制度文件控制程序.doc

1、文件编码：SGGF-AZ Y QG 01山东钢铁股份有限公司制度文件控制程序版次/修改号：1/02015-09-01发布2015-09-01 实施山东钢铁股份有限公司发布修改履历版次/ 修改 号早节 条 款修改理由/ 修改内容修改人审核人批准人批准/实 施日期1/0全 部新增毛春友于家慧金立山 贾秀光崔聚荣2015.9.11 目的 1/72 适用范围1/73 定义 1/74 职责 1/75 管理内容及要求 2/75.1制度文件管理流程 2/75.2制度文件编制 2/75.3制度文件的审批、发布4/75.4制度文件监控实施 5/75.5制度文件评审 5/75.6制度文件修订 6/75.7制度文件

2、废止 6/75.8文件保密及归档一 6/76 附则6/77 附件7/7起草：毛春友 于家慧审核：金立山贾秀光批准：崔聚荣制度文件控制程序版次/修改号：1/0 页数/总页数：9/71目的为规范公司制度文件编写、编码、审核、批准、发布、执行、评审、修改、归档等的管理，对制度文件实施全过程控制，特制定本程序。2适用范围本程序适用于山东钢铁股份有限公司 （以下简称“公司”）制度文件管 理。3定义3.1制度文件：文件的广泛含义是指信息及其承载媒体。其能沟通意图、 统一行动，有助于持续改进、具有重复性和可追溯性，并能提供客观证据。 企业的制度文件主要是指组织为规范自身建设，加强内部管理，维护工作 秩序，提

3、高工作效率，经过一定程序制定并需严格遵守的各项制度文件， 它是组织管理的依据和准则。公司的制度文件主要包括：方针、目标/指标、管理手册、A类文件、B类文件、标准、规范、公文、会议纪要、外 来文件、记录等。3.2管理手册：规定组织管理体系的文件。公司管理手册是公司的最高法 规性文件，用于阐明公司战略、企业文化、管理方针，明确公司组织结构 和部门职责，描述各项业务过程、活动之间的相互关系。3.3 A类文件：用于规范公司各项专业管理业务的公司级制度文件。3.4 B类文件：用于部门/单位（包括直属机构，下同）内部管理或岗位 操作的制度文件。4职责4.1企业管理部是公司制度文件管理体系的综合管理部门，负

4、责本程序的 修订完善；负责制定制度文件的编码规则、编写标准和管理流程；负责定 期组织完善公司管理制度。4.2公司办公室负责公文管理及制度文件的档案管理。4.3各专业主责部门负责相关专业管理体系制度文件的策划、起草、修订、发布和控制。4.4各子（分）公司负责根据各自体系管理要求，对本单位制度文件进行 控制。5 管理内容及要求5.1制度文件管理流程5.2制度文件编制5.2.1日常管理制度文件由各专业主责部门/单位负责编制。制度文件必须 清晰描述管理/操作内容，体现PDCA持续改进思想。522编写原则a. 符合国家有关法律、法规及相关要求；b. 实事求是，写所做，做所写；c. 充分、适宜、可操作。5

5、.2.3格式要求除有特殊要求的文件外，对于一般的管理程序或管理办法，原则上均 要严格按照如下格式进行编制。5.2.3.1采用word文档、A4纸版面排版。制度架构由封面、修改履历、 目录（包括正文目录和审批目录）、页眉、正文组成。5.2.3.2封面包括：文件编码（仿宋4号），文件名称（黑体1号），版次/修改号、发布实施日期、发布单位（仿宋3号）。5.2.3.3文件名称由“管理对象”和“业务特性”两部分组成。如设备 管理办法，管理对象是 设备”，业务特性是 管理”。5.2.3.4页眉（小4号黑体）中注明文件编码、文件名称、版次/修改号、 页数/总页数，用眉线和正文分开 523.5正文（仿宋3号，

6、特殊要求除外，图表中文字的字体字号依图表 需要设计）。主要内容结构包括：目的、适用范围、引用（或相关）文件、 定义、职责、管理内容及要求、记录等。5.2.4 制度文件编码5.2.4.1为便于检索和管理，对公司日常管理制度文件进行统一编码，具 体规则方法如下：a. 管理手册编码方法：SGGF - SC 2015公司代号管理手册 生效年号b. 公司级A类作业文件的编码方法：SGGF - AZY XX XX公司代号 A类作业文件代码部门代码作业文件顺序号c. 部门B类作业文件的编码方法：SGGF - BZYX X XX公司代号 B类作业文件代码部门代码作业文件顺序号（注：以上部门代码见附件）524.

7、2文件修改换版时仍执行原编码；文件作废时，原编码作为空码保 留，并根据需要用于标识新增文件。5.2.4.3各子（分）公司制度文件编码由各单位按照各专业体系要求自行 编制，不适用于此规则。5.2.4.4管理制度文件所附带的记录是制度的重要组成部分，其编码规则 按照其所属制度编码进行相应编号。即在相应制度编码前加记录代码“ JL”，后加上记录顺序号即可。例如：公司级（A类）管理制度的记录编 码方法是：JL xxx -xxx XX xx xxI文件中记录序号相应作业文件编码记录代码524.5对于运营管理中适用的法规、标准、图纸等的编码，按文件原有编码进行管理；公文编码按公文管理规定执行。5.3 制度

8、文件审批、发布5.3.1各专业主责部门负责起草拟定的公司级 A类制度文件，经主责部门 领导、公司分管副总经理审核通过后，报总经理或总经理办公会审核同意 后发布；需要提交董事会或党委会的，董事会或党委会通过后发布。所有 制度文件由文件专责人员，在公司 OA网站“制度汇编”平台发布。制度 文件审批发布流程如下:公司A类文件审批发布管理流程公司分管领导文件制度主管部门体系管理专责 人员网上发布各部门开始起草.1文件532对已审批发布的管理制度文件，制度编制部门要及时通知有关单 位，并组织制度宣贯，确保有关单位/人员及时获悉、贯彻执行。533发布新版制度文件时，要对旧版制度文件予以撤销/回收、归档管理

9、。534办公室负责制度档案管理。如需要，已归档制度文件可以申请查阅。5.4 制度文件监控实施5.4.1制度文件 管理本着“谁编制、谁负责”的原则，制度文件编制部 门要对所发布制度实施情况进行监控，对制度的充分性、适宜性和可操作 性进行跟踪检查。5.4.2对于贯彻执行不力的制度文件，主责部门要分析原因，若属于制度 编写问题，要及时修订制度；若属于执行问题，要强化管理、督促整改5.5 制度文件评审5.5.1对所有制度文件，要进行动态管控。公司每年组织一次针对管理制 度整体运行情况的综合评审，并根据评审情况，确定管理制度是否需要修 订、换版或作废等处置。5.5.2各专业主责部门除每年配合公司制度评审

10、外，要根据日常管理变化 需要，及时组织评审、修订相关专业管理制度，并根据评审情况，采取改 进措施。制度评审、修订要保留记录。5.5.3制度文件评审处置方式主要有三种：a. 文件有效，继续使用；b. 需进行修订/换版；c. 文件失效，需要作废。5.6 制度文件修订5.6.1经评审需要修订的制度文件，由其起草部门负责组织修订。修订后 的制度文件要重新走审批流程发布、实施。5.6.2制度文件修改完毕后，要填写“修改履历”，标明文件修改状态。5.7 制度文件废止经评审失效的制度文件，经制度编制部门主管领导确认后予以废止，并及时撤离使用现场，具有保留价值的纸质管理制度加“作废保留”标识5.8制度文件保密及归档5.8.1公司0A网“管理体系”控制平台中的电子版文件，用户须登录后 方能查阅。5.8.2所有单位和个人不得将公司电子版或纸质体系文件对外泄露。5.8.3被更新后的旧版电子文件由公司办公室定期进行归档，其它文件按照公司档案管理办法由主责单位归档管理。6附则6.1各子（分）公司对本单位制度文件进行控制，文件编码可执行本单位 体系文件编码规则。6.2本制度由企业管理部负责解释并监督执行。7附件:公司各部