国际高力物业公司财务部操作手册

1、上海高力国际物业服务有限公司*物业管理处-财务部Colliers International Property Services (Shanghai)Co., Ltd.*l Property Management Office- Finance Dep.操作手册Work Instruction By Finance Dep.文件号：Q/WI-DGM-FD-0109组织架构图1操作手册目录2文件修订记录3会计核算方法及凭证账册制度4货币资金管理制度5备用金管理制度6押金收取/申退作业9请款/付款管理制度帖收款管理制度 18资产管理制度26费用报销流程25预算作业流程27表格清单24表格修订记录2

2、5财务部人数合计：3人1.业务管理手册名称文件编号版本颁布日期1.1会计核算方法及凭证账册制度DGM-FD-011.0Dec 3, 20071.2货币资金管理制度DGM-FD-021.0Dec 3, 20071.3备用金管理制度DGM-FD-031.0Dec 3, 20071.4押金收取/申退作业DGM-FD-041.0Dec 3, 20071.5请款/付款管理制度DGM-FD-051.0Dec 3, 20071.6收款管理制度DGM-FD-061.0Dec 3, 20071.7资产管理制度DGM-FD-071.0Dec 3, 20071.8费用报销流程DGM-FD-082.0Dec 3, 2

3、0071.9预算作业流程DGM-FD-091.0Dec 3, 2007审核 Revised by : 批准 Authorized by :序号版本修订内容修订审核批准检索号登录第一章会计核算方法及凭证账册制度1. 目的规范管理处会计核算方法，凭证的制作，凭证帐册的保管。2. 适用范围会计类，凭证帐册的制作、管理。3. 定义（无）4. 主要职责4.1财务经理/会计/出纳：负责日常会计核算凭证制作与复核。4.2出纳：负责凭证、帐册的装订和保管。5. 内容5.1采用借贷复式计账法，会计科目和核算方法以公司预算会计为主，结合实际，设置银行 现金日记账、总分类账、各项明细分类账；5.2原始凭证是计账的依

4、据，财会人员必须认真审核各种原始凭证，要求一切原始凭证必须 手续完备、合法，内容真实，数字正确，日期和印章齐全，大、小写相符等，不得有白 条报账，不得有涂改。一切原始凭证经审核无误后，才能填制记账凭证，据以记账；5.3原始凭证不得随意涂改，凭证、账册应由专人列册登记，妥善保管，不得丢失。有关会 计报表、账册、会计凭证保存年限按上级规定办理；5.4指定专人保管一切未使用的重要空白凭证，如支票、现金收据、发货票据等，动用时由 领用人办理领用手续。对误写的收据或作废的支票，应注销作废章，妥善保存，不得销 毁废弃。6. 引用文件（无）7. 记录（无）第二章货币资金管理制度1. 目的规范管理处货币资金收

5、付使用和保管工作。2. 适用范围管理处货币资金的管理。3. 定义（无）4. 主要职责4.1出纳：负责日常货币资金的收付使用、保管工作。4.2财务经理/会计：不定期进行检查。5. 内容做好库存现金的保管工作，有关证券和现金必须放在银箱内，确保安全。建立健全现金账目，做到日清月结，钱账相符，杜绝白条抵库或账外现金，禁止私立“小金库”；对超过现金收付限额以上的收付款项，必须通过银行结算 .6. 引用文件（无）7. 记录（无）8. 其它（无）第三章备用金管理制度1. 目的规范管理处备用金的使用和保管工作。2. 适用范围管理处备用金的管理。3. 定义（无）4. 主要职责4.1出纳：负责备用金的使用、保管

6、工作。4.2财务经理/总部财务/驻场物业总经理：定期或不定期进行检查。5. 内容5.1备用金保管人楼盘出纳5.2备用金使用范围5.2.1使用上限以300元为限。5.2.2使用项目为邮资，日常用品，员工车费（尽限于楼盘一般员工）及一般小额杂项5.2.3备用金每月补发一次，驻场总经理必须于额度内加强控管使用。6. 引用文件（无）7. 记录备用金报销单 DGM-F-004现金暂支单DGM-F-0068. 其它附件：备用金使用流程图附件：备用金使用流程图负责执行人使用表单说明时点备用金设置物业经理/1).依各驻点现场情况提报驻点成立或驻场总经理总部。设置必要时驻点出纳备用金保管收据1).由出纳人員保管

7、并签署备用金投入备用金发放备用金保管收据。时2).保管人員应设置现金流水帐，以记录各项备用金收支情形。使用申请使用人备用金申请单1).备用金申请人填写备用金报销单，并附发票。每日支付备用金楼盘出纳1).驻场总经理审核支出的每日必要性及数据实际购入 的品目，数量，金额是否准确。1) .出纳核对凭证及签署权限。每日2) .支付备用金并要求领款签备用金拨补手 续楼盘出纳备用金报销明细1).出纳人员根据当月所有支每月25日表出编制“备用金报销明细（如25日为节表”假日,则提前2).由楼盘出纳依据请款程至上一工作序申请补发，并由驻场总日）早。经理，开发商审核。备用金拨补入开发商财务帐/楼盘出纳1）.由开

8、发商拨发备用金。每月最后一日（如为节假 日则顺延至 下一工作日）第四章 押金收取/申退作业1. 目的规范管理处押金的收取和申退工作。2. 适用范围管理处押金的收取、申退。3. 定义（无）4. 主要职责4.1出纳：负责押金的收取、申退工作。4.2财务经理/总部财务/会计：定期或不定期进行检查。5. 内容5.1押金项目5.1.1出入证押金5.1.2车位证押金5.1.3其他项目押金5.2押金收款规定5.2.1出纳应依申请人申请的项目，分别收取押金金额。5.2.2出纳应开立收据，并加盖“公司发票章”。5.2.2.1第一联保留于收据本上由管理中心归档留存，以便于申退押金时核对。5.2.2.2第二联交由申

9、请人保管，作为申退押金的收据5.2.2.3第三联交会计用于做帐。5.3押金退款规定5.3.1申退人应凭原收据的第二联，连同身份证复印件至管理处出纳处办理申退532如申退人遗失收据或收据损坏无法辨认，则出纳应不予接受申退。533上述第二项规定，如有特殊状况必需申退押金时，则应让申退人签立“押金收据遗失 证明”并检附身份证复印件。5.3.4出纳应取出原收据本第三联，依据证件退款处理方式退款。5.3.5出纳将押金退还，并同时请申请人签收。5.3.6出纳应将申请人缴回的第二联或申请人签署的“押金收据遗失证明单”装订回原收据 上。6. 引用文件（无）7. 记录（无）8. 其它附件：押金收款流程图押金退款

10、流程图附件：押金收款流程图负责执行使用表单说明时点人员申请证件申请人1).由保安或客户服务人员确认保安人员申请人的需求后，带至出纳处客户人员办理申请作业。出纳*收据1).开立收据并填写相关资收取押金料。2).加盖“公司发票”章。f3).出纳应于“收款人”签名现金管控出纳*收款日报表1).应将收款金额全数填入银收款当日会计*押金收款清单行。公司会计2).填写“收款日报表”并传真1至财务部，以便查核。帐务处理会计*押金收款清单1).根据出纳提供报表明细，公司会计经查核明细，经查核无误，即登入账簿第12页，共33页附件：押金退款流程图负责执行人 员退证申请人使用表单 说出纳，驻退回押金I场总经理*身

11、份证1).由申退人携带身份证及相关*第二联收据至物业管理处办理。*收据第一联1).核对相关单据及身份证原*押金收据遗失件。证明2).申退人遗失申退收据时，应签署“押金收据”遗失 证明单“并检附身份证复 印件。3).由“代收备用金“项下执 行退款。出纳会计公司会计付款日报表押金收款清单1) .于“押金收款清单“注销。2) .填写“付款日报表”并传真至财务部，以便查核。会计*押金收据余额帐务冲销公司会计清单1).依据出纳提供报表，经查核并冲销相关科目。归档押金收取/申退 1).将相关文件装订一起。收据第一，二 联。押金遗失证明单第五章请款/付款管理制度1. 目的规范管理处请款、付款的工作。2. 适

12、用范围管理处的请、付款作业。3. 定义（无）4. 主要职责4.1会计：负责日常请款、付款工作。4.2出纳：协助会计完成付款工作。4.3财务经理/总部财务/驻场物业总经理：审核。5. 内容5.1请款项目5.1.1各类外包合约项目请款（如清洁，工程维护等）5.1.2根据采购流程规定办理验收的非合约厂商请款（指金额超备用金使用上限的）5.1.3公用事业费用：水费，电费，电话费等。5.2付款方式合约及非合约厂商按下列程序请款，网上支付。水，电，电话费托收。6. 引用文件（无）7. 记录付款申请单DGM-F-007付款明细表 DGM-F-006支票付款记录DGM-F-003其它应付款明细表 DGM-F-

13、001预付货款明细表DGM-F-0028. 其它附件：请款及付款程序附件：请款及付款程序负责执行人员使用表单付款申请费用申请费用申请单厂人请购申请单采购单物料验收单工程验收单说明 完成時點1) .附相关单据(发票，工程材每日料请购单，付款申请单(DGM-F007)，采购单，物料验收单，工程验收单等資料)1).驻场总经理依据合约内容，每日请采购流程及实施状况，核 实付款内容。汇总当月费用楼盘出纳付款明细表1).楼盘出纳根据当月所有经驻(DGM-F006)场总经理签核的申请单，编制每月28日“付款明细表;DGM-F006)。总部审核开发商/付款明细表1).公司总部逐笔审阅费用申请物業部:次物业部经

14、(DGM-F006)单项目及金额，并签核。月2日理/财务2).开发商审阅费用申请单项目財務部:次部及金额，并签核。月6日开立支票或网总部会计上支付/出纳支票付款记录(DGM-F003)1).总部出纳根据付款明细表(DGM-F006开立支票。次月12日2) .总部会计，财务经理审核盖章3) .楼盘出纳向供应商发放支票,并由领款人签署“支票付款记录(DGM-F003)本”第六章收款管理制度1. 目的规范管理处收取各类款项的工作。2. 适用范围管理处收款工作。3. 定义(无)4. 主要职责4.1 业：负责日常收款工作，开具相关收据或发票，制作收款日报表、应收账明细表。4.2会计/财务经理：依据报表明

15、细。确认后进行帐务处理。5. 内容5.1收款项目：1车位管理费 2各项维修收入3.有偿清洁费收入4.其他业务收入5.2出纳依据规定收取各项费用并开具收据或发票，制作收款日报表，应收账款明细表(DGM-F009)，以便与财务经理与会计进行查核和帐务处理。6. 引用文件(无)7. 记录付款通知单DGM-F-005应收账款明细表DGM-F-009其它应收账款明细表 DGM-F-0108. 其它附件：收款流程图附件：收款流程图负责执 使用表单行人员开发商 驻场会 计，客户 服务人管理费分摊1).应随时更新各项分摊表，以确保付每上一表款通知单(DGM-F005)的准确性。收款期车位维护分2).付款通知单

16、(DGM-F005)应一式二的25摊表联。日以前其他相关资3).各项费用分摊表应每月提供给财务料部以便帐务管理及查对。付款通知单(DGM-F005)发送付款通知单(DGM-F005)(D客户服务人员付款通知单(DGM-F005)收取款项并开出发票(收据)出纳发票，收据1) .将盖有物业管理处印章的付款每期25通知单(DGM-F005)正联送至租户日处。2) .副联应妥善保管以便查核，并保 存至收到款项为止。1) .缴款方式：*现金*电汇*支票 收款时2) .除各项管理费收入以外，应包含 现场提供的各项服务收入。3) .经办人应于发票或收据“开票人”处签名，以便核查。填写收款清出纳*车位管理费1

17、).应于收款当日填写各项收款清单收款当单收款清单以便日后查核。日r*其他收款清单现金管控出纳会收款日报表1).将每日收取的现金，支票应于当计日存入银行。收款当公司会2).填写收款日报表送至财务部以便日1!计主管于查核。开发商财务驻场会应收账款明1).依据出纳提供的报表明细，经核收款当帐务冲销计细表查确认后，即登入账簿并冲销相关日公司会(DGM-FO科目。计09)第七章资产管理制度1. 目的规范管理处资产管理作业。2. 适用范围管理处的资产管理。3. 定义（无）4. 主要职责4.1财务部：配合人事/行政部定期进行资产盘点。4.2会计/财务经理：对资产的购入、出售进行帐务处理，计提折旧等。5. 内

18、容固定资产是物业运作的基础。为配合各项业务的拓展，需购置、更新各种物品及设备。 其项目繁多，故应通过公司行政部管理及使用单位妥善管理，才能更好发挥资产之效能。5.1固定资产的定义固定资产指单笔金额超过2,000元人民币，且使用年限超过两年以上的有形资金。并按 照税法规定于若干年期间内提列折旧。5.2固定资产的分类5.2.1办公设备：电脑软硬件、复印机、传真机、影印机、装订器、打卡钟、计算机等。5.2.2办公家具：办公桌椅、档案柜、白板、办公厅隔间设备等。5.2.3电器设备：冰箱、微波炉、冷气机、电视机、风扇、饮水机、录影机等。5.2.4通讯设备：电话机组、无线电机组、对讲机等。5.2.5机电设

19、备：仪器设备、机电工具等。5.2.6其他设备：未列入上述分类之各项设备、器具、工具。5.3资产转移由移出单位填写“资产移转申报单”经移入单位确认后并签收，送交财务部门于资产登 记卡上做更改记录、移转保管责任。资产如未经核准，不得外借他用。不同业主之转移须取 得业主同意的书面文件，才可执行转移。5.4资产遗失由资产使用人（保管人）填写“资产遗失申报单”送交主管部门签核，并由主管部门至 现场查明原因，对疏失之使用人（保管人）追究其责任，申报主管部门核准后，由驻场总经 理签字确认，并送财务部依规定办理。5.5资产报废资产因使用年限已至，老旧过时，意外损坏等因素致使功能降低或丧失，不堪使用。应由资产使

20、用人填写“资产报废申报单”，经部门主管及人事行政部核准后，由行政部门及财务部 门依规定报废。对于仍有部分功能或仍具剩余价值者，应由行政部门得以集中进行拍卖、出 售。5.6资产之保养作业资产使用人（保管人）应善尽资产保管维护之责任。如有重大损坏，需回报主管部门及 人事行政部，提出修缮申请。经同意后进行修缮。5.7资产折旧之提列财务部门依税法规定逐年提列折旧，并应于每年税务申报后，将上年度折旧提列清单送 交行政部门，以便行政部门更新资产登记卡资料。5.8资产盘点会同行政部门及使用部门应定期（每年至少一次），依据资产清册进行实地盘点，以掌握 资产之实际状况并对于变动项目，作资料之更新。编制“资产盘点

21、清册”，记录数量的变动， 对于变动数量，查明原因依规定办理。6. 引用文件（无）7. 记录（无）8. 其它（无）第八章费用报销流程1. 目的规范管理处费用报销工作。2. 适用范围管理处费用报销的管理。3. 定义（无）4. 主要职责4.1出纳：于每月18日将月度报销单及所附各类单据交至总部财务。4.2会计/财务经理：进行相应帐务处理。5. 内容5.1差旅费的报销填制国内/国外差旅报销单，附上发票原件及预先审批单。经部门主管，驻场总经理签字 确认后，每月汇总于月度报销单交于财务。5.2业务招待的报销填制招待费报销单，附：原始发票，名片复印件，员工和部门主管均需附上招待费预先 申请单。经部门主管，驻场总经理签字确认后，每月汇总于月度报销单交于财务。5.3市内交通费报销单填制市内交通费报销单，附：原始发票。经部门主管，驻场总经理签字确认后，每月汇 总于月度报销单交于财务6. 引用文件（无）7. 记录8.其它附件