 劲 恭喜！恭喜！坚持并保留你的方法 一、引言 二、管理者常见的时间陷阱 三、时间管理工具 四、时间管理六步 12 目录目录 记事便条

6、、工作 笔记 每天计划和规划 分出事情优先顺序 挖掘人的资源、重视人 时间管理的工具时间管理的工具 一、引言 二、管理者常见的时间陷阱 三、时间管理工具 四、时间管理六步 14 目录目录 一、做好计划和统筹一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“no” 五、明确期限 六、改进方法和习惯 时间管理时间管理六步六步 15 你必须要有一张“个人清单” ；详细地计划明天的工 作。 “一日之计不在于晨，而在于昨夜”！ 工作计划 - - 为每天的为每天的2-3件件 事项留出完整的事项留出完整的 时间时间 制制订每日工作计划订每日工作计划 前一天晚上或每天早上，用5分钟的时间将你 当天的

7、工作任务逐一写下来，然后排序，做完一 项勾选一项！ 学会使用工作笔记学会使用工作笔记 一、做好计划和统筹 二、要事第一二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“no” 五、明确期限 六、改进方法和习惯 时间管理时间管理六步六步 18 高效能人士的七个习惯高效能人士的七个习惯 19 因为我们不知道究竟什么对我们最重要, 所以每件事好像 都很重要； 因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都做； 有些人看到我们每件事都做, 所以，他们期望我们什么都 做； 每件事都做让我们非常忙碌, 所以我们没有时间去考虑： 究竟什么对我们最重要？ 忙人的告白 时间管理二八定律时间管理二八定律 20 用80%的时

8、间做20%重要的事情！ 每天至少要有半个小时到1个小时的“不被干 扰的时间” 时间管理四象限时间管理四象限 21 紧急紧急 不紧急不紧急 重要重要 不重要不重要 重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。 紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。 紧迫的事情不一定是重要的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。 u限时完成的重要会面或 工作 u影响深远的事情 u u做计划、中长期规划 u工作沟通与协调 u思考工作方法和流程的改进 u向上司或公司提建议 u u有些电话 u有些信函、报告 u有些无谓之请托、邀

9、约 u大部分会议 u许多迫在眉睫的小事 u符合别人期望的事 u忙碌琐碎的小事 u有些文件资料之处理 u有些交际应酬 u 紧急紧急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 做规划 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 重要重要与与紧要紧要之区别之区别 从容人从容人 无用人无用人 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 压力人压力人 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动 无聊人无聊人 不紧急不紧急 偏重第二类事务，结果偏重第二类事务，结果 有远见，有理想有远见，有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危

10、机 偏重第三类事务，结果偏重第三类事务，结果 短视近利短视近利 危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂 偏重第四类事务，结果偏重第四类事务，结果 全无责任感全无责任感 工作不保工作不保 依赖他人维生依赖他人维生 diarize（定出做的 时间） 变为 do it latter（呆会做） 4d原则 do it now！ （马上就做） dont do it。 （别去做了） 重 要 紧 迫 delegate 授权别人去做 为什么整天忙个不停却得不到领导的认可？ 28 要追求“

11、利益最大化”，但是对于不重要 的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？ 29 一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简三、化繁为简 四、学会说“no” 五、明确期限 六、改进方法和习惯 时间管理时间管理六步六步 30 在工作中，有哪些东西应该化繁为简？ 31 比如：简化会议主题、简化工作流程、人员职 责明确等等 把下一个工作流程的对象把下一个工作流程的对象 当作自己的客户对待！当作自己的客户对待！ 简化工作是所有优秀管理者的共同特 质，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问 题。所以要善于将复杂的问题简单化。 32 一个人可以完成的事情不要分配给两个人做；一个人可以完成的事情不要分配给两个人做；

12、 一个人可以承担的责任不要让两个人承担；一个人可以承担的责任不要让两个人承担； 要懂得适当地使用流水线式的管理与岗位责任要懂得适当地使用流水线式的管理与岗位责任 制的管理方式！制的管理方式！ 一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说四、学会说“nono” 五、明确期限 六、改进方法和习惯 时间管理时间管理六步六步 33 如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷 时，你的工作品质势必会大受影响。 no！ no！ no！ 培养说培养说“不不”的能力的能力 1 1、学会对付不速之客、学会对付不速之客 35 问题1：黄经理正在处理三件a a类类事情，林总又过来安排一件 c c类类

13、工作，王经理该怎么说？ 问题2：黄经理整天被领导追问每件工作的进度，忙得不亦 乐乎，他如何摆脱这种困境？ 问题3：在每天的工作中，黄经理总会被各种电话、各个突 然而至的人打扰着，无法集中精力做好手上最重要的工作。黄 经理头上都冒烟了！黄经理该如何应付这些打扰？ （授权别人去做） （定期汇报） （学会说“no”） 2 2、甩掉背上的猴子、甩掉背上的猴子 你在走道上碰到一位部属，他说：“我能不能和您谈一谈？我 碰到了一个问题。”于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙 去脉，一站便是半个小时，既耽搁了原先你要做的事，也发现所获 得的信息并不足以做出任何决策。于是你说：“我现在没时间和你 讨论，让我

14、考虑一下，回头再找你谈。” 猴子原本在部属的背上，谈话时彼此考虑，猴子的两脚就分别 搭在两人背上，当你表示要考虑一下再谈时，猴子便移转到你背上。 你接下了部属的角色，而部属则变成了监督者，他会三不五时跑来 问你：“那件事办得怎样了？”如果你的解决方式他不满意，他会 强迫你去做这件原本他该做的事。 这样的猴子，你收得愈多，他们给的就愈多。于是你饱受堆积 如山、永远处理不完的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。 36 摘自别让猴子跳回背上 规则猴子要么被喂养，要么被处决。规则猴子要么被喂养，要么被处决。否则，他们会饿死，而 管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使他们复活上。 规则要控制

15、猴子的数量在整个团队力所能及的范围内。规则要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内。对来 自下属的猴子，管理者要把处理时间控制在每次5-15分钟。 规则猴子只能在约定的时间喂养。规则猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻找饥饿的 猴子，抓到一只喂一只。 规则应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动性级别。规则应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动性级别。这 可以由管理者和下属共同修改并达成一致，但不要模糊不清。否则， 猴子或者会饿死，或者将最终回到管理者的背上。 猴子的照料与喂养规则：猴子的照料与喂养规则： 37 一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“no” 五、明确期

16、限五、明确期限 六、改进方法和习惯 时间管理时间管理六步六步 38 1 1、给自己的目标、计划设定清晰的期限、给自己的目标、计划设定清晰的期限 39 例如：减肥 40 2 2、与别人约定期限，让别人监督提醒、与别人约定期限，让别人监督提醒 帕金森定律：如果你安排了充裕的时间从事一项活动， 你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。 41 3 3、这个期限最好是合理而又稍偏紧的。、这个期限最好是合理而又稍偏紧的。 一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“no” 五、明确期限 六、改进方法和习惯六、改进方法和习惯 时间管理时间管理六步六步 42 这几个故事可以给我们什么启发？ 4

17、3 一个企业的董事长走在他的厂区里，经过一个正在清扫落叶的 保洁员身旁。保洁员拿着一把长长的扫把，费力地扫着。而那把扫 把实在太旧了，齿间稀疏，漏掉了许多的叶子。 董事长停下来问：“先生，你的工具太不好用了吧，为什么不 换一把？” “我只有这一把了。”保洁员头也不抬地忙乎着他的活。 “你为什么不去仓库领一把呢？” “仓库离我这儿太远了，来回要花不少时间，我还有很多地要 扫。”保洁员用手擦拭一下汗水，这才发现和自己说话的竟是董事 长，不禁有些不知所措。“噢，董事长，我不知道是您，我这就去 仓库领一把。” 看着保洁员离去的背影，董事长十分生气：“这是在工作吗？ 真不能理解！要不是看在他从不偷懒的份

18、上，我现在就开除他。” 勤劳的保洁员勤劳的保洁员 44 犹太人汉弗特在加拿大渥大华开设了一家豪华宾馆。年终时，他 让宾馆分别评选出10名最勤快和10名最“懒惰”的员工。汉弗特叫人 把10名“懒惰”的员工叫到他的办公室。这些员工心里七上八下，心 想老板肯定会要我们滚蛋。可是他们万万没想到，一进门，汉弗特就 说道：“恭喜各位被评为本宾馆最优秀的员工。” 看着他们一个个 目瞪口呆的表情，汉弗特接着解释道：“据我观察，你们的懒表 现在总是一次一次就把餐具送到餐桌上，习惯于一次一次就把客人的房间收拾 干净，一次一次就把工作干完，讨厌多走半步路，讨厌做第二次（返工）。 因而在别人眼里你们整天闲着，在偷懒。

19、但依我看，最优秀的员工全 无例外的都是懒汉，因为你们懒得连一个多余的动作都懒得 去做。而勤快员工的勤，大多表现在他们整天忙忙碌碌，不在乎 把力气花在多余的动作上，做一件事不在乎往来多少趟，花多少时间， 而从来不停下来思考一下最便捷的方法，这样能有效率吗？” 懒惰的员工懒惰的员工 45 甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被 提拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老 板想了想，说：“你到市场上看还有什么卖的？” 乙去了一趟市场回 来说：“还有一个农民在卖土豆。”老板问：“多少钱一斤？” 乙又 赶去市场，回来回答老板：“8毛钱一斤。”老板又问：“总共有多少 斤？如果全部要了能便宜多少钱？” 乙又急忙来回奔跑。