湖南理工学院实验室工作档案管理办法

1、湖南理工学院教务处 院教发200613号 湖南理工学院实验室工作档案管理办法 一、根据国家有关主管部门下发的 高等学校档案实体分类法 与高等学校档案管理办法的规定，结合我院实际工作需要，制 定本办法。 二、各实验室档案的保管工作应有专人负责，其主要的任务是 做好档案信息材料的存放借阅管理，定期检查，对档案信息的安全 负责。详细记录实验档案的收进、移出、借阅、损坏、丢失、销毁 情况，以便查找和统计上报。实验室档案保管人的交接工作必须严 格，要有双方经手人和监交人签字，并注明交接日期。 三、实验室工作档案的归档项目和内容 （一）实验室基本档案 1、实验室基本情况材料，女口：建室时间及批准文件、 人

2、员情况、 设备情况、实验用房情况等。 2、实验室其他材料档案。包括：实验室的建设规划、实验室建 设项目任务书、实验室的工作计划、工作总结、投资效益分析、会 议纪要、请示报告、上级指示等。 3、实验室评估的全套材料； （二）实验室人员档案 实验室人员档案。包括：实验教师、技术人员、管理人员的姓 名、年龄、职务、职称、学历等记载，考核情况、进修、培训情况， ii 各种奖惩情况、实验室专职人员工作日志等。 （三）实验室规章制度档案。 包括：历年来有关实验室的院发文件及各系（部）和本实验室 制订的规章制度。 （四）实验教学档案 1、实验教学文件，如：实验教学计划、实验教学大纲、实验教 材及指导书、实验

3、项目卡等； 2、实验教学过程中形成的材料，如：实验教学任务书、实验课 表、教师备课笔记（含试讲试做报告） ，实验教学日志、学生实验报 告、实验考核成绩单及实验项目开出情况等；每门实验课开出率统 计、实验记录（包括计算机上机记录） 、实验人时数统计等。 3、实验教改档案：科研成果转化为实验项目、自制教具及使用 情况记载，论文成果，学生小发明、小创造样品和文章，学生设计 创新性实验报告，第二课堂活动记载等。 4、大型精密仪器设备的使用管理记录。 （二）仪器设备档案 1、申购报告、计划、论证报告、领导批复等； 2、购置单价五万元以上大型精密仪器设备的可行性论证报告及 从申购到仪器设备投入正常运行期间

4、的全部档案材料； 3、订货合同； 4、进口设备过程中有关的技术商务文件； 5、开箱记录、装箱单； 6、安装调试记录和双方签字移交文件、保修单等； 7、验收报告及文件材料； 8、仪器设备说明书及全套随机文件材料； 9、索赔来往函件及结果文件； 10、仪器设备使用过程中形成的材料，如：使用、检修、故障 事故处理记录等； 11 、仪器设备报损报废申请报告及领导批复。 （三）上报文件档案 按照上级主管部门的要求，每年需上报的实验室管理信息文件 有： 1、教学科研仪器设备数据盘； 2、教学科研精密贵重仪器设备（单价人民币四十万元以上）的 年使用情况数据盘； 3、教学科研仪器设备增减变动情况表及软盘； 4

5、、实验室任务及人员情况表及软盘； 5、高校实验室基本情况数据盘； 6、高校实验项目数据盘； 7、高校专职实验室工作人员数据盘。 上述上报数据文件，打印出报表归档。 （四）实验室获奖信息档案 1、评奖通知； 2、获奖实验室材料； 3、获奖人员材料； 4、评奖结果通知。 三、归档办法 1 、单价五万元以上大型精密仪器设备的全套档案材料， 由实验 室或使用单位指定专人负责收集、保管，在仪器设备验收合格后， 交资产管理处，经整理后送交学校档案馆归档。实验室或使用单位 需使用时，到档案馆办理借阅手续。 2、实验室评奖档案材料，由教务处负责收集整理，在评选工作 结束后，送交学校档案馆存档。 3 、向上级主管部门上报的各种数据材料， 由教务处收集整理后， 送交学校档案馆存档。 4、单价五万元以下教学仪器设备的材料及实验室管理方面的基 本信息，由实验室指定专人负责收集和保管。 四、时间要求 1、实验室管理基本信息（如：实验室基本情况、实验室任务情 况、实验项目情况、实验室人员情况、大型精密仪器设备年使用情 况等）必须在12月底前送交教务处。 2、大型精密设备材料，在仪器设备验收合格后，及时送交资产 处。 3、 教学科研仪器设备情况及实验室基本信息的汇总材料，必须 在3月底前完成，在按照上级主管部门的要求及时上报有关数据文 件的同时，并