关于做好档案收集工作的几点思考

1、精品文档（可编输）值得下载 关于做好档案收集工作的几点思考 【摘要】众所周知档案收集的重要性，在对档案管理的 时候，档案收集是第一个步骤，而且这个步骤与档案管理的 有效性有直接的关系。因此为了能够做好档案管理的工作要 重视对档案的收集。通过对档案的收集，可以知道哪些档案 属于重要档案需要小心保存，而哪些档案需要处于次要或者 是废弃档案，可以直接销毁。下面我们来分析下档案的收集 工作。 【关键词】档案收集；管理；重要性；思考 一、规范文件处理 档案就是完成了书面工作处理程序，将接收的信息和所 记叙的内容进行备案的历史工作文件。因此书面方式的文件 的准备工作是档案工作的第一步，要规范的处理文件，细

2、致 的审查文件，文件形成的过程要严格把关，这是把档案管理 工作做好所需的基础。文件的草案拟制是文件形成所需的一 个重要环节，有了大致的计划方向才能更好的进行下一步， 不同单位的草案拟制部门各不相同，有些单位的文件草案拟 制是由相关办公室统一拟制，有些则是由相关的部门先立草 案然后递交给办公室负责印制。但各个部门文件起草人员的 水平和质量有一定差异，可能会导致拟制的文件质量上不尽 人意。主要存在着以下几个问题：1、体裁使用不正确，比 如请示文件和报告文件没有明确区分；一份文件却请示多个 事件；没有按照规则运动文种。2、一些文件的附件标识不 明确，一些文件有附件，没有在规定的地方做出任何标识， 也

3、没有在文件附件的名称前标注出详细的序号，整个文件的 行文程序混乱。3、文件主题标注不明确，不便查阅。4、文 件中没用规范的使用数字。以上情况，对于文件转变成档案 的立卷和归档有着较大影响。因此，负责文件起草拟制的工 作人员，有责任和义务对各个部门的文件进行查看，仔细审 核，尤其是一些关键的字、句、词要严格把关，在有问题的 情况下，要尽快通知提供文件初稿的单位，告知对方具体情 况，将出现错误的地方及时协商解决。 二、做好档案收集工作 我们先将档案收集，然后在慢慢的整理中保存档案，如 果一些档案与重大的决策有关，在收集的时候，就要特别的 标注。在收集档案的时候，要做到一下几点： （一）要想做好档案

4、的收集工作首先要有一个正确的认 知，知道如何才能将档案的收集工作做到最好。首先要知道 档案收集的管理规范。其次是在收集某一部门的档案的时 候，要提前了解这个部门的情况，然后简单的翻查这个部门 有关档案，通过翻查可以简单的了解这个部门的收集信息， 从而保证收集到的档案都是高质量的。在收集档案的时候， 要避免档案的重复，进而才能使档案的收集便捷。 （二）档案的收集工作较为沉闷，但是每一个工作人员 都要有责任感，通过对档案的收集知道档案的重要性。而且 在收集的时候也有学习意识，将收集到的档案牢记在心里， 同时能够客观的评价每一个档案。使其实现正常化。 （三）档案的收集还是具有专业性的，因此需要掌握基

5、 本的收集技术。而在掌握收集技术的是，就要将自己的职业 素养提高。可以在日常收集档案的时候，查看与档案收集有 关的数书籍。而且在收集的工程中也要不断的积累经验，逐 渐的提高自己的工作效率。 三、完善材料 档案收集部门在分类入档的时候，需要先检查形成文件 的前期材料，在过程中，需要翻阅其他附属资料，如果发现 文件前期资料中有没入档的附件要向相关部门或单位催要， 过程中发现同一文件中有个别文件没有按照规定时间交还 的，要跟踪回收，坚决不能让文件档案长时间的停留在他人 的手中，这不但可能会对档案造型损坏、遗失，也会因为时 间过长而遗忘档案的收归，对档案收集工作带来重大的失 误。 （一）档案的收集工作

6、要要在日常的时候做起，不能为 了完成档案的收集任务而临时的收集一些档案，尤其是在企 事业单位，每一天都会有很多的档案出现，如果不能及时的 收集整理，会造成档案的挤压。如果是上级发出的文件，首 先要做好登记，然后判断这份文件是否具有收集的价值。如 果一些文件已经完成，那么就没有收集保存的意义，因此这 些档案可以淘汰。但是也有一些文件即使不属于现在的领 域，但是还是具有收集价值，因为后人可以将这些档案重新 的利用。因此收集环节需要收集人员对文件有正确的认知， 从而做出合理的判断。 （二）在收集当档案时要注意细节，在领导发完文件之 后，就要立即将文件收集整理。然后按照文件的内容装订文 件，那些文件是

7、正式的文件，哪些文件属于初稿，哪些文件 属于定稿等，装订文件的过程就是将零散的文件汇总的过 程。然后将文件整理到一个收藏盒中。这些步骤是档案入库 前的基本工作，在这一过程中不能有遗漏，不然文件会不完 整，也影响后期的查阅。如果能够在档案的收集工作做到万 无一失，那么就会方便基层单位的查阅，而且还能成为调整 档案的重要依据，同时也向社会上证明了本单位的优越性。 做好档案的收集工作也是保证档案管理顺利的重要前提。档 案的收集方式也要不断的创新，这样才能保证收集的有效 性。 四、善于交流，接受新信息 要想做好档案的收集工作首先是有丰富的经验，而经验 需要积累。在收集的过程中，也会遇到难题，如果遇到难题 就退缩，档案的收集工作不会做好。因此在遇到问题的时候, 应该积极请教，将自己的观点以及看法告诉其他的工作人 员，决不能按照自己的想法收集。而且在收集的时候，还要 结合档案的具体内容，在整理档案的时候，要有创造性。有 着髙尚的职业道德以及职业精神可以使档案收集工作事半 功倍。因此收集人员要加强自己的职业道德建设。 五、结束语 档案收集工作是我国政府、企业良好长远发展的重要一 环，是为了让我国现在的档案收集工作更加的完善，提髙档 案收集工作人员的工作水平及素质，加强档案收集人员对于 档案收集工作的热情和责任感，全