【质量管理精品文档】DQS审核操作要求

1、dqs 审核操作要求本操作要求的依据是iso19011:2002, 国家法规以及dqs 总部要求，请审核员照此执行.编号 2004-o3-15一、审核准备1 . 审核组长 (leadauditor) 。1.1 审核如有二人或二人以上，需有一位审核员做组长。1.2 审核只有一位审核员，其本身就是组长。1.3 审核组长由 dqsap 办公室指定。1.4 审核组长和其他审核小组的所有成员注意签字确认审核委托书。2 文审 / 系统分析2.1 正式终审前要做文审/ 系统分析，此项工作由审核组长做，完成后要出具体报告。2.2 文审 / 系统分析可以同时做，也可以分开做。文审是查文件的符合性，系统分析是查企

2、业是否在正常操作文件所规定的工作，作得如何则要在正审再查。2.3 文审 / 系统分析如果不是审核组长所完成，除操作者在报告后要签字之外， 组长也要在报告首页的右上角签字 ( 日期 )， 表示审阅同意，然后再给顾客。2.4 报告在审核前交顾客，并应有最少两周的整改期。2.5 文审 / 系统分析应按dqs 的具体格式操作（ iso9000 系统分析表编号： 778d2-k ；汽车系统分析表编号： 751d1-d ）3 审核计划3.1 在各种审核前,均应有审核计划，审核包括：预审、正审、监审、重审、跟踪审等。3.2 审核计划由审核组长做， 若应急时由办公室事先完成草案， 但最终要由组长确认。3.3

3、审核计划要审核前交顾客协商确认，为此责任者应做好事先准备。3.4 审核中,审核组长可根据现场情况与顾客协商后调整审核计划。3.5 在审核结束后，有一份已执行的审核计划留在审核夹内返回dqsap 入档，该计划要有组长和顾客的管代在首页的右上角分别签字（日期 ）。3.6 审核计划要包含顾客的所有过程、 部门、 班次以及相关系的所有要素。要满足每个工作日八小时的审核,组长在操作中要注意掌握。同时注意监审时的审核内容。二、审核1 首次会议1.1 首次会议审核组长要按dqsap 介绍光盘介绍 dqs 及审核流程（介绍内容见审核员文件夹,最好用电脑投影介绍，没有条件则参照口述）。a.dqs及dqsapb.

4、审核标准，类别c.审核小组d.审核流程，时间计划e.审核发现及现场整改f.注意事项及文件g.顾客需配备审核陪同人员并做好记录。1.2 介绍本次审核的体系及相关说明。1.3 介绍审核小组成员， dqs 所有介绍由审核组长主持。1.4 注意咨询人员不能参与审核全过程,包括首，未次会议。1.5 请顾客填写签到表。1.6 将对审核员 /dqs 公司的评价表， 审核员审核经历证明表交顾客的管代，并告之在末次会议之后返还，评价表应加套信封并可由顾客单独邮寄至dqsap 。2 首次会议之后审核小组对顾客将被审核的场地进行参观， 仅为熟悉环境，了解顾客概貌,不提任何审核问题。企业的一般介绍可在审核领导过程时进

5、行， 各组员如需分头审核，也应在企业一般介绍后进行。3 正式审核3.1 所有的正式审核一般情况下首先审上层领导过程， 审核组长必须参 加。3.2 审核组长与顾客上层领导在正式提问前要确认以下几个文件内容:3.2.1 审核标准（如,除 iso/ts:2002 外是否加发iso9001:2000 的证书，并告知顾客如加发iso9001:2000 证书不需加人日天数，但要增加新证书的注册费400 美元 ）3.2.2 企业情况调查表（dqsap 办公室已填好的表格， 编号： 750d1_e）厂名、生产场地和非生产场地的确认（如其他地方的生产 / 销售 /开发中心） 、地址、电话、传真、电子邮件、企业员

6、工数（如 ,注意临时工与正式工的数量不能本末倒置.并注意人力资源部的人员数与调查表中人数的一致性。 ） ,如发现员工数与本表不一致，应立即通知 dqsap ， 并考虑适当加 / 减人日数， 此表要有顾客签字（日期 ） 。表中的人员分类说明:总人数管理层参加班次的人数行政人员外勤人员执行人员=一（+）3.2.3 证书打印单（已填好,编号：150e6_c）注意核对企业名称、地址、邮码,注意在填写企业名称与地址时每格内容英文在上，中文在下，中英文可写在同一格中。填写主要经营范围时，第一格填中文， 第二格填英文，若有其他语种需求，则依次填写。3.2.3.1 经营范围：要描述核对产品的名称，名称要详细。

7、如：生产汽车天线的企业应写为 汽车天线系统而不能写成为 天线系统 或汽车电子 、写 系统 的原因是汽车天线有几个组件，而不是指只生产一个天线头， 总之， 一定要具体到小范围的产品类。凡在证书中注明的产品，均应在审核中己发现在正常生产并有审核记录。企业的功能过程共有四个，设计（研发）、生产（制造） 、销售和服务这四个功能在审核时有发现就要写。 特别是设计， 只要企业对产品的功能、尺寸、实验进行策划并付诸实施，或虽外包，但对这些内容负有责任均应算有设计，原来体系中没有包含设计， 后经审核员确认有设计功能， 应立即通知 dqsap 适当增加审核人日天数。 有无设计和服务要看在审核中发现企业是否有这个

8、功能 .具体的经营范围是:汽车天线系统的设计，生产，销售和服务。3.2.3.2 证书打印单右上角是标准方框，如果一次审核同时取二个证，如 ts02 与 iso2000 ，而且人数范围场地等所有条件均一致，则可以在一个方框内打二个标准，只填写一张就可。如果是申请发二个证，但人数范围场地条件有不同，则必须分别填写二 个不同证书打印单。3.2.4 .ts16949 报表 /iatf 申报单（已填好的英文表，编号：785e_c）3.2.4.1 此表仅适用 ts02 版体系，在审核末次会议后的 24 小时内即传真报德国 dqs 总部（在表首页前有传真号和收件人名） 。核对审核日期，每个审核员审核天数、企

9、业人数和经营范围是否与上述文件内容一致。 。3.2.4.2 对设计和服务是否删除。3.2.4.3 是否为第一次终审。3.2.4.4 主要顾客清单（以 iatf 的顾客成员为主）。3.2.4.5 有几个一般不符合项或严重不符合项（审核发现） 。3.2.4.6 下次审核时间与天数。3.2.5 证书加印单，其中一张是证书加印价格表，一张是证书加印单，加印单要填妥具体价格，并由顾客管代签字。注意其中一张中文 a4 和一张英文a4 证书免费， 其余付费加印。 如加印顾客商标需另付 150 欧元。 等全部费用汇总之后需加 15% 的手续费外，另加 6.5 欧元。注意加顾客商标，请顾客提供300 象素以上的

10、电子图案。可先拷贝一个软盘，再请顾客用 e 倍给 dqsap 办公室 .上述 3.2.2 ， 3.2.3 ， 3.2.4,3.2.5 是很重要的内容，请必须先行核实确认，并请管代在3.2.2,3.2.5 和 3.2.3 上签字。3.3 审核节奏审核员要掌握审核进度，注意把握过程的主要内容，不要多花时间在枝节问题上绕圈子。3.4 审核记录 （记录纸 750d1-n）3.4.1 审核员在记录纸的左边格内填写审核要点的顺序号， 顺序号仅为审核员自己识别的工作流水号。中间大空内记录审核内容，右边第一格中填写标准编号，最靠右边格上填写审核评估： “ 0 ”代表有建议项提出； “ 1 ”表示很好； “ 2

11、 ”表示有一般问题的不符合单；“ 3 ”表示有严重问题的不符合单。3.4.2 每去一个部门审核， 在记录纸大空左上角写审核日期和该部门的名称， 在右边第一格中对应写上被审的人员姓名职务， 不要少写。在车间 / 仓库等地，也应写上被审核员提问的相关人员姓名和职务。3.4.3 审核记录须根据审核点的内容， 尽量多地记录相关证据， 以证明该项过程已达到受控要求或还存在问题。注意该证据就是最后写审核报告的依据。证据的记录要有其名称、编号和日期，以便日后需要时很容易再次查出该文件。3.4.4 审核结束后， 审核员的记录须编上页码号， 并在每页的上栏都写填厂名，编号，日期。然后用别针订好，在首页的右上角注

12、明访问的经理数和其他员工数并由审核员签名后交审核组长汇总。3.5 审核发现 / 汇总3.5.1 审核中的发现问题， 须及时与被审人员和陪审人员沟通， 并请做好记录，适宜时，告知怎样做才能更好。3.5.2 每天审核结束后，审核小组的审核发现， （包括不符合项和观察项）须向顾客的相关人员说明，不苻合单交顾客管代签字后即行整改。如有可能，应尽量减少顾客整改的繁琐形式而注意其整改效果。3.5.3.1 与顾客的正式对话统一由审核组长进行。3.5.3.2 审核员要注意审核态度，特别是在对审核员发现问题的认识及相关的整改关闭过程中，切记把握言辞和态度不要激烈，同时又要坚持原则。要让人感到循循善诱，是真心实意

13、要帮他们提高。3.5.3.3 “不符合单” ：即整改措施计划（编号： 750d2-c ） .开具“不符合单”若是体系的一般问题,应尽快整改。若是严重问题，应由小组讨论，共同做出立即中止审核的决定，或向顾客即时说明。等待问题解决之后再重新开始审核。严重问题的表现： 1 、与体系有重大不符合。 2 、顾客有重复性的重大抱怨（例如：二级遏制，书面通知暂停供货等）3、重大的实物质量风险等。3.6 审核结束3.6.1 审核结束前， 审核小组须共同汇总情况， 并由组长对照体系查询是否有漏项。如有，可进行补充审核。3.6.2 了解相关部门进行整改措施计划（不符合单）的落实。有条件的企业应将不符项进行汇总列表

14、，并列出相应的整改措施。同时，将表译成英语为便于企业的专业用词更准确地向国际组织传递。此表一则给组长，二则用电子文件由企业发 dqsap 办公室。1.1.1 末次会议末次会议之前，审核小组先行向企业领导层与管代简单汇报审核情况， 并告知审核结果。 如果审核小组认为该企业风险较大，需要增加访问和监审，应向企业领导说明，并由领导在增加一次的通知上签字。1.1.2 末次会议上各审核员要分别介绍审核发现以及建议项，并允许顾客的相关人员有不同意见，并给以引导。 。1.1.3 审核组长作审核总结，并宣布审核结果，同时告知下次审核的时间，天数。如有可能，审核组长可用 powerpoint 做审核总结。1.1

15、.3.1 顾客必须要所有一般不符合单全部关闭的情况下才有可能正式宣布企业的体系通过（ts、 qs9000 ） .1.1.3.2 对于暂时还不能关闭，但己有整改措施而且被审核员确认的一般不符合项，则可以宣布为“有条件通过”.即整改的证据最后完成或交审核组长确认后才能为正式通过。企业应有承诺完成的时间,一般不超过一个周。此时审核组长才能送交报告.1.1.3.3 否则，在正审之后，顾客的整改如果完成较慢，审核组长则要先行在二周之内写一个报告，指明有什么不符合（一般不符合或严重不符合） 尚没关闭，等到全部关闭后再写一个补充审核报告。补充报告的依据可以到审核现场跟踪复查，也可以不去现场只复查整改文件（一

16、般情况下严重不符合可做现场跟踪复查） 。但第一次审核后到补充报告的交递，不能超过二个月，否则须重新审核。注意现场跟踪须向顾客说明，青顾客的管代或总经理确认签字”增加回访通知单”,同时告之跟踪审核的新增费用及大致时间。1.1.4 末次会议签到表要收好入文件夹。1.1.5 二个评价表，以及审核员每人一张审核经历证明收好入文件夹。1.1.6 查看“基本情况调查表” ， “证书打印单” ， “证书加印单” ，是否有顾客管代签字。1.1.7 告知顾客并请其承诺，其有任何的体系变化，以及投资方变化，产品结构变化，主要设备、厂房场地、人员数量、主要顾客的变化、 以及有顾客的重大投诉， 产品实物质量重大风险（

17、如召回）等须即时通知 dqsap.3.8 上述审核为终审，其他审核，如有预审、监审、跟踪、重审等与之大致相同。其中预审要特别注意掌握审核的进度，抓住其主要问题，在很短的时间内对其体系有较全面的评估，并告知问题之所在，同时要告知一定要举一反三，要企业的各部门对照问题全面整改。3.9 审核员填写审核交流表， 将审核中发现的问题予以记录， 并传递给组长，以方便写报告。3.10 审核组长填写审核信息反馈表”，加在未次会议结束的当天传真或电子信给dqsap 办公室。4 审核文件夹4.1 文件夹在审核前交审核组长手中，组长须核对文件夹中的文件与“文件清单”是否相符.如有缺少，可即与dqsap 联系补齐或由

18、审核员在数据盘中自己打印。 （数据盘另附）4.2 在审核结束后，所有该填写的文件均由组长填妥后再放入文件夹，包括文件清单。最好在末次会议开完后即由快递送交 dqsap ，最迟在末次会议后的二周内到达dqsap 。如果是二周之后才递交，则应先行在结果反馈表上予以说明或即时传真给dqsap4.3 文件夹中电子数据，注意在填妥后先将文件打印，以为签字之用。数据内容可记录在磁盘随文件夹返回 dqsap 办公室,也可用电子邮件发回 dqsap 办公室。 。4.4 文件夹中的基本情况调查表(basic-data-company) 中有顾客联络人的电话和姓名 ,以为在需要时做联络之用。5交通5.1 审核前会

19、有机票 / 车票等递交审核员。如遇特别情况，由dqsap办公室安排，审核员可自行购买机票/ 车票或借助其他交通工具。一般情况下由顾客报销。5.2 因特别情况需变更旅行安排，须由dqsap 办公室同意。5.3 审核员从办公室或家中到机场 / 车站的市内交通费用以及机场建设费等费用，由审核员先行垫付再由顾客报销或由 dqsap 报销。5.4 需报销的票据或需返回的费用， 由审核员装入一个信封中， 在信封上注明被审核顾客名、日期、审核员姓名、票据/ 费用的数额、费用的类别 (如：轿车费、大巴车费、机场费用 )及签字，该信封用可靠方法交 dqsap 。三、审核报告1 .报告由审核组长编写，尽可能用电子

20、版本.ts、 vda 、 qs、 14001 、18001 用中文或英文编写， iso9001 用中文编写。 如暂时无法用电子文件或英文编写，可由 dqsap 办公室代为操作。2 .报告的编写时间为末次会议后的二周之内完成， 并将报告交 dqsap办公室。报告可以用电子文件（ e-mail） 也可以用软盘寄，但其最后一页须由组长纸上签字（日期） 。3 .报告的模板仅为框架性的参考，编写报告时要将企业的实际内容写入，包括企业的各班次，部门，功能的描述，切勿完全照搬，否则报告无法批准。4 .报告上的每个描述在审核记录中都应找得到审核证据。5 .关于 dqs 新报告的书写指南， 以及新报告的具体内容请参见 “新报告书写指南”和给审核员的信件，新报告即日起施行。四、审核资料1 . 审核报告2 .审核文件夹中的所有文件审核所需文件及审核组长需填写返回的文件清单1） 审核计划（审核组长和顾客管代在右上角签字）2）企业情况调查表（ dqsap 办公室已填， 审核员再次确认， 并由顾客管代签字）3）组织机构图（顾客提供）4） 系统分析报告（审核员做于