订单进程控制程序

1、文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.0订单进程控制程序目的：为确保客户订单要求得到满足，提高客户满意度，明确公司内部工作流程和部门间工作衔接，提高工作效率和质量。适用范围：公司业务订单从接单到出货相关流程的管理，涉及到业务部门、生产部门、采购部门、品质管理部门以及财务部。第一章订单的接收与下达1、业务员接到客户的意向订单后，首先由业务员填写工艺提供审批表，注明该客户和产品的特殊要求，由研发员根据样品工艺整理出试生产工艺（试

2、生产工艺中的加热部分需标明蒸汽温度、压力值和加热时间），经研发主管、业务员和加工厂厂长签字后交由工艺管理员发放给工厂(3份)、品质管理部（质检科长 1 份）及食品安全控制中心1 份。特殊品种的蔬菜，在提供给食品研究所样品后，采购部应在两周内以蔬菜采购信息表的形式，提供此种蔬菜的采收季节、价格、产地、采购的难易程度等相关信息。如 a 、高危蔬菜：韭菜、大白菜、五彩椒等； b、季节性很强的：红辣椒、芦笋等； c、对规格要求高的品种，对客户来说为非标产品，需要定做加工的如冻香菇、葱段等； d、公司无基地品种第一次使用的。2、工厂接到意向订单和试生产工艺后，应根据工艺和原辅料、包装情况在 36 小时内

3、书面提报订单反馈及生产预定，第 1 页文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.0反馈该意向订单的完成时间。如有初次使用的特殊原辅料、包材，一定要确认好到货需要的时间，以便以此为依据反馈订单的交货时间。如个别辅料的到货时间不能很快确认，应以生产完成时间为基础反馈交货期，并同时向客户说明特殊辅料的确认时间，如特殊辅料不能按期到达，则交货期将延迟到什么时候。意向订单反馈时，工厂需注明正式订单的下达时间要求，以便业务员与客户商谈。3、

4、 业务员接到工厂的交货时间反馈后，12 个小时内反馈给客户。如客户对交货期不接受，则业务员应立即告诉部门经理，由国际业务部经理与工厂厂长再次协调，争取满足客户要求。针对tm 订单的交期，如不能满足客户要求，则由生产部门、业务部门、采购部门、品质管理部门等共同商讨后决定。如果需要满足重要客户的要求，而影响到其他客户的交货期，则需上报总经理批准。4、意向订单经与客户确认交货期后，加工厂按照确认的工艺在车间加工测量包装用的产品，以确认产品的包装尺寸，然后再根据测量的产品包装核算集装箱能够容纳的产品数量。该项测量包装尺寸的工作需在2 个工作日内完成，并在成品包装测量确认表上由采购部业务员、车间包装班长

5、（或车间主任）及国际业务部业务员签字确认。根据测算出的装柜数量，业务员与客户最终确认订单的交货数量并注明客户订单下达的时间第 2 页文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.0要求。客户订单下达后，业务员与客户签订合同（tablemark 订单视同合同）。合同签订后交订单管理员存档，同时将根据合同内容整理的生产交货通知单下发给加工厂。5、合同签订后，国际部业务员应抓紧时间与客户确认包装的版面，收到客户版面后1 个工作日内交采购部

6、，采购部接到国际部业务员的版面（电子版）后，应立即同包装厂联系版面设计，在1-2 个工作日内将包装厂的设计版面转交国际部业务员，经客户最终确认后，由国际业务部业务员、采购部业务员共同在版面确认书上签字确认。包装版面的确认完成时间分别为：普通 pe 袋应至少在生产前 15 天，复合袋应至少在生产前 30 天。确保包装的到货时间满足工厂的生产要求。内、外包装的到货时间应保证在正式生产前 5-7 天到厂。6、加工厂接到生产交货通知单后，应制定具体的生产计划，并将该计划反馈给国际业务部。第二章生产计划的安排与进程管理1、加工厂接收到意向订单以后，先由工厂计划员确认订单所需包装、蔬菜、辅料到货时间，确认

7、库存原料肉情况。普通原料肉根据库存表列入消耗计划；特殊规格的原料肉根据工艺计算使用数量，并将特殊订单（带规格）原料肉用量明细表发给屠 宰部门，屠宰部门在接到订单生产部门下达的书面通知后 1 天内，第 3 页1）接到生2 个工作日内文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.0书面反馈可否按时完成。生产计划员根据屠宰部门反馈的情况，再结合生产部门的生产计划将交货期反馈给业务员。辅料计划员根据订单和工艺核算所需要的辅料、蔬菜、包装等与

8、采购部采购员初步沟通，确认大概的到货周期(采购员在1.5 个工作日内反馈），回复给生产计划员，生产计划员根据反馈的所需包装、辅料、原料肉和蔬菜到货时间和车间生产能力，并与车间主任确认车间何时完成生产。2、业务部门根据工厂反馈的交货时间与客户确认。与客户签订合同后，将生产交货通知单发给加工厂。加工厂在接到生产交货通知单后，需在制定生产计划之前调查确认本次订单生产的产品中，是否有前期的甩柜或库存产品；并详细了解原辅料、包装库存情况，考虑是否可以使用库存的辅料和包装。对质量符合客户要求的库存产品不再组织生产。如果甩柜或库存产品的质量合格，但生产日期与新生产的日期间隔超过 3 个月以上，则加工厂与业务

9、员联系是否需要换装。并同时将该库存的数量作为成品考虑内。确认完上述库存后，加工厂再根据生产交货通知单确认生产计划，并将该计划反馈给国际业务部。业务员根据工厂反馈的计划制作订单进程管理表，监督计划的落实情况，以便发现特殊情况及时汇报、调整。3、辅料计划员根据生产计划提报相应的原辅料：（产交货通知单后，加工厂计划员结合生产计划在第 4 页文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.0提报原辅料、蔬菜、包装的采购计划并注明到货时间。一般

10、要求在生产前 5-7 天到货。 外包装可临时在包装厂代存，在生产前 1-2 天送到厂即可（新产品则需在生产前 5-7 天送达）。（ 2）车间生产前 5-7 天与采购确认所提报的计划是否已按时到货，生产计划有提前或者拖后的及时通知采购。（ 3）采购部收到生产部门提报的采购计划后，须于 1-2 个工作日内将供货时间书面反馈给生产部门，并跟踪落实，确保按期到货。如出现特殊情况，应及时向生产部门反馈。第三章采购过程管理1、原辅料和蔬菜的采购：常规用出口辅料的到货时间请参考辅料到货周期表，所有辅料以采购部反馈的到货时间为准。当采购部收到工厂提报的采购计划后，采购部负责人审核后传给采购员实施采购。并在当天

11、以辅料采购进度表形式反馈生产部门。蔬菜：普通蔬菜确保按照生产部门的采购计划单要求时间到货，（1-2 天取样，4 天检测结果，特殊情况插单检测最快提前 2 天），并通过邮件在收到采购计划的当天以蔬菜采购进度表形式反馈生产部门，特殊蔬菜根据反馈的到货时间到货。2、包装采购过程：（ 1）版面制作及确认 客户来版面样本采购部根据指导书制作版面后国际业务部与客户确认国际业务部把确认版面电子版及签字确认纸质版面给第 5 页文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12

12、-15版本号 : v2.0采购部（同时业务员留存一份备案）最后由包装供应商根据确认版面制作包装。（ 2）产品尺寸测量及确认 车间根据产品试生产工艺生产样品，由包装班班长或车间主任、采购员及业务员共同测量包装尺寸，测量无误后在成品包装测量确认表上由采购员、包装班班长或车间主任、业务员三方确认签字。由采购部发给包装供应商处开始制作。（ 3）由于样品与大货生产出现的产品大小、克重误差，造成纸箱及袋子的包装偏大或偏小不合适，使用部门要以书面形式报相关部门重新测量合适的尺寸，在下一个订单中纠正。（4）包装的到货周期：采购员在收到生产部门提报的采购计划当日通过邮件以包装采购进度表的形式反馈到货时间，平时提

13、供参考附件包装到货周期一览表。第四章生产前的准备与生产中的控制1、生产准备（ 1）生产部门接到意向订单后，根据工艺确认车间设备、设施能否达到车间生产需要的配置。如果设备达不到生产需求，车间经过计算评估以后请示总经理是否购买，需要购买的联系采购部门进行询价，并确定需要多长时间能够到货。（ 2） 食品安全控制中心组织生产部门和品管部在接到产品工第 6 页文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.0艺后一周内，对产品进行风险评估。由食

14、品安全控制中心组织相关人员参加。评估内容要考虑影响订单生产的质量和风险因素 ,考虑到因辅料质量问题带来的生产不能及时进行的问题 。包括产品特性、使用的原辅料、设备设施、生产流程、岗位人员配备、出口国要求等方面。将评估内容形成评估报告。根据确认评估结果，对存在的问题进行讨论，提出解决方案，解决不了的上报总经理。（ 3）做好对原辅料使用之前的确认，保证在生产使用之前合格。产品用到的蔬菜、辅料在到厂时，采购部（或仓库）负责通知原辅料验收员进行验收。根据对蔬菜、辅料的风险评估结果进行取样检测。原料肉到厂时，由采购部负责通知屠宰加工品管科进行验收，根据对外购原料肉的风险评估结果进行取样验证。（ 4）出口

15、产品用到的包装物料（包含标签）的确认：各车间品管科按照内外包装物料验收规则安排人员进行验收，直接到仓库的包装物料，仓库保管要及时通知车间品管科长安排人员进行验收（哪个车间报的 oa，通知哪个车间品管科长）。对于新产品和更改版面的老产品，业务员及时将版面发至车间，以便车间进行确认对照。同时车间要及时把验收的版面照片（或实物）发至业务员处，便于业务员对包装物料有无错版情况进行审核。对于到货包装，车间验收时，每批进行留样，便于以后对每批包装进行对照，存在色差、版面差异等情况应及时与业务员进行确认。对于老产品，如果客户提出包装标签、版面更改 , 业务人员应与客户确认新版面、新标签的使第 7 页文件名称

16、：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.0用范围（产品、订单）、使用开始日期，确认老版面、老标签的停用日期。如果同一货柜中，存在新、旧包装版面（标签）同时使用的情形，业务员应向客户仔细确认使用方法，并向工厂生产和品管书面沟通相关事项。未经业务员书面认可，工厂不得将新、旧包装版面（标签）用于同一货柜。一般新版面（标签）启用时，应将旧版面（标签）作废处置，质检人员应予以现场监督确认，并将处置数量通知业务人员，防止混用；除非有客户的书面确认

17、允许新、旧版面（标签）可以同时使用。（ 5）新产品生产前一星期，生产部门通知国际业务部，由业务部负责召集组织新产品协调会。由食品安全控制中心经理或业务部经理组织研发、生产、采购、品管和业务等部门召开新产品协调会，协调落实产品工艺可行性及包装、辅料、蔬菜和原料肉（特殊规格）能否按时到货。在辅料、包装、蔬菜和原料肉能按时到货的前提下，确认车间能否按时、按量完成生产计划。（6）试生产前，生产计划员在生产前 1 天做好加工产品使用的产品追溯号生产日期表，并将产品追溯号生产日期表发给国际业务部和食品安全控制中心。（7）新产品初次生产时，研发员与业务员都必须到现场确认大货产品是否与提供给客户的样品一致。如

18、果出现不一致的情况，研发员一定要认真研究车间现场的条件与食研所的不同，对大货工艺进行适当的调整，确保大货与样品的一致性。并在大货生产正常后，于次日第 8 页文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.0修改该产品的加工工艺，形成正式版的产品生产工艺，经研发员、业务员和厂长签字后，交由工艺管理员下发。加卜吉产品工艺调整后需马上整理出新工艺，交加卜吉研发人员签字后存档。（8）涉及到产品工艺的变更，在实际生产时还有以下情况：车间的生产条

19、件改变，如设备变更，需要调整工艺。当发生设备变更时，车间生产时让食品研发人员确认。客户提出要求进行更改。根据工艺要求生产，不能满足产品的安全要求，如出现微生物超标等问题，需要更改工艺。产品的原辅料更换厂家，工艺中需要增加或者变更厂家。第种情况由车间提出更改申请，以书面或者邮件的形式发销售部业务员，业务员确认后通知食品研究所更改。第种情况需要更改，采购部提出申请，标明原因，通知销售部业务员，业务员确认后通知食品研究所更改。本条适合辅料厂家初次变更时。如果客户提出要求更改，直接通知的是业务员，则业务员确认后通知食品研究所更改。食品研究所收到工艺更改的通知后，立即确认，并对工艺进行更改，最晚第二天下

20、发到相关部门。（9）产品新工艺下发后，研发部门要把旧工艺回收，防止车间误用。2、生产控制(1) 生产计划员每天做成品日报表，报给总经理、加工厂厂长、国际业务部经理，然后做生产日报表，发给品控中心、车间质检科长和冷库。如果与生产计划不相符的马上通知车间主任，查第 9 页文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.0询是因为设备、原辅料、蔬菜、包装、还是人员等原因导致车间生产没有完成生产计划，并马上通知车间主任调整生产安排，如果车间调

21、整完生产计划还是耽误船期，及时通知业务员。（2）生产进程 中生产计划员确认车间每天生产量与计划量是否相符，辅料计划员确认后续包装、辅料、蔬菜、生产计划员确认原料肉（特殊规格）能否及时供应车间生产需要。避免发生供应商供应不及时导致无法正常生产。（3）车间生产过程中如果出现设备、设施故障导致生产不能及时完成或者产品质量不达标，及时通知业务部和食品安全控制中心。由品控中心给予成品质量的评估，确认成品能否发货。由国际业务部根据情况告知客户船期延误及相应的原因说明。（ 4）在产品生产时遇到的问题，品管部及时组织生产部门人员进行调查和解决。成品的取样按照公司制定的监控计划、商检要求、客户要求和出口国要求进

22、行。属于自检的由车间包装班品管取样后送公司化验室检测，商检局要求检测的，在规定时间内取样，由报验员送样并及时协调检测，不能耽搁发货。第五章出口出货计划的提报与报检出证1、国际业务部单证员根据各业务员提报的已经双方签字盖章的销售合同和公司的接单明细表，按照日本提前2 周、欧洲提前 3 周提报出货计划的要求，于每周六将产品装箱配货单提报出来，经第 10 页文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.0各业务员、国际业务部经理审核签字后

23、，发给相关单位。生产单位计划员在收到的产品装箱配货单上，根据实际称量的数据填写每个产品的毛重。2、单证员根据已填好毛重的产品装箱配货单及与其对应的订单合同制作报验用的合同、箱单和发票，交给食品安全控制中心报检人员。3、食品安全控制中心按照产品装箱配货单做出货确认表，以邮件形式发各车间质检科长，并随时进行沟通。4、各车间质检科长及时报日生产情况，在订单生产完成后、装柜之前及时将出货确认表发食品安全控制中心。5、食品安全控制中心人员根据出货确认表及时整理、确认产品各检测结果；并经车间质检科长、厂长、品管部经理签字确认，最终由分管副总经理签字放行后，通知国际业务部安排拖柜。6、理化结果按照送样及时和

24、顺利检测的时间为3-4 天出结果（氯霉素、呋喃、金刚烷胺项目，如若增加项目相应增加出结果时间）；微生物 3 天出结果。特殊加急情况下需加班处理样品，理化最快2.5天；微生物时间基本上无变化。7、一般欧盟货柜周二出具通关单，日本货柜周四出具通关单。日本周六船期的证书，报检员需于周五办完，周六交给业务员；周二船期的证书，报检员需于周一办完，周二交给业务员；欧洲的证书，报检员需于船开后2 日内办完，次日交给业务员。第 11 页文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 20

25、14-12-15版本号 : v2.0第六章出口发货确认与产品装柜1、出货计划经相关人员签字完毕后，单证员根据该批出船计划，向各货代公司咨询运费情况，并于出船前一周的周三将运费情况汇总，经国际业务部经理签字审核并报总经理签字批准后，单证员按照审批的结果订舱操作。2、单证员订舱后，将集装箱提单号信息通知冷库监装人员，监装人员根据该信息及合同明细进行装柜。3、单证员根据品控中心的通知，安排集装箱的到厂时间。品控下达装柜通知的时间，日本周六船不得晚于周三，周二船不得晚于前周五；欧洲货柜周四船不得晚于前周五。4、冷库收到国际业务部下发的出货计划后，要按照出货计划上的品名、数量、生产日期、追溯号等和车间生

26、产的记录一一对照，确保数量、品名、生产日期、追溯号、赏味期限等无误，做好出库准备等待发货。5、集装箱到厂后，冷库监装员按照国际业务部提供的提单号确认应装的产品，装货时再根据出货计划、小合同和自己做好的出库记录与实际货物的品名、生产日期、追溯号、赏味期限、外箱标签、商检章、数量以及各种标识等再一一对应确保无误。监装员应检查产品外箱是否塌箱和破损，不合格的要更换。监装员装箱前应认真检查集装箱的卫生情况，装箱完毕后确认集装箱的温度是否满足公司的规定要求，如拉温4 个小时仍不符合要求，则需立即报告厂长和国际业务第 12 页文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产

27、部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.0部经理。6、冷库监装员做好装箱后的监装记录，每周五送品管部经理签字确认。7、集装箱所装货物是新产品或有随柜样品时，冷库需通知相关的业务员到现场监装并确认。8、集装箱装完后，冷库需在关门前对装完后的情况拍照，如装柜数量与计划不一致，监装员应及时将装货品名、数量、尝味期限等信息以装柜信息反馈表的形式反馈给国际业务部单证员。国际业务部单证员收到装柜的信息后要及时通知业务员，同时通知报检员，确认最后的出证数量。第七章订单的调整因工厂原因造成生产不能按计划进行，无法按反馈时

28、间交货，则工厂应及时告知业务部原因及新的交货时间，业务员应及时通知客户并争取客户的认可，并将客户的要求真实准确的传达给业务部经理。如客户坚决不接受、有可能终止合作等严重情况时，再共同商讨解决办法。第八章订单的取消1、如遇到客户与我司商量取消或减少订单的情况，业务员必须首先确认该订单的包装、辅料等是否已订货，供应商是否已备货或是第 13 页文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.0否已经到货，根据以上信息的落实情况再反馈客户可否

29、取消或减少。2、如客户已决定取消订单，业务员要在第一时间通知工厂和采购部门，立即终止该订单的一切采购，生产部门统计因该订单取消造 成的损失。如取消订单是客户的原因导致的，则业务员须同时与客户交涉对该项损失的承担办法。第九章单毕单清订单在发货后或者因各种原因订单不能正常进行时，应对订单进行整理和总结，做到单毕单清。1、 各单位按订单作为数据统计基础，按发货日期作为统计时间。对订单关闭后对相关资料进行汇总统计，填写单毕单清资料汇总表。2、 生产单位在每次发货后，应统计盘查产品、半成品、次品、原料、辅料、包装材料等库存数据和在库情况。采购部门应提报供应商处存储的原料、辅料和包装材料库存数据，生产部应

30、按照生产计划和使用数据详细核对。3、生产单位应和业务部门进行沟通，对各类库存确定后续用途和处理时间。4、 对于后续不能使用的原辅料，业务部门、采购部门应积极联络各相关方进行处置。第 14 页文件名称：订单进程控制程序编号： mcsp2015-p01编制：国际业务部、生产部门、采购部门等集体编写审核：郑培森批准：郑培森修订日期： 2016-06-13发布日期： 2014-12-15版本号 : v2.05、 生产单位应在发货后的一周内提供单毕单清资料汇总表给业务部门。采购部门应在接到生产部门的通知后， 2 天内提供供应商处的相关库存数据给生产部门。6、业务员接到生产单位的统计资料后应结合业务情况进行审核，对于发现的问题应及时与生产部门沟通落实。7、生产单位、业务部门对资料整理过程中发现的严重问题应及时向上级部门汇报。8、涉及到品质问题的物料，品质管理部应参与解决。9、涉及到财务结算问题的物料，财务部门应参与解决。业务人员应核对客户收货数量是否与公司发货数量一致。10、 若已经生产，但订单被取消或者暂停超过1 个月，也应进行上述统计第十章其他相关事项1、产能提报。加工厂须于每月1 日前将下月和下下月的剩余产能分别按不同的产品类别提报给国际业务部，国际业务部业务员分别将该产能计划通知各自的