大型接待的项目管理方案说明

1、大型接待项目管理方案一、项目启动背景随着煤化公司的平稳发展，公司各种接待较多。为了更好地完成各项接待任务，使我们的接待工作更加程序化、规化、专业化，确保我们的工作能达到较高的水平。现结合煤化公司接待工作的实际情况，办公室特编制大型接待项目管理案例。二、项目授权 /核准公司的大型接待工作由煤化公司经理批准执行。三、项目围说明书从收到接待指令至来宾离开煤化公司。四、优先性矩阵优先性高优先性中优先性低时间围成本五、项目实施的条件条件1、煤化公司的平稳快速发展部2、公司领导的重视外部3、公司部各单位的通力配合1、集团公司的协作2、各级政府、银行及相关单位的支持六、主要交付件主要交付件 1接待通知单Is

2、是Is Not不是?原件?副本?手写的?打印的? 附详细的接待标准? 盖有公司办公室章主要交付件 2接待祝酒词Is是Is Not不是?打印的?手写的?领导审阅后的主要交付件 3接待汇报材料Is是Is Not不是?打印的?手写的?领导审阅后的主要交付件4Is是办公室大型接待评议表Is Not不是?原件?打印的? 手写的? 附有活动安排、陪同领导、存在问题、成功经验? 公司领导评议结果主要交付件 5接待照片和录像Is 是Is Not 不是? 电子版?纸质的七、项目组织（一）项目成员及职责组织/职衔角 色责 任公司经理发起人安排接待办公室负责人组织者组织协调工作办公室秘书核心组员计划、执行项目办公室

3、秘书核心组员协调、执行项目文书核心组员桌签打印工作档案员核心组员协助文书工作服务员班长核心组员负责董事楼的相关接待工作（二）外部协作单位外部协作单位部支援单位餐饮接待科集团公司领导保卫科机动车间集团公司党政综合办公室物业科集团物业公司园林科各相关科室及车间八、工作分解结构（ A 标接待）WBS工作表（时间以分钟计）活动序号活动名称估计历时责任人1接受任务35秘书1.1询问并记录情况10秘书1.2呈送领导审批，确定接待标准5秘书1.3填写接待通知单，确定陪同人员5秘书1.4通知单送交餐饮接待科15秘书2准备阶段3602.1准备祝酒词20秘书2.2准备汇报材料60秘书2.3安排保卫（通知保卫科）3

4、0保卫科科长2.4各部门打扫卫生30各部门领导2.5制作桌签（餐厅和董事楼会议室）15文书、档案员2.6安排歌手10接待餐饮科科长2.7安排拍照、录像人员、董事楼迎宾人员、5秘书 2名司机2.8董事楼卫生打扫60服务员班长2.9准备横幅、安全帽30秘书 2名2.10悬挂横幅（董事楼、炼焦车间、1 号大40办公室 /保卫科 /炼门）焦车间 / 相关单位2.11摆放餐厅桌签，送交祝酒词10秘书2.12安排董事楼大厅（烟、火机、茶水）10服务员班长2.13安排董事楼会议室40服务员班长2.13.1准备投影、电脑12秘书 2名2.13.2摆放桌签5秘书 2名2.13.3准备宣传材料5秘书 2名2.13

5、.4安排服务人员2服务员班长2.13.5摆放水果、茶、烟5服务员班长2.13.6摆放笔记本、笔5服务员班长2.13.7安排电工和网络保障人员3机动车间主任2.13.8地毯准备（门口、电梯）3服务员班长3实施阶段2103.1领导、歌手迎接30接待餐饮科科长3.2全程拍照录像190秘书 2名3.3安排会议30秘书 2名3.4领来宾参观30接待领导3.5领来宾就餐90接待领导3.6接待完毕20接待餐饮科科长3.6.1领导陪送接待领导3.6.2安排来宾住宿接待餐饮科科长3.6.3安排用餐（按 3.5-3.6 ）接待餐饮科科长4总结阶段554.1图片、资料存档、总结经验45秘书 2名4.210相关领导九

6、、项目干系人关系管理1、做好干系人识别工作。本项目中的主要干系人为：公司领导、外部协作单位、部支援单位、来宾。2、识别干系人优先级排序。针对干系人的目的和需求，经责任分析，进行干系人优先级排序。本项目优先级排序为：公司经理、来宾、外部协作单位、部支援单位。3、获得干系人支持，动态管理和维持干系人变化。4、做好沟通协调工作，并留下相关记录。十、里程碑管理里程碑完成时间计划实际接受任务，确定接待标准2009.5.19来宾到达乌兰煤化工业园2009.5.20中午 11:30来宾参观厂区2009.5.20中午 12:00来宾到达董事楼2009.5.20中午 12:30来宾就餐2009.5.20中午 1

7、3:00来宾住宿2009.5.20下午 15:00送客阶段2009.5.21上午 10时十一、网络图2.32.13.3S2.42.13.41.22.112.52.13.51.11.31.42.12.22.92.102.13.12.13.22.13.62.62.122.13.72.72.13.82.83.13.33.43.53.6.13.23.6.23.63F4.24.1甘特图（ Hour）WBS工顺2571111222233334444555566期序62803580368136914692479264062840628406284062840Start1.1101.251.351.415MS

8、2.1202. 2602.3302.4302.5152.6102.752.8602.9302.10402.11102.12102.13.1122.13.252.13.322.13.422.13.522.13.622.13.722.13.83MS3.1303.21903.3303.4303.5903.6.1203.6.23.6.3MS4.1504.210十二、资源需求W B S人力资源材料成本（元）1.1秘书 1人记录本、笔1.2秘书 1人1.3秘书 1人1.4秘书 1人接待通知单2.1秘书 1人2.2秘书 1人2.3秘书 1人2.4秘书 1人2.5秘书 1人彩纸2.6秘书 1人横幅、安全帽2.

9、7秘书 1人2.8服务员 6名2.9秘书 1人2.10秘书 2人桌签、祝酒词2.11秘书 2人2.12服务员 4名烟、火机、茶2.13.1服务员 2名笔记本、笔2.13.2秘书 2人数据线、插线板、笔记本电脑2.13.3秘书 2人桌签2.13.4服务员 2名水果、茶、烟、纯净水2.13.5服务员 2名2.13.6服务员 2名2.13.7秘书 2人电工工具2.13.8服务员 2名地毯3.1领导 1名3.2秘书 2人照相机、 DV3.3秘书 2人3.4领导 1名3.5领导 1名3.6领导 1名3.7领导 1名4.1秘书 2名光盘4.2领导 1名应急成本合 计十三、风险管理计划（一）风险识别与评估风

10、险可能性影响发觉难度总风险1、横幅未按时到达LHL32、横幅上文字掉落MHL63、各部门卫生出现脏乱LHL34、设备有故障MHM125、照相、录像设备出现故障LLL16、祝酒词丢失、弄脏LHM67、董事楼出现卫生差LHL38、董事楼断电MHH18H、M、L 赋予的值分别为： H(high) ：高 M(middle)：中L(low)：低H=3M=2L=1总风险计算：总风险可能性影响发觉难度当总风险大于或等于9 时，应对该风险进行管理或施加影响，以控制、降低和消除风险。（二）风险应对与管理主要风险 1设备有故障可能原因预防措施应急计划引发界限负责人董事楼电脑、音响1、工作人员到现场调试修理或更换调试失败秘书 2名出现问题2、专业技术人员现场