精选内部控制手册-141供应商管理资料

1、14.1供应商管理1.1概述规定了 XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关供应商纳入、管理、评审和淘汰等管理要求，旨在规范公司供应商管理过程中的各项具体工作，努力降低和避免供应商管理中存在的风险，保证企业的采购成本和采购效率。1.2适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3相关制度集团供应商导入流程集团供应商资源管理程序集团供应商绩效考核流程集团供应商质量管理程序。1.4职责分工资源开发专员：根据项目需求寻找供应商。集团战略资源开发部：新增供应商的评定，管理；根据计划需求对供应商资源进行分配

2、;供应商主数据和价格信息维护。SQE :负责新增供应商的评定的审核。1.5流程图14.1供应商管理流程/集团战略资源开发护SQE未通过资源专员提出供应商导入申请根据项目需求寻找供应 商询价比价，准备新增供应商名单入导商应供新签订合作合同进入供应商数据库14.1供应商管理流程2/3集团战略资源开发部相关评审部门/小组资源部最高领导SQE进行供应商评估准备确定评估方法估评商应供R8商务成本部更新台格事 应商名录和供应商数据 库通过通过系统通知相关部门和米购员结束丿14.1供应商管理流程3/3理管常日商应供1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.1-CT1保证采购的质量

3、经营效率目标214.1-CT2保证采购的成本经营效率目标314.1-CT3保证采购的及时经营效率目标414.1-CT4保证采购的合法性合法合规目标1.7控制矩阵14.1-R1无归口部门负责供 应商管理及评审工 作，导致供应商管 理职责及分工不明 确，岀现问题时无 法及时得到解决14.1-CT114.1-CA1由总经理及董事会审批冋意成立集团 战略资源开发部或指定相关部门作为 供应商管理归口部门，明确部门工作职责，包括对供应商的日常管理、供应商资料保管、年度评审，供应商名录编写 和管理等预防型集团供应商导入流程供应商 管理制 度14.1-R2未设置供应商审批 权限，导致采购人 员选择供应商的权

4、限过大，产生舞弊 风险14.1-CT114.1-CA2在全部满足询价文件实质性要求前提 下，根据技术先进、生产适用、安全可 靠、经济合理的原则，综合考虑包括价 格、供货周期、质量方面的特殊要求， 供应商资质证书、信誉、业绩、服务， 国家政策规定等相关内容，由采购单位或部门选择适当的评审方法，按照规定的程序进行评审，确定供应商。经办/审批预防型集团供应商导入流程供应商 管理制 度；集团 资源供 应商开 发计划 申请表对于数量及金额较大的采购，应当由总经理及分管领导组织相关人员对供应 商的报价进行评审； 数量及金额较小的 采购，可以由部门负责人组织相关人员 对报价进行评审或签字认可14.1-R3未

5、建立供应商数据 资料库对供应商提 供的信息资料进行 完整的保管，导致 供应商信息丢失， 管理混乱14.1-CT114.1-CA3供应商管理部门应建立一个数据库，数据库内容应包括所有供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、与公司合作 期间等信息。供应商管理部门应指定专人负责定期 整理供应商数据库并及时更新。预防型集团供 应商资 源管理 程序集团资源 AVL系统14.1-R4未对合格供应商提 供的信息进行判 另叽导致因供应商 提供的信息有误， 购进的物品质次价14.1-CT214.1-CA4由集团战略资源部商务组负责评估基 本能力和商务能力，集团资源经理根据 供应商资源地域性/适用地/产品定位指

6、定地方研发或制造经理级以上进行工 艺和研发能力评估审核预防型集团供应商导入流程供应商 基本资 料调查 表14.1-R5选择重要供应商时 未实地考察供应商 所能提供服务的能 力，包括供应商的 仓储、物流、生产 能力、质量管理、 资信能力等情况， 导致供应商提供虚 假资料欺骗公司从 而赢得业务，造成 货物质次价高14.1-C14.1-CT2A5集团战略资源开发部、研发、质量 &SQE、制造相关人员成立调查小组实 地考察供应商的仓储、物流、生产能力、 质量管理、资信能力等方面，填写供应商评价表，并提岀是否评价为合格供应 商的意见，经调查小组组长审核签字后 报集团战略资源开发部负责人审批，集团战略资源

7、开发部负责人审核签字后 列入合格供应商名录发现型集团供应商导入流程集团资 源供应 商开发 计戈y申 请表；供 应商基 本资料 调查表14.1-R6未进行供应商资质 管理，督促供应商 及时更换资质资 料，导致合规风险14.1-C14.1-CT4A6在供应商数据库内设置供应商资质文件的有效期限的内容， 每年年末对供应商数据库资料进行检查时应核对供应商资质资料的有效期限，对临近有效期发现型集团供 应商资 源管理 程序供应商资质资料限的供应商应及时提醒供应商办理更 新手续并提供更新后的资质资料14.1-R7未就跟生产有关的 涉密物资采购与供 应商签订保密合同 或协议，导致供应 商将涉密资料提供 给同行

8、业的其他竞 争对手，造成公司 竞争能力下降14.1-CT414.1-CA9涉密物资采购时，在采购合同中的采购 材料名称须以代号表示。涉密物资采购 合同签订时，须与供应商另签订一份保 密合同/协议，在合同条款中明确供应 商的保密责任及违约责任，经双方领导签字确认预防型合作合同14.1-R8未建立并疋期更新 合格供应商名录， 导致无供应商评价 依据或未将评审不 合格的供应商淘汰 影响供应商评审的14.1-CT114.1-CA10各级公司集团战略资源开发部供应商 管理岗位人员对供应商登记表审核签 字，检查供应商所提供的资料并提出审 核意见，报集团战略资源开发部负责人 审批。集团战略资源开发部负责人以

9、供 货商的实力、商誉及以往服务的表现作预防型集团供 应商绩 效考核 流程供应商 年度审 核计划 表；领导 审核意 见；供应质量为依据，审核并签署是否列入合格供应 商名录的意见。据经审核合格的供应商 登记表等资料，建立并登记合格供应商 名录。每个年度内须编印并保存最新版 供应商名录以供采购人员查阅商名录14.1-R9未定期进行供应商 评审，包括供应商 所提供的产品或服 务的质量、价格、 资质情况、信用等 级等内容，导致供 应商服务质量下 降，管理混乱14.1-CT114.1-CA11每年年末，各部门物资管理人员对供应 商进行评审，包括供应商所提供的产品 或服务的质量、价格、资质情况、信用 等级等

10、内容，编写供应商评价意见，经 部门负责人审核签字后报公司集团战 略资源开发部。物资部门供应商管理岗 位人员根据各部门对供应商的评价意 见对所有供货商就过去一年的表现进 行全面的评估、复审，填写供应商评价 表，经集团战略资源开发部负责人审核 签字确认经办/审批预防型集团供 应商绩 效考核 流程供应商 管理体 系审核 清单14.1-R10对供应商进行评审 时未采纳财务、采 购、质检、仓库等 相关职能部门意 见，造成对供应商 的评审不全面，影 响评审结果的真实 有效性14.1-CT114.1-CA12供应商评审时，应先由各相关部门（包括但不限于企管处、采购部、质检部、 仓库及相关物资使用部门）对商务

11、、技 术、质量进行评估后由集团资源经理审 核确认预防型集团供 应商绩 效考核 流程年度质 量绩效 总成绩 汇总表14.1-R11对供应商进行评价 打分由一个人完成 且无他人审核，导 致评分人员出现舞 弊行为，影响供应 商评审的公平性14.1-CT114.1-CA13供应商评分表打分应由两名以上人员评分并且由部门负责人审核确认才能 作为有效评分表。凡是存在在一张评分 表上同一人员名字岀现两次以上的，或有涂改修改痕迹的一律作废处理经办/审合预防型集团供 应商绩 效考核 流程品质、技 术、价格 和交期 绩效数 据汇总 流程图； 年度质 量绩效总成绩汇总表14.1-R12未定期对供应商货 物进行质量评

12、审， 包括货物验收记 录、验收合格率、 各使用部门的反馈 意见、返工/返修次 数及退货发生频率 等，影响供应商质 量评审结果14.1-CT114.1-CA14集团战略资源开发部应定期下发通知要求集团供应商质量管理部、研发部等各物资使用部门对供应商货物进行质 量评审，包括货物验收记录、验收合格率、各使用部门的反馈意见、返工/返修次数及退货发生频率等，填写集团资 源供应商季度/年度质量绩效总成绩汇 总表，经部门负责人审核确认后提交集 团战略资源开发部复核，作为年度供应 商评审审核评分指标之一预防型集团供 应商绩 效考核 流程集团资 源供应 商季度/ 年度质 量绩效 总成绩 汇总表14.1-R13未

13、执行供应商分类 管理制度，比如按 采购的频率、数量 及金额等作为划分14.1-CT114.1-CA15根据供应商在XX使用金额，对XX产 品竞争力的影响，XX对供应商的依赖 性和采购风险，将合格供应商分为核心 供应商、重要供应商，一般供应商和瓶发现型集团供 应商资 源管理 程序供应商分类标准维度进行分类管 理，导致管理效率 低下，未抓住主要 管理风险颈供应商四类。确定合格供应商在XX供应链和产品应用上的地位，采取不同的采购管理策略和绩效管理方法，以获得采购管理的最佳投入产岀和采购竞 争优势。14.1-R14无法与供应商保持 良好稳定的合作关 系，导致经常更换 供应商，影响商品 采购质量14.1-CT114.1-CA16对重点供应商应按合作伙伴关系进行 管理，做到互惠互利预防型集团供 应商资 源管理 程序集团供 应商资 源管理 程序14.1-R15未将供应商评审纳 入归口部门绩效考 核范围中，导致供 应商评审工作流于 形式，导致供应商 管理混乱14.1-CT114.1-CA17将供应商提供的产品及服务质量纳入 集团战略资源开发部相关岗位人员绩 效考核指标中，加强集团战略资源