分公司核算基础工作合规性培训1

1、- 1 - 分公司核算工作合规性培训分公司核算工作合规性培训 目录目录 . 销售合规性销售合规性 . . 采购合规性采购合规性 .商品损耗处理合规性商品损耗处理合规性 .物流费用合规性物流费用合规性 .往来款核对往来款核对 . . 分公司核算基础工作分公司核算基础工作合规性合规性培训培训 财务管理部 20152015年年9 9月月2 2日日 SINOCHEMFERTILIZER-2- 目录目录 一、合规性培训重要性一、合规性培训重要性 二、会计基础工作规范 三、核算工作具体要求 SINOCHEMFERTILIZER-3- 合规性培训重要性合规性培训重要性 近年来近年来，在分公司基础工作巡查，在

2、分公司基础工作巡查中发现中发现一些一些问题，如问题，如操作不规范，不执行操作不规范，不执行公公 司流程司流程，触碰公司，触碰公司“红线红线”等，给公司等，给公司造成不同程度经济造成不同程度经济损失。损失。 u客户往来对账工作管理混乱客户往来对账工作管理混乱 部分分公司部分分公司财务部对客户往来对账工作疏于管理，甚至将对账工作交分销网点财务部对客户往来对账工作疏于管理，甚至将对账工作交分销网点 负责，不对对账过程实施监督检查。分销网点对账只通过电话沟通核对，缺少负责，不对对账过程实施监督检查。分销网点对账只通过电话沟通核对，缺少 书面确认书面确认。 u自采发票回收缓慢自采发票回收缓慢 一些分公司

3、自采发票收回比率较低，有的发票长达近一年时间未收回。分公司一些分公司自采发票收回比率较低，有的发票长达近一年时间未收回。分公司 除打电话摧收之外，未设定其他控制程序加快发票回收，存在较在税务风险。除打电话摧收之外，未设定其他控制程序加快发票回收，存在较在税务风险。 核算工作中存在的问题核算工作中存在的问题 SINOCHEMFERTILIZER-4- 合规性培训重要性合规性培训重要性 u凭证审核装订不及时，附件收集工作滞后凭证审核装订不及时，附件收集工作滞后 部分分公司凭证装订不及时，纸质凭证未审核并加盖审核标记。销售、采购等部分分公司凭证装订不及时，纸质凭证未审核并加盖审核标记。销售、采购等

4、大量系统生成凭证，销售单、提货单等原始凭证与记账凭证分开保存。但原始大量系统生成凭证，销售单、提货单等原始凭证与记账凭证分开保存。但原始 凭证存在收集不及时，未按顺序摆放等情况，查找核对困难。凭证存在收集不及时，未按顺序摆放等情况，查找核对困难。 u凭证录入不规范凭证录入不规范 一一是会计科目使用不规范。如将培训费、修理费等计入办公用品科目。二是入是会计科目使用不规范。如将培训费、修理费等计入办公用品科目。二是入 账文本与入账科目、发票内容不匹配。如文本为账文本与入账科目、发票内容不匹配。如文本为“报销参加会议差旅费报销参加会议差旅费”，但，但 录入录入“电话费手机费电话费手机费”科目。科目。

5、 核算工作中存在的问题核算工作中存在的问题 SINOCHEMFERTILIZER-5- 合规性培训重要性合规性培训重要性 u管理费用审核不严格管理费用审核不严格 部分部分 分公司在管理费用审核中存在较多问题。一是隔年发票入账情况；二是发分公司在管理费用审核中存在较多问题。一是隔年发票入账情况；二是发 票抬头不统一，部分入账发票无抬头，或抬头为票抬头不统一，部分入账发票无抬头，或抬头为“个人个人”、“中化化肥中化化肥*分公司分公司 ”、“中化化肥中化化肥”等；三是个别发票内容和文本描述有敏感字眼。等；三是个别发票内容和文本描述有敏感字眼。 u物流费用预估、摊销的准确性、及时性有待加强物流费用预估

6、、摊销的准确性、及时性有待加强 有些有些分公司核销港口费用时，凭证科目为分公司核销港口费用时，凭证科目为“销售费费运输费销售费费运输费”，但费用类型分，但费用类型分 配为配为“装卸内陆下站装卸内陆下站”；部分公共仓储费用跨年摊销；系统预估费用与实；部分公共仓储费用跨年摊销；系统预估费用与实 际出库销售数量不符；甚至出现前一年已预估际出库销售数量不符；甚至出现前一年已预估费用在费用在第二年核销。第二年核销。 核算工作中存在的问题核算工作中存在的问题 SINOCHEMFERTILIZER-6- 合规性培训重要性合规性培训重要性 u市场专项费用管控不严市场专项费用管控不严 一些一些分公司专项费用管控

7、问题较多：一是促销品制作合同不分公司专项费用管控问题较多：一是促销品制作合同不规范；规范；二是费用明二是费用明 细表数据编制痕迹明显；三是外聘专家费用收据不全；四是农化服务负责人无细表数据编制痕迹明显；三是外聘专家费用收据不全；四是农化服务负责人无 农化台账，也无法提供服务商名单和电话农化台账，也无法提供服务商名单和电话。 3月月23日，中化集团发布了关于开展日，中化集团发布了关于开展“依法治企、依法治企、 合规经营合规经营”的通知，化肥的通知，化肥 公司在半年会上也明确提出合规经营的要求；财务管理部公司在半年会上也明确提出合规经营的要求；财务管理部2015年工作年工作计划中计划中“三三 基基

8、” 工作要求着重工作要求着重紧抓分公司核算基础工作的提高推进，完成财务基础工作自紧抓分公司核算基础工作的提高推进，完成财务基础工作自 查整改及标准化手册的落地实施查整改及标准化手册的落地实施工作也是公司合规经营的要求。工作也是公司合规经营的要求。 核算工作中存在的问题核算工作中存在的问题 SINOCHEMFERTILIZER-7- 目录目录 一、合规性培训重要性 二、会计基础工作规范二、会计基础工作规范 三、核算工作具体要求 SINOCHEMFERTILIZER-8- 会计基础工作规范会计基础工作规范 u会计基础工作会计基础工作规范规范是是在在遵循会计法规定的基本原则和各项要求的基础遵循会计法

9、规定的基本原则和各项要求的基础 上，对会计基础工作方面的内容上，对会计基础工作方面的内容进行进行的的具体规范具体规范，是是对会计法中有关会计对会计法中有关会计 基础工作基础工作方面内容方面内容的具体化，是会计法重要配套规章之一的具体化，是会计法重要配套规章之一。 u规范规范的重点是填制会计凭证、登记会计账簿和编制会计报表的重点是填制会计凭证、登记会计账簿和编制会计报表。 u规范第二条规定：规范第二条规定：“国家机关、社会团体、企业、事业单位国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户个体工商户 和和其他组织的会计基础工作，应当符合本规范的规定。其他组织的会计基础工作，应当符合本规范的规定。”

10、这是对规范适用这是对规范适用 范围的规定，与会计法的适用范围相一致。范围的规定，与会计法的适用范围相一致。 解读解读规范规范 SINOCHEMFERTILIZER-9- 会计基础工作规范会计核算会计基础工作规范会计核算 u各单位应当依法建立各单位应当依法建立会计帐册，进行会计核算，及时提供合法、真实、准确、会计帐册，进行会计核算，及时提供合法、真实、准确、 完整的会计信息。这是会计核算工作的最基本要求，也是当前会计工作中比较完整的会计信息。这是会计核算工作的最基本要求，也是当前会计工作中比较 薄弱的一个薄弱的一个环节。环节。 u会计核算应当以实际发生的经济业务为依据，按照规定的会计处理方法进行

11、，会计核算应当以实际发生的经济业务为依据，按照规定的会计处理方法进行， 保证会计指标的口径一致、相互可比和会计处理方法的前后各期相一致。保证会计指标的口径一致、相互可比和会计处理方法的前后各期相一致。 u会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料的内容和要求，必须符合国家会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料的内容和要求，必须符合国家 统一会计制度的规定，不得伪造、变造会计凭证、会计帐簿，不得设置帐外帐统一会计制度的规定，不得伪造、变造会计凭证、会计帐簿，不得设置帐外帐 ，不得报送虚假会计报表。，不得报送虚假会计报表。 u会计档案应当按照会计档案应当按照会计档案管理办法会计档案管理办法的规

12、定进行妥善保管。实行会计电算的规定进行妥善保管。实行会计电算 化的单位，有关电子数据及相应软件资料、文字资料等，应当视同会计档案进化的单位，有关电子数据及相应软件资料、文字资料等，应当视同会计档案进 行管理行管理。 一般要求一般要求 SINOCHEMFERTILIZER-10- 会计基础工作规范会计核算会计基础工作规范会计核算 u从从外单位取得外单位取得的的原始凭证原始凭证，必须盖有填制单位的公章；相应的，对外开出的原必须盖有填制单位的公章；相应的，对外开出的原 始凭证，必须加盖本单位的公章。从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的始凭证，必须加盖本单位的公章。从个人取得的原始凭证，必须有填制人

13、员的 签名或者盖章。在实际工作中，有些单位存在签名或者盖章。在实际工作中，有些单位存在“白条白条”问题，即用单位或者个人开问题，即用单位或者个人开 具的、没有固定格式的、不具备规定内容的非正式原始凭证，如外单位没有加具的、没有固定格式的、不具备规定内容的非正式原始凭证，如外单位没有加 盖公章的借款单据等。显然，用盖公章的借款单据等。显然，用“白条白条”充当原始凭证是不符合制度要求的，在会充当原始凭证是不符合制度要求的，在会 计工作中应当避免出现计工作中应当避免出现“白条白条”。 u自制的自制的原始凭证原始凭证，必须有经办单位的领导人或者由单位领导人指定的人员签名必须有经办单位的领导人或者由单位

14、领导人指定的人员签名 或者盖章。或者盖章。 u购买实物的原始凭证，必须有验收证明购买实物的原始凭证，必须有验收证明。实物验收工作由经管实物的人员负责实物验收工作由经管实物的人员负责 办理，会计人员通过有关的原始凭证进行监督检查办理，会计人员通过有关的原始凭证进行监督检查。必须。必须有购买人以外有购买人以外的的第三第三 者者查证查证核实后，会计人员才能据以核实后，会计人员才能据以入帐入帐。 原始凭证原始凭证 。 SINOCHEMFERTILIZER-11- 会计基础工作规范会计核算会计基础工作规范会计核算 u支付款项支付款项的的原始凭证原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明，不能仅以支付必须

15、有收款单位和收款人的收款证明，不能仅以支付 款项的有关凭证如银行汇款凭证等代替。其目的是为了款项的有关凭证如银行汇款凭证等代替。其目的是为了防止防止舞弊舞弊行为行为的发生的发生 。 u发生发生销货退回销货退回的的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必 须取得对方的须取得对方的收款收款收据收据或者或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据收据。 u职工公出借款凭证，必须附职工公出借款凭证，必须附在在记账凭证记账凭证之后之后。收回借款时，应当另。收回借款时，应当另开开收据收据或或 者者退还借款副本，

16、不得退还原借款退还借款副本，不得退还原借款收据收据。 u经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为作为原始凭证原始凭证附件附件。如果。如果 批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明文件的批准机关名称、日期和批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明文件的批准机关名称、日期和 文号，以便确认经济业务的审批情况和查阅。文号，以便确认经济业务的审批情况和查阅。 原始凭证原始凭证 。 SINOCHEMFERTILIZER-12- 会计基础工作规范会计核算会计基础工作规范会计核算 u记帐凭证必须具备的内容。包括：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘记帐凭证

17、必须具备的内容。包括：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘 要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记帐要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记帐 人员、会计机构负责人人员、会计机构负责人(会计主管人员会计主管人员)签名或者盖章。收付款的记帐凭证还签名或者盖章。收付款的记帐凭证还 应当由出纳人员签名或者盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代表应当由出纳人员签名或者盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代表 记帐凭证的，也必须具备记帐凭证应有的项目。记帐凭证的，也必须具备记帐凭证应有的项目。 u机制记帐凭证的要求。实行会计电算化的单位，对于机制

18、记帐凭证应当符合机制记帐凭证的要求。实行会计电算化的单位，对于机制记帐凭证应当符合 记帐凭证的一般要求，打印出来的机制记帐凭证要加盖制单人员、审核人员记帐凭证的一般要求，打印出来的机制记帐凭证要加盖制单人员、审核人员 、记帐人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字，以加强审核，、记帐人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字，以加强审核， 明确责任。明确责任。 记账凭证记账凭证 。 SINOCHEMFERTILIZER-13- 会计基础工作规范会计核算会计基础工作规范会计核算 u会计会计凭证要及时传递，不得积压，以保证会计核算的及时、正常进行凭证要及时传递，不得积压，以保证会计核算的

19、及时、正常进行。 u会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，特别是特别是让账凭证让账凭证应当应当 连同所附连同所附的的原始凭证原始凭证等等要按照规定的要求装订、保管，不得散失要按照规定的要求装订、保管，不得散失。 u原始凭证不得外借，其他单位确需借用的，可以提供复制件，但应当履行严原始凭证不得外借，其他单位确需借用的，可以提供复制件，但应当履行严 格的报批和借用登记格的报批和借用登记手续。手续。 u原始凭证如有遗失，应当按照规定的要求取得相应证明，并办理审核和报批原始凭证如有遗失，应当按照规定的要求取得相应证明，并办理审核和报批 手续。手

20、续。 会计会计凭证保管要求凭证保管要求 。 SINOCHEMFERTILIZER-14- 目录目录 一、合规性培训重要性 二、会计基础工作规范 三、核算工作具体要求三、核算工作具体要求 SINOCHEMFERTILIZER-15- 核算工作具体要求核算工作具体要求 目录目录 一一. . 销售合规性销售合规性 二二. . 采购合规性采购合规性 三三. .商品损耗处理合规性商品损耗处理合规性 四四. .物流费用合规性物流费用合规性 五五. .往来款核对往来款核对 六六. .档案管理档案管理 七七. .费用管理费用管理 八八. .固定资产固定资产 SINOCHEMFERTILIZER-16- 一一.

21、 销售合规性销售合规性-收款放货收款放货 款到后方能在业务确认单、提货单上签字确认 严禁使用个人账户进行收款 严禁挪用货款、坐支货款 原则原则 账务处理账务处理 收到货款：收到货款：借：银行存款借：银行存款 贷：在途资金贷：在途资金 收银行利息：收银行利息：借：银行存款借：银行存款 贷：财务费用贷：财务费用 代总部收款：代总部收款：借：银行存款借：银行存款 贷：应收贷：应收- -化肥化肥 货款上拨：货款上拨：借：应收借：应收- -化肥化肥 贷：银行存款贷：银行存款 收承兑汇票：收承兑汇票：借：应收借：应收- -化肥化肥 贷：在途资金贷：在途资金 代收款确认函：代收款确认函： 签字签字+ +盖章

22、盖章 SINOCHEMFERTILIZER-17- 一一. 销售合规性销售合规性-收款放货收款放货 收 款 放 货 流 程 图 SINOCHEMFERTILIZER-18- 一一. . 销售合规性销售合规性- -注意事项注意事项 如果付款单位与收货单位不一致，必须取得付款方与收货方同时加盖公章或签字的书 面证明，确认款项用途后在业务确认单和提货单上签字 一次性书面证明应包括：一次性书面证明应包括：代付款方、汇款时间、金额和用途等信息。 长期书面证明应包括：长期书面证明应包括：有效时间范围、代付款方和用途等信息。 付款单位与收款单位是否一致付款单位与收款单位是否一致 分公司财务有责任确认来款单位

23、分公司财务有责任确认来款单位 确认来款单位：确认来款单位：主要通过确认来款时间、银行行号、流水单号、进账单期初期末余额 等 确认的方式：确认的方式：主要通过让客户传真汇款底单和电话确认 注明产品信息和联系方式：在客户汇款后，尽量让客户在汇款底单上注明购买产品信 息和联系方式，并签字后传真至分公司 SINOCHEMFERTILIZER-19- 一一. 销售合规性销售合规性-销售模式下的确认销售模式下的确认 收款环节收款环节 分公司财务在确认货款收到后，在业务确认单上签字确认，并登陆JDE系统提交相应 预收款订单确认单、提货单上签字确认 销售环节销售环节 业务在CRM系统填写确认单，分公司财务查询

24、客户余额，确认余额充足后在确认单上 和提货单或流向表上签字，由物流人员录入相应销售 预收款核对预收款核对 财务人员每两个月定期以书面形式与客户确认预收款余额，确保账实相符 工厂工厂/ /港口直发港口直发 指JDE订单是在分公司录入的销售，分公司财务确认货款收到后，在业务确认单和流 向表上签字确认 预收款销售预收款销售 SINOCHEMFERTILIZER-20- 一一. 销售合规性销售合规性-销售模式下的确认销售模式下的确认 已提货的退货已提货的退货 分公司财务应取得化肥公司批复的退货申请，及该批货物的退货入库验收单复印件 未提货的退货未提货的退货 分公司财务应取得化肥公司批复的退货申请，核查

25、该批货物五联提货单被注明“作废” 字样，并在退货申请上签字确认核查结果 订单的冲销订单的冲销 分公司财务应取得分公司批复的冲销申请，如已打印提货单的，须取得该批货物被注明 “作废”字样的五联提货单复印件 退货冲销退货冲销 返利返利 返利确认返利确认 在分公司向化肥公司申请返利时，分公司财务要对返利的计算进行审核，包括数量、 返利金额和客户的书面确认 返利使用返利使用 分公司财务应根据化肥公司批复的返利申请，在系统中确认为客户的预收款。在客户 预收款或来款足够的情况下，在业务确认单和提货单上签字 SINOCHEMFERTILIZER-21- 一一. 销售合规性销售合规性-客户退款客户退款 客户退

26、款客户退款 客户填写退款申请书客户填写退款申请书 客户须在申请人处加盖公章，无单位的个体客户须附上个人身份证复印件并 在复印件上签字 分公司财务填写退款确认书分公司财务填写退款确认书 根据客户退款申请及管理中心或下属分销中心退款确认书填写分公司客户退 款确认书，确认JDE收款 化肥公司代为办理退款化肥公司代为办理退款 化肥公司收到审批后的材料代为退款，并将退款的电汇底单传真至分公司， 分公司做账务处理： 借：在途资金 贷： 应收帐款中化化肥有限公司 客户填写退款 申请书 分公司财务填 写退款确认书 化肥公司代为 办理退款 分公司做账务 处理 SINOCHEMFERTILIZER-22- 一一.

27、 销售合规性销售合规性-客户退款客户退款 单位客户盖章单位客户盖章 个人客户签字个人客户签字 分公司签批分公司签批+ +盖章盖章 核对信 息一致 SINOCHEMFERTILIZER-23- 二二. 采购合规性采购合规性 总体总体要求要求 资金支付资金支付 u分公司财务部进行自采业务审核时需要关注：供应商如为贸易类供应商，需要总分公司财务部进行自采业务审核时需要关注：供应商如为贸易类供应商，需要总 部相关产品部审批；授信自采需要总部审批，货到付款需要附收货确认；如为暂部相关产品部审批；授信自采需要总部审批，货到付款需要附收货确认；如为暂 订价采购，应有双方确认的订价协议。订价采购，应有双方确认

28、的订价协议。 u审核时对供应商需特别注意：与我司往来账款情况，是否有前期授信逾期；供应审核时对供应商需特别注意：与我司往来账款情况，是否有前期授信逾期；供应 商前期已收货未开发票情况，如有超过三个月未开发票，建议停止自采。商前期已收货未开发票情况，如有超过三个月未开发票，建议停止自采。 u自采业务发票校验时，财务部需要关注：审核发票与采购合同是否一致，如发票自采业务发票校验时，财务部需要关注：审核发票与采购合同是否一致，如发票 数量、单价与收货数据不一致，则需产品经理提供补充协议或价格变动确认函。数量、单价与收货数据不一致，则需产品经理提供补充协议或价格变动确认函。 u关注自采业务发票回收情况

29、，定期向业务部门提示摧收发票，以防长期未开票带关注自采业务发票回收情况，定期向业务部门提示摧收发票，以防长期未开票带 来税务风险。来税务风险。 SINOCHEMFERTILIZER-24- 二二. 采购合规性采购合规性-自采资金申请及支付自采资金申请及支付 资金申请资金申请 资金支付资金支付 严格按照严格按照三级管理原则三级管理原则审批，严格审核审批，严格审核付款对象付款对象及相关信息及相关信息 在收到化肥公司下拨的自采资金后，在收到化肥公司下拨的自采资金后，与付款计划核对与付款计划核对无误后方可操作付款无误后方可操作付款 自采资金付款通过中化集团财务有限责任公司系统进行支付自采资金付款通过中

30、化集团财务有限责任公司系统进行支付 账务处理账务处理 借：预付账款-XX供应商 贷：银行存款-人民币-财务公司 拟定自采合同拟定自采合同 分公司业务部拟定自采合同，并在系统内进行各部门审批后至财务管理部进行资金申请 按要求填制、审批按要求填制、审批分公司自采资金拨款审批表分公司自采资金拨款审批表并向资金科约款并向资金科约款 账务处理账务处理 借：银行存款借：银行存款-人民币人民币-财务公司财务公司 贷：预收账款贷：预收账款-化肥公司化肥公司 SINOCHEMFERTILIZER-25- 二二. 采购合规性采购合规性-自采发票自采发票 凭发票校验凭发票校验 发票交接流程发票交接流程 产品经理提供

31、发票、发票签收表（须业务及执行签字确认）及采购合同给财务人员，财 务人员审核发票与采购合同是否一致，如发票数量、单价与收货数据不一致，则需产品经 理提供补充协议或价格变动确认函 发票校验发票校验-分为以下四种类型分为以下四种类型 a.发票：一般情况的发票校验 b.贷方凭证：针对前期已完成发票校验，需要进行数量和金额同时冲销的业务。 c.事后借记：针对前期已完成的发票校验，需要补记发票金额的业务。 d.事后贷记：针对前期已完成的发票校验，需进行部分金额冲销的业务，校验时，只填 写冲销的金额，不填写数量 关注要点关注要点 a.发票是否合法、合规 b.发票单价与合同协议是否一致，如不一致则需产品经理

32、提供补充协议 c.运费发票是否齐全，到站与收货是否一致 发票催收发票催收 关注发票回收情况，定期向业务部门提示摧收发票，以防长期未开票带来税务风险 SINOCHEMFERTILIZER-26- 二二. 采购合规性采购合规性-自采发票自采发票 凭协议校验凭协议校验 根据定价协议进行成本调整根据定价协议进行成本调整 对于暂定价采购，分公司应注意及时与供应商签订定价协议，每月结账前，财务人员应 向产品经理催要当月签订的定价协议，并根据定价协议进行成本调整，具体方法同发票校 验，但在凭证抬头文本中选择“货协” 发票收到后重新校验发票收到后重新校验 收到供应商开具的发票后，应先将凭协议校验的凭证冲销，再

33、凭发票重新进行校验；但 如果发票与凭协议校验的金额一致，且发票可装订至原凭协议校验的凭证中，则分公司可 直接将发票抬头改为“货发” 自动生成凭证自动生成凭证 a. a.调低暂定价调低暂定价 借：商品采购 贷：应付账款 库存商品（对未销售货物的影响） 营业成本-发票价差（对已销售货 物的影响） b. b.调高暂定价调高暂定价 借：商品采购 库存商品（对未销售货物的影响） 营业成本-发票价差（对已销售货 物的影响） 贷：应付账款 SINOCHEMFERTILIZER-27- 三三. 商品损耗处理合规性商品损耗处理合规性 总体总体要求要求 u商品损耗实行月度管理，在发生损耗当月进行账务处理，财务人员

34、应商品损耗实行月度管理，在发生损耗当月进行账务处理，财务人员应 每月清理上月每月清理上月“待处理财产损溢待处理财产损溢”科目余额。科目余额。 u化肥公司将收到的保险赔款与分公司挂账后，分公司务必于当月与总化肥公司将收到的保险赔款与分公司挂账后，分公司务必于当月与总 部挂账，确保双方往来一致。对于当月确实无法确认赔款性质的，可部挂账，确保双方往来一致。对于当月确实无法确认赔款性质的，可 最迟于次月将保险赔款与索赔台账核对，确认收益，进行账务处理。最迟于次月将保险赔款与索赔台账核对，确认收益，进行账务处理。 u “其他应收款索赔款项其他应收款索赔款项”科目应与执行人员科目应与执行人员“保险赔款明细

35、台账保险赔款明细台账” 余额相符，以确保财务账面数据准确。对于该科目长期未收回部分，余额相符，以确保财务账面数据准确。对于该科目长期未收回部分， 应由执行人员确认是否可回收，并将不可收回部分记入应由执行人员确认是否可回收，并将不可收回部分记入“管理费用管理费用 商品损耗商品损耗”，确保此科目不出现长账龄。，确保此科目不出现长账龄。 SINOCHEMFERTILIZER-28- 三三. 商品损耗处理合规性商品损耗处理合规性-存货盘点存货盘点 盘点要求盘点要求 要求：要求：化肥在仓储、运送、搬倒过程中会发生一定的损耗，为确保存货账实相符， 每月分公司进行相应的存货盘点及损耗账务处理： 换包损耗换包

36、损耗 可以根据分公司执行相关人员提供的换包入库单，根据上面标明的JDE调整单号查找损耗 明细表上对应的单号（表格最后一列单号），找到相应的单据后标上相应的SAP凭证号， 然后复印存档 铁路短件铁路短件 根据分公司执行相关人员提供的短件记录复印件及短件记录台帐上标明的JDE调整单号查 找相应的单据，然后标上与之相对应的SAP凭证号然后复印存档 装订存档装订存档 本月所有的损耗单据收集整理完毕后加具封面按月装订成册，作为SAP损耗凭证的附件单 独存放归档 SINOCHEMFERTILIZER-29- 三三. 商品损耗处理合规性商品损耗处理合规性-损耗批复表损耗批复表 财务人员每月根据商务执行人员提

37、供的经分公司经理签批的分公司存货报损 财务汇总表记账。 SINOCHEMFERTILIZER-30- 三三. 商品损耗处理合规性商品损耗处理合规性-账务处理账务处理 存货盈亏盘点存货盈亏盘点 进行存货盘点时，分公司执行人员在JDE进行盘点操作，自动生成SAP盈亏会计凭证 损耗批复的账务处理损耗批复的账务处理 每月根据执行人员提供的分公司领导签批的分公司存货报损财务汇总表记账 收到理赔款账务处理收到理赔款账务处理 分公司保险理赔款全部由化肥公司代收，记入“其他应收款化肥公司”科目 a. a.批复的盘盈处理批复的盘盈处理 借：待处理财产损溢流动资产 贷：管理费用商品损耗 b. b.批复的盘亏处理批

38、复的盘亏处理 借：其他应收款单位或个人（责任人 赔付） 其他应收款索赔款项（保险赔付） 管理费用商品损耗（不可赔付） 贷：待处理财产损溢流动资产 a. a.盘盈盘盈 借：库存商品 贷：待处理财产损溢流动资产 b. b.盘亏盘亏 借：待处理财产损溢流动资产 贷：库存商品 a. a.实际赔付金额实际赔付金额 原记账可赔付金额原记账可赔付金额 借：其他应收款-化肥公司 贷：其他应收款-索赔款项 营业外收入索赔收入 其他应收款单位或个人 b. b.盘亏盘亏 借：其他应收款-化肥公司 管理费用商品损耗 贷：其他应收款-索赔款项 其他应收款单位或个人 SINOCHEMFERTILIZER-31- . 物流

39、费用合规性物流费用合规性 总体要求总体要求 u 根据企业会计准则要求，存货采购环节发生的相关税费、运输费、装 卸费以及其他可归属于费用，计入存货成本；商品销售环节发生的各项费 用属于商品流通费，计入当期直接经营费用。 u 从国内工厂、港口货源分配方式，并以入库再销售方式采购的存货，从工 厂到入库期间发生的运输费、装卸费等，计入存货成本。但直接发运给客 户的货物，从工厂到客户所在地发生的运输费、装卸费等，计入当期费用 ， u 仓储费用、出库销售费用、移库运输费，以及直销业务所产生的运输费用 等直接入当期费用。 u 账务处理方式直接影响当期损益，注意防范人为调节利润。 SINOCHEMFERTIL

40、IZER-32- 四四. 物流费用合规性物流费用合规性 总体要求总体要求 u 当仓储、运输、装卸合同上结算账户与实际结算单位不相符时，须要求合同代理 商提供付款指令，说明同意将费用付至实际收款单位的账号信息、金额等，并标 明因改变收款方而承担相应经济责任。 u 日常物流费用收款方无法提供发票的，须要求对方到税务部门代开发票后方可核 销。需要注意：发票收款方应与合同签订方一致。否则，将被视为假发票，存在 税务风险。 u 物流费用审核中，仓储费需依据仓储合同、运输装卸费需依据运输装卸合同、铁 路/码头运费、站台费等，依据发票，审核费用项目、数量、单价等信息 u 预估、摊销物流费用时，注意实际业务发

41、生内容与所属期间，避免跨期核销、重 复核销。 SINOCHEMFERTILIZER-33- 四四. 物流费用合规性物流费用合规性-申请及审核标准申请及审核标准 物流费用申请物流费用申请 范畴范畴 公司在业务购销、保管等环节所产生的运输费、仓储费、装卸费、检验费等 管理原则管理原则 a. a. 计入存货成本：计入存货成本：根据准则要求，存货采购环节发生的相关税费、运输费、装卸费以及其 他可归属于费用，应计入存货成本 b. b.计入经营费用：计入经营费用：在商品销售过程中所发生的各项费用属于商品流通费，不计入销售成本， 计入当期直接经营费用 物物 流流 费费 用用 审审 核核 标标 准准 计费标准

42、计费标准审核所需必要附件审核所需必要附件 按吨/天或面积计算的仓储费依据合同，审核仓储方提供的吨、天或面积数量、单价等 按包租计算的仓储费依据合同，审核仓储费支付的期间、金额等 铁路/码头站台费等杂费审核费用项目、数量和单价等 运输费用需依据合同或协议，审核运输距离、数量和单价等 整包费审核整包数量和单价等 出入库力资费审核数量、单价、销售价格条款和收款收据等 SINOCHEMFERTILIZER-34- 四四. 物流费用合规性物流费用合规性-JDE预估及核销预估及核销 SAPSAP清账清账 使用使用F-03-财务会计财务会计-总分类账总分类账-账户账户-清账清账，科目（1291601000）

43、其他应收款-暂付款-房租 JDEJDE预估及核销数据进入预估及核销数据进入SAPSAP后生成凭证后生成凭证 预估：预估：借（40）：经营费用 贷（50）：其他应收款-暂付款-房租 核销：核销： 借（40）：其他应收款-暂付款-房租 贷（50）：经营费用 JDEJDE审核仓储费用审核仓储费用 登陆登陆JDE系统后选择路径为：系统后选择路径为：物流费用管理-仓储货核销-财务审批仓储费用 JDEJDE审核物流费用审核物流费用 登陆登陆JDE系统后选择路径为系统后选择路径为：物流费用管理-收发货核销-财务审批收发货费用 SINOCHEMFERTILIZER-35- 四四. 物流费用合规性物流费用合规性

44、-港口分公司垫付费用申请港口分公司垫付费用申请 港口分公司代其他分公司从港口发运产生的运费。一般由港口分公司先行用物流港口分公司代其他分公司从港口发运产生的运费。一般由港口分公司先行用物流 备用金垫付，拿到相关票据整理后寄相关分公司核销，同时由港口分公司向化肥公司备用金垫付，拿到相关票据整理后寄相关分公司核销，同时由港口分公司向化肥公司 财务管理部申请拨回经营费用备用金财务管理部申请拨回经营费用备用金。 港口分公司垫付费用时港口分公司垫付费用时 借：其他应收款化肥公司 贷：银行存款 港口分公司收回费用时港口分公司收回费用时 借：银行存款 贷：其他应收款化肥公司 相关分公司收到运输发票时相关分公

45、司收到运输发票时 借：销售费用-运输费等 贷：其他应收款化肥公司 财务专业章财务专业章 SINOCHEMFERTILIZER-36- 五五.往来款核对合规性往来款核对合规性 总总体要求体要求 u每月关账前，分公司应确保与化肥公司各项往来完全一致。确保数据一致后，每月关账前，分公司应确保与化肥公司各项往来完全一致。确保数据一致后， 方能关账。对存在差异的，积极查找原因并调整。方能关账。对存在差异的，积极查找原因并调整。 u分公司与客户须定期核对往来，要求至少每个季度出具书面对账确认函。建议分公司与客户须定期核对往来，要求至少每个季度出具书面对账确认函。建议 分公司视具体情况，按月核对。分公司视具

46、体情况，按月核对。 u分公司与内部工厂应每月关账前核对往来及采购交易情况，保证双方未达调整分公司与内部工厂应每月关账前核对往来及采购交易情况，保证双方未达调整 后数据一致。后数据一致。 u分公司与自采供应商应定期核对往来，至少每季出具书面对账确认函。建议对分公司与自采供应商应定期核对往来，至少每季出具书面对账确认函。建议对 于自采业务量大的供应商，应每月核对。于自采业务量大的供应商，应每月核对。 u分公司内部与分销中心间如有往来账款，也应于每月关账前进行核对，确保关分公司内部与分销中心间如有往来账款，也应于每月关账前进行核对，确保关 账时双方往来数据一致。账时双方往来数据一致。 SINOCHE

47、MFERTILIZER-37- 五五.往来款核对合规性往来款核对合规性 往来款核对要求往来款核对要求 分公司与化肥公司分公司与化肥公司 每月关账前，分公司应确保与化肥公司各项往来完全一致，确保数据一致后方能关账，对存在差 异的，积极查找原因并调整 SINOCHEMFERTILIZER-38- 五五.往来款核对合规性往来款核对合规性 往来款核对要求往来款核对要求 分公司内部与分销中心分公司内部与分销中心 分公司内部与分销中心间如有往来账款，也应于每月关账前进行核对，确保关账时双方 往来数据一致 分公司与客户分公司与客户 分公司与客户须定期核对往来，要求至少每个季度出具书面对账确认函，建议分公司视

48、 具体情况，按月核对 分公司与自采供应商分公司与自采供应商 分公司与自采供应商应定期核对往来，至少每季出具书面对账确认函，建议对于自采业 务量大的供应商，应每月核对 分公司与内部工厂分公司与内部工厂 分公司与内部工厂应每月关账前核对往来及采购交易情况，保证双方未达调整后数据一 致 SAP数据查询：在Y_SD2_31000092 - 财务 - 内部管理报表 - 往来帐款报表 - 预付款审 批数据查询中 SINOCHEMFERTILIZER-39- .往来款核对合规性往来款核对合规性 往来款核对要求往来款核对要求 SINOCHEMFERTILIZER-40- .往来款核对合规性往来款核对合规性 往

49、来款核对要求往来款核对要求 SINOCHEMFERTILIZER-41- 六六.档案管理合规性档案管理合规性 档案管理要求档案管理要求 档案室和档案柜档案室和档案柜 分公司应安排专人负责财务档案保管工作。将每年形成的会计档案整理立卷，编制档案 保管清册。有条件的分公司还应设立单独的档案室统一保管财务档案 档案借阅档案借阅 财务档案应建立严格的借阅登记制度，可提供查阅或复制。未经批准，不得随意借出 凭证整理凭证整理 会计凭证原则上要求于次月进行整理装订，最迟不得超过两个月。比如4月份凭证，要求 最迟在6月底前完成装订 凭证审核凭证审核 财务经理应审核会计凭证的真实性、准确性，附件的完整性，并加盖

50、个人印章 凭证封面与凭证盒凭证封面与凭证盒 凭证封皮与凭证盒上应清楚填写：会计期间、凭证编号（小号）、本月凭证册数及本册 编号、装订人等信息 SINOCHEMFERTILIZER-42- 六六.档案管理合规性档案管理合规性 会计档案保管期限会计档案保管期限 序号序号会计档案名称会计档案名称保管期限保管期限备注备注 一、会计凭证一、会计凭证 1原始凭证记账凭证和汇总凭证15年 2银行存款余额调节表15年 二、会计账簿类二、会计账簿类 3日记账15年 其中：现金和银行存款日记账25年 4明细账15年 5总账15年 6固定资产卡片报废清理后保存5年 7辅助账簿15年 三、会计报表类三、会计报表类 8

51、主要财务指标快报3年包括文字分析 9月、季度会计报表5年包括文字分析 10年度会计报表（决算）永久包括文字分析 四、其他类四、其他类 11会计移交清册15年 12会计档案保管清册25年 13会计档案销毁清册25年 14税务资料及纳税申报表10年 15出库单记账联15年 16银行账户资料10年 SINOCHEMFERTILIZER-43- 七七.费用管理合规性费用报销费用管理合规性费用报销 总体要求总体要求 u管理费用实行管理费用实行“预算管理，总额控制预算管理，总额控制”原则，对于超出预算或标准的费用原原则，对于超出预算或标准的费用原 则上不予报销。严禁管理费用跨年度核销入账。则上不予报销。严

52、禁管理费用跨年度核销入账。 u管理费用审批权限为分公司经理与财务经理。如需对外授权的，须签发管理费用审批权限为分公司经理与财务经理。如需对外授权的，须签发授授 权委托书权委托书进行书面授权。进行书面授权。 u公司公司严禁报销严禁报销以下项目：理疗保健卡、运动健身卡、会所和俱乐部会员卡、以下项目：理疗保健卡、运动健身卡、会所和俱乐部会员卡、 高尔夫球卡等各种消费卡；履行工作职责以外的，应当由个人承担的消费娱高尔夫球卡等各种消费卡；履行工作职责以外的，应当由个人承担的消费娱 乐活动、宴请、赠送礼品及培训等各种费用。不允许出现敏感字眼发票。乐活动、宴请、赠送礼品及培训等各种费用。不允许出现敏感字眼发

53、票。 u严禁虚假发票。自今年严禁虚假发票。自今年5.1起，费用报销人须提供起，费用报销人须提供“发票真伪校验单发票真伪校验单” ，财务，财务 人员二次查验。人员二次查验。 u入账发票抬头一律为入账发票抬头一律为“中化化肥有限公司中化化肥有限公司*分公司分公司”。 SINOCHEMFERTILIZER-44- 七七.费用管理合规性费用报销费用管理合规性费用报销 总体要求总体要求 u业务招待费：宴请前须填写业务招待费：宴请前须填写公务招待审批单公务招待审批单并由分管领导签字确认，作并由分管领导签字确认，作 为报销附件。每次宴请均不得超过公司规定标准。为报销附件。每次宴请均不得超过公司规定标准。 u

54、差旅费：交通与住宿费均不得超过公司规定标准，并附相应出差审批单，住差旅费：交通与住宿费均不得超过公司规定标准，并附相应出差审批单，住 宿费同时附流水明细单。一次出差只对应一张宿费同时附流水明细单。一次出差只对应一张“差旅报销单差旅报销单”，严禁一单含，严禁一单含 多次出差。多次出差。 u办公用品费：除发票外，还需附开票单位出具的货品明细清单。购买预算为办公用品费：除发票外，还需附开票单位出具的货品明细清单。购买预算为 单笔单批的分公司，还需附单笔单批的分公司，还需附“办公用品审批单办公用品审批单”。 u会议费：依据批复的会议申请，附相关发票、会议总结、照片、签到表等资会议费：依据批复的会议申请

55、，附相关发票、会议总结、照片、签到表等资 料。料。 u广告费：应提供请示报告、广告合同、服务商履行合同证明等。广告费：应提供请示报告、广告合同、服务商履行合同证明等。 u专项费用：除上述具体要求外，还需附专项费申请及核销审批单。专项费用：除上述具体要求外，还需附专项费申请及核销审批单。 SINOCHEMFERTILIZER-45- 七七.费用管理合规性费用报销制度变化费用管理合规性费用报销制度变化 费用报销制度变化费用报销制度变化 1 费用报销制度变化 SINOCHEMFERTILIZER-46- .费用管理合规性费用报销制度变化费用管理合规性费用报销制度变化 费用报销制度变化费用报销制度变化

56、 关键词关键词修改后制度文稿要点修改后制度文稿要点 上版制度文稿上版制度文稿要点要点 或或差异情况差异情况 提供单据提供单据 日常项目及专项费用报销应提供：发票真伪校验单发票真伪校验单(机打发票机打发票500500元以元以 上，定额发票上，定额发票100100元及以上，所有手工发票均需进行发票真伪校验元及以上，所有手工发票均需进行发票真伪校验) 上版文稿无此要求 招待费标准招待费标准 公司领导级（总助及以上）一次宴请金额人均不超过600600元元 （含酒水、饮料含酒水、饮料，下同） 人均标准800元， 未明确酒水饮料 部门总经理级（总助及以上）一次宴请金额人均不超过300300元元人均标准50

57、0元 业务招待地业务招待地 点点 业务招待应当首选内部餐厅、内部酒店或者协议酒店首选内部餐厅、内部酒店或者协议酒店接待，严格执行 相关制度和标准，并及时与酒店结清费用，不得长期挂账不得长期挂账。不得安排 接待对象到高档的娱乐、休闲、健身、保健等经营场所高档的娱乐、休闲、健身、保健等经营场所活动，也不得 参加所出资企业或者关联企业安排到上述场所的业务招待活动。 上版文稿无此要求 SINOCHEMFERTILIZER-47- 七七.费用管理合规性费用报销制度变化费用管理合规性费用报销制度变化 费用报销制度变化费用报销制度变化 关键词关键词修改后制度文稿要点修改后制度文稿要点 上版制度文稿上版制度文

58、稿要点要点 或或差异情况差异情况 礼品支出礼品支出 业务招待活动中赠送的礼品或纪念品，应当符合相关法律法规要求， 以宣传公司形象、展示公司文化为主要内容，严禁赠送现金和购物卡、严禁赠送现金和购物卡、 消费卡、商业预付卡等各种有价证券、支付凭证以及贵重物品等消费卡、商业预付卡等各种有价证券、支付凭证以及贵重物品等。同 时应当建立礼品或纪念品订购、领用等审批程序。 上版文稿无此要求 差旅交通工差旅交通工 具具 化肥中心副主任以上国内出差可乘坐飞机公务舱飞机公务舱、火车软席火车软席（软座或 软卧）、高速铁路列车商务座或一等座高速铁路列车商务座或一等座、轮船轮船（不包括旅游船）一等一等 舱舱，所发生的

59、交通费在前述标准内据实报销。化肥中心副主任以上国 内出差城际间乘坐其他交通工具（不包括出租小汽车），所发生的交 通费用据实报销。 上版文稿未明确领导国内 差旅交通标准 化肥中心副主任以下人员化肥中心副主任以下人员在选择交通工具时，乘坐飞机时，应乘坐经经 济舱济舱；十二小时之内（夕发朝至）乘火车能到达的，应乘坐火车而非 飞机，火车为硬卧或硬座硬卧或硬座；高铁5小时以内（含）能到达的，须乘坐高 铁，乘坐标准为二等座二等座；前往高铁5小时以内（含）能到达的地区，不 得乘坐飞机，除非实际报销的机票款低于高铁二等座标准票价。 标准划分由公司领导改为 化肥中心副主任； 对坐席标准的规范更详细 SINOCH

60、EMFERTILIZER-48- .费用管理合规性费用报销制度变化费用管理合规性费用报销制度变化 费用报销制度变化费用报销制度变化 关键词关键词修改后制度文稿要点修改后制度文稿要点 上版制度文稿上版制度文稿要点要点 或或差异情况差异情况 差旅住宿费差旅住宿费住宿费不含个人购买用品或用餐等不含个人购买用品或用餐等其他费用。上版文稿无此要求 邮电通讯费邮电通讯费 公司领导：指公司总经理助理（含总经理助理）以上，标准为10001000元元/ /月月；上版文稿为1800元/月 部门总经理（含主持工作）： 业务部门，标准为800800元元/ /月月；职能部门，标准为500元/月； 上版文稿为900元/月