简报技巧与演练

1、7A 版优质实用文档 簡報技巧與演練(完整版) 成功簡報的技巧：歸納即為 易懂而有效、建立互動、得到認同 壹、前言 貳、關於簡報 參、簡報的基本要素 肆、出色簡報 伍、製作簡報教材前的準備 陸、架構簡報內容 柒、簡報投影片設計 捌、製作簡報投影片 玖、圖形的加工 壹拾、 圖表的製作 壹拾壹、 投影片的放映 壹拾貳、 完美的發表 壹、 前言 一、我們的知識有九成是通過視覺學習得的，另有 7% 到一成多是通過 聽覺學習來的，使用視覺輔助工具的演說者，通常被認為要比那些只靠口頭演 講的演說者更專業，更具有說服力，因此如何設計一份清晰易懂並引人入勝的 有效視覺輔助工具是相當重要的。而如何在進行簡報時和

2、台下聽眾建立互動， 並引起聽眾的共嗚和認同是一樣重要的。 二、目前在設計有效的視覺輔助工具方面以最被廣範使用的簡報軟體 ( MicrosoftPowerPoint )為主，介紹合宜的版面配置、色彩、適當的投影片 張數，及加強效果的圖像及表格應用。 7A 版优质实用文档 7A 版优质实用文档 三、在進行簡報的過程中，肢體語言、手勢、音調、目光接觸及與聽眾互 動的技巧也具有重要地位，只要掌握要領並有充份的練習，相信大家都能有完 美的成功演說。 貳、 關於簡報 一、簡報的演變 早期：站在講台上的直述。 員睜眼觀看聽講。 成為專業級的演講者。 簡報主要是為做演講、報告、展示或簡報廣告等活動而設計。使用

3、 簡報製作，可以很容易地建立投影片，並在投影片上輸入文字、添 加表格、快取圖案、藝術字、插入圖片和電影或動畫等，並為這些 物件設置豐富的動畫效果，從而創造出形象生動、圖文並茂、主次 分明的簡報。 二、什麼人需要簡報 簡報絕對不是業務員、企劃人員的專利。 可以彌補口才的不足 三、簡報的重要性 爭取工作資源或尋求協議與承諾。 7A 版优质实用文档 7A 版优质实用文档 叁、簡報的基本元素 、內容對簡報內容的研究與統整，建立說理的論點架構 一）蒐集與研究。 二、設計投影片的架構與圖像的強化 三、發表掌握簡報會議的運作流程及有效傳遞訊息 肆、出色簡報 、 APAT 流程圖 audience ）聽眾至上

4、 1. 了解聽眾的背景及基本資料。 2. 了解聽眾的需要。 3. 以你為焦點，儘量用到你以及你的這些字眼 purpose ）報告的目的是什麼 1. 從當下的目標下手。 2. 從聽眾的利益出發，把聽眾的需要放在自己的簡報中。 3. 務必找出並說清楚這對你有什麼好處 。 action ）希望聽眾採取什麼後續行動 1. 想說服別人行動，就得給他們理由 。 2. 必須是他們想行動的理由，而不是自己的理由。 四）語調（ tone ）最適合的語調是什麼 7A 版优质实用文档 7A 版优质实用文档 1. 感情訴求。 2. 有計畫地運用感性的語言，激起聽眾的情緒。 、成功的簡報流程 一）確立簡報的目的與任務

5、（二）確認簡報的對象 （三）籌備簡報的內容 （七）事後檢討 四、簡報最常發生的五個錯誤 一）缺乏清晰的論點 （三）過程不流暢 （五）太冗長 伍、製作簡報教材前的準備 3 分鐘 規劃演講內容 決定簡報的張數，一張簡報的內容講解時間約 一）起開場： 1. 自我介紹簡潔有力 2. 團隊成員介紹 3. 留下聯絡方式 7A 版优质实用文档 7A 版优质实用文档 二）承主題：化繁為簡，盡量以圖、表與動人的文字與簡要的數字來呈現。 （三）轉解決方案：流程圖表是最佳工具。 （四）合簡報結論與 Q&A ： 1. 提出風險評估 2. 列出問題自問自答 3. 感謝參與 仔細分析聽眾的背景 （一）對主管簡報注意事項

6、1. 決策的輔助資訊 2. 簡單扼要、掌握重點 3. 熟記關鍵數字 1. 經驗分享 2. 凝聚共識 3. 加強彼此工作默契 4. 簡化內容有助於記憶與溝通 （三）對客戶簡報注意事項 1. 協助客戶做出決定的輔助資訊 2. 決定簡報重心 3. 協助客戶瞭解競爭對手 4. 宣傳目的 （四）對媒體簡報注意事項 1.分享工作 2.產品（政策）成果 7A 版优质实用文档 7A 版优质实用文档 3. 正面宣傳 4. 開門見山破題而出 5. 準備書面資料 三、 考量聽眾人數的多寡 聽眾人數的多寡，將會影響到該如何安排場地設施。 四、演講場地大小 最常使用到的簡報場地模式有兩種，分別是教室模式與會議室模式：

7、（一）教室模式 ：適用於教育訓練 、研討會，或者利用講義稿的簡報。基本上， 在教室模式下，參加者手上可能都有講義，或者必須做筆記，因此必須先測試 一下為參加者所預留的空間是否夠 。例如是否可以在不干擾別人的情況下翻動 講義？是否有足夠的空間可以放置筆記？假如有足夠的空間 ，他們將更容易集 中注意力。 （二）會議室模式：這種模式適用於人數較少的場合，而會議進行的方式可以 正式、也可以非正式。在這種模式下，必須確定不管坐在會議室中的哪個座位 上，都可以清楚地看到簡報。 五、硬體設備的支援 不管使用哪種形式的設置方式 ，皆必須確定在該場地中的設備可以符合自 己的簡報需求，務必在簡報前親自到現場堪查一

8、遍 陸、架構簡報內容 一、利用視覺空間大綱建立演說架構： 視覺空間大綱 可以自行編排，也可利用套裝軟體 MindManager （可 逕行至： http:/ 進行下載試用），下圖即為使用 7A 版优质实用文档 7A 版优质实用文档 MindManager 所製作之大綱： 主題。例如要說明人類基因圖譜的商機時： 因為本公司的研究員領先其它公 司，最先找出幾種重大疾病的基因圖，因此可以向專攻這種重大疾病的大藥廠 收取權利金。這就像擁有一本暢銷書籍的版權，每賣出一本就收一次權利 金。 （四）統計數字以數字表示的事實。 （五）專家權威的意見。 示範眼見為憑。 柒、簡報投影片設計 、從大網到要點： （一

9、）大綱應盡量精簡，精簡到只要能達到簡報目標，並將聽眾所必須知道的 事物順利傳達即可。藉由演說來表達重點，而非將所有重點都放到簡報的投影 片上。如下圖所示：（ p158 ） 大綱呈 現可利 用方 便易學 的 MindManager 軟體來製 作， 同時 MindManager 可將其檔案匯出成 PowerPoint 的 PPT 檔形式，更利於製作 PPT 檔。 7A 版优质实用文档 7A 版优质实用文档 二、一張一概念： 勿囫圇吞棗地將一堆資訊塞在同一張投影片上。 三、關鍵字與片語： （一）採用關鍵字與片語來擬出大綱下的各個要點，只把必要的東西列在投影 片上。 （二）最好是使用名詞與動詞，將一些

10、贅字刪除，如當、那個、與但 是等。 四、 88 法則 （一）每張投影片都不該有超過八行的文字，每行字數不要超過八個字，並且 儘量只表達標題，才能確保字體夠大，可以讓所有的人都看清楚。 （二）一張含有文字的圖案應只有四個以下的論點。 五、要點標示一致：（p159 ） 六、正確的字形大小及字體： （一）標題字體的級數應介於 38 48 點數之間。 （二）要點文字應介於 24 32 點數之間。 （三）在每一個主要要點底下，最多只有兩層次的要點。 （四）中文字體最好使用新細明體及標楷體，除非是自備筆記型電腦，因為會場 電腦不一定能支援各種字型。 七、善用圖表： （一）圖表比文字更有利於資料的比較。建議

11、不要使用 3D 圖表， 3D 圖表是歪 7A 版优质实用文档 7A 版优质实用文档 斜的，反而不容易看出正確的數值。 二）盡量不要將多張表格放在一張投影片中，解決方法：統計圖表。 （三）不同的圖表適合不同的場合與議題： 1. 長條圖：比較 2. 圓形圖：呈現比例 3. 折線圖：顯示趨勢 八、圖片的使用 一）改變氣氛 1. 不能影響主題內容 2. 不要太過醒目 二）勿使用過度 九、決定投影片張數： 根據簡報的時間、聽眾與自己的演說簡格風格，決定要使用多少張 投影片。 捌、製作簡報投影片 、三大要訣 一）版面配置： 1.有效的圖案包含文字與插圖，原則是文字優先，插圖其次 2.簡潔的重要性：避免過量

12、的訊息，如果聽眾在 5 10 秒鐘之內不能領 7A 版优质实用文档 7A 版优质实用文档 會圖表所要傳達的訊息，則他們會繼續注意螢幕而忽略演說內容。 （p161 ） 1.在一張展示圖片中使用兩三種顏色通常比較合適 ，使用五種或五種以上顏色則 可能會讓人的腦袋受不了，而不是更有效。 2.紅色應該適當地用於你想強調的部份。 3. 明亮溫和的黃色是吸引注意力的好色彩 ，它通常與積極的事物連結在一起。 4. 淡藍色和黃色一樣有積極的內涵。 5. 深藍色經常與放鬆的渴望，及私人隱私連結在一起。因此深藍色最適合用於 比較不重要部份的原因。 6. 紅綠色最好不要同時使用。因紅綠色是色盲的最常見顏色。 7.

13、儘量不要使用淡綠色（即包含有大量黃色調在內的綠色，例如：松石綠） 這些綠色在許多人的腦子裏會產生很消極的聯想。 、 利用大綱精靈製作 PowerPoint 簡報 （一）大綱精靈的用途：大綱精靈的主要用途是讓使用者可以輕易的填入標題 之後，再做投影片之背景、版面處理。其編輯方式與微軟的文書處理器 Word 完全一樣，連界面設計也相似。 1. 啟動 PowerPoint 軟體。 2. 在功能表選取檔案新增檔案 。 3. 在螢幕的右邊會出現新增簡報視窗，再選取從內容大綱精靈。 （實作部份） 三）檢視模式切換：（ p165 ） 10 四）投影片設計：（ p166 ） 7A 版优质实用文档 7A 版优质

14、实用文档 （五）標題及文字版面配置：（ p166 ） 玖、圖形的加工 一、最佳化圖片的途徑 二、圖片檔案類型 （一）不合格的檔案類型：繪圖類型的格式 （向量）以及如 WMF 、EMF、CDR 及 EPS 等等副檔名的圖片，無法最佳化。 （二）合格的檔案類型：如相片就是最佳化的良好候選對象。合格的檔案類型 包括 PNG、 JPEG、TIFF、BMP 及 GIF。 （三）使用插入圖片美工圖案來插入圖片時，請將搜尋項目 限制為僅包含相片媒體類型，因為其他類型的圖案多半無法最佳化。 （四）插入圖像時，請使用 圖片指令，而不要先複製再貼上、或者加以拖曳。 三、解析度及壓縮 Web 畫面可將解析度最佳化為

15、每英吋 96 點（dpi ）。 200dpi 。 與主功能按鈕相同，但此處有特定 用途） 壹拾、圖表的製作 11 一、長條圖：（ p168-169 ） 7A 版优质实用文档 7A 版优质实用文档 二、各式圖表：（p169-170 ） 三、以繪圖工具列繪圖： （ p170-171 ） 壹拾壹、投影片的放映 一、放映簡報：（p171-172 ） 二、動畫：（p172-173 ） 三、一般類型的效果在使用時的變化有： （p173 ） 四、音效：（p173-174 ） 壹拾貳、完美的發表 一、足夠的練習： （p174 ） 二、確認場地設施並做測試： （ p174 ） 三、好的開場白： 簡報開始後的九十

16、秒鐘，是相當重要的關鍵，要善用這段時間，做出一個 強而有力的開場，並且與在場聽眾建立起關係 （一）直問法向聽眾提出問題，讓聽眾產生參與感。 （二）引述名言選擇合適、聽眾信賴的人的言論。 （三）令人震撼的統計數字這組數字應盡可能地簡單，但又具有震撼力。 （四）小故事：讓人產生興趣的小故事。 （六）類比：藉由比較兩種看似不相干的項目，幫忙釐清複雜、晦澀或模糊的 主題。 12 四、KISSKeepItShortandSimple 7A 版优质实用文档 7A 版优质实用文档 二）大多數成年人的注意力集中時段在 25 40 分鐘之間，因此資訊量要適 五、肢體語言： （一）走向聽眾：緩步走向聽眾，拉近與聽眾的距離，讓聽眾慢慢產生信任。 能引發聽眾對演說者發言的興趣。 （三）聲音：不要用平淡的言調，應該變化音調、速度和音量。 六、使用議程投影片與複習投影片： 在演說過程中利於確保已經告訴聽眾，將要告訴他們什麼。以及告 訴聽眾，已告訴了他們什麼。